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Servicio de soporte de OCLC

Flujo de trabajo de integración

Obtenga información sobre el flujo de trabajo relacionado con la integración de WorldShare Circulation y WorldShare Interlibrary Loan.

La integración de WorldShare Interlibrary Loan y WorldShare Circulation le proporciona un método para agilizar el proceso de préstamo interbibliotecario-circulación y el flujo de trabajo. Los bibliotecarios y el personal que procesan las solicitudes de préstamo interbibliotecario (ILL) pueden gestionar sus artículos prestados para los prestatarios a través de WorldShare Circulation.

 
Debe configurar la integración antes de seguir los procedimientos que se describen a continuación. Para más detalles sobre cómo configurar la integración, consulte Configurar la integración.

 Nota: El flujo de trabajo de integración sólo se aplica a las solicitudes de préstamo, que requieren la circulación de un artículo físico. Las solicitudes de copias se gestionan exclusivamente a través de WorldShare Interlibrary Loan, sin necesidad de "sacar" un artículo electrónico no retornable.

Resumen del flujo de trabajo de integración

Las acciones del personal tienen lugar en tres servicios: WorldCat Discovery, WorldShare ILL y WorldShare Circulation. Sistema se refiere a los pasos de integración automática realizados por el sistema.

1. El usuario solicita un artículo de préstamo interbibliotecario (WorldCat Discovery)

El flujo de trabajo comienza cuando el usuario envía una solicitud de préstamo interbibliotecario en WorldCat Discovery. Los usuarios pueden enviar su solicitud a través de Discovery rellenando un formulario de solicitud. El personal de la biblioteca también puede crear una solicitud en nombre del usuario utilizando este método proporcionando la información del usuario. El formulario de solicitud de los usuarios debe contener el campo ID del usuario, por lo que los usuarios deben introducir su código de barras al enviar la solicitud. El código de barras del usuario es la conexión entre la solicitud de préstamo interbibliotecario y el módulo de circulación.

Si los usuarios de su institución no pueden enviar solicitudes de préstamo interbibliotecario a través de WorldCat Discovery, el personal de la biblioteca también puede iniciar solicitudes para el usuario en WorldShare Interlibrary Loan proporcionando el código de barras del usuario en la solicitud de préstamo interbibliotecario.

Para realizar una solicitud de préstamo interbibliotecario, el usuario deberá:

  1. Localiza el artículo.
  2. En la vista Detalle del artículo, en Disponibilidad / Existencias, haga clic en Solicitar artículo.
  3. En el formulario de solicitud de patrocinio, rellene los campos. Los campos obligatorios están marcados con un asterisco (*). El campo ID del usuario (código de barras del usuario) debe completarse para que la integración funcione.
  4. Haga clic en Enviar.
  5. Una vez enviado, se devuelve el ID de la solicitud. La solicitud de préstamo interbibliotecario puede rastrearse mediante este número en WorldShare Interlibrary Loan.

Consideraciones

  • Los usuarios deben estar autenticados por rango de IP (en el campus o a través de proxy) para visualizar el formulario de solicitud de usuario.
  • El código de barras del usuario debe coincidir con un código de barras de una cuenta de usuario en WorldShare Circulation para activar la integración.

2. El personal de ILL revisa la solicitud y la envía a los prestamistas (WorldShare Interlibrary Loan)

Una vez recibida la solicitud en WorldShare ILL, el personal de la biblioteca debe revisarla y enviarla a los prestamistas.

Para revisar y enviar la solicitud:

  1. Haga clic en la pestaña Préstamo interbibliotecario.
  2. En el menú de navegación de la izquierda, haga clic en Solicitudes de préstamo > New for Review.
  3. Haga clic en el ID de la solicitud o en el título para ver la solicitud.
  4. Revise la solicitud y seleccione a los prestamistas.
  5. Haga clic en Enviar solicitud para enviar la solicitud.
  6. Si la solicitud se ha enviado, aparecerá un mensaje de confirmación.
  7. Haga clic en el ID de la solicitud en el mensaje de confirmación para volver a la solicitud.

