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Importar datos de pedido de planes desde un archivo MARC

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Descubra cómo importar datos de pedidos de planes desde un archivo MARC y cómo se crean pedidos a partir de datos de pedidos importados en Adquisiciones de WorldShare.

Puede importar datos de pedido en formato MARC utilizando los campos 9xx en el registro MARC . Sin embargo, antes de importar los datos del pedido, deberá configurar la importación con su proveedor. Esto puede incluir el envío de los campos de datos de pedido MARC al proveedor.

 Nota: este tema se refiere a la importación de datos de pedido para pedidos de planes (por ejemplo, planes de aprobación, planes DDA, etc.). Para importar órdenes de compra, consulte Importar datos de órdenes de compra desde un archivo MARC .

Aspectos básicos de la importación de datos de pedidos

Datos de la orden MARC

La siguiente información debe incluirse en el archivo de datos de pedido MARC que reciba de su proveedor.

 Nota: si no se utilizan puntos decimales, el sistema los agrega al final. Por ejemplo, 56 se convierte en 56.

Datos de pedidos MARC - Tabla
MARC Elemento en adquisiciones Tipo de entrada Descripción
035 $a Número de OCLC Número de OCLC en este formato: (OCoLC)1553114 El número de OCLC se utiliza para identificar el registro bibliográfico en WorldCat al que se adjunta el material del pedido. Si no incluye un número de OCLC , el sistema intentará encontrar un registro coincidente en WorldCat en función de otros valores en el registro bibliográfico proporcionado (p. ej. título, autor, ISBN).
949 $h Sucursal Entero Valor ingresado por el usuario; representa la ID de WorldCat Registry de la ubicación de la sucursal principal de un material.
949 $l Ubicación de la estantería Cadena Valor ingresado por el usuario; representa la ubicación en estantes de la ubicación de sucursal principal de un material.
949 $p Código de fondo Cadena (máximo: 40 caracteres) Valor ingresado por el usuario que representa el código del fondo utilizado para gravar.

 Nota: si el fondo que incluyó en este campo ha sido deshabilitado:

  • Se importarán los materiales asociados con el fondo deshabilitado.
  • Recibirá una advertencia por esos materiales en los registros y una notificación por correo electrónico informándole que el fondo no se puede importar porque está deshabilitado.
949 $q Cantidad de copias Entero (máximo: 999) Cantidad de copias pedidas.
980 $b Precio unitario Decimal (Máximo: 9999,99) Coste de una sola unidad de un material. (No incluya impuestos ni descuentos si tiene previsto incluirlos como porcentajes en el campo 980 $h o $i).
980 $c Cargos de servicio (por unidad) Decimal (Máximo: 999.99) Cargos de servicio por una sola unidad de un material (p. ej. $1,00 para una cantidad de 5 es igual a $5,00).
980 $h Porcentaje de impuesto Decimal (Máximo: 100.000) Porcentaje de impuesto aplicado al precio por el proveedor.
 

 Nota: 

  • Puede asignar un valor porcentual de hasta tres lugares decimales (por ejemplo, 7,745%).
  • Los valores de porcentaje con cuatro lugares decimales se redondearán a tres lugares decimales (por ejemplo, 7,7454% se redondeará a 7,745%).
  • De manera predeterminada, el valor de porcentaje tiene dos lugares decimales, a menos que se ingrese un tercer lugar decimal.
980 $i Porcentaje de descuento Decimal (Máximo: 100,00) Porcentaje de descuento aplicado al precio por el proveedor.
980 $k ISBN Entero ISBN del material que se está pidiendo. No se utiliza para la búsqueda de coincidencias. El campo bibliográfico 020 se utiliza para la búsqueda de coincidencias.
980 $m ISSN Entero ISSN del material que se está pidiendo. No se utiliza para la búsqueda de coincidencias. El campo bibliográfico 022 se utiliza para la búsqueda de coincidencias.
980 $s Envío y manejo (por unidad) Decimal (Máximo: 999.99) Cargos de envío y manejo para una sola unidad.
980 $x Tipo de cambio Decimal Tasa de cambio para el pedido, si la moneda no es la misma que la moneda de la biblioteca.
980 $z Moneda de la orden de compra Código de moneda de tres letras ISO 4217 Código de moneda ISO - para pedido
981 $a Identificador de colección de BC Cadena Identificador de la colección de la base de conocimiento de WorldCat que se solicita.
981 $b Identificador del título de BC Cadena Identificador del título de la base de conocimiento de WorldCat que se solicita.
981 $e ID de pedido externo  Cadena (50 caracteres como máximo) Identificador único de la orden utilizado por un sistema financiero externo.

