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Automatice las reclamaciones de publicaciones seriadas

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Descubra cómo automatizar la reclamación de publicaciones seriadas en Adquisiciones de WorldShare.

Descripción

Puede automatizar la reclamación de los ejemplares seriados faltantes o retrasados. Para reclamar automáticamente los ejemplares seriados, deberá:

  • Cree búsquedas guardadas para los diferentes conjuntos de ejemplares que desee reclamar automáticamente.
  • Cree trabajos automatizados para cada búsqueda guardada y prográmelos para que se ejecuten a intervalos regulares.

Una vez que se creen y guarden sus búsquedas guardadas y trabajos automatizados, los ejemplares serán reclamados de acuerdo con el (los) programa(s) que usted especificó.

Cuando se procesa un trabajo, los ejemplares se agrupan y reclaman por proveedor. Si se incluyen varios proveedores en un trabajo, las reclamaciones se enviarán a cada proveedor. Para que el sistema automatice la reclamación de los ejemplares seriados, usted debe tener:

  • Un material de pedido de suscripción para el número de OCLC en Adquisiciones de WorldShare.
  • Un contacto del proveedor con una dirección de correo electrónico asignada.

Si el nombre del proveedor de una publicación seriada está en blanco, o el contacto del proveedor no tiene una dirección de correo electrónico asignada, no se reclamarán los ejemplares seriados. Recibirá una notificación por correo electrónico si hay algún problema con el proceso de reclamación.

Mejores prácticas

  • Todas las frecuencias de publicación utilizadas por su biblioteca deben estar cubiertas por sus búsquedas guardadas.
  • Los períodos de demora (días desde la fecha de publicación prevista o días desde la fecha de la última reclamación) deben coincidir con sus expectativas para ese tipo de ejemplar y/o frecuencia de publicación.
  • OCLC recomienda configurar dos búsquedas guardadas independientes:
    • Una búsqueda guardada de ejemplares que nunca se reclamaron.
    • Una búsqueda guardada de ejemplares que ya han sido reclamados.

    Esto se debe a que la demora de los ejemplares que nunca se reclamaron se basa en la fecha de publicación esperada, mientras que la demora de los ejemplares que se reclamaron anteriormente probablemente se base en la Fecha de la última reclamación. 

Crear búsquedas guardadas

Debe crear una búsqueda guardada para cada uno de los trabajos automatizados que desee habilitar. Cada trabajo automatizado reclamará todos los ejemplares en la búsqueda guardada según lo programado, por lo que es conveniente que cree sus búsquedas guardadas de manera adecuada.

Los filtros que aplica a sus búsquedas guardadas determinan qué tan específicas o generales son. Si bien puede utilizar cualquiera de los filtros de búsqueda disponibles para crear una búsqueda guardada y el trabajo automatizado asociado, OCLC recomienda configurar las búsquedas guardadas por frecuencia de publicación. Esto le permite establecer un período de demora de reclamación diferente para cada frecuencia de publicación.

Los siguientes flujos de trabajo muestran cómo crear búsquedas guardadas por frecuencia de publicación. Los pasos serán los mismos independientemente de los filtros que elija para crear sus búsquedas guardadas.

Crear búsquedas guardadas para los ejemplares que nunca se reclamaron

  1. Navegue hasta Ejemplares seriados > Ejemplares faltantes. Se abrirá la pantalla de ejemplares faltantes.
  2. Haga clic en Frecuencia de publicación > Semanal > Aplicar para establecer la frecuencia de publicación en semanal.
  3. Haga clic en Publicación esperada, ingrese la cantidad de días (p. ej., 7) en el campo de texto Más de que desea esperar antes de reclamar el ejemplar y luego haga clic en Aplicar. Esto le indicará al trabajo automatizado que espere ese número de días (p. ej., 7) antes de reclamar los ejemplares semanales.
  4. Haga clic en Reclamaciones > De e ingrese 0 en los dos campos de texto del rango De. Establecer el rango de reclamaciones de 0 a 0 asegurará que solo los ejemplares que nunca han sido reclamados sean devueltos en la búsqueda guardada.
  5. Haga clic en Guardar búsqueda para abrir el cuadro de diálogo Guardar búsqueda.
  6. En el cuadro de diálogo Búsqueda guardada, ingrese Números semanales de último momento - Nunca reclamados en el campo de texto Nombre.
  7. Haga clic en Guardar.
  8. Repita los pasos 1 a 7 para frecuencias de publicación adicionales que nunca hayan sido reclamadas utilizando los valores que se detallan a continuación.
Búsquedas guardadas para publicaciones que nunca han sido reclamadas - Valores
Frecuencia de publicación Días desde la fecha de publicación prevista Reclamaciones Nombre de la búsqueda guardada
Dos veces por semana 14 0 a 0 Ejemplares quincenales tardíos - Nunca reclamados
Mensualmente 20 0 a 0 Ejemplares mensuales tardíos - Nunca reclamados
Bimestral 30 0 a 0 Ejemplares bimensuales tardíos - Nunca reclamados
Trimestral 40 0 a 0 Últimos ejemplares del trimestre - Nunca reclamados
3/año 50 0 a 0 Últimos 3 ejemplares/año - Nunca reclamados
Semestral 60 0 a 0 Emisiones semestrales tardías - Nunca reclamadas
Anual 90 0 a 0 Emisiones anuales tardías - Nunca reclamadas
Cada 2 años 90 0 a 0 Ejemplares bienales tardíos - Jamás reclamados

