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Importación de facturas y datos de estantería a partir de un archivo MARC

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Descubra cómo importar datos de facturas y de estanterías preparadas desde un archivo MARC en WorldShare Acquisitions.

 Nota: Puede automatizar la recuperación e importación de archivos. Véase Automatizar la recuperación e importación de archivos.

Aspectos básicos de la importación de facturas y datos de estantería

En las tablas siguientes se indica la información que debe incluirse en los ficheros de datos que reciba de su proveedor. Usted y su proveedor deben configurar los archivos de datos antes de poder importarlos a WorldShare Acquisitions. Puede facilitar a su proveedor la información de esta página para confirmar que puede suministrarle los datos de estos campos.

Datos de facturación MARC

La siguiente información debe incluirse en el archivo de datos de la factura que recibe de su proveedor.

 Nota: Si no se utilizan decimales, el sistema los añade al final. Por ejemplo, 56 se convierte en 56.

Datos de la factura MARC - Tabla
MARC Elemento en Adquisiciones Requerido Tipo de entrada Descripción
981 $y Número de orden delSGA1 x (opcional si se proporciona el número de posición de pedido de proveedor) Cadena (Máximo: 40 caracteres) Identificador único asignado por el SGA a un artículo específico pedido.
981 $z Número de pedido delproveedor1 x (opcional si se proporciona el número de posición de pedido WMS) Cadena (Máximo: 40 caracteres) Identificador único proporcionado por un proveedor para un artículo específico solicitado.
990 $b Precio unitario   Decimal (Máximo: 9.999,99) Coste de una unidad de un artículo. (No incluya impuestos ni descuentos, si piensa incluirlos como porcentajes en los 980 $h o $i).
990 $c Gastos de servicio (por unidad)   Decimal (Máximo: 999,99) Gastos de servicio por una sola unidad de un artículo (p. ej. 1,00 $ por cantidad de 5 igual a 5,00 $).
990 $h Porcentaje impositivo   Decimal (Máximo: 100.000) Porcentaje de impuestos aplicado al precio por el vendedor.
 

 Nota: 

  • Puede asignar un valor porcentual de hasta tres decimales (por ejemplo, 7,745%).
  • Los valores porcentuales con cuatro decimales se redondearán a tres decimales (por ejemplo, 7,7454% se redondeará a 7,745%).
  • Por defecto, el valor porcentual tiene dos decimales, a menos que se introduzca un tercer decimal.
990 $i Porcentaje de descuento   Decimal (Máximo: 100,00) Porcentaje de descuento aplicado al precio por el proveedor.
990 $n Cantidad facturada   Entero (Máximo: 999) Número total de ejemplares facturados por su biblioteca para esta Partida de Pedido.
990 $s Gastos de envío (por unidad)   Decimal (Máximo: 999,99) Gastos de envío de una sola unidad.
990 $x Tipo de cambio   Decimal Tipo de cambio para la factura, si la moneda no es la misma que la moneda de la biblioteca. Se usa con moderación.
991 $f Fecha de la factura x Formato de fecha ISO 8601 Fecha de creación de la factura por el vendedor. Utilice el formato AAAA-MM-DD.
991 $m Número de factura x Cadena (Máximo: 256 caracteres) Número utilizado por el proveedor para identificar una factura específica.
1. Se utiliza para hacer coincidir el artículo de la factura con el artículo pedido. Si el archivo de datos de factura contiene el número de posición de pedido WMS y el número de posición de pedido de proveedor, el sistema utilizará el número de posición de pedido WMS como punto de correspondencia.

Notas al configurar la importación de datos de facturas

  1. Sólo puede importar gastos de servicio y envío a nivel de posición de factura utilizando el formato de registro MARC. Para importar gastos de servicio a nivel de factura, utilice el formato EDIFACT.
  2. Los gastos de servicio a nivel de artículo se importan por unidad. Esto significa que la tasa de servicio se multiplicará por la cantidad para calcular la tasa de servicio total del artículo. Si la cantidad es superior a uno, los gastos de servicio podrían ser más elevados de lo previsto.
  3. Los impuestos a nivel de artículo sólo pueden importarse como porcentaje, no como importe.

Datos MARC listos para ser archivados

La siguiente información debe incluirse en el archivo de datos listos para la venta que reciba de su proveedor.

Datos MARC listos para la estantería - Tabla
MARC Elemento en Adquisiciones Tipo de entrada Descripción
959 $b Código de barras Cadena (Máximo: 32 caracteres) Código de barras o designación de la pieza.
959 $t Prefijo Cadena (Máximo: 25 caracteres) Prefijo del número de llamada (por ejemplo REF)
959 $u Número de clase Cadena (Máximo: 100 caracteres) Clasificación parte del número de llamada. (Si no puede separar el número de llamada en partes independientes, incluya todas las partes en el número de clase).
959 $v Cortador/Número de artículo Cadena (Máximo: 25 caracteres) Cortador o parte del número de llamada.
959 $w Sufijo Cadena (Máximo: 25 caracteres) Sufijo del número de llamada (por ejemplo SPAN)
981 $y Número de orden delSGA1 Cadena (Máximo: 40 caracteres) Identificador único asignado por el SGA a un artículo específico pedido.
981 $z Número de pedido delproveedor1 Cadena (máximo 256 caracteres) Identificador único proporcionado por un proveedor para un artículo específico solicitado.
1. Se utiliza para hacer coincidir el artículo de la factura con el artículo pedido. Si el archivo de datos de factura contiene el número de posición de pedido WMS y el número de posición de pedido de proveedor, el sistema utilizará el número de posición de pedido WMS como punto de correspondencia.