 Nota: Si ha configurado las tarifas de los usuarios en la sección Configuración de ILL del módulo WMS Circulation en la configuración del servicio de OCLC, las facturas de los usuarios se calculan cuando la biblioteca prestataria marca una solicitud como Enviada.  La tarifa aparecerá en la pestaña Facturas del registro de Circulación del usuario.  El ID de solicitud aparecerá en la nota de factura.  Consulte Activar la integración de WorldShare Circulation con WorldShare Interlibrary Loan para obtener información adicional.  

Consideraciones

  • La solicitud de préstamo interbibliotecario se dirigirá a la cola Nuevo para revisión o coincidirá con una automatización (si está configurada). Con la automatización, la información de la solicitud se coteja con las automatizaciones configuradas. Si la solicitud coincide con la automatización, se procesa en función de los ajustes de automatización. Algunas bibliotecas pueden enviar automáticamente las solicitudes de préstamo interbibliotecario iniciadas por los usuarios a determinados prestamistas. Consulte Gestor automatizado de solicitudes para obtener más información.
  • Dependiendo del flujo de trabajo de su personal de préstamo interbibliotecario, la solicitud de préstamo interbibliotecario en Nuevo para revisión puede ser revisada (marcada como revisada) antes de ser enviada. En otras palabras, puede tener personal encargado de revisar y seleccionar a los prestamistas, mientras que otro miembro del personal se encarga de la revisión final y la presentación. Si su biblioteca revisa las solicitudes antes de enviarlas, puede considerar añadir a este paso la verificación del nombre del usuario y del código de barras.

3. El personal de ILL recibe el artículo del prestamista (WorldShare Interlibrary Loan)

Una vez que reciba el artículo del prestamista, deberá confirmar o introducir el código de barras del artículo en la solicitud de préstamo interbibliotecario en WorldShare Interlibrary Loan y marcar la solicitud como recibida. El sistema utilizará el código de barras para actualizar el artículo temporal, que puede verse en el paso 4.

Para confirmar el código de barras y marcar el artículo como recibido:

  1. Haga clic en la pestaña Préstamo interbibliotecario.
  2. En el menú de navegación de la izquierda, haga clic en Solicitudes de préstamo > En tránsito.
  3. En la solicitud del artículo, introduzca el código de barras temporal en la sección designada.
    • Si ha decidido utilizar el código de barras del artículo enviado del proveedor, tal y como se ha configurado en el módulo de Integración de Circulación de la Configuración del Servicio, este valor se rellenará automáticamente aquí. El código de barras del artículo enviado del proveedor también aparecerá en el campo Código de barras del artículo del proveedor de la solicitud.
    • Si ha decidido utilizar el ID de solicitud configurado en el módulo Integración de Circulación de la Configuración del Servicio, este valor se rellenará automáticamente aquí.
      Screenshot of the Did you receive this item? area in Tipasa

       Nota: El código de barras del artículo enviado del proveedor puede sustituirse en el campo Código de barras temporal.  Si lo desea, puede utilizar el ID de la solicitud de préstamo interbibliotecario WorldShare como código de barras del artículo para investigar más fácilmente la solicitud de préstamo interbibliotecario una vez que la biblioteca prestataria la haya cerrado.

  4. Haga clic en Marcar como recibido.
    • Si ha configurado la creación de un registro de artículo de circulación al recibirlo en el módulo Integración de Circulación de la Configuración del Servicio, se creará un artículo temporal con el código de barras introducido en el campo Código de barras temporal. El lugar de recogida elegido por el usuario también aparece en el artículo temporal para que el artículo pueda dirigirse al lugar elegido cuando llegue.
      • Si la ubicación de recogida elegida por el usuario contiene una ubicación no configurada (por ejemplo, Entrega en mi dirección), la ubicación de recogida será por defecto la sucursal de origen del usuario.
      • En el Historial de Circulación, una actualización muestra que el artículo temporal está pendiente de creación. El tiempo necesario para completar el registro puede variar, pero suele ser de unos segundos.
    • Haga clic en Actualizar para recargar el Historial de solicitudes.
    • Al finalizar, el estado del Historial de solicitudes dirá "Registro de artículo temporal[código de barras] creado correctamente".
  5. Después de completar estos pasos, el personal de préstamo interbibliotecario debe imprimir una correa de libro, colocarla en el artículo físico y enviar el artículo físico al personal de Circulación.