 Nota: Puede importar su ID de pedido externo utilizando los datos de pedido MARC haciendo que su proveedor agregue la ID de pedido externo en el campo 981 subcampo $e de sus registros de pedido MARC . Una vez importado, el ID de pedido externo se insertará en los nuevos pedidos creados como resultado del archivo MARC .

  • Si el valor de 981 $e tiene más de 50 caracteres, la entrada no se importará y aparecerá un error en los registros.
  • Si el valor 981 $e es diferente para dos registros en el mismo pedido, se utilizará la primera ID de pedido externo y aparecerá un error en los registros.
981 $g Número de cuenta Cadena Número de cuenta o de cliente, utilizado por la biblioteca para realizar pedidos y facturar. (También llamada "Subcuenta")
981 $i Nota de material de biblioteca Cadena (máximo: 256 caracteres) Notas proporcionadas para un material.
981 $l Nombre de pedido Cadena (máximo: 256 caracteres) Cadena de texto que representa el nombre del pedido o del carrito.
981 $n Número de pedido a proveedor Cadena (máximo: 256 caracteres) Número interno utilizado para identificar el pedido por proveedor. Se proporciona a la biblioteca para fines de seguimiento.
981 $x Comentario de pedido de biblioteca Cadena (máximo: 256 caracteres) Comentar un pedido.

981 $z

Número de material de pedido a proveedor

Obligatorio si se importan datos listos para añadir a la estantería o de facturas.

 Cadena (máximo: 256 caracteres) Identificador único proporcionado por un proveedor para el material específico pedido.

Nota importante sobre los datos de pedido de planes

Las órdenes del plan son órdenes de cualquier tipo diferente a la orden de compra. Al importar datos de pedidos de planes, agregará artículos a un pedido existente. Esto significa:

  1. Primero debe crear un plan en Adquisiciones de WorldShare. Hay seis tipos diferentes de planes que puede crear en el sistema. Consulte Tipos de pedidos para obtener más información.
  2. Debe tener el número de pedido del proveedor en el campo 981 $n de los datos de su pedido.

Entrega de datos

Hay dos momentos diferentes en los que se le pueden entregar sus datos:

  • Hora del pedido (p. ej., datos del pedido)
  • Hora del envío (p. ej., datos de la factura)

 Nota: si importa los datos del pedido en el momento del envío, existe la posibilidad de que los materiales del pedido no se agrupen como aparecen en el pedido.

Sus datos también podrían ser entregados a usted:

  • Directamente del proveedor
  • A través de los socios de catalogación de WorldCat

Instrucciones para importar datos de pedido de planes

Cómo se crean los pedidos a partir de archivos importados

Para importar órdenes de planes, la creación de órdenes siempre debe basarse en el número de orden de proveedor en el campo 981 $n. Cuando el campo 981 $n contiene un número de pedido a proveedor que coincide con un pedido existente, el sistema agregará los materiales del archivo MARC al pedido.

 Nota: si el campo 981 $n está vacío, el sistema creará un pedido del tipo Pedido de compra.

Crear un plan

Debe crear un plan en el sistema antes de importar cualquier dato de pedido asociado con un plan. Hay seis tipos de planes que puede crear en Adquisiciones de WorldShare. Consulte Tipos de pedidos para obtener más información.

  1. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Pedidos.
  2. En la pantalla Pedidos, haga clic en Nuevo pedido.
  3. En la ventana Agregar nuevo pedido, ingrese un Nombre de pedido.
  4. En la lista Tipo de pedido, seleccione un plan. Para obtener más información, consulte Tipos de órdenes.
  5. Ingrese el proveedor cuyos datos de pedido desea importar. A medida que escriba, el campo le sugerirá proveedores. Seleccione el proveedor de la lista.
  6. Ingrese el n.º de OC del proveedor (Número).
  7. Haga clic en Guardar.

Cargar archivo de datos de pedido

Siga las instrucciones a continuación si solo está importando un archivo de datos de pedido.

 Nota: si su proveedor le proporciona datos de pedido, factura y datos listos para añadir a la estantería en un mismo archivo, deberá cargar el archivo dos veces (una en este paso y otra en el paso 4).