Importación de facturas y/o instrucciones de datos listos para la venta

Las instrucciones varían en función del tipo de factura que esté importando (MARC o EDIFACT). Si la factura y los datos de estantería están incluidos en un solo archivo, sólo tendrá que importar el archivo una vez. Si los datos de la factura y de la estantería están en dos archivos, tendrá que importar cada uno de ellos.

 Nota: Los datos de estantería sólo se aplican a las monografías de una sola parte.

Cargar archivo

 Nota: Si los datos de la factura y de la estantería están en un solo archivo, sólo tendrá que seguir este procedimiento una vez. Si tiene dos archivos, debe importar cada uno por separado.

  1. En el menú de navegación de la izquierda, haga clic en Proveedores.
  2. Busque el proveedor cuyos datos desea importar.
  3. En los resultados de la búsqueda de proveedores, haga clic en el Nombre del proveedor.
  4. En el registro de proveedores, haga clic en el acordeón Servicios de intercambio de socios.
  5. Haga clic en Cargar archivo.
  6. En la ventana Importar datos, en la lista Tipo, seleccione Importar factura / datos listos para estantería (MARC).
  7. Haz clic en Examinar.
  8. Localice en su ordenador la factura y/o el archivo de datos listos para la estantería. Haz clic en Abrir.
  9. Haga clic en Cargar.
  10. El sistema confirma que su archivo ha sido cargado.
  11. Haga clic en Cancelar o en la x de la esquina superior derecha para cerrar la ventana Importar datos.
  12. Si sólo ha cargado datos de factura, vaya a Revisar factura y partidas de factura.
  13. Si también ha cargado datos listos para la estantería, vaya también a Recibir artículos listos para la estantería.

Revisar factura y partidas de factura

El archivo que ha cargado aparece en la primera fila del registro de procesamiento. Si no ve el archivo en la tabla, haga clic en el botón Actualizar (Refresh button) situado encima de la tabla. Después de cargar el archivo, también recibirá un correo electrónico con los detalles de importación del archivo.

  1. El sistema crea una factura basada en los datos importados.
  2. La columna Detalles enlaza con la factura creada como resultado de la carga. En la columna Detalles de la importación de facturas, haga clic en el enlace Factura:. Esto le llevará a la factura con los artículos ya añadidos.
    • Los importes de los artículos, los descuentos, los gastos de servicio y los impuestos se rellenarán si están incluidos en el archivo de datos de la factura.
    • También recibirá una notificación por correo electrónico que le informará del estado de la importación y de cada artículo. Este texto de correo electrónico también se puede ver en la columna Detalles del registro de procesamiento.
  3. Para pagar la factura, vaya a Pagar factura.

Recibir artículos listos para la venta

Hay dos formas de recibir artículos listos para su venta:

  • Utilizar los enlaces de los registros de los Servicios de Intercambio de Socios
  • Utilización de la pantalla Recibir y facturar

Reciba artículos listos para la venta utilizando los registros de los Servicios de Intercambio de Socios

Siga las instrucciones siguientes si ha importado un archivo de datos listos para la estantería.

  1. En el menú de navegación de la izquierda, haga clic en Proveedores.
  2. Busque el proveedor cuyos archivos ha importado.
  3. En los resultados de la búsqueda de proveedores, haga clic en el Nombre del proveedor.
  4. En el registro de proveedores, haga clic en el acordeón Servicios de intercambio de socios.
  5. En el Registro de procesamiento, en la columna Detalles, haga clic en el primer enlace Recibir:. Accederá a la pantalla de recepción.
  6. En la navegación de la izquierda, en Recibir y Facturar, en la lista Acción, seleccione Recibir.
  7. Para cada artículo:
    1. Se rellenarán el número de llamada y el código de barras del artículo.
    2. Sitúe el cursor en el campo Código de barras y pulse <Enter> para recibir el artículo.
    3. El elemento aparece en la sección Elementos procesados en esta sesión, en la parte inferior de la pantalla. Se recibe el artículo y se crea un registro de existencias local.
  8. Repita el proceso si hay más enlaces Recibir: en la columna Detalles del registro de procesamiento.

Recibir artículos listos para la venta mediante la pantalla Recibir y facturar

  1. En el menú de navegación de la izquierda, haga clic en Recibir y facturar.
  2. Seleccione Monografía en la lista desplegable Tipo de tratamiento.
  3. Seleccione Recibir en la lista desplegable Acción.
  4. Haga clic en Ver elementos.
  5. Seleccione Número de pedido en la lista desplegable Buscar.
  6. Introduzca el número de pedido (por ejemplo, PO-20218-15) en el campo del formulario Texto de búsqueda y pulse <Enter> para que aparezcan todos los artículos del pedido
    . O
    Realice una de las siguientes acciones para cada elemento:
    • <Enter> Seleccione Títul o en la lista desplegable Buscar e introduzca el título en el campo Texto de búsqueda y, a continuación, pulse .
    • Seleccione ISB N en la list a desplegable Buscar e introduzca el ISBN en el campo Texto de búsqueda y, a continuación, puls <Enter>e . El ISBN puede escanearse a partir del código de barras UPC.
    • Seleccione Código de barras en la lista desplegable Buscar e introduzca el Código de barras del artículo (si se ha importado en los datos listos para la estantería) en el campo Texto de búsqueda y, a continuación, pulse <Enter>.
  7. Para cada artículo:
    • Se rellenarán el número de llamada y el código de barras del artículo. (Puede comprobar que el número de llamada y el código de barras son correctos).
    • Sitúe el cursor en el campo Código de barras y pulse <Enter> para recibir el artículo.
    • El elemento aparece en la sección Elementos procesados en esta sesión, en la parte inferior de la pantalla. Se recibe el artículo y se crea un registro de existencias local.