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Servicio de soporte de OCLC

Establecer la integración

Encuentre información sobre cómo configurar la integración entre WorldShare Circulation y WorldShare Interlibrary Loan.

Las bibliotecas suscritas a WorldShare Interlibrary Loan y WorldShare Management Services pueden agilizar el proceso de préstamo interbibliotecario y el flujo de trabajo con la integración de WorldShare Interlibrary Loan y WorldShare Circulation. Los bibliotecarios y el personal que procesan préstamos ILL ya no tendrán que actualizar WorldShare Circulation manualmente para crear artículos temporales y retenciones de usuarios, cobrar tarifas ILL a usuarios, retirar artículos que su biblioteca está prestando o retirar artículos al final del período de préstamo.

Este tema proporciona detalles sobre cómo configurar la integración de WorldShare ILL y WorldShare Circulation.  Todos los pasos deben completarse para que la integración funcione correctamente.

Configuración del servicio

Para configurar la integración, necesita acceder a Configuración del servicio. Si no tiene acceso, pídale al administrador de WorldShare Management Services (WMS), al bibliotecario de sistemas o al miembro del personal encargado de la configuración que le ayude con el acceso y la configuración.

Resumen y lista de pasos a seguir 

Hecho Acción de configuración del servicio Descripción
  Paso 1: Consideraciones políticas y configuración  Antes de activar la integración, revise sus Políticas de circulación y configure su ubicación de estanterías y la cuenta de usuario de la institución prestataria.
  Paso 2: Activar la integración de WorldShare Circulation con WorldShare Interlibrary Loan Utilizando la sección Configuración de ILL en el módulo WMS Circulation de la Configuración del servicio de OCLC, habilite la integración e introduzca información sobre el código de barras del usuario de la institución prestataria, la ubicación de retención de artículos temporales deseada y la ubicación de las estanterías, así como las políticas opcionales de tarifas del usuario para los materiales de ILL.
  Paso 3: Edite su formulario de solicitud de patrocinio Añada un campo de identificación del usuario al formulario de solicitud para que los usuarios introduzcan su código de barras. Esta entrada conecta la solicitud con la cuenta del usuario y crea una solicitud de retención en WorldShare Circulation.
  Paso 4: Activar la integración Una vez completados los pasos anteriores, active la integración de WorldShare Interlibrary Loan y WorldShare Circulation.

Paso 1: Consideraciones políticas y configuración

Las siguientes políticas de circulación pueden establecerse en el módulo WMS Circulation o en el módulo WorldShare ILL de Service Configuration. 

Revisar las políticas de integración de los empréstitos:

Determine la ubicación del artículo y la ubicación de la estantería que se utilizarán para los artículos temporales creados en WorldShare Circulation.  Esto determinará qué políticas de Circulación se invocarán para las solicitudes de préstamo interbibliotecario, así como el lugar en el que se registra el artículo temporal y la sucursal en la que se cumplen las retenciones.  Esta ubicación se introducirá en la sección ILL Settings del módulo WorldShare Circulation de la configuración del servicio en el paso 2.

En función de la ubicación elegida para el depósito y la estantería, revise las siguientes políticas de circulación:

Política Consideraciones

Política de notificación de circulación

 

Determine qué notificaciones enviar a los usuarios.

Avisos de circulación:

  • Notificación de facturas
  • Notificación de recogida en espera
  • Notificación de caducidad de la reserva
  • Notificación de préstamo vencido
  • Notificaciones de retirada

 

Política de límites de préstamo y matriz de límites de préstamo

Las renovaciones de WorldShare ILL no se reflejarán automáticamente en Circulación.  

Para evitar que los usuarios puedan renovar materiales en WorldCat Discovery, establezca el Límite de tiempo de renovación en cero (0).

Política de Préstamos y Mapa de la Política de Préstamos

Determinar la facturación, los periodos de préstamo, las renovaciones y las retiradas de artículos de préstamo interbibliotecario.

 Nota: En la salida, la fecha de vencimiento volverá a ser la más restrictiva de la política de circulación o la fecha de vencimiento de la solicitud de préstamo interbibliotecario. 

