Importar datos de factura desde archivo EDIFACT
Puede importar datos de factura en formato EDIFACT. Antes de importar los datos de la factura, debe configurar la importación con su proveedor. Esto puede incluir el envío de información importante sobre qué campos EDIFACT son compatibles.
Aspectos básicos de la importación de datos de factura
Las siguientes tablas describen la información que debe incluirse en los archivos de datos que recibe de su proveedor. Los archivos de datos deben ser configurados por usted y su proveedor antes de que pueda importar archivos de datos a Adquisiciones de WorldShare. Puede proporcionar a su proveedor la información de esta página para confirmar que puede proporcionarle los datos en estos campos.
Datos de facturación EDIFACT
La siguiente información debe incluirse en el archivo de datos de factura que reciba de su proveedor.
aunque la primera columna enumera los campos Adquisiciones de WorldShare, los campos aparecen en el orden en que aparecen en el archivo EDIFACT.
Notas al configurar la importación de datos de factura
- Puede elegir importar cargos de servicio a nivel de factura, a nivel de material, o a ambos.
- Los cargos de servicio a nivel del material se incluirán en el material de la factura.
- Los cargos de servicio de nivel de factura crearán un material de factura no bibliográfico para estos cargos.
- Para importar cargos de servicio a nivel de material, debe usar un precio de tipo AAB (consulte la tabla anterior).
- El monto total de los cargos de servicio se divide por la cantidad de materiales para calcular automáticamente los cargos de servicio unitarios.
- Si es divisible, el número resultante se ingresará como el cargo de servicio por unidad.
- Si no es divisible, la configuración de los cargos de servicio se cambiará a total y el monto de la partida se ingresará en el campo de cargos de servicio.
- Si la factura contiene impuestos distintos de cero sobre los cargos de servicio (independientemente de cualquier impuesto del material en sí), el monto del impuesto se calculará para todo el material y se importará como un valor total en Impuesto 1.
- Si solo se proporciona un porcentaje para un impuesto sobre cargos de servicio, el monto efectivo del impuesto se calcula en función del porcentaje y se suma a los otros valores de impuesto proporcionados para calcular el monto total del Impuesto 1.
- Los impuestos a nivel de material solo se pueden importar como porcentaje, no como monto.
Instrucciones para la importación de datos de factura (EDIFACT)
Cargar archivo de datos de factura (EDIFACT)
Nota: puede cargar hasta 100 facturas al importar facturas de EDIFACT.
- En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Proveedores.
- Busque el proveedor cuyos datos está importando.
- En los resultados de búsqueda de proveedores, haga clic en Nombre del proveedor.
- En el registro del proveedor, haga clic en el acordeón de Partner Exchange Services .
- Haga clic en Cargar archivo.
- En el cuadro de diálogo Importar datos, en la lista Tipo, seleccione Importar datos de factura (EDIFACT).
- Haga clic en Elegir archivo. Ubique el archivo de factura en su computadora y luego haga clic en Abrir.
- En la lista desplegable Manejo de impuestos, seleccione un método de cálculo de impuestos.
- Coste de elemento de impuesto - Calcula el monto de impuesto multiplicando el porcentaje de impuesto por el precio
- Impuesto, cargo de servicio y costo de envío : para calcular el monto del impuesto se multiplica el porcentaje de impuesto por el precio, los cargos de servicio y el costo de envío.
- Incluye impuestos en costos : calcula el monto del impuesto considerándolo como incluido en el precio, los cargos de servicio y el envío
- Haga clic en Cargar.
- El sistema confirma que su archivo ha sido cargado.
- Haga clic en Cancelar o en la x en la esquina superior derecha para cerrar la ventana Importar datos.
- Si también está importando un archivo MARC listo para añadir a la estantería, siga las instrucciones que se dan en Importar datos listos para añadir a la estantería y de factura desde archivo MARC.
Revisar factura y materiales de factura
El archivo que cargó aparece en la primera fila del Registro de procesamiento. Si no ve el archivo en la tabla, haga clic en el botón Actualizar () encima de la tabla. Después de cargar el archivo, también recibirá un correo electrónico con los detalles de importación del archivo.
- El sistema crea una factura basada en los datos que importó.
- La columna de Detalles enlaza con la factura creada como resultado de la carga. En la columna Detalles de la importación de facturas, haga clic en el enlace Factura:. Esto le llevará a la factura con los materiales ya agregados.
- Se completarán los montos del material, los descuentos, los cargos de servicio y los impuestos, si están incluidos en el archivo de datos de factura.
- También recibirá una notificación por correo electrónico con el estado de la importación y de cada material. El texto del correo electrónico también se puede ver en la columna Detalles del registro de procesamiento.
- Si hay un artículo de línea en la factura EDIFACT importada para el cual no hay ningún material de pedido coincidente en Adquisiciones, ya sea en función del número de material de pedido (RFF+LI) o del número de material de pedido a proveedor (RFF+SLI), el artículo de línea no se importará y mostrará un error en la notificación por correo electrónico resultante.
- Para pagar la factura, vaya a Pagar factura.