Después de completar estos pasos, el personal de préstamo interbibliotecario debe imprimir una correa de libro, colocarla en el artículo físico y enviar el artículo físico al personal de Circulación. Si se encuentra con una excepción durante este paso, consulte Período de solicitud de retención por defecto excedido.

 Notas: 

  • Si ha configurado el cobro al usuario en el momento del envío en el módulo Integración de la circulación de la Configuración del servicio, las tarifas se cargarán en la cuenta del usuario cuando el artículo sea enviado por el prestamista.
  • Si ha activado la integración de WorldShare Circulation y WorldShare Interlibrary Loan, no reciba solicitudes de préstamo por lotes.  Cada solicitud debe recibirse por separado para que pueda especificarse un código de barras de artículo para su uso en WorldShare Circulation.

4. Se crea el artículo temporal y se coloca la retención (Sistema)

Si ha configurado este ajuste en elmódulo Integración de circulación de la Configuración del servicio, después de marcar una solicitud como recibida, el sistema crea un artículo temporal y coloca una retención a nivel de artículo en el artículo para el usuario.

Para confirmar que se ha creado el elemento:

  1. Haga clic en la pestaña Circulación.
  2. En el menú de navegación de la izquierda, haga clic en Descubrir artículos.
  3. En la lista situada bajo el campo Introducir código de barras, seleccione Elementos temporales.
  4. Buscar el título (o autor) del artículo solicitado.
  5. En los resultados de la búsqueda, haga clic en el Título del elemento y confirme que se ha creado el elemento temporal.
  6. En la pantalla Detalles del artículo, en la esquina superior derecha de la pantalla, haga clic en Retenciones.
  7. Compruebe que se ha colocado una retención a nivel de artículo para el usuario.

Consideraciones

  • La Ubicación en estantería y la Ubicación de retención del artículo corresponderán con las configuraciones establecidas en la sección Configuración de ILL del módulo WMS Circulation en la Configuración del servicio de OCLC.

También puede confirmar que se ha creado la retención comprobando la pestaña Retenciones en la cuenta del usuario. La solicitud de préstamo interbibliotecario debe aparecer como una reserva activa. El ID de la solicitud aparecerá en el cuadro de diálogo Editar solicitud de retención existente.  

La vista Detalles del artículo incluirá el ID de la solicitud y el nombre de la biblioteca prestataria de la solicitud de préstamo interbibliotecario WorldShare.   

Screenshot of Existing Hold Request dialog box calling out

5. 5. El personal de circulación registra el artículo (WorldShare Circulation)

El personal de circulación recibe el artículo físico del departamento de préstamo interbibliotecario y lo registra para activar una notificación de recogida o un recibo de retención cuando el artículo llega al lugar de recogida del usuario.

Para registrar el artículo:

  1. Haga clic en la pestaña Circulación.
  2. En la barra de navegación de la izquierda, haga clic en Registro.
  3. Registre el artículo, escaneando el código de barras de la correa del libro, si se proporciona (la correa del libro de préstamo interbibliotecario incluye un código de barras escaneable para el ID de solicitud, que es el código de barras recomendado).
  4. Imprima el recibo de retención generado.

Una vez completados estos pasos, coloque el artículo físico y el recibo de retención en el estante de retención para su recogida.

Como resultado, la solicitud de retención del usuario se actualiza en:

  • La cuenta del usuario en WorldCat Discovery (El usuario puede determinar inmediatamente que su artículo ha llegado y está listo para ser recogido).
  • El módulo de Circulación (el personal de Circulación verá que una reserva está lista para ser recogida cuando llegue el usuario).
  • La Notificación de Recogida en Espera (El sistema genera una notificación de recogida que se enviará al usuario por correo electrónico. Las notificaciones por correo electrónico se envían al principio de cada hora).