Bill Reason

Establezca un motivo de facturación para indicar que se está facturando al usuario por los artículos de préstamo interbibliotecario.  

Para que se apliquen las tasas de ILL, el motivo de factura asociado debe estar configurado como Se aplica a todo en el ajuste Asociado a.

Política de Cumplimiento de Retencionesy Mapa de Política de Cumplimiento de Retenciones

Determine el aviso de recogida y la fecha de caducidad de los artículos de préstamo interbibliotecario.

Mapa de las ubicaciones de recogida de retenciones

La integración de WorldShare ILL permite a las bibliotecas elegir las sucursales del Registro como lugares de recogida. Si no se selecciona un lugar de recogida en la solicitud o el lugar de recogida en la solicitud no es una sucursal WMS, la solicitud de retención de Circulación utilizará por defecto la sucursal de origen del usuario como lugar de recogida. 

Asegúrese de que las reservas creadas por WorldShare ILL tienen ubicaciones de recogida válidas incluyendo una fila en el mapa de ubicaciones de recogida de reservas donde la ubicación de la reserva sea la ubicación de WS ILL, la ubicación de la estantería esté establecida en Todas y todas las sucursales de origen de los usuarios estén representadas en las ubicaciones de recogida predeterminadas y/o en las ubicaciones de recogida alternativas.

Revisar las políticas de integración de Préstamos:

Cree una cuenta de usuario de la institución prestataria para sacar materiales que se prestarán a otras instituciones a través del Préstamo Interbibliotecario WorldSHare.  

  1. En el módulo Admin, haga clic en Gestión de usuarios y seleccione Nuevo usuario.
  2. Introduzca la información requerida: Código de barras, tipo de usuario y sucursal.
  3. Opcional. Introduzca una dirección de correo electrónico asociada a una cuenta de personal para recibir notificaciones sobre solicitudes de préstamo.

Cuando preste materiales, utilizará esta cuenta para retirar sus artículos a las bibliotecas prestatarias.  Al visualizar el artículo en WorldShare Circulation, los detalles del artículo incluirán el ID de la solicitud y la institución prestataria como referencia adicional.

Screenshot highlighting the item status of an item loaned to a borrowing library

Política Consideraciones

Política de notificación de circulación

 

Si lo desea, configure las notificaciones de materiales atrasados para que se envíen a la cuenta de usuario de su institución prestataria.  Determine qué notificaciones deben enviarse a la entidad prestataria.

Los avisos de circulación se enviarán a la dirección de correo electrónico incluida en la cuenta de mecenas de la institución creada por ésta.

  • Notificación de facturas
  • Notificación de préstamo vencido
  • Notificación de retirada

Política de tipos de mecenas

Verifique la configuración del tipo de usuario asignado a la cuenta de usuario de su institución prestataria.

 Nota: Todos los límites deben establecerse en Sin límite para evitar que se bloquee la cuenta.

Política de Préstamos y Mapa de la Política de Préstamos

Determinar la facturación, los periodos de préstamo, las renovaciones y las retiradas de artículos de préstamo interbibliotecario.

 Nota: La fecha de vencimiento utilizará la fecha especificada por el prestamista en la solicitud de préstamo interbibliotecario.

Paso 2: Activar la integración de WorldShare Circulation con WorldShare Interlibrary Loan

Utilice la sección Configuración de ILL en la Configuración del servicio de OCLC para introducir la configuración relacionada con la información de Circulación que se utilizará con la integración de WorldShare ILL.

  1. Desde la Configuración del servicio de OCLC, navegue hasta el módulo WMS Circulation y seleccione Integrations and ILL Settings
  2. En la sección Tipasa y WorldShare ILL, seleccione junto a Activar.
  3. Introduzca la información requerida:
     
    Campo Descripción
    Código de barras de la institución prestataria El código de barras de la cuenta de usuario de la institución prestataria creada en el paso 1.  Este código de barras se utiliza cuando se sacan artículos para prestarlos a instituciones prestatarias en Préstamo Interbibliotecario WorldShare. 
    Almacén temporal de artículos

    Designe la ubicación de retención para los artículos temporales creados en WorldShare Circulation.

