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Importar datos listos para añadir a la estantería desde un archivo EDIFACT

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Descubra cómo importar datos listos para añadir a la estantería desde un archivo EDIFACT en Adquisiciones de WorldShare.

 Nota: puede automatizar la recuperación e importación de archivos. Ver Automatizar la recuperación e importación de archivos.

Puede importar datos listos para añadir a la estantería en formato EDIFACT. Antes de importar datos listos para añadir a la estantería, deberá configurar la importación con su proveedor. Esto puede incluir el envío de información importante sobre qué campos EDIFACT son compatibles.

Aspectos básicos de la importación de datos listos para añadir a la estantería

Las siguientes tablas describen la información que debe incluirse en los archivos de datos que recibe de su proveedor. Los archivos de datos deben ser configurados por usted y su proveedor antes de que pueda importar archivos de datos a Adquisiciones de WorldShare. Puede proporcionar a su proveedor la información de esta página para confirmar que puede proporcionarle los datos en estos campos.

 Nota:

  • Si importa el mismo archivo dos veces, se borrarán los datos listos para añadir a la estantería existentes y se importarán los datos listos para añadir a la estantería desde el archivo.
  • Si importa dos archivos diferentes que contienen el mismo material, el sistema intentará importar los datos listos para añadir a la estantería de ambos materiales. El sistema anexará los datos del segundo material a todas las copias no recibidas que se encuentren en el sistema.

Datos EDIFACT listos para añadir a la estantería

Datos EDIFACT listos para añadir a la estantería - Tabla
Elemento en adquisiciones Campo EDIFACT Descripción Ejemplo
Tipo de mensaje de respuesta de pedido BGM 23C es el único tipo de mensaje de respuesta de pedido admitido. BGM+23C+777596001+2'
Número de material de pedido de WMS RFF+LI Se utiliza para hacer coincidir los datos listos para añadir a la estantería con el material de pedido adecuado en WMS.

Cada material debe identificarse mediante un número de material de pedido de WMS o un número de material de pedido a proveedor (ver a continuación).		 RFF+LI:PO-2020-1-1'
Número de material de pedido a proveedor RFF+SLI Se utiliza para hacer coincidir los datos listos para añadir a la estantería con el material de pedido adecuado en WMS.

Cada material debe identificarse mediante un número de material de pedido a proveedor o un número de material de pedido de WMS (ver arriba).		 RFF+SLI:VOIN20200824abc-5'
Información de la copia GIR Cada copia está representada por un número en un segmento GIR. El número debe ser una secuencia única de 3 dígitos (p. ej., 001, 002, etc.) o la letra C seguida de un número (p. ej., C01, C02, etc.).
 

 Nota:

  • No puede importar un material listo para añadir a la estantería que tenga más copias (segmentos GIR únicos) que las copias que tiene en WMS disponibles para recibir.
  • Se encuentran disponibles para recibir copias las copias que tienen:
    • Estado del pedido de Realizado (en lugar de Cancelado)
    • Estado de recibo de No recibido o devuelto.
 GIR+C01+0:LCO+BAR20200824abc_501:LAC+Schärding:LCL+Brunnenthal:LSM+35.99:LCV'

GIR+001+0:LCO+BAR20200824abc_501:LAC+Schärding:LCL+Brunnenthal:LSM+35.99:LCV'
Código de barras ALC Cada código de barras de material debe ser único. No puede importar un código de barras que duplique una copia existente en el sistema. GIR+C01+0:LCO+BAR20200824abc_501:LAC+Schärding:LCL+Brunnenthal:LSM+35.99:LCV'
Número de clasificación LCL Si no proporciona un número de clasificación, pero se transmite un valor en el campo LSM, este valor se colocará en el campo de número de clasificación en WMS y en todas las demás partes de la signatura topográfica (sufijo y prefijo).

Esto se debe a que el campo LSM se utiliza para transmitir la signatura topográfica completa, incluidos el prefijo y el sufijo.		 GIR+C04+0:LCO+BAR20200824abc_504:LAC+ClassNumber:LCL+München:LSM+35.99:LCV'
Signatura topográfica LSM Solo se importa si no se proporciona LCL. Si se importa, se ignoran el sufijo y el prefijo.  
Sufijo LFS   GIR+C04+GARTHDEE.UNASSIGNED:LLO+GEN-RES-BOOKS:LFN+Reh:LFS+Uhu:LSQ'
Prefijo LSQ
o
LSZ		 Debe seleccionar la opción que desea utilizar. La opción predeterminada es no importar el prefijo.
 

 Nota: OCLC recomienda indicar a su proveedor que proporcione cualquier valor de prefijo en los campos LSQ o LSZ.

Si, en cambio, colocan valores de prefijo en el campo LCL, el valor de prefijo se colocará en el campo de número de clasificación en WMS, lo que dará como resultado que los informes de WorldShare que se agrupan por número de clasificación agrupen los materiales por su prefijo en lugar de por su número de clasificación. 