  1. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Proveedores.
  2. Busque el proveedor cuyos archivos está importando.
  3. En los resultados de búsqueda de proveedores, haga clic en Nombre del proveedor.
  4. En el registro del proveedor, haga clic en el acordeón de Partner Exchange Services .
  5. Haga clic en Cargar archivo.
  6. En la ventana Importar datos, en la lista Tipo, seleccione Importar datos de pedido (MARC).
  7. Haga clic en Explorar.
  8. Ubique el archivo de datos del pedido en su computadora. Haga clic en Abrir.
  9. (Opcional) En la lista desplegable Presupuesto objetivo, seleccione el presupuesto que desee utilizar al importar el archivo de datos del pedido. De forma predeterminada, el período de presupuesto actual está seleccionado.
  10. (Opcional) Seleccione la casilla de verificación Mostrar materiales importados en WorldCat si desea que todos los materiales importados aparezcan con el estado En pedido en WorldCat Local o WorldCat Discovery después de que se realice el pedido.
  11. (Opcional) Seleccione la casilla de verificación Verificar los números de OCLC , si se proporcionan , si desea que el sistema utilice el número de OCLC para encontrar el registro de WorldCat y verifique que la información bibliográfica del material coincida con el registro.
  12. (Opcional) Seleccione la casilla de verificación Incluir coincidencias de bajo nivel de confianza si desea que el sistema intente encontrar una coincidencia en WorldCat para su registro utilizando Todos los protocolos coincidentes. El sistema intentará primero encontrar una coincidencia utilizando el protocolo estándar de coincidencias y luego pasará a utilizar los siguientes métodos: 
    1. Algoritmo que busca por identificador estándar (usando el valor de los campos 020, 022 o 024 en el registro MARC ) y luego usa la cantidad de existencias para elegir el mejor registro candidato. Este algoritmo también filtra los resultados por tipo de material utilizando el valor de la cabecera/06 y la forma 008 (23 o 29).
    2. Una búsqueda por título/autor.
  13. Haga clic en Cargar.
  14. El sistema confirma que su archivo ha sido cargado.
  15. Haga clic en Cancelar o en la x en la esquina superior derecha para cerrar la ventana Importar datos.

Revisar el pedido

Después de cargar un archivo de pedido, puede revisar el pedido para verificar que no tenga errores.

Cuándo revisar

Puede revisar los registros seleccionados durante la importación en varios puntos de su flujo de trabajo de importación. No hay un momento adecuado o inadecuado para revisar sus registros, pero sí hay implicaciones en el momento en que las revisa. Puede revisar:

  • Inmediatamente después de la importación (antes de realizar el pedido)
  • Inmediatamente después de realizar el pedido
  • Antes de recibir
  • Después de recibir

Notas importantes acerca de la reseña:

  • Si va a enviar el pedido al proveedor a través de EDI o correo electrónico, asegúrese de que el registro seleccionado sea correcto antes de realizar el pedido.
  • Si desea que el sistema muestre materiales en pedido en WorldCat al realizar el pedido, es posible que desee revisar los registros seleccionados antes de que los usuarios hayan tenido tiempo de reservar estos materiales. Esto se debe a dos razones:
    • Para que los usuarios no realicen reservas por el material equivocado.
    • Para que no tenga que mover las reservas al nuevo registro después de usar la funcionalidad Cambiar recurso para modificar el recurso vinculado.
  • Como se indicó anteriormente, si revisa los registros y cambia el recurso después de que se hayan creado los LHR (ya sean LHR pedidos o LHR recibidos), los LHR se moverán al nuevo recurso, pero las reservas a nivel de título permanecerán en el recurso antiguo y deberá moverlo manualmente.

Revisar materiales de pedido

El archivo que cargó aparece en la primera línea del registro de procesamiento. El registro de procesamiento es la tabla que enumera todos los archivos que ha cargado para el proveedor. Si no ve el archivo en la tabla, haga clic en el botón Actualizar (Botón Actualizar) encima de la tabla.

  1. En el registro de procesamiento, vea el estado de la importación en la columna Estado. Si se produce un error en la carga, se indicará aquí.
  2. La columna Detalles vincula a cualquier pedido creado como resultado de la carga. Haga clic en el enlace N.º de OC en la columna Detalles para ver el pedido (será el número de pedido asignado a la orden de compra o al plan por el sistema, por ejemplo PO-2015-100).
  3. También recibirá una notificación por correo electrónico con el estado de la importación y de cada material. Este correo electrónico también se puede ver haciendo clic en .html en la columna de detalles del registro de procesamiento. 
  4. Realice cualquier otra edición en los materiales del pedido, si es necesario.