    Los artículos se retendrán en el lugar designado y es posible que tengan que ser enviados a la sucursal de recogida especificada por el usuario.

    Ubicación de la estantería de artículos temporales

    Designe la ubicación de la estantería de artículos para los artículos temporales creados en WorldShare Circulation. 

    Los artículos temporales se crearán en el lugar designado. 

     Nota: Estos ajustes son necesarios para la integración tanto con el préstamo como con el préstamo en WorldShare ILL.

  4. Opcional.  Si cobra tasas a los usuarios por su material de préstamo interbibliotecario, introduzca la información en la sección Tasas.  Utilice esta sección para aplicar las políticas de facturación para sus materiales de préstamo interbibliotecario.

    Si se activa, las facturas de los usuarios se calculan cuando la biblioteca de préstamo marca una solicitud como Enviada.  La tarifa aparecerá en la pestaña Facturas del registro de Circulación del usuario.  El ID de solicitud aparecerá en la nota de factura.
    • Cuando se retira un artículo, el sistema evalúa las filas del mapa en este orden hasta encontrar una coincidencia:
      1. De arriba abajo (filas)
      2. De izquierda a derecha (ajustes en filas)
         
    • Campos de la cuota de mecenas:
       
      Campo Descripción
      Política de mecenazgo Políticas basadas en las limitaciones de las cuentas de los usuarios.  Para más información, consulte la Política de Tipos de Mecenas.  
      Tipo de servicio Determine si esta política es aplicable a las solicitudes de Préstamo o Copia.
      Bill Reason

      Indique qué Bill Reason debe aplicarse a esta póliza.  

      Para que se apliquen las tasas de ILL, el motivo de factura asociado debe estar configurado como Se aplica a todo en el ajuste Asociado a.  

      Consulte Bill Reason para más información. 

      Tipo de tasa

      Determinar el tipo de tasa que se va a cobrar:

      • Fijo
        • Se aplica una cantidad fija a la cuenta del usuario en la moneda local del SGA.
      • Comisión de préstamo
        • El cargo de la entidad prestamista se imputa a la cuenta del usuario.
          •  Si la moneda de la tasa de préstamo difiere de la moneda local de su WMS, la tasa será una Tasa fija en la moneda local de su WMS. Establezca la Alternativa de gastos de préstamo para determinar el importe de esta comisión fija.
      Importe de la tasa

      Establezca el importe de la cuota fija.

      Este importe se cargará al usuario independientemente de la tarifa de la biblioteca prestataria.

      Si no desea facturar a un cliente en determinados casos, configúrelo:

      • Tipo de tasa a fija
      • Importe de la tasa a 0,00
      Préstamo Carga Alternativa

      Establezca el importe de la cuota fija si la moneda del cargo por préstamo difiere de la moneda local de su WMS. 

      Si no desea facturar a un cliente en determinados casos, configúrelo:

      • Tipo de tasa a fija
      • Importe de la tasa a 0,00

       
  5. Haga clic en Guardar.

Paso 3: Edite su formulario de solicitud de patrocinio

Para utilizar la integración con el WorldCat Discovery Patron Request Form:

Debe tener configurado el formulario de solicitud del usuario con el campo ID del usuario para que los usuarios deban introducir su código de barras cuando envíen solicitudes de préstamo interbibliotecario. Si aún no tiene configurado este campo, siga los pasos que se indican a continuación. Para obtener información adicional sobre la edición del formulario de solicitud de los usuarios, consulte Configurar los formularios de solicitud de los usuarios.

  1. Haga clic en WorldShare ILL > Patron Request Workforms en el menú de la izquierda. 
  2. Asegúrese de que dispone de un campo ID de cliente en su formulario. Puede cambiar el nombre de este campo por Código de barras del usuario u otra terminología específica de la biblioteca para indicar al usuario que introduzca esta información.
  3. Optional—Instructions for your patrons: Patrons must enter their patron barcode in the Patron Request Form. It will automatically populate if the user is signed in. You may want to add a Note to Patron field below the Patron ID field on your form to provide information about what must be entered (e.g., Please enter your 9-digit patron barcode in the field above.).
  4. Select the required check box for the Patron ID field to require patrons to enter this information when placing a request. If no Patron ID or an invalid Patron ID is entered, the integration process will not work. Patron ID's will be automatically linked to the request if the user is signed in.
  5. Haga clic en Guardar.