  

Cargue un archivo EDIFACT de datos listos para añadir a la estantería

 Nota: los datos listos para añadir a la estantería solo se aplican a monografías de una sola parte.

  1. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Proveedores.
  2. Busque el proveedor cuyos datos está importando.
  3. En los resultados de búsqueda de proveedores, haga clic en Nombre del proveedor.
  4. En el registro del proveedor, haga clic en el acordeón de Partner Exchange Services .
  5. Haga clic en Cargar archivo.
  6. En el cuadro de diálogo Importar datos, en la lista Tipo, seleccione Importar datos listos para añadir a la estantería (EDIFACT).
  7. Haga clic en Elegir archivo. Ubique el archivo de factura en su computadora y luego haga clic en Abrir.
  8. Seleccione cómo desea importar los datos de prefijos.
    • No importar prefijo de signatura topográfica (predeterminado): selecciónelo si usted:
      • No quiero importar un prefijo de signatura topográfica
        O
      • Desea incluir el prefijo de la signatura topográfica en el campo de clasificación utilizando el campo LCL o LSM.

         Nota: Si es posible con su proveedor, no se recomienda utilizar el campo LCL o LSM para importar el prefijo, ya que esto colocará el prefijo en el campo de clasificación en WMS.  Esto puede alterar los informes que dependen de un número de clasificación adecuado para ordenar los materiales por tema.

    • Usar segmento de LSZ para el prefijo de la signatura topográfica : seleccione esta opción si desea que el sistema ubique el prefijo de la signatura topográfica en el segmento de LSZ.
    • Usar segmento de LSQ para el prefijo de la signatura topográfica : seleccione esta opción si desea que el sistema ubique el prefijo de la signatura topográfica en el segmento de LSQ.
  9. Haga clic en Cargar.

Recibir materiales listos para añadir a la estantería

Hay dos formas de recibir materiales listos para añadir a la estantería:

  • Uso de los enlaces en los registros del Servicio de intercambio de socios
  • Uso de la pantalla Recibir y facturar

Reciba materiales listos para añadir a la estantería utilizando los registros del Servicio de intercambio de socios

Siga las instrucciones a continuación si importó un archivo de datos listo para añadir a la estantería.

  1. En el menú de navegación izquierdo, expanda Proveedores.
  2. Busque el proveedor cuyos archivos importó.
  3. En los resultados de búsqueda de proveedores, haga clic en Nombre del proveedor.
  4. En el registro del proveedor, haga clic en el acordeón de Partner Exchange Services .
  5. En el registro de procesamiento, en la columna Detalles, haga clic en el primer enlace Recibir:. Esto le llevará a la pantalla Recibiendo.
  6. En el panel de navegación izquierdo, bajo Recibir y facturar, en la lista de acciones, seleccione Recibir.
  7. Para cada material:
    1. Se completarán la signatura topográfica y el código de barras del material.
    2. Coloque el cursor en el campo Código de barras y <Enter> presione para recibir el material.
    3. El material aparece en la sección Material(es) procesado(s) en esta sesión, en la parte inferior de la pantalla. Se recibe el material y se crea un registro de existencias locales.
  8. Repita el proceso si hay enlaces adicionales de Recibir: listados en la columna de Detalles del Registro de procesamiento.

Reciba materiales listos para añadir a la estantería usando la pantalla Recibir y facturar

  1. En el menú de navegación izquierdo, expanda Recibir y facturar.
  2. Seleccione Monografía de la lista desplegable Tipo de procesamiento.
  3. Seleccione Recibir en la lista desplegable Acción.
  4. Haga clic en Ver materiales.
  5. Seleccione el número de pedido en la lista desplegable de búsqueda.
  6. Ingrese el número de pedido (p. ej., PO-20218-15) en el campo de formulario Texto de búsqueda y <Enter> presione para que aparezcan todos los materiales en el pedido.
    O
    Realice una de las siguientes acciones para cada material:
    • <Enter> Seleccione Título en la lista desplegable de Búsqueda e ingrese el título en el campo de formulario Texto de búsqueda, luego presione .
    • Seleccione ISBN en la lista desplegable <Enter> de Búsqueda e ingrese el ISBN en el campo de la forma Texto de búsqueda, luego presione . El ISBN se puede escanear desde el código de barras UPC.
    • Seleccione Código de barras en la lista desplegable de Búsqueda e ingrese el código de barras del material (si se importó en los datos listos para añadir a la estantería) en el campo de formulario Buscar texto, luego presione <Enter>.
  7. Para cada material:
    • Se completarán la signatura topográfica y el código de barras del material. (Puede verificar que la signatura topográfica y el código de barras sean correctos).
    • Coloque el cursor en el campo Código de barras y <Enter> presione para recibir el material.
    • El material aparece en la sección Material(es) procesado(s) en esta sesión, en la parte inferior de la pantalla. Se recibe el material y se crea un registro de existencias locales.