6. 6. El personal de circulación entrega el artículo al usuario (WorldShare Circulation)

Cuando el usuario llega a recoger el artículo, el personal de Circulación se lo entrega.

Para comprobar el artículo:

  1. Haga clic en la pestaña Circulación.
  2. En el campo Introducir código de barras, en Ayudar a los usuarios, escanee o escriba el código de barras del usuario.
  3. En la cuenta del usuario, en el campo Introducir código de barras, escanee o escriba el código de barras del artículo.
  4. Revise la fecha de vencimiento en la correa del libro.
  5. La fecha de vencimiento volverá a la fecha más estricta entre lo que la fecha de vencimiento del prestamista en WorldShare Préstamo Interbibliotecario y configuraciones de las políticas de WorldShare Circulación.  Si necesita cambiar la fecha de vencimiento para dar tiempo a procesar el artículo antes de devolverlo al prestamista, asegúrese de que el artículo está seleccionado y haga clic en Cambiar fecha de vencimiento, en la parte inferior de la pantalla.
    • Introduzca la nueva Fecha de vencimiento escribiendo la fecha o haga clic en el botón de calendario para seleccionar una fecha. Haga clic en Aceptar.
  6. Confirme la fecha de vencimiento antes de entregar el artículo al usuario.

7. 7. El usuario devuelve el artículo y el personal lo registra (WorldShare Circulation/WorldShare Interlibrary Loan)

El tiempo pasa mientras el usuario tiene el objeto en préstamo. Cuando el usuario devuelve el artículo, el personal de Circulación o de Préstamo Interbibliotecario lo registra.

Para registrar el artículo:

Si ha activado la funcionalidad Check in item on returned en el módulo Circulation Integration de la Configuración del servicio de OCLC, el artículo se registra automáticamente cuando la solicitud se marca como devuelta en WorldShare Interlibrary Loan. 

  1. El personal de Préstamo Interbibliotecario WorldShare marca la solicitud como Devuelta.
  2. El historial de circulación mostrará el artículo temporal registrado en el sistema de circulación.
  3. El artículo en Circulación aparecerá como No disponible.

Si no ha activado la función de registro automático:

Personal de circulación:

  1. Haga clic en la pestaña Circulación.
  2. En la barra de navegación de la izquierda, haga clic en Registro.
  3. En el campo Código de barras del artículo, escanee o escriba el código de barras del artículo.
  4. El personal recibe un mensaje para actualizar la solicitud de WorldShare [ ID de solicitud ].
  5. El personal de circulación puede recibir instrucciones para dirigir el artículo a la sucursal de origen de artículos temporales configurada. Consulte Configuración de ILL para obtener más información.  When the item is checked in at the temporary item's home branch, the item's status is updated to Unavailable.

Personal de WorldShare Interlibrary Loan:

Una vez que el artículo es devuelto al departamento de ILL, el personal de ILL marca el artículo como devuelto y lo envía de vuelta al prestamista.

Marcar el artículo como recibido y devolverlo al prestamista:

  1. Haga clic en la pestaña Préstamo interbibliotecario.
  2. En el menú de navegación de la izquierda, haga clic en Cola de impresión > Etiquetas de devolución.
  3. Confirme que el artículo está en la lista.
  4. En el navegador de la izquierda, haga clic en Solicitudes de préstamo > Received/In Use y abra la solicitud del artículo.
  5. Haga clic en Devolver artículo.
  6. Aparecerá un mensaje de confirmación y el estado del artículo se actualizará a Devuelto.
  7. En el menú de navegación de la izquierda, haga clic en Cola de impresión > Etiquetas de devolución. Procesar la cola de impresión.
  8. Imprime la etiqueta.

Pegue la etiqueta en el paquete con el artículo y envíelo al prestamista. Una vez que el prestamista reciba el artículo devuelto, lo marcará Checked In/Complete y se cerrará la solicitud de préstamo interbibliotecario.

