Configurar la integración
Las bibliotecas suscritas tanto a Tipasa como a WorldShare Management Services pueden agilizar el proceso y el flujo de trabajo de ILL-circulación con la integración de Tipasa y Circulación de WorldShare. Los bibliotecarios y el personal que procesan préstamos ILL ya no tendrán que actualizar Circulación de WorldShare manualmente para crear materiales temporales y reservaciones de usuarios, cobrar tasas ILL a usuarios, prestar materiales que su biblioteca está prestando o devolver materiales al final del período de préstamo.
Este tema proporciona detalles sobre cómo configurar la integración de Tipasa y Circulación de WorldShare. Todos los pasos deben completarse para que la integración funcione correctamente.
Configuración del servicio
Para configurar la integración, necesita tener acceso a la Configuración del servicio de OCLC. Si no tiene acceso, pídale al administrador de WorldShare Management Services (WMS), al bibliotecario de sistemas o al miembro del personal encargado de la configuración que le ayude con el acceso y la configuración.
Resumen y lista de pasos a seguir
| Hecho | Acción de configuración del servicio | Descripción |
|---|---|---|
| Paso 1: Consideraciones de las políticas y configuración | Antes de activar la integración, revise sus Políticas de circulación y configure su ubicación de estanterías y la cuenta de usuario de la institución prestataria. | |
| Paso 2: Activar la integración de Circulación de WorldShare con Tipasa | Utilizando la sección Configuración de ILL en el módulo Circulación de WMS de la Configuración del servicio de OCLC, habilite la integración e introduzca información sobre el código de barras del usuario de la institución prestataria, la ubicación de retención de materiales temporales deseada y la ubicación de las estanterías, así como las políticas opcionales de tarifas del usuario para los materiales de ILL. | |
| Paso 3: Edite su formulario de solicitud de usuario | Adicione un campo de Identificación del usuario al formulario de solicitud para que los usuarios introduzcan su código de barras. Esta entrada conecta la solicitud con la cuenta del usuario y crea una solicitud de reservación en Circulación de WorldShare. | |
| Paso 4: Activar la integración | Una vez completados los pasos anteriores, active la integración de Tipasa y Circulación de WorldShare. |
Paso 1: Consideraciones de las políticas y configuración
Las siguientes políticas de circulación pueden establecerse en el módulo Circulación de WMS o en el módulo WorldShare ILL de Configuración del Servicio.
Revisar las políticas de integración de los préstamos:
Determine la Ubicación de existencia del material y la Localización en la estantería que se utilizarán para los materiales temporales creados en Circulación de WorldShare. Esto determinará qué políticas de Circulación se invocarán para las solicitudes de préstamo interbibliotecario, así como el lugar en el que se registra el material temporal y la sucursal en la que se cumplen las reservaciones. Esta ubicación se introducirá en la sección Configuración de ILL del módulo Circulación de WorldShare de la Configuración del servicio en el Paso 2.
En función de la Ubicación de existencias y la Localización en la estantería, revise las siguientes políticas de circulación:
| Política | Consideraciones |
|---|---|
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Política |
Determine qué notificaciones enviar a los usuarios.
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Política de límites de préstamo y Matriz de límites de préstamo |
Las renovaciones de Tipasa no se reflejarán automáticamente en Circulación. Para evitar que los usuarios puedan renovar materiales en WorldCat Discovery, establezca el Límite de tiempo de renovación en cero (0). Para permitir a los usuarios renovar solicitudes en Mi cuenta, consulte Administración de solicitudes de usuario . |
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Determinar las deudas, los periodos de préstamo, las renovaciones y las reclamaciones de materiales de préstamo interbibliotecario. Nota: En el préstamo, la Fecha de vencimiento volverá a ser la más restrictiva de la Política de circulación o la Fecha de vencimiento de la solicitud de Préstamo interbibliotecario. |
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| Razones de la deuda |
Establezca una Razón de la deuda para indicar que se está cobrando al usuario por los materiales de préstamo interbibliotecario. Para que se apliquen los cobros de ILL, la Razón de la deuda asociada debe estar configurado como Se aplica a todo en la configuración Asociado a. |
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Política de cumplimiento de reserva y Mapa de política de cumplimiento de reserva |
Determine el aviso de recogida y la fecha de caducidad de los materiales de préstamo interbibliotecario. Nota: Cuando se reciba, la fecha de vencimiento de la reserva será la más restrictiva de la Política de cumplimiento de reservas o de la Fecha de Vencimiento del usuario de Tipasa. |
| Mapa de sitios de retiro de reservas |
La integración de Tipasa permite a las bibliotecas elegir las sucursales del Registro como lugares de recogida. Si no se selecciona un lugar de recogida en la solicitud o el lugar de recogida en la solicitud no es una sucursal WMS, la solicitud de reservación de Circulación utilizará por defecto la sucursal de origen del usuario como lugar de recogida. Asegúrese de que las reservaciones creadas por Tipasa tengan ubicaciones de recogida válidas incluyendo una fila en el Mapa de Ubicaciones de Recogida de Reservaciones donde la Ubicación de Retención sea la ubicación de WS ILL, la Ubicación de Estantería esté establecida en Todas, y todas las sucursales de origen de los usuarios estén representadas en las Ubicaciones de Recogida Predeterminadas y/o en las Ubicaciones de Recogida Alternativas. |
Revisar las políticas de integración de Préstamos:
Cree una cuenta de usuario de la institución prestataria para prestar materiales que se prestarán a otras instituciones a través de Tipasa.
