Crear, editar o eliminar cuentas de usuario

Buenas prácticas para crear una cuenta

• Siga las convenciones de denominación de cuentas utilizadas por su institución a la hora de crear nombres de usuario.
• Si vas a crear cuentas para los miembros de tu personal, asegúrate de decirles su nombre de usuario poco después de crear la cuenta. Necesitarán su nombre de usuario para crear una contraseña.
• Cree una cuenta para cada empleado que acceda al sistema. El personal no debe compartir cuentas.
• No reutilice las cuentas del personal.
• Elimine las cuentas del personal que ya no pertenece a su institución.

Crear una cuenta de usuario

Desde la sección Admin en WorldShare:

1. En el menú de navegación de la izquierda, en Gestión de usuarios, haga clic en Nuevo usuario.
2. En el panel Datos básicos del usuario, OCLC recomienda rellenar los siguientes campos:
   • Personal Information > First Name: Highly recommended
   • Library Record > Address, Phone Number, or Email Address
      Note:  In order to create an account, the user/patron requires a Primary email address.  Enter an email address and select Primary next to the Email Type.
      
   • Circulation > User Name: If you cannot edit or do not see the User Name field, use the Barcode field. 
     OR
   • Circulation > Barcode: Barcodes are case-sensitive when searching for users.

   Las bibliotecas con funciones de circulación tienen campos obligatorios adicionales:

   • Circulation> Home Branch: Required for some. Select the user's preferred branch from the list
   • Circulation > Patron Type: Required for some. Select the patron type from the list

      Nota: Las bibliotecas que no dispongan de la función de circulación deberán proporcionar un nombre de usuario. No es necesario que rellenen los campos de la sección Circulación de la pantalla Nuevo usuario.

3. Haga clic en Crear.
4. En la ventana de confirmación, haga clic en Aceptar. Aparece la cuenta de usuario/patrón.

Asignar funciones a una cuenta de usuario

1. En la cuenta de usuario, despliegue el acordeón Roles.
2. En el acordeón Funciones, haga clic en Editar (en el extremo derecho).
3. Seleccione las funciones adecuadas.
   • For more information on the actions users can perform with individual roles, see Roles
   • Todas las cuentas deben tener asignado el rol Everyone. El rol Everyone se incluye automáticamente y no debe eliminarse
4. Haga clic en Guardar.

 Notas: 

• If a new or existing user needs access to a particular WorldShare module, the role can only be assigned by another user with the module's Admin role. 
  • For example, WorldShare ILL roles can only be assigned by another user with the WorldShare ILL Admin role. 
• For a user to be able to assign every role in WorldShare, they must have all of the Admin roles assigned to their account.

Pida a su empleado que establezca una contraseña

1. Para la cuenta que acaba de crear, realice una de las siguientes acciones para que su empleado pueda crear una contraseña:
   1. Haga clic en Establecer/restablecer en la sección Gestión de identidades si está disponible, o bien
   2. Dirija a su personal:
      1. Vaya a la URL WorldShare de su biblioteca. Sustituya yourlibrary por el identificador de su biblioteca: https://yourlibrary.share.worldcat.org/wms
      2. Haga clic en Establecer/restablecer contraseña en la pantalla de inicio de sesión.
2. Cualquiera de las dos acciones enviará un mensaje generado por el sistema a la dirección de correo electrónico de la cuenta. Tenga en cuenta lo siguiente:
   • Su empleado debe seguir el enlace del correo electrónico generado por el sistema en un plazo de 24 horas para establecer una contraseña. Si no ven el correo electrónico en unos minutos, deben comprobar su carpeta de correo no deseado.
   • Si el enlace caduca, puede realizar cualquiera de los pasos anteriores para volver a avisar a su empleado

 Nota: Envíe a su empleado su nombre de usuario. Su empleado necesita esta información para crear una contraseña.

