Flujo de trabajo de integración

1. El usuario solicita material ILL (WorldCat Discovery)

El flujo de trabajo comienza cuando el usuario envía una solicitud de ILL en WorldCat Discovery. Los usuarios pueden enviar su solicitud a través de Discovery completando un Formulario de solicitud de usuario. El personal de la biblioteca también puede crear una solicitud en nombre del usuario utilizando este método proporcionando la información del usuario. El formulario de solicitud de usuario debe contener el campo ID de usuario, por lo que los usuarios deben ingresar su código de barras de usuario al enviar una solicitud. El código de barras del usuario es la conexión entre la solicitud de ILL y el módulo de Circulación.

Si los usuarios de su institución no pueden enviar solicitudes de ILL a través de WorldCat Discovery, el personal de la biblioteca también puede iniciar solicitudes para el usuario dentro del Préstamo interbibliotecario de WorldShare proporcionando el código de barras del usuario en la solicitud de ILL.

Para realizar una solicitud de ILL, el usuario:

1. Localice el material.
2. En la vista de detalles de materiales, bajo Disponibilidad/existencias, haga clic en Solicitar material.
3. En el formulario de solicitud del usuario, complete los campos. Los campos obligatorios están marcados con un asterisco (*). Se debe completar el campo ID de usuario (código de barras del usuario) para que la integración funcione.
4. Haga clic en Enviar.
5. Una vez enviada, se devuelve la ID de solicitud. Se puede realizar el seguimiento de la solicitud de ILL mediante este número en Préstamo interbibliotecario de WorldShare.

Consideraciones

• Los usuarios deben estar autenticados por rango de IP (en el campus o a través de un proxy) para mostrar el formulario de solicitud del usuario.
• El código de barras del usuario debe coincidir con un código de barras en una cuenta de usuario en Circulación de WorldShare para desencadenar la integración.

2. El personal de ILL revisa la solicitud y la envía a las entidades prestadoras (Préstamo interbibliotecario de WorldShare)

Una vez que WorldShare ILL recibe la solicitud, el personal de la biblioteca debe revisarla y enviarla a las entidades prestadoras.

Para revisar y enviar la solicitud:

1. Haga clic en la pestaña Préstamo interbibliotecario .
2. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Solicitudes de préstamo > Nuevas para revisión.
3. Haga clic en la ID o el título de la solicitud para ver la solicitud.
4. Revise la solicitud y seleccione las entidades prestadoras.
5. Haga clic en Enviar solicitud para enviar la solicitud.
6. Si se envió la solicitud, aparecerá un mensaje de confirmación.
7. Haga clic en la ID de solicitud en el mensaje de confirmación para volver a la solicitud.

 Nota: si ha configurado las cuotas del usuario en la sección Configuración de ILL del módulo de Circulación de WMS en la configuración del servicio de OCLC , las deudas del usuario se calculan cuando la biblioteca prestataria marca una solicitud como Enviada.  El cargo aparecerá en la ficha Deudas del registro de circulación del usuario.  La ID de solicitud aparecerá en la nota a la factura.  Consulte Habilitar la integración de Circulación de WorldShare con Préstamo interbibliotecario de WorldShare para obtener información adicional.  

Consideraciones

• La solicitud de ILL se dirigirá a la cola Nuevo para revisión o coincidirá con una automatización (si se configuró). Con la automatización, la información de la solicitud se compara con las automatizaciones configuradas. Si la solicitud coincide con la automatización, se procesa en función de la configuración de automatización. Algunas bibliotecas pueden enviar automáticamente solicitudes de ILL iniciadas por el usuario a entidades prestadoras seleccionadas. Ver Administrador de solicitudes automatizadas para obtener más información.
• Según el flujo de trabajo del personal de ILL, es posible que la solicitud de ILL con el estado Nuevo para revisión se revise (marcar como revisada) antes de enviarla. En otras palabras, es posible que el personal sea responsable de revisar y seleccionar las entidades prestadoras, mientras que la revisión y presentación finales las realiza otro miembro del personal. Si su biblioteca revisa las solicitudes antes de enviarlas, puede que desee considerar agregar la verificación del nombre del usuario y del código de barras en este paso.

3. El personal de ILL recibe el material de la entidad prestadora (Préstamo interbibliotecario de WorldShare)

Una vez que reciba el material de la entidad prestadora, debe confirmar o ingresar el código de barras del material en la solicitud de ILL en Préstamo interbibliotecario de WorldShare y marcar la solicitud como recibida. El sistema utilizará el código de barras para actualizar el material temporal, que se puede ver en el paso 4.