- En el módulo Admin, haga clic en Administración de usuarios y seleccione Nuevo usuario.
- Introduzca la información requerida: Código de barras, tipo de usuario y sucursal.
- Opcional. Introduzca una dirección de correo electrónico asociada a una cuenta de personal para recibir notificaciones sobre solicitudes de préstamo.
Cuando preste materiales, utilizará esta cuenta para prestar sus materiales a las bibliotecas prestatarias. Al visualizar el material en Circulación de WorldShare, los detalles del material incluirán el ID de la solicitud y la institución prestataria como referencia adicional.
| Política | Consideraciones |
|---|---|
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Si lo desea, configure las notificaciones de materiales atrasados para que se envíen a la cuenta de usuario de su institución prestataria. Determine qué notificaciones deben enviarse a la entidad prestataria. Las notificaciones Tipasa se enviarán a la dirección de correo electrónico de la institución prestataria.
Los avisos de circulación se enviarán a la dirección de correo electrónico incluida en la cuenta de usuario de la institución configurada por su institución. |
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Verifique la configuración del tipo de usuario asignado a la cuenta de usuario de su institución prestataria. Nota: Todos los límites deben establecerse en Sin límite para evitar que se bloquee la cuenta. |
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Determinar las deudas, los periodos de préstamo, las renovaciones y las reclamaciones de materiales de préstamo interbibliotecario. Nota: La fecha de vencimiento utilizará la fecha especificada por el prestamista en la solicitud de préstamo interbibliotecario. |
Paso 2: Activar la integración de Circulación de WorldShare con Tipasa
Utilice la sección Configuración de ILL en la Configuración del servicio de OCLC para introducir la configuración relacionada con la información de Circulación que se utilizará con la integración de Tipasa.
- Desde el módulo Circulación de WMS en la Configuración del servicio de OCLC, navegue hasta Configuración de ILL.
- En la sección Tipasa y WorldShare ILL, seleccione Sí junto a Activar.
- Introduzca la información requerida:
Campo Descripción Código de barras de la institución prestataria El código de barras de la cuenta de usuario de la institución prestataria creada en el paso 1. Este código de barras se utiliza cuando se sacan materiales para prestarlos a instituciones prestatarias en Tipasa. Ubicación de existencia del material temporario Designe la Ubicación de reservación para los materiales temporales creados en Circulación de WorldShare.
Los materiales se reservarán en el lugar designado y es posible que tengan que ser enviados a la sucursal de recogida especificada por el usuario.
Ubicación de la estantería de materiales temporales Designe la ubicación de la estantería de materiales para los materiales temporales creados en Circulación de WorldShare.
Los materiales temporales se crearán en la ubicación designada.
Nota: Estos ajustes son necesarios para la integración con los préstamos en Tipasa.
- Opcional. Si cobra tasas a los usuarios por su material de préstamo interbibliotecario, introduzca la información en la sección Tasas. Utilice esta sección para aplicar las políticas de cobros para sus materiales de préstamo interbibliotecario.
Si se activa, los cobros de los usuarios se calculan cuando la biblioteca de préstamo marca una solicitud como Enviada. La tarifa aparecerá en la pestaña Deudas del registro de Circulación del usuario. El ID de solicitud aparecerá en la nota de deuda.- Cuando se presta un material, el sistema evalúa las filas del mapa en este orden hasta encontrar una coincidencia:
- De arriba abajo (filas)
- De izquierda a derecha (ajustes en filas)
- Campos de la Cobros al usuario:
Campo Descripción Política de usuario Políticas basadas en las limitaciones de las cuentas de los usuarios. Ver Política de tipo de usuario para obtener más información. Tipo de servicio Determine si esta política es aplicable a las solicitudes de Préstamo o Copia. Razones de la deuda Indique qué Razón de la deuda debe aplicarse a esta política.
Para que se apliquen las tasas de ILL, la Razón de la deuda asociada debe estar configurada como Se aplica a todo en el ajuste Asociado a.
Consulte Razón de la deuda para obtener más información.
Tipo de cargo Determinar el tipo de cargo que se va a cobrar:
- Fijo
- Se aplica una cantidad fija a la cuenta del usuario en la moneda local del WMS.
- Cargo de entrega en préstamo
- El cargo de la entidad prestamista se imputa a la cuenta del usuario.
