Importar datos de órdenes de compra desde un archivo MARC

Datos de la orden MARC

La siguiente información debe incluirse en el archivo de datos de pedido MARC que reciba de su proveedor.

 Nota: si no se utilizan puntos decimales, el sistema los agrega al final. Por ejemplo, 56 se convierte en 56.

Datos de pedidos MARC - Tabla

MARC	Elemento en adquisiciones	Tipo de entrada	Descripción
035 $a	Número de OCLC	Número de OCLC en este formato: (OCoLC)1553114	El número de OCLC se utiliza para identificar el registro bibliográfico en WorldCat al que se adjunta el material del pedido. Si no incluye un número de OCLC , el sistema intentará encontrar un registro coincidente en WorldCat en función de otros valores en el registro bibliográfico proporcionado (p. ej. título, autor, ISBN).
949 $h	Sucursal	Entero	Valor ingresado por el usuario; representa la ID de WorldCat Registry de la ubicación de la sucursal principal de un material.
949 $l	Ubicación de la estantería	Cadena	Valor ingresado por el usuario; representa la ubicación en estantes de la ubicación de sucursal principal de un material.
949 $p	Código de fondo	Cadena (máximo: 40 caracteres)	Valor ingresado por el usuario que representa el código del fondo utilizado para gravar.
949 $q	Cantidad de copias	Entero (máximo: 999)	Cantidad de copias pedidas.
980 $b	Precio unitario	Decimal (Máximo: 9999,99)	Coste de una sola unidad de un material. (No incluya impuestos ni descuentos si tiene previsto incluirlos como porcentajes en el campo 980 $h o $i).
980 $c	Cargos de servicio (por unidad)	Decimal (Máximo: 999.99)	Cargos de servicio por una sola unidad de un material (p. ej. $1,00 para una cantidad de 5 es igual a $5,00).
980 $h	Porcentaje de impuesto	Decimal (Máximo: 100.000)	Porcentaje de impuesto aplicado al precio por el proveedor.    Nota:  Puede asignar un valor porcentual de hasta tres lugares decimales (por ejemplo, 7,745%). Los valores de porcentaje con cuatro lugares decimales se redondearán a tres lugares decimales (por ejemplo, 7,7454% se redondeará a 7,745%). De manera predeterminada, el valor de porcentaje tiene dos lugares decimales, a menos que se ingrese un tercer lugar decimal.
980 $i	Porcentaje de descuento	Decimal (Máximo: 100,00)	Porcentaje de descuento aplicado al precio por el proveedor.
980 $k	ISBN	Entero	ISBN del material que se está pidiendo. No se utiliza para la búsqueda de coincidencias. El campo bibliográfico 020 se utiliza para la búsqueda de coincidencias.
980 $m	ISSN	Entero	ISSN del material que se está pidiendo. No se utiliza para la búsqueda de coincidencias. El campo bibliográfico 022 se utiliza para la búsqueda de coincidencias.
980 $s	Envío y manejo (por unidad)	Decimal (Máximo: 999.99)	Cargos de envío y manejo para una sola unidad.
980 $x	Tipo de cambio	Decimal	Tasa de cambio para el pedido, si la moneda no es la misma que la moneda de la biblioteca.
980 $z	Moneda de la orden de compra	Código de moneda de tres letras ISO 4217	Código de moneda ISO - para pedido
981 $a	Identificador de colección de BC	Cadena	Identificador de la colección de la base de conocimiento de WorldCat que se solicita.
981 $b	Identificador del título de BC	Cadena	Identificador del título de la base de conocimiento de WorldCat que se solicita.
981 $e	ID de pedido externo	Cadena (50 caracteres como máximo)	Identificador único de la orden utilizado por un sistema financiero externo.  Nota: Puede importar su ID de pedido externo utilizando los datos de pedido MARC haciendo que su proveedor agregue la ID de pedido externo en el campo 981 subcampo $e de sus registros de pedido MARC . Una vez importado, el ID de pedido externo se insertará en los nuevos pedidos creados como resultado del archivo MARC . Si el valor de 981 $e tiene más de 50 caracteres, la entrada no se importará y aparecerá un error en los registros. Si el valor 981 $e es diferente para dos registros en el mismo pedido, se utilizará la primera ID de pedido externo y aparecerá un error en los registros.
981 $g	Número de cuenta	Cadena	Número de cuenta o de cliente, utilizado por la biblioteca para realizar pedidos y facturar. (También llamada "Subcuenta")
981 $i	Nota de material de biblioteca	Cadena (máximo: 256 caracteres)	Notas proporcionadas para un material.
981 $l	Nombre de pedido	Cadena (máximo: 256 caracteres)	Cadena de texto que representa el nombre del pedido o del carrito.
981 $n	Número de pedido a proveedor	Cadena (máximo: 256 caracteres)	Número interno utilizado para identificar el pedido por proveedor. Se proporciona a la biblioteca para fines de seguimiento.
981 $v	Nota de proveedor	Cadena (máximo: 256 caracteres)	Notas proporcionadas por el proveedor para un material.
981 $x	Comentario de pedido de biblioteca	Cadena (máximo: 256 caracteres)	Comentar un pedido.
981 $z	Número de material de pedido a proveedor Obligatorio si se importan datos listos para añadir a la estantería o de facturas.	Cadena (máximo: 256 caracteres)	Identificador único proporcionado por un proveedor para el material específico pedido.