Para confirmar el código de barras y marcar el material como recibido:

1. Haga clic en la pestaña Préstamo interbibliotecario .
2. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Solicitudes de pedido en préstamo > En tránsito.
3. En la solicitud del material, ingrese el código de barras temporal en la sección designada.
   • Si ha determinado utilizar el código de barras para material enviado del proveedor tal como se configuró en el módulo Integración de circulación de la Configuración del servicio, este valor se completará automáticamente aquí. El código de barras del material enviado del proveedor también aparecerá en el campo Código de barras del material del proveedor de la solicitud.
   • Si ha determinado utilizar la ID de solicitud tal como se configuró en el módulo Integración de circulación de la Configuración del servicio, este valor se completará automáticamente aquí.

     

      Nota: El código de barras del material enviado del proveedor se puede reemplazar en el campo Código de barras temporal.  Es posible que desee utilizar la ID de solicitud de préstamo interbibliotecario de WorldShare como código de barras del material para buscar más fácilmente la solicitud de ILL después de que la biblioteca prestadora la haya cerrado.

4. Haga clic en Marcar como recibido.
   • Si ha configurado la creación de un registro de material en circulación Integración de la circulación al recibirlo en el módulo Integración de circulación de Configuración del servicio, se creará un material temporal con el código de barras ingresado en el campo Código de barras temporal. La ubicación de retirada elegida por el usuario también aparece en el material temporario, de modo que el material se puede enrutar a la ubicación elegida cuando llegue.
     • Si la ubicación de retirada elegida por el usuario contiene una ubicación no configurada (p. ej., Entrega en mi dirección), la ubicación de retirada será la sucursal de origen del usuario.
     • En el historial de circulación, una actualización muestra que el material temporal está pendiente de creación. El tiempo para completar el registro puede variar, pero generalmente es de segundos.
   • Haga clic en Actualizar para volver a cargar el historial de solicitudes.
   • Una vez completado, el estado de Historial de solicitudes indicará "Se creó correctamente el registro de material temporal [ código de barras]".

5. Después de completar estos pasos, el personal de ILL debe imprimir una faja para libros, colocarla sobre el material físico y enviar el material físico al personal de Circulación.

Después de completar estos pasos, el personal de ILL debe imprimir una faja para libros, colocarla sobre el material físico y enviar el material físico al personal de Circulación. Si encuentra una excepción durante este paso, consulte Período predeterminado de solicitud de reserva excedido.

Notas: 

• Si en el módulo Integración de circulación de Configuración del servicio ha configurado el cobro al usuario a la fecha de envío, se aplicarán las cuotas a la cuenta del usuario cuando la entidad prestadora envíe el material.
• Si ha habilitado la integración de Circulación de WorldShare y Préstamo interbibliotecario de WorldShare, no reciba por lotes las solicitudes de préstamo.  Cada solicitud debe recibirse por separado para que se pueda especificar un código de barras de material para usar en Circulación de WorldShare.

4. Se crea el material temporario y se hace la reserva (Sistema)

Si ha configurado esta configuración en el módulo Integración de la circulación Integración de circulación de Configuración del servicio, después de que marque una solicitud como recibida, el sistema crea un material temporario y reserva a nivel de material el material para el usuario.

Para confirmar que se ha creado el material:

1. Haga clic en la pestaña Circulación.
2. En el menú de navegación de la izquierda, haga clic en Identificar materiales.
3. En la lista situada bajo el campo Introducir código de barras, seleccione Materiales temporales.
4. Buscar el título (o autor) del material solicitado.
5. En los resultados de la búsqueda, haga clic en el Título del material y confirme que se ha creado el material temporal.
6. En la pantalla Detalles del materiales, en la esquina superior derecha de la pantalla, haga clic en Retenciones.
7. Compruebe que se ha colocado una reservación a nivel de material para el usuario.

Consideraciones

• La Ubicación en estantería y la Ubicación de reserva del material corresponderán con las configuraciones establecidas en la sección Configuración de ILL del módulo Circulación de WMS en la Configuración del servicio de OCLC.

También puede confirmar que se ha creado la reservación comprobando la pestaña Retenciones en la cuenta del usuario. La solicitud de préstamo interbibliotecario debe aparecer como una reserva activa. La ID de solicitud se mostrará en el cuadro de diálogo Editar solicitud de reserva.  

La vista de Detalles del material incluirá la ID de solicitud y el nombre de la biblioteca prestadora de la solicitud de WorldShare ILL.   