Cree búsquedas guardadas para los ejemplares que ya hayan sido reclamados

Puede crear búsquedas guardadas de ejemplares que ya han sido reclamados modificando sus búsquedas guardadas de ejemplares que nunca han sido reclamados.

  1. Navegue hasta Ejemplares seriados > Búsquedas de ejemplares faltantes. Se abre la pantalla Búsqueda de ejemplares faltantes.
  2. Ingrese los términos de búsqueda en el campo de texto Buscar búsquedas guardadas... y luego haga clic en Buscar.
  3. Haga clic en el nombre de la búsqueda guardada que desee para ver y editar la búsqueda guardada.
  4. Haga clic en Publicación esperada > Restablecer para borrar la cantidad de días.
  5. Haga clic en Reclamos y cambie la cantidad de reclamos de 0 a 0 por:
    • Ingrese 1 y la cantidad máxima de veces que desea reclamar un ejemplar (por ejemplo, 7) en los campos de texto del rango Desde . Esto configurará su búsqueda guardada para reclamar ejemplares hasta 7 veces. Después de 7 reclamaciones, el sistema dejará de reclamar ejemplares.
      O
    • Hacer clic en Mayor que e ingresar 1 en el campo de texto. Esto configurará su búsqueda guardada para reclamar los ejemplares indefinidamente hasta que deje de reclamarlos manualmente o hasta que se reciban los ejemplares.
  6. Haga clic en Última reclamación, ingrese la cantidad de días (p. ej., 5) en el campo de texto Más de que desea esperar antes de reclamar el ejemplar y luego haga clic en Aplicar. Esto le indicará al trabajo automatizado que espere ese número de días (por ejemplo, 5) antes de reclamar los ejemplares semanales.
  7. Haga clic en la flecha hacia abajo Guardar búsqueda (acquisitions-save-search-down-arrow.png) para abrir el menú Búsqueda guardada y luego haga clic en Guardar como. Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar búsqueda como.
  8. En el cuadro de diálogo Guardar búsqueda como, ingrese Ejemplares semanales de último momento - Ya reclamados en el campo de texto Nombre.
  9. Haga clic en Guardar.
  10. Repita los pasos 1 a 9 para el resto de sus búsquedas guardadas de ejemplares que nunca se reclamaron utilizando los valores que se detallan a continuación.
Búsquedas guardadas de ejemplares que ya han sido reclamados - Valores
Frecuencia de publicación Días desde
Fecha del último reclamo		 Reclamaciones Nombre de la búsqueda guardada
Dos veces por semana 7 Más de 1
O
1 a Preferencia de usuario (p. ej., 7)		 Ejemplares quincenales tardíos - Ya reclamados
Mensualmente 10 Más de 1
O
1 a Preferencia de usuario (p. ej., 7)		 Ejemplares mensuales tardíos - Ya reclamados
Bimestral 15 Más de 1
O
1 a Preferencia de usuario (p. ej., 7)		 Ejemplares bimensuales tardíos - Ya reclamados
Trimestral 15 Más de 1
O
1 a Preferencia de usuario (p. ej., 7)		 Últimos ejemplares trimestrales - Ya reclamados
3/año 20 Más de 1
O
1 a Preferencia de usuario (p. ej., 7)		 Últimos 3 ejemplares/año - Ya reclamados
Semestral 20 Más de 1
O
1 a Preferencia de usuario (p. ej., 7)		 Ejemplares semestrales tardíos - Ya reclamados
Anual 20 Más de 1
O
1 a Preferencia de usuario (p. ej., 7)		 Emisión anual tardía - Ya reclamada
Cada 2 años 20 Más de 1
O
1 a Preferencia de usuario (p. ej., 7)		 Ejemplares bienales tardíos - Ya reclamados

Crear una búsqueda guardada para todos los ejemplares reclamados por encima del límite máximo

(Opcional) Puede crear una búsqueda guardada que capture todos los ejemplares reclamados por encima del límite máximo. Puede utilizar esta búsqueda para revisar si es necesario detener la reclamación de los ejemplares que aparecen.