- Si la moneda de la tasa de préstamo difiere de la moneda local de su WMS, la tasa será una Tasa fija en la moneda local de su WMS. Establezca la Alternativa del cargo de entrega en préstamo para determinar el monto del cargo fijo.
- El cargo de la entidad prestamista se imputa a la cuenta del usuario.
Monto del cargo Establezca el monto del cargo fijo.
Este cargo se cargará al usuario independientemente de la tarifa de la biblioteca prestataria.
Si no desea facturar a un usuario en determinados casos, configúrelo:
- Tipo de tasa a fija
- Importe de la tasa a 0,00
Alternativa del cargo de entrega en préstamo Establezca el monto del cargo fijo si la moneda del cargo por préstamo difiere de la moneda local de su WMS.
Si no desea facturar a un usuario en determinados casos, configúrelo:
- Tipo de tasa a fija
- Importe de la tasa a 0,00
- Fijo
- Cuando se presta un material, el sistema evalúa las filas del mapa en este orden hasta encontrar una coincidencia:
- Haga clic en Guardar.
Paso 3: Edite su formulario de solicitud de usuario
Para utilizar la integración con el Formulario de solicitud de usuario:
Debe tener el formulario de solicitud de usuario configurado con la ID de usuario como campo obligatorio y no editable para que los usuarios deban ingresar su código de barras de usuario al enviar solicitudes de ILL. Si aún no ha configurado este campo, complete los pasos a continuación. Para obtener información adicional sobre cómo editar el formulario de solicitud de usuario, consulte Configure sus formularios de solicitud de usuario .
- Haga clic en WorldShare ILL > Formularios de solicitud en el menú de la izquierda.
- Asegúrese de que dispone de un campo ID de cliente en su formulario. Puede cambiar el nombre de este campo por Código de barras del usuario u otra terminología específica de la biblioteca para indicar al usuario que introduzca esta información.
- Seleccione la casilla de verificación obligatoria del campo ID del usuario para que los usuarios deban introducir esta información al realizar una solicitud. Si no se introduce ningún ID de usuario o se introduce un ID de usuario no válido, el proceso de integración no funcionará.
- Haga clic en Guardar.
Para utilizar la integración sin el formulario de solicitud del usuario:
Si no utiliza el formulario de solicitud del usuario para permitirle crear sus propias solicitudes, el personal puede proporcionar el ID del usuario en la pantalla de solicitud de préstamo interbibliotecario para activar la integración Tipasa-Circulación.
Paso 4: Activar la integración de Tipasa y Circulación de WorldShare
Una vez completados los pasos anteriores, active la integración de Tipasa y Circulación de WorldShare.
Atención: Activar las funciones en esta página es el último paso. La integración se activará en función de los ajustes configurados después de guardar esta página.
- Navegue hasta su módulo WorldShare ILL de la Configuración de servicios de OCLC y seleccione Integración de circulación.
- Seleccione la casilla Activado junto a Activar integración con circulación
- Seleccione WMS en el menú desplegable SIGB.
- Opcional. Configure opciones adicionales para Peticiones de préstamo y/o Suministro en préstamo.
- Haga clic en Guardar.
Opciones de préstamo:
| Configuración | Descripción |
|---|---|
| Crear el registro de materiales de circulación al recibirlo | Cuando el material se marca como Recibido en Tipasa, el material temporal se crea en Circulación de WorldShare. |
| Utilizar el código de barras del proveedor |
El código de barras del material enviado por el proveedor es el código de barras del material introducido por la biblioteca prestamista en la solicitud. Si se activa, el código de barras del proveedor se actualiza automáticamente en el campo Código de barras temporal de la solicitud de préstamo. Nota: El código de barras del proveedor puede sobrescribirse en la solicitud. Si el proveedor no introduce un código de barras en la solicitud, deberá introducirlo manualmente al recibir el material. Puede seleccionar el valor que desee para el código de barras, como el código de barras del material o el ID de solicitud de préstamo interbibliotecario. |
| Utilizar el ID de la solicitud como código de barras del material | El ID de la solicitud es un número único asignado a su solicitud de préstamo interbibliotecario una vez enviada. Si se activa, el ID de la solicitud se actualiza automáticamente en el campo Código de barras temporal de la solicitud de préstamo. Nota: El código de barras del proveedor puede sobrescribirse en la solicitud. |
| Devuelva el material devuelto | Cuando el material se actualiza a Devuelto en Tipasa, el material temporal se registra en Circulación de WorldShare. |
| Cobrar al usuario por el envío | Imputar automáticamente una tarifa al usuario cuando la biblioteca prestataria marque una solicitud como Enviada / En tránsito. |
Opciones de préstamo:
| Configuración | Descripción |
|---|---|
| Prestar material enviado | Cuando el personal de Tipasa responde Si a una solicitud, el material se envía a la cuenta del usuario de la institución prestataria en Circulación de WorldShare. |
| Devolver el material al retornarlo | Cuando el material está Devuelto/Completo en Tipasa, se devuelve y aparece disponible en Circulación de WorldShare. |