5. El personal de circulación verifica el material (Circulación de WorldShare)

El personal de circulación recibe el material físico del departamento de préstamo interbibliotecario y lo devuelve para activar una notificación de recogida o un recibo de reservación cuando el material llega al lugar de recogida del usuario.

Para devolver el material:

1. Haga clic en la pestaña Circulación.
2. En la barra de navegación de la izquierda, haga clic en Devolución.
3. Devolver el material escaneando el código de barras de la faja para libros, si se proporciona (la faja para libros de ILL incluye un código de barras escaneable para la ID de solicitud, que es el código de barras recomendado).
4. Imprima el Recibo de reserva generado.

Una vez completados estos pasos, coloque el material físico y el Recibo de reserva en el estante de reservación para su recogida.

Como resultado, la solicitud de reservación del usuario se actualiza en:

• La cuenta del usuario en WorldCat Discovery (El usuario puede determinar inmediatamente que su material ha llegado y está listo para ser recogido).
• El módulo de Circulación (el personal de Circulación verá que una reserva está lista para ser recogida cuando llegue el usuario).
• La Notificación de retirada de reserva (El sistema genera una notificación de recogida que se enviará al usuario por correo electrónico. Las notificaciones por correo electrónico se envían al principio de cada hora).

6. El personal de circulación presta el material para el usuario (Circulación de WorldShare)

Cuando el usuario llega a recoger el material, el personal de Circulación se lo presta.

Para prestar el material:

1. Haga clic en la pestaña Circulación.
2. En el campo Introducir código de barras, en Identificar usuarios, escanee o escriba el código de barras del usuario.
3. En la cuenta del usuario, en el campo Introducir código de barras, escanee o escriba el código de barras del material.
4. Revise la fecha de vencimiento que figura en la faja del libro.
5. La fecha de vencimiento se revertirá a la fecha más estricta entre la fecha de vencimiento de la entidad prestadora en el Préstamo interbibliotecario de WorldShare y las configuraciones de las políticas de Circulación de WorldShare.  Si necesita cambiar la fecha de vencimiento para dar tiempo a procesar el material antes de devolverlo al prestamista, asegúrese de que el material está seleccionado y haga clic en Cambiar fecha de vencimiento, en la parte inferior de la pantalla.
   • Introduzca la nueva Fecha de vencimiento escribiendo la fecha o haga clic en el botón de calendario para seleccionar una fecha. Haga clic en Aceptar.
6. Confirme la fecha de vencimiento antes de entregar el material al usuario.

7. El usuario devuelve el material y el personal registra el material (Circulación de WorldShare/Préstamo interbibliotecario de WorldShare)

El tiempo pasa mientras el usuario tiene el objeto en préstamo. Cuando el usuario devuelve el material, el personal de Circulación o el personal de ILL devuelve el material.

Para devolver el material:

Si ha habilitado la funcionalidad Registrar material al devolverlo en el módulo Integración de circulación de Configuración del servicio de OCLC , el material se registra automáticamente cuando la solicitud se marca como devuelto en Préstamo interbibliotecario de WorldShare. 

1. El personal de Préstamo interbibliotecario de WorldShare marcó la solicitud como Devuelta.
2. El historial de circulación mostrará el Material temporal devuelto en el sistema de circulación.
3. El material en Circulación aparecerá como No disponible.

Si no ha habilitado la funcionalidad de devolución automática:

Personal de circulación:

1. Haga clic en la pestaña Circulación.
2. En la barra de navegación de la izquierda, haga clic en Devolución.
3. En el campo Código de barras del material, escanee o escriba el código de barras del material.
4. Un mensaje solicitará al personal que actualice la solicitud de WorldShare [ ID de solicitud ].
5. El personal de circulación puede recibir instrucciones para dirigir el material a la sucursal principal de material temporales configurada. Consulte Configuración de ILL para obtener más información.  Cuando el material se devuelve en la sucursal de origen del material temporal, el estado del material se actualiza a No disponible.

Personal de Préstamo interbibliotecario de WorldShare:

Una vez que el material se devuelve al departamento de ILL, el personal de ILL marca el material como devuelto y lo devuelve a la entidad prestadora.

Para marcar el material como recibido y devolverlo a la entidad prestadora:

1. Haga clic en la pestaña Préstamo interbibliotecario .
2. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Cola de impresión > Etiquetas de devolución.
3. Confirme que el material esté en la lista.
4. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Solicitudes de pedido en préstamo > Recibidas/en uso y abra la solicitud del material.
5. Haz clic en Devolver material.
6. Aparecerá un mensaje de confirmación y el estado del material se actualizará a Devuelto.
7. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Cola de impresión > Etiquetas de devolución. Procesar la cola de impresión.
8. Imprima la etiqueta.

