Plan de implementación de Adquisiciones de WorldShare
Uso de Adquisiciones
Nota: Todos los pasos opcionales son sugerencias que se deben tener en cuenta en función de las necesidades de su biblioteca.
☐ Revise la descripción general del flujo de trabajo de Adquisiciones de WorldShare para conocer los pasos y procesos diarios del uso de Adquisiciones.
☐ Vea la lista de términos de adquisiciones para familiarizarse con los términos comunes que puede encontrar.
☐ Revisar toda la capacitación Adquisiciones de WorldShare.
☐ Revise la configuración clave de Adquisiciones para identificar las que deban actualizarse o ajustarse antes de su uso.
- (Opcional)Administre la configuración de su institución para Adquisiciones de WorldShare.
- (Opcional) Revise toda la configuración de Adquisiciones.
- Revise su presupuesto actual y determine la estructura de fondos que desea utilizar con WMS.
- Determine cuándo hará la transición para usar Adquisiciones (p. ej., al inicio del año fiscal).
- Vea un video: Configuración de un presupuesto.
☐ Seleccione sus proveedores.
- Busque y seleccione los proveedores que desea utilizar para realizar pedidos. Debe seleccionar todos los proveedores que desee utilizar.
- (Opcional) Edite un proveedor existente para agregar la información de su institución, es decir, los números de cuenta. Si tiene previsto transmitir pedidos o reclamaciones al proveedor, deberá configurar los contactos, los enlaces FTP y/o la configuración de notificaciones. Si desea utilizar la reclamación, establezca el período de envío previsto para todos los proveedores a los que desee reclamar.
- Ver un video: Administrar proveedores
☐ Decida si desea utilizar solicitudes de compra.
- Los flujos de trabajo de solicitud de compra se pueden usar con Tipasa o pueden ser independientes.
- Revisar la documentación de la solicitud de compra
- Vea un video: Solicitudes de compra.
☐ Elija el área de Adquisiciones por la que desea comenzar (p. ej., monografías impresas, suscripciones electrónicas, etc.).
☐ Capacite al personal sobre pedidos, recepción y facturación.
- Consulte la documentación sobre Pedidos y materiales de pedido, Recepción y Facturas.
- Para obtener una lista de los puntos de decisión clave que se deben tomar en cuenta, consulte Decisiones clave para el uso de Adquisiciones.
- Mire un video: Pedido de monografías, Pedido de suscripciones a publicaciones seriadas, Recepción y facturación de monografías, Recepción y facturación de suscripciones a publicaciones seriadas
☐ Proporcione al personal las cuentas de usuario y los roles de adquisiciones apropiados.
☐ (Opcional) Cree plantillas de material de pedido.
- Las plantillas de materiales de pedido agilizan la creación de pedidos al permitirle almacenar información en Detalles de material de pedido que le gustaría reutilizar en muchos materiales de pedido. Cree plantillas para especificar elementos como ubicaciones, fondos, descuentos/impuestos/cargos, y si se mostrarán los materiales como En pedido a los usuarios finales.
☐ Ingrese los datos del pedido y del material del pedido para los materiales que planea comprar.
- Cree recursos locales según sea necesario.
- Cree todas las suscripciones anuales con anticipación. Ver Pedido de suscripciones a publicaciones seriadas.
- Asegúrese de realizar pedidos para gravar dinero en fondos.
- Cree pedidos y solicite materiales para sus materiales impresos y electrónicos.
- Buscar en Descubrir materiales para materiales impresos y electrónicos.
- Buscar en Descubrir colecciones para recursos electrónicos.
☐ Recibir y facturar materiales de todo tipo.
- Los productos electrónicos, las publicaciones seriadas y los recursos locales se pueden recibir y facturar más fácilmente utilizando la búsqueda de materiales de pedido.
- Las monografías de una sola parte tienen un flujo de trabajo de recepción simplificado en Recibir y facturar.
- Vea un video: Reciba y facture monografías
- Ingresar datos de factura y de material de factura y pagar facturas.
☐ (Opcional) Capacite al personal sobre reclamaciones y cancelaciones, según sea necesario.
☐ Decidir si desea utilizar la administración de publicaciones seriadas para recibir y/o reclamar ejemplares de publicaciones seriadas.
- (Opcional) Empezar a recibir ejemplares de publicaciones seriadas:
- Configure los patrones de publicación cuando corresponda.
- Configure la recepción de las publicaciones seriadas a las que esté suscrito.
- Recibir ejemplares seriados
- Reclamar ejemplares seriados
- Encuadernar ejemplares seriados
- Consulte la documentación sobre la administración de los ejemplares seriados de recepción.
- Ver un video: Administración de ejemplares de publicaciones seriadas
☐ (Opcional) Comuníquese con los proveedores acerca de la entrega de datos de pedidos, productos listos para añadir a la estantería y/o facturas.
- Si recibe datos de pedidos, datos listos para añadir a la estantería o de facturas de proveedores, deberá trabajar con ellos para planificar la transición a las especificaciones de OCLC para datos de proveedores.
- Consulte las sesiones y la documentación de Mejores prácticas en:
☐ (Opcional) Configure la recuperación e importación automatizadas de archivos y/o la reclamación automatizada de publicaciones seriadas.
☐ (Opcional) Integre la información de las facturas con su sistema financiero utilizando la API de la plataforma o el conector de facturas del sistema de contabilidad de WMS.
☐ Trabajar con el personal de Recursos Electrónicos para habilitar el acceso/selección de materiales electrónicos.
- Al seleccionar Recursos electrónicos en el Administrador de colecciones, el enlace queda disponible para los usuarios finales. Debe planificar cómo se relacionará este flujo de trabajo con el proceso de Adquisiciones, que grava y gasta fondos para esos recursos.
☐ (Opcional) Configure los parámetros de EDIFACT para pedidos.
☐ (Opcional) Implemente Adquisiciones para toda su colección.
Tareas en curso
☐ Revisar los informes de adquisiciones disponibles en el Diseñador de informes de WorldShare.
☐ Actualice la documentación de flujo de trabajo existente de su institución para su personal y cree nueva documentación y materiales de capacitación según sea necesario.
☐ Revisar las notas de la versión recientes de Adquisiciones de WorldShare que contienen acciones administrativas que las bibliotecas pueden necesitar para activar nuevas funcionalidades.
☐ Únase a la comunidad de adquisiciones de WorldShare en el Centro comunitario de OCLC.
- Suscríbase al contenido de Adquisiciones de WorldShare en el Centro comunitario de OCLC para recibir alertas críticas de los sistemas, ser notificado sobre nuevos lanzamientos e intercambiar mejores prácticas con sus colegas.
- Aproveche al máximo el Centro comunitario de OCLC asistiendo a eventos virtuales, conectándose con colegas y enviando ideas para impulsar el desarrollo de productos.
Después de la publicación
☐ Renueve sus suscripciones según sea necesario.
- Ver una sesión grabada: Mejores prácticas de adquisiciones de WorldShare: renovación de suscripciones (Requiere acceso al Centro comunitario de OCLC. Para obtener más información, consulte Inicio de sesión en el Centro comunitario de OCLC.
☐ Traslade su presupuesto al próximo año fiscal.
- Mire un video: Pase el cursor por encima de su presupuesto