Búsqueda de usuarios

1. En la navegación de la izquierda, en Gestión de usuarios, seleccione un índice de la lista Limitar búsqueda a.
2. Introduzca sus términos de búsqueda. Debe introducir al menos dos caracteres para que la búsqueda devuelva resultados.
3. Haga clic <Enter> en Buscar o pulse .
4. En los resultados de la búsqueda, haga clic en un nombre de usuario para abrir el registro.

Índices de búsqueda disponibles - Tabla

Límite	Descripción
Nombre, DNI, Email	Los términos de búsqueda introducidos para este índice devuelven resultados basados en lo siguiente: Nombre Apellidos, Nombre, Segundo nombre o nombre preferido ID: código de barras, ID de usuario en origen, identificador ILL o PPID Dirección de correo electrónico: Dirección de correo electrónico que se encuentra en el área Registro de biblioteca del acordeón Datos básicos del usuario  Los valores buscados para el nombre y la dirección de correo electrónico en el índice Nombre, ID, Correo electrónico pueden generar resultados ligeramente diferentes a los del índice individual Nombre y Correo electrónico .
Identificador (por defecto)	El código de barras de circulación, el identificador ILL, el ID de usuario en origen y el PPID.
Nombre	Contenido del nombre, segundo nombre o apellido
Código de barras	Código de barras (número de identificación) del usuario. Los códigos de barras distinguen entre mayúsculas y minúsculas en la búsqueda de usuarios.
ID de usuario en origen	El ID del patrón en un sistema externo (por ejemplo ILS, PeopleSoft, Banner, CAS)
Identificador ILL	Un identificador único para el usuario en el sistema Tipasa. Puede ser el código de barras de la biblioteca del usuario
Dirección de correo electrónico	Dirección de correo electrónico del usuario
Número de teléfono	Número de teléfono del usuario
Dirección	Dirección del usuario (por ejemplo número de la casa, nombre de la calle)
Ciudad	Ciudad de la dirección del usuario
Estado/Provincia	Estado o provincia de la dirección del usuario
Código postal	Código postal (por ejemplo código postal) de la dirección del usuario
Buscar todas las instituciones de su grupo	Nota: Esta opción sólo está disponible si forma parte de un grupo WMS. Desmarque la casilla para buscar usuarios de su institución. Si la casilla está marcada, se mostrarán los usuarios de todas las instituciones de su grupo. No puede editar usuarios que no pertenezcan a su institución.

Editar usuarios

1. Busque el usuario que desea editar
2. En la página de resultados de la búsqueda, haga clic en el Nombre del usuario.
3. En el acordeón de la sección que desea editar, haga clic en Editar (en el extremo derecho).
4. Edite la información, según proceda.
5. Haga clic en Guardar.

Eliminar usuarios

Al eliminar un usuario, su cuenta desaparece del sistema. Esta acción debe realizarse con precaución. No se puede deshacer.

Nota: Si forma parte de un grupo WMS, sólo puede eliminar usuarios de su institución.

Si utiliza WorldShare Circulation, las cuentas no se pueden eliminar si el usuario lo ha hecho:

• Comprobaciones pendientes
• Facturas pendientes
• Ha sido enviado a una agencia de cobros

Si intenta eliminar una cuenta de usuario que no se puede eliminar, recibirá un mensaje explicando por qué no se ha podido eliminar el usuario.

1. Busque el usuario que desea eliminar.
2. En la cuenta de usuario, haga clic en Eliminar registro de usuario.
3. En la ventana Eliminar usuario, haga clic en Eliminar.
4. Aparece la ventana Eliminar registro de usuario y el sistema confirma la eliminación.
5. Si utiliza WorldShare Circulation, se eliminarán todas las solicitudes de reserva pendientes o las programaciones de artículos asociadas a la cuenta de usuario. Cualquier referencia al usuario en las estadísticas de artículos aparecerá como "Usuario desconocido".