Pegue la etiqueta en el paquete con el material y envíelo a la entidad prestadora. Una vez que la entidad prestadora reciba el material devuelto, lo marcará como recibido/completado y se cerrará la solicitud de ILL.

Cuando una solicitud ILL se cierra (se marca como "Completa"), se archiva. Se eliminó la información de identificación personal del usuario, incluidos el nombre y el código de barras. Se puede realizar una búsqueda en el archivo de solicitudes por ID de solicitud. Si se utiliza la ID de solicitud como código de barras del material temporario, puede buscar dentro del módulo de Circulación para encontrar el material y ver qué usuario lo prestó por última vez.

Consideraciones:

Puede considerar borrar el material temporal en el módulo de Circulación una vez que el prestamista haya cerrado la solicitud.

En el módulo Circulación, se actualizan y muestran los detalles y estadísticas de los materiales:

• Último destinatario: El usuario asociado a la solicitud de préstamo interbibliotecario
• El elemento temporal seguirá mostrando el ID de la solicitud y el nombre de la biblioteca suministradora para futuras referencias.

1. El personal de ILL responde a la solicitud de préstamo

1. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Solicitudes en préstamo > ¿Puede suministrarlos? y revisar las solicitudes de préstamo.
2. Una vez recuperado el material solicitado, en la sección Detalles de la solicitud , ingrese el código de barras en el campo Código de barras del material.
3. Ingrese la Fecha de vencimiento deseada .
4. Ingrese el código de barras del material que se suministrará a la solicitud.
5. Proporcione campos obligatorios adicionales.
6. Responder Sí. El estado se actualizará a Enviado/En tránsito.
7. Opcional. Imprima etiquetas de envío y fajas/adhesivos para libros.
8. Si se configura en el módulo de Integración de circulación, el material se extrae de Circulación de WorldShare cuando se envía a la biblioteca prestataria.
9. El Historial de circulación indicará que el Material está fuera del sistema de circulación.
10. El material se presta a la cuenta de usuario de la institución prestataria tal como se configuró al establecer la integración. 
    • La Fecha de vencimiento se establece en función de la fecha de vencimiento de la solicitud en el Préstamo interbibliotecario de WorldShare y no de las configuraciones de la política de Circulación.
11. Al visualizar el material en Circulación de WorldShare, los detalles del material incluirán el ID de la solicitud y la institución prestataria como referencia adicional.

2. Recibir el material de la institución prestataria

Cuando se devuelve el material:

1. En el panel de navegación izquierdo, bajo Solicitudes de préstamo, haga clic en Devolvidas > Devueltas/en tránsito.
2. En la pantalla Devuelto/en tránsito, haga clic en la ID o en el título de solicitud para mostrar la solicitud. Nota: Las colas de solicitudes en las que el procesamiento por lotes está disponible incluyen un ícono de procesamiento por lotes () en el panel de navegación izquierdo.
3. En la solicitud, revise y confirme la información del acordeón de Detalles de solicitud .
4. Para completar la solicitud, haga clic en Registrada/Completar.
5. Aparecerá un mensaje de confirmación indicando que la solicitud está completa.
   Nota: si el material está marcado como No devuelto, aparecerá en el panel de navegación izquierdo bajo Devuelto > Devuelto pero faltante y dejará de estar en el sistema después de 180 días.
6. Si se configura en el módulo de Integración de Circulación, cuando el material esté registrado/completado en Préstamo interbibliotecario de WorldShare, se registrará y aparecerá disponible en Circulación de WorldShare.
   • El estado del material se actualizará a Disponible o No disponible según la Política del tipo de colección.
   • Las reservas y los programas de materiales no se completarán automáticamente.  Si se necesita el material para cumplir con una reserva o programa, el material se mostrará en la Lista de reservas en su sucursal principal.
   • Es posible que el personal de Circulación desee devolver de nuevo el material tras su recepción para determinar los pasos a seguir.
   • Después de la devolución inicial, el material prestado ya no mostrará el ID de solicitud ni el nombre de la institución prestataria en Circulación de WorldShare.

Si el material se registra en Circulación de WorldShare antes del Préstamo interbibliotecario de WorldShare:

• Se solicitará al personal que actualice la solicitud de WorldShare [ID de solicitud].
• El personal de Préstamo interbibliotecario de WorldShare deberá marcar la solicitud como Registrada/Completa.