Para utilizar la integración sin el formulario de solicitud de mecenas:

Si no utiliza el formulario de solicitud del usuario en WorldCat Discovery para permitir que los usuarios creen sus propias solicitudes, el personal puede proporcionar el ID del usuario en la pantalla de solicitud de préstamo interbibliotecario para activar la integración Préstamo interbibliotecario-Circulación de WorldShare.

Paso 4: Activar la integración de WorldShare Interlibrary Loan y WorldShare Circulation

Una vez completados los pasos anteriores, active la integración de WorldShare Interlibrary Loan y WorldShare Circulation.

 Atención: Activar las funciones en esta página es el último paso.  La integración se activará en función de los ajustes configurados después de guardar esta página.

  1. Navegue hasta su módulo WorldShare ILL de la Configuración de servicios de OCLC y seleccione Integración de circulación.
  2. Seleccione la casilla Activado junto a Activar integración de circulación
  3. Seleccione WMS en el menú desplegable ILS .
  4. Opcional.  Configure opciones adicionales para Préstamos y/o Préstamos.
  5. Click Save.
Opciones de préstamo:  
Configuración Descripción
Crear el registro de artículos de circulación en recibidos Cuando el artículo se marca como Recibido en WorldShare Interlibrary Loan, el artículo temporal se crea en WorldShare Circulation.
Utilizar el código de barras del proveedor

El código de barras del artículo enviado por el proveedor es el código de barras del artículo introducido por la biblioteca prestamista en la solicitud.  Si se activa, el código de barras del proveedor se actualiza automáticamente en el campo Código de barras temporal de la solicitud de préstamo.  

 Nota: El código de barras del proveedor puede sobrescribirse en la solicitud.

Si el proveedor no introduce un código de barras en la solicitud, deberá introducirlo manualmente al recibir el artículo.  Puede seleccionar el valor que desee para el código de barras, como el código de barras del artículo o el ID de solicitud de préstamo interbibliotecario.

Utilizar el ID de la solicitud como código de barras del artículo El ID de la solicitud es un número único asignado a su solicitud de préstamo interbibliotecario una vez enviada. Si se activa, el ID de la solicitud se actualiza automáticamente en el campo Código de barras temporal de la solicitud de préstamo.
 

 Nota: El código de barras del proveedor puede sobrescribirse en la solicitud.

Comprobación del artículo devuelto Cuando el artículo se actualiza a Devuelto en WorldShare Interlibrary Loan, el artículo temporal se registra en WorldShare Circulation.
Cobrar al patrón por el envío Imputar automáticamente una tarifa al usuario cuando la biblioteca prestataria marque una solicitud como Enviada / En tránsito.

Opciones de préstamo:  
Configuración Descripción
Comprobar artículo enviado Cuando el personal de Préstamo Interbibliotecario WorldShare responde afirmativamente a una solicitud, el artículo se envía a la cuenta del usuario de la institución prestataria en WorldShare Circulation.  
Elemento de registro al facturar Cuando el artículo está registrado/completado en WorldShare Interlibrary Loan, está registrado y aparece disponible en WorldShare Circulation.

 

Watch a recording

Workflow integration: ILL and Circulation

Run time: 42 min

This recording is for Managers of Circulation and ILL for institutions using the integration functionality between the Circulation and ILL and staff responsible for day-to-day processing. This recording reviews and demonstrates the normal workflow between Discovery/ILL/Circulation when all integration configuration is complete. Common exceptions in the workflow, errors, and workarounds are included. Configuration steps and decisions required to integrate WorldShare Interlibrary Loan and WorldShare Circulation are covered as well.

Recording Time Markers:

0:00:00 – Integration Workflow 

0:14:32 - Configuration steps

0:26:10 - Policy considerations

0:32:08 – Exceptions

0:41:23 – Conclusion