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Importación de deudas y datos de estantería a partir de un archivo MARC

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Descubra cómo importar datos listos para añadir a la estantería y de facturas desde un archivo MARC en Adquisiciones de WorldShare.

 Nota: puede automatizar la recuperación e importación de archivos. Ver Automatizar la recuperación e importación de archivos.

Aspectos básicos de la importación de datos de facturas y datos listos para añadir a la estantería

Las siguientes tablas describen la información que debe incluirse en los archivos de datos que recibe de su proveedor. Los archivos de datos deben ser configurados por usted y su proveedor antes de que pueda importar archivos de datos a Adquisiciones de WorldShare. Puede proporcionar a su proveedor la información de esta página para confirmar que puede proporcionarle los datos en estos campos.

Datos de factura de MARC

La siguiente información debe incluirse en el archivo de datos de factura que reciba de su proveedor.

 Nota: si no se utilizan puntos decimales, el sistema los agrega al final. Por ejemplo, 56 se convierte en 56.

Datos de facturas de MARC - Tabla
MARC Elemento en adquisiciones Obligatorio Tipo de entrada Descripción
981 $y Material de pedido de WMS número1 x (opcional si se proporciona el número de material de pedido a proveedor) Cadena (máximo: 40 caracteres) Identificador único asignado por WMS para un material específico pedido.
981 $z Material de pedido a proveedor número1 x (opcional si se proporciona el número de material de pedido de WMS) Cadena (máximo: 40 caracteres) Identificador único proporcionado por un proveedor para un material específico pedido.
990 $b Precio unitario   Decimal (Máximo: 9999,99) Coste de una sola unidad de un material. (No incluya impuestos ni descuentos si tiene previsto incluirlos como porcentajes en el campo 980 $h o $i).
990 $c Cargos de servicio (por unidad)   Decimal (Máximo: 999.99) Cargos de servicio por una sola unidad de un material (p. ej. $1,00 para una cantidad de 5 es igual a $5,00).
990 $h Porcentaje de impuesto   Decimal (Máximo: 100.000) Porcentaje de impuesto aplicado al precio por el proveedor.
 

 Nota: 

  • Puede asignar un valor porcentual de hasta tres lugares decimales (por ejemplo, 7,745%).
  • Los valores de porcentaje con cuatro lugares decimales se redondearán a tres lugares decimales (por ejemplo, 7,7454% se redondeará a 7,745%).
  • De manera predeterminada, el valor de porcentaje tiene dos lugares decimales, a menos que se ingrese un tercer lugar decimal.
990 $i Porcentaje de descuento   Decimal (Máximo: 100,00) Porcentaje de descuento aplicado al precio por el proveedor.
990 $n Cantidad facturada   Entero (máximo: 999) Cantidad total de copias facturadas por su biblioteca para este material de pedido.
990 $s Envío y manejo (por unidad)   Decimal (Máximo: 999.99) Cargos de envío y manejo para una sola unidad.
990 $x Tipo de cambio   Decimal Tasa de cambio de la factura, si la moneda no es la misma que la de la biblioteca. Usado con moderación.
991 $f Fecha de factura x Formato de fecha ISO 8601 Fecha en que el proveedor creó la factura. Utilice el formato AAAA-MM-DD.
991 $m Número de factura x Cadena (máximo: 256 caracteres) Número utilizado por el proveedor para identificar una factura específica.
1. Se utiliza para hacer coincidir el material de la factura con el material pedido. Si el archivo de datos de facturas contiene el número de material de pedido WMS y el número de material de pedido a proveedor, el sistema utilizará el número de material de pedido WMS como punto de coincidencia.

Notas al configurar la importación de datos de factura

  • Solo puede importar cargos de servicio y envío a nivel de material de factura con el formato de registro MARC . Para importar cargos de servicio a nivel de factura, utilice el formato EDIFACT.
  • Los cargos de servicio a nivel de material se importan por unidad. Esto significa que el cargo de servicio se multiplicará por la cantidad para calcular el cargo de servicio completo del material. Esto podría dar lugar a cargos de servicio mayores de lo previsto si la cantidad es mayor que uno.
  • Los impuestos a nivel de material solo se pueden importar como porcentaje, no como monto.

Datos MARC listos para añadir a la estantería

La siguiente información debe incluirse en el archivo de datos listos para añadir a la estantería que reciba de su proveedor.

Datos MARC listos para añadir a la estantería - Tabla
MARC Elemento en adquisiciones Tipo de entrada Descripción
959 $b Código de barras Cadena (máximo: 32 caracteres) Código de barras o designación de la pieza.
959 $t Prefijo Cadena (máximo: 25 caracteres) Prefijo de la signatura topográfica (p. ej., REF)
959 $u Número de clasificación Cadena (máximo: 100 caracteres) Parte de clasificación de la signatura topográfica. (Si no puede separar la signatura topográfica en partes separadas, incluya todas las partes en el número de clasificación).
959 $v Cutter/Número de material Cadena (máximo: 25 caracteres) Cutter o ítem es parte de la signatura topográfica.
959 $w Sufijo Cadena (máximo: 25 caracteres) Sufijo de la signatura topográfica (p. ej., SPAN)
981 $y Material de pedido de WMS número1 Cadena (máximo: 40 caracteres) Identificador único asignado por WMS para un material específico pedido.
981 $z Material de pedido a proveedor número1 Cadena (256 caracteres como máximo) Identificador único proporcionado por un proveedor para un material específico pedido.
1. Se utiliza para hacer coincidir el material de la factura con el material pedido. Si el archivo de datos de facturas contiene el número de material de pedido WMS y el número de material de pedido a proveedor, el sistema utilizará el número de material de pedido WMS como punto de coincidencia.