Cuando una solicitud de préstamo interbibliotecario se cierra (se marca como completa), se archiva. Se eliminan los datos personales de los usuarios, incluidos el nombre y el código de barras. El archivo de solicitudes se puede buscar por ID de solicitud. Si se utiliza el ID de solicitud como código de barras del artículo temporal, puede realizar una búsqueda en el módulo de Circulación para encontrar el artículo y ver qué usuario lo sacó por última vez.

Consideraciones:

Puede considerar borrar el artículo temporal en el módulo de Circulación una vez que el prestamista haya cerrado la solicitud.

En el módulo Circulación, se actualizan y muestran los detalles y estadísticas de los artículos:

  • Último destinatario: El usuario asociado a la solicitud de préstamo interbibliotecario
  • El elemento temporal seguirá mostrando el ID de la solicitud y el nombre de la biblioteca suministradora para futuras referencias.

Flujo de trabajo de préstamos

1. El personal de ILL responde a la solicitud de préstamo

  1. En el menú de navegación de la izquierda, haga clic en Solicitudes de préstamo > Can you Supply? y revise las solicitudes de préstamo.
  2. Una vez recuperado el artículo solicitado, en la sección Detalles de la solicitud, introduzca el código de barras en el campo Código de barras del artículo.
  3. Introduzca la fecha de vencimiento deseada.
  4. Introduzca el código de barras del artículo que va a suministrar la solicitud.
  5. Indique los campos obligatorios adicionales.
  6. Respond Yes. El estado se actualizará a Enviado / En tránsito.
  7. Opcional. Imprima etiquetas de envío y correas/adhesivos para libros.
  8. Si se configura en el módulo Circulation Integration, el artículo se retira de WorldShare Circulation cuando se envía a la biblioteca prestataria.
  9. El historial de circulación indicará que el artículo ha salido del sistema de circulación.
  10. El artículo se envía a la cuenta del usuario de la institución prestataria, tal y como se configuró al establecer la integración
    • La fecha de ven cimiento la establece la fecha de vencimiento de la solicitud en WorldShare Interlibrary Loan y no las configuraciones de la política de Circulación.
  11. Al visualizar el artículo en WorldShare Circulation, los detalles del artículo incluirán el ID de la solicitud y la institución prestataria como referencia adicional.

Screenshot of the Item Details screen in WorldShare Circulation with the Request ID and lending library called out

2. Recibir el artículo de la institución prestataria

Cuando se devuelve el artículo:

  1. En el menú de navegación de la izquierda, en Solicitudes de préstamo, haga clic en Devuelto > Devuelto/En tránsito.
  2. En la pantalla Devuelto/En tránsito, haga clic en el ID o Título de la solicitud para visualizarla. Note: Request queues where batch processing is available include a batch processing icon (batch_icon.png) in the left navigation.
  3. En la solicitud, revise y confirme la información en el acordeón Detalles de la solicitud.
  4. Para completar la solicitud, haga clic en Registrado/Completado.
  5. Aparecerá un mensaje de confirmación y la solicitud se habrá completado.
    Note: If the item is marked Not Returned, it appears in the left navigation under Returned > Returned but Missing and ages out of the system after 180 days.
  6. Si se configura en el módulo de Integración de Circulación, cuando el artículo se registra/completa en WorldShare Interlibrary Loan, se registra y aparece disponible en WorldShare Circulation.
    • El estado del artículo se actualizará a Disponible o No disponible según la Política del tipo de colección.
    • Holds and item schedules will not be fulfilled automatically.  Si el artículo se necesita para cumplir una reserva o un horario, el artículo aparecerá en la lista de extracción de su sucursal de origen.
    • Es posible que el personal de Circulación desee volver a registrar el artículo tras su recepción para determinar los pasos a seguir.
    • Después del registro inicial, el artículo prestado ya no mostrará el ID de solicitud ni el nombre de la institución prestataria en WorldShare Circulation.

Si el artículo está registrado en WorldShare Circulation antes de WorldShare Interlibrary Loan:

  • Se pedirá al personal que actualice la solicitud de WorldShare [ID de solicitud].
  • El personal de Préstamo Interbibliotecario WorldShare deberá marcar la solicitud como Registrada/Completada.