  1. Navegue hasta Ejemplares seriados > Ejemplares faltantes. Se abrirá la pantalla de ejemplares faltantes.
  2. Haga clic en Reclamaciones > Más de, ingrese la cantidad máxima de veces que desea reclamar un ejemplar (p. ej., 7) en el campo de texto y haga clic en Aplicar.
  3. Haga clic en Guardar búsqueda para abrir el cuadro de diálogo Guardar búsqueda.
  4. En el cuadro de diálogo Búsqueda guardada, ingrese un nombre para su búsqueda en el campo de texto Nombre.
  5. Haga clic en Guardar.

Crear trabajos automatizados

Se debe crear un trabajo automatizado para cada una de sus búsquedas guardadas.

  1. Navegue hasta Trabajos automatizados > Trabajos > Nuevo trabajo. Se abre el cuadro de diálogo Nuevo trabajo.
  2. Ingrese los ejemplares semanales tardíos - Nunca reclamados en el campo de texto Nombre.
  3. Seleccione Reclamación de publicación seriada en la lista desplegable Tipo.
  4. Haga clic en Guardar. Se abre la pantalla de configuración del trabajo.
  5. En la pantalla de configuración del trabajo:
    1. Ingrese los ejemplares semanales tardíos - Nunca reclamados en el campo de texto de búsqueda guardada.
       Nota: este es un campo de texto de sugerencia automática. Las sugerencias automáticas para los elementos correspondientes al campo comienzan con la primera pulsación de tecla en el campo de texto.
    2. En el campo Responder a, seleccione un contacto de la biblioteca. Esta es la persona en su biblioteca a quien el proveedor puede contactar en relación con la reclamación de publicaciones seriadas. El contacto predeterminado es la primera persona que figura en el registro de OCLC WorldCat Registry para su biblioteca.
      1. (Opcional) Cambie el contacto Responder a.
        1. Haga clic en Cambiar.
        2. Haga clic en el campo Elegir para buscar entre todos los usuarios. Utilice el campo de texto para buscar un nombre o seleccione un nombre de la lista.
           Nota: este es un campo de texto de sugerencia automática. Las sugerencias automáticas para los elementos correspondientes al campo comienzan con la primera pulsación de tecla en el campo de texto. Las sugerencias automáticas incluyen una dirección de correo electrónico para el usuario que se extrae de la notificación de entrega del módulo Administración de WorldShare. Si no existe un correo electrónico en la sección de Notificación de entrega, se utilizará la dirección de correo electrónico del registro de la biblioteca .
        3. Haga clic en un nombre de la lista para que sea el contacto de la biblioteca.
      2. (Opcional) Selecciona No responder.
    3. (Opcional) Seleccione el texto de reclamación personalizado de la lista desplegable Texto de reclamación personalizado. Si se selecciona esta opción, este texto aparecerá en todas las reclamaciones realizadas con este trabajo. Puede crear un texto de reclamación personalizado en la Configuración de la institución.
    4. Seleccione el Programa bajo el cual desea enviar reclamaciones a proveedores de la lista desplegable.
      • Inactivo : se utiliza cuando no desea habilitar el trabajo.
      • Diariamente : seleccione la hora del día.
      • Semanalmente : seleccione un día de la semana y una hora del día.
      • Mensualmente : seleccione un día del mes y una hora del día.
      • Solo manual : utilícela solo si desea ejecutar este trabajo manualmente mediante el botón Ejecutar en la parte superior de la página.
    5. Ingrese el nombre del usuario que desea que sea notificado cada vez que se ejecute el trabajo en el campo de texto Notificar. Este usuario recibirá un informe por correo electrónico con la cantidad de ejemplares reclamados, junto con una lista de los ejemplares que se reclamaron correctamente y de los que no se pudieron reclamar.
       Nota: este es un campo de texto de sugerencia automática. Las sugerencias automáticas para los elementos correspondientes al campo comienzan con la primera pulsación de tecla en el campo de texto. Las sugerencias automáticas incluyen una dirección de correo electrónico para el usuario que se extrae de la notificación de entrega del módulo Administración de WorldShare. Si no existe un correo electrónico en la sección de Notificación de entrega, se utilizará la dirección de correo electrónico del registro de la biblioteca .
    6. Haga clic en Guardar.
  6. Repita los pasos 1 a 6 para el resto de sus búsquedas guardadas usando los valores que se detallan a continuación.
Crear trabajos automatizados y vincular a búsquedas guardadas - Valores
Crear un trabajo automatizado denominado... Enlace a la búsqueda guardada denominada...
Ejemplares quincenales tardíos - Nunca reclamados Ejemplares quincenales tardíos - Nunca reclamados
Ejemplares mensuales tardíos - Nunca reclamados Ejemplares mensuales tardíos - Nunca reclamados
Ejemplares bimensuales tardíos - Nunca reclamados Ejemplares bimensuales tardíos - Nunca reclamados
Últimos ejemplares del trimestre - Nunca reclamados Últimos ejemplares del trimestre - Nunca reclamados
Últimos 3 ejemplares/año - Nunca reclamados Últimos 3 ejemplares/año - Nunca reclamados
Emisiones semestrales tardías - Nunca reclamadas Emisiones semestrales tardías - Nunca reclamadas
Emisiones anuales tardías - Nunca reclamadas Emisiones anuales tardías - Nunca reclamadas
Ejemplares bienales tardíos - Jamás reclamados Ejemplares bienales tardíos - Jamás reclamados
Ejemplares semanales tardíos - Ya reclamados Ejemplares semanales tardíos - Ya reclamados
Ejemplares quincenales tardíos - Ya reclamados Ejemplares quincenales tardíos - Ya reclamados
Ejemplares mensuales tardíos - Ya reclamados Ejemplares mensuales tardíos - Ya reclamados
Ejemplares bimensuales tardíos - Ya reclamados Ejemplares bimensuales tardíos - Ya reclamados
Últimos ejemplares trimestrales - Ya reclamados Últimos ejemplares trimestrales - Ya reclamados
Últimos 3 ejemplares/año - Ya reclamados Últimos 3 ejemplares/año - Ya reclamados
Ejemplares semestrales tardíos - Ya reclamados Ejemplares semestrales tardíos - Ya reclamados
Emisión anual tardía - Ya reclamada Emisión anual tardía - Ya reclamada
Ejemplares bienales tardíos - Ya reclamados Ejemplares bienales tardíos - Ya reclamados