Formas de importar datos de pedidos

Al importar datos de pedidos, puede utilizarlos para hacer una de estas dos cosas:

1. Crear una nueva orden de compra
   • Para obtener información sobre cómo el sistema crea pedidos a partir de datos de pedidos importados, consulte Cómo se crean pedidos a partir de datos de pedidos importados.
2. Agregar a una orden de compra existente (para agregar artículos a una orden existente, debe tener el número de orden del proveedor en el campo 981 $n del registro MARC ).

Entrega de datos

Hay dos momentos diferentes en los que se le pueden entregar sus datos:

• Hora del pedido (p. ej., datos del pedido)
• Hora del envío (p. ej., datos de la factura)

 Nota: si importa los datos del pedido en el momento del envío, existe la posibilidad de que los materiales del pedido no se agrupen como aparecen en el pedido.

Sus datos también podrían ser entregados a usted:

• Directamente del proveedor
• A través de los socios de catalogación de WorldCat

Cómo se crean pedidos a partir de datos de pedidos importados

La creación de pedidos se basa en el número de pedido a proveedor que figura en el campo 981 $n y en los demás factores que se indican a continuación.

1. Si el campo 981 $n contiene un número de orden de proveedor, el sistema verifica si hay una orden no realizada o un plan con el mismo número de orden de proveedor:
   1. El pedido no realizado existe, el sistema le agrega el material
   2. El plan existe, el sistema le agrega el material
   3. Ya existe un pedido realizado, se produce un error
   4. No existe ningún pedido, el sistema crea un nuevo pedido con el número de orden del proveedor del campo 981 $n y le agrega todos los materiales con ese número de orden del proveedor.
2. Si el campo 981 $n está vacío:
   1. El sistema crea un pedido utilizando el nombre de pedido en el campo 981 $l.
   2. Si el campo 981 $l está vacío, el sistema crea un pedido sin un número de pedido al proveedor o un nombre de pedido e incluye todos los materiales del archivo.

Cargar archivo de datos de pedido

1. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Proveedores.
2. Busque el proveedor cuyos archivos está importando.
3. En los resultados de búsqueda de proveedores, haga clic en Nombre del proveedor.
4. En el registro del proveedor, haga clic en el acordeón de Partner Exchange Services .
5. Haga clic en Cargar archivo.
6. En la ventana Importar datos, en la lista Tipo, seleccione Importar datos de pedido (MARC).
7. Haga clic en Explorar.
8. Ubique el archivo de datos del pedido en su computadora. Haga clic en Abrir.
9. (Opcional) En la lista desplegable Presupuesto objetivo, seleccione el presupuesto que desee utilizar al importar el archivo de datos del pedido. De forma predeterminada, el período de presupuesto actual está seleccionado.
10. (Opcional) Seleccione la casilla de verificación Mostrar materiales importados en WorldCat si desea que todos los materiales importados aparezcan con el estado "En pedido" en WorldCat Discovery después de que se realice el pedido.
11. (Opcional) Seleccione la casilla de verificación Verificar los números de OCLC , si se proporcionan , si desea que el sistema utilice el número de OCLC para encontrar el registro de WorldCat y verifique que la información bibliográfica del material coincida con el registro.
12. (Opcional) Seleccione la casilla de verificación Incluir coincidencias de bajo nivel de confianza si desea que el sistema intente encontrar una coincidencia en WorldCat para su registro utilizando Todos los protocolos coincidentes. El sistema intentará primero encontrar una coincidencia utilizando el protocolo estándar de coincidencias y luego pasará a utilizar los siguientes métodos: 
    1. Algoritmo que busca por identificador estándar (usando el valor de los campos 020, 022 o 024 en el registro MARC ) y luego usa la cantidad de existencias para elegir el mejor registro candidato. Este algoritmo también filtra los resultados por tipo de material utilizando el valor de la cabecera/06 y la forma 008 (23 o 29).
    2. Una búsqueda por título/autor.
13. Haga clic en Cargar.
14. El sistema confirma que su archivo ha sido cargado.
15. Haga clic en Cancelar o en la x en la esquina superior derecha para cerrar la ventana Importar datos.

Revisar el pedido

Después de cargar un archivo de pedido, puede revisar el pedido para verificar que no tenga errores.