Instrucciones para la importación de datos de factura y/o datos listos para añadir a la estantería

Las instrucciones varían según el tipo de factura que esté importando (MARC o EDIFACT). Si la factura y los datos listos para añadir a la estantería están incluidos en un mismo archivo, solo tendrá que importar el archivo una vez. Si la factura y los datos listos para añadir a la estantería están en dos archivos, deberá importar cada archivo.

 Nota: los datos listos para añadir a la estantería solo se aplican a monografías de una sola parte.

Cargar archivo

 Nota: un proveedor debe estar marcado como En uso para poder cargar datos.

  1. En el menú de navegación izquierdo, expanda Proveedores.
  2. Busque el proveedor cuyos datos está importando.
  3. En los resultados de búsqueda de proveedores, haga clic en Nombre del proveedor.
  4. En el registro del proveedor, haga clic en el acordeón de Partner Exchange Services .
  5. Haga clic en Cargar archivo.
  6. En la ventana Importar datos, de la lista Tipo , seleccione Importar factura / datos listos para añadir a la estantería (MARC).
  7. Haga clic en Elegir archivo.
  8. Ubique el archivo de datos listos para añadir a la estantería o de la factura en su computadora. Haga clic en Abrir.
  9. Haga clic en Cargar.
  10. El sistema confirma que su archivo ha sido cargado.
  11. Haga clic en Cancelar o en la x en la esquina superior derecha para cerrar la ventana Importar datos.
  12. Si solo cargó datos de factura, vaya a Revisar factura y materiales de factura.
  13. Si también cargó datos listos para añadir a la estantería, vaya también a Recibir materiales listos para añadir a la estantería.

Revisar factura y materiales de factura

El archivo que cargó aparece en la primera fila del Registro de procesamiento. Si no ve el archivo en la tabla, haga clic en el botón Actualizar (Botón Actualizar) encima de la tabla. Después de cargar el archivo, también recibirá un correo electrónico con los detalles de importación del archivo.

  1. El sistema crea una factura basada en los datos que importó.
  2. La columna de Detalles enlaza con la factura creada como resultado de la carga. En la columna Detalles de la importación de facturas, haga clic en el enlace Factura:. Esto le llevará a la factura con los materiales ya agregados.
    • Se completarán los montos del material, los descuentos, los cargos de servicio y los impuestos, si están incluidos en el archivo de datos de factura.
    • También recibirá una notificación por correo electrónico con el estado de la importación y de cada material. El texto de este correo electrónico también se puede ver en la columna Detalles del registro de procesamiento.
  3. Para pagar la factura, vaya a Pagar factura.

Recibir materiales listos para añadir a la estantería

Hay dos formas de recibir materiales listos para añadir a la estantería:

  • Uso de los enlaces en los registros de Partner Exchange Services
  • Uso de la pantalla Recibir y facturar

Reciba materiales listos para añadir a la estantería utilizando los registros de los Servicios de intercambio de socios

Siga las instrucciones a continuación si importó un archivo de datos listo para añadir a la estantería.

  1. En el menú de navegación izquierdo, expanda Proveedores.
  2. Busque el proveedor cuyos archivos importó.
  3. En los resultados de búsqueda de proveedores, haga clic en Nombre del proveedor.
  4. En el registro del proveedor, haga clic en el acordeón de Partner Exchange Services .
  5. En el registro de procesamiento, en la columna Detalles, haga clic en el primer enlace Recibir:. Esto le llevará a la pantalla Recibiendo.
  6. En el panel de navegación izquierdo, bajo Recibir y facturar, en la lista de acciones, seleccione Recibir.
  7. Para cada material:
    1. Se completarán la signatura topográfica y el código de barras del material.
    2. Coloque el cursor en el campo Código de barras y <Enter> presione para recibir el material.
    3. El material aparece en la sección Material(es) procesado(s) en esta sesión, en la parte inferior de la pantalla. Se recibe el material y se crea un registro de existencias locales.
  8. Repita el proceso si hay enlaces adicionales de Recibir: listados en la columna de Detalles del Registro de procesamiento.

Reciba materiales listos para añadir a la estantería usando la pantalla Recibir y facturar

  1. En el menú de navegación izquierdo, expanda Recibir y facturar.
  2. Seleccione Monografía de la lista desplegable Tipo de procesamiento.
  3. Seleccione Recibir en la lista desplegable Acción.
  4. Haga clic en Ver materiales.
  5. Seleccione el número de pedido en la lista desplegable de búsqueda.
  6. Ingrese el número de pedido (p. ej., PO-20218-15) en el campo de formulario Texto de búsqueda y <Enter> presione para que aparezcan todos los materiales en el pedido.
    O
    Realice una de las siguientes acciones para cada material:
    • <Enter> Seleccione Título en la lista desplegable de Búsqueda e ingrese el título en el campo de formulario Texto de búsqueda, luego presione .
    • Seleccione ISBN en la lista desplegable <Enter> de Búsqueda e ingrese el ISBN en el campo de la forma Texto de búsqueda, luego presione . El ISBN se puede escanear desde el código de barras UPC.
    • Seleccione Código de barras en la lista desplegable de Búsqueda e ingrese el código de barras del material (si se importó en los datos listos para añadir a la estantería) en el campo de formulario Buscar texto, luego presione <Enter>.
  7. Para cada material:
    • Se completarán la signatura topográfica y el código de barras del material. (Puede verificar que la signatura topográfica y el código de barras sean correctos).
    • Coloque el cursor en el campo Código de barras y <Enter> presione para recibir el material.
    • El material aparece en la sección Material(es) procesado(s) en esta sesión, en la parte inferior de la pantalla. Se recibe el material y se crea un registro de existencias locales.