Ver los registros de actividad de un trabajo de reclamación de publicaciones seriadas automatizada

Puede ver el estado de una reclamación de trabajo seriada automatizada con el registro de actividad de trabajo automatizado. El registro de actividad proporciona los mismos detalles que la notificación por correo electrónico enviada después de cada ejecución.

  1. Navegue hasta Trabajos automatizados > Trabajos.
  2. Seleccione Reclamación(es) de publicaciones seriadas del filtro Tipo y haga clic en Aplicar.
  3. Haga clic en el nombre del trabajo para ver la pantalla de trabajo de reclamación de publicaciones seriadas.
  4. En la pantalla de trabajo de reclamación de publicaciones seriadas, haga clic en Registro de actividad para abrir el acordeón.
  5. (Opcional) Haga clic en Ver detalles en la columna Mensaje de estado para abrir el cuadro de diálogo Detalles del registro, que proporciona detalles adicionales sobre el proceso de actividad, incluido el motivo por el cual un ejemplar no se reclamó.

 Nota: hay dos razones principales por las que el sistema no puede reclamar automáticamente un ejemplar de una búsqueda guardada.

  • El ejemplar no tiene ningún proveedor asociado : los proveedores están asociados con un ejemplar cuando existe un material de pedido de suscripción con el mismo número de OCLC que el título del ejemplar. Si no hay ningún material de pedido y, por lo tanto, proveedor, está asociado con la entrega, el sistema no puede determinar a dónde enviar la reclamación. En la notificación por correo electrónico de este trabajo automatizado, verá una sección con una lista de ejemplares etiquetados como Sin proveedor. Debe crear materiales de pedido para estos títulos para que se realice la reclamación automática de ejemplares.
  • El ejemplar tiene un proveedor asociado, pero el proveedor no tiene información de contacto o no hay una dirección de correo electrónico para el contacto proporcionado : si el proveedor asociado con el ejemplar no tiene información de contacto o no tiene correo electrónico, no hay forma de determinar la dirección de correo electrónico para cual enviar la reclamación. Estos errores también se informan en la notificación por correo electrónico del trabajo automatizado. A continuación, puede agregar la información de contacto adecuada para este proveedor.

Columnas de Registro de actividad y Detalles de registro disponibles

Columnas Registro de actividad y Detalles de registro - Tabla
Columna Descripción
Fecha La fecha y hora en que se procesó el archivo.
Tipo El tipo de archivo que se procesó (es decir, trabajo automatizado: reclamación de publicaciones seriadas).
Resultado El resultado del archivo que se procesó (p. ej., 13 de 13 ejemplares reclamados a un proveedor).
Detalles Detalles adicionales sobre el archivo que se procesó.
Estado Ícono asociado con la gravedad del archivo que se procesó (Éxito, Advertencia o Error).
Mensaje de estado El estado del archivo que se procesó (Completado o con errores). Si el estado es Completa, el enlace Ver detalles estará presente. Haga clic en Ver detalles para abrir el cuadro de diálogo Detalles de registro.