Administrador de solicitudes automatizadas
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Obtenga más información en un curso de capacitación a su propio ritmo: Administrador automatizado de solicitudes para WorldShare ILL y Tipasa.
Como una función de Logística inteligente, utilice la pantalla del Administrador de solicitudes automatizadas (ARM) para configurar los flujos de trabajo de ILL automatizados. Las automatizaciones se componen de los criterios de coincidencia que usted define junto con las acciones que desea que el sistema realice en las solicitudes coincidentes.
Para acceder a esta pantalla, inicie sesión en Configuración de servicios de OCLC, abra el módulo WorldShare ILL desde el menú de navegación izquierdo y luego seleccione Administrador de solicitudes automatizadas.
El Administrador de solicitudes automatizadas se divide en dos pestañas:
- Pedidos en préstamo (predeterminado)
- Entrega en préstamo
Las automatizaciones son una combinación de:
- Coincide con el aspecto que debería tener la solicitud.
- Acciones: lo que el sistema debe hacer con la solicitud.
- Excepciones (solo préstamos): cuando no desea que se realicen estas acciones.
- Prioridad: si una solicitud coincide con varias automatizaciones, qué conjunto de acciones se debe realizar.
Nota: Los perfiles de Direct Request configurados previamente aparecerán en el Administrador de solicitudes automatizadas como Automatizaciones.
Coincidencia bibliográfica
La búsqueda de coincidencias bibliográficas ayuda a garantizar que el usuario de la biblioteca reciba el material que espera y esto ocurre automáticamente con la automatización. Cuando la solicitud de un usuario incluye solo información bibliográfica parcial, el sistema utiliza la información proporcionada y aplica una serie de reglas para identificar el material que ofrece la mejor coincidencia. el registro que mejor coincide está catalogado de forma completa y correcta en WorldCat, se encuentra en varias bibliotecas y coincide estrechamente con el material que el usuario solicitó. Una vez que identifica el mejor material, el sistema agrega o actualiza automáticamente la información bibliográfica en la solicitud.
La búsqueda de coincidencias bibliográficas requiere al menos uno de los siguientes: ISSN, ISBN o número de OCLC .
- Si se incluye un ISSN , el sistema lo utiliza para identificar el mejor registro de WorldCat .
- Si no se incluye un ISSN , el sistema busca un número de OCLC . Si hay un número de OCLC , el sistema lo utiliza para identificar el mejor registro.
- Si no se incluye ningún número de ISSN u OCLC , el sistema busca un ISBN. Si hay un ISBN presente, el sistema lo utiliza para identificar el mejor registro.
- Si no se incluye un número ISSN/ ISBN o de OCLC , el sistema envía la solicitud al personal de revisión.
Cuando se proporciona un ISSN , se requiere una verificación de coincidencia de títulos del 30%. Por ejemplo, un valor como "J Clin Psych" coincidirá con Journal of Clinical Psychology pero no con Journal of Business Economics.
Configuración de persistencia y administrador de solicitudes automatizadas
Recomendamos que las bibliotecas no utilicen la persistencia de datos constantes y desactiven la opción Persistencia en el módulo Configuración del servicio de OCLC > WorldShare ILL > Opciones de préstamo interbibliotecario. En su lugar, aplique plantillas tanto para la concesión como para la concesión de préstamos mediante la automatización.
Para solicitudes de préstamo:
- Cuando la configuración de persistencia está activada en Configuración del servicio de OCLC > WorldShare ILL > Módulo Opciones de préstamo interbibliotecario, el registro de datos constantes PREDETERMINADO reemplaza a otras aplicaciones de datos constantes, incluso las automatizadas. Si utiliza automatizaciones para aplicar plantillas en las solicitudes de préstamo, desactive la configuración de persistencia. Ver Opciones de préstamo interbibliotecario.
Para solicitudes de préstamo:
- La persistencia de plantillas se bloqueará en solicitudes de préstamo en las que la automatización haya realizado una acción para aplicar un registro de plantillas.
- Cuando la configuración de persistencia está activada en Configuración de servicio de OCLC > WorldShare ILL > módulo Opciones de préstamo interbibliotecario, y cuando una automatización ha realizado una acción para aplicar datos constantes en una solicitud:
- Se deshabilitará la persistencia en esa solicitud de préstamo.
- Aparecerá un mensaje de advertencia en naranja en la parte superior de la pantalla alertando a los usuarios de que la persistencia de datos constantes está activada, pero la automatización ya ha realizado esa actividad, con una recomendación de que se desactive la persistencia de datos constantes en la configuración del servicio.
- Cuando la configuración de persistencia está activada en Configuración de servicio de OCLC > WorldShare ILL > módulo Opciones de préstamo interbibliotecario, y una automatización no ha realizado ninguna acción para aplicar plantillas en una solicitud, la persistencia de plantillas funcionará como de costumbre.
Pedidos en préstamo
Las automatizaciones le permiten determinar cómo se procesan las solicitudes generadas por los usuarios. OCLC recomienda crear al menos una automatización de préstamo para préstamos y otra para copias. Tenga en cuenta lo siguiente cuando configure automatizaciones:
- Las automatizaciones se aplican en función de la configuración de Prioridad de automatización. La solicitud generada por el usuario se compara con todas las automatizaciones. De todas las automatizaciones que coinciden con la solicitud, se aplicará a la solicitud la automatización que tenga la prioridad más alta o el número de prioridad de automatización asignado más bajo.
- Cada automatización debe tener un valor numérico único para Prioridad de automatización .
- Asigne la prioridad más alta (número más bajo) a sus automatizaciones más específicas.
- Cada automatización debe tener al menos una coincidencia, una acción o una excepción (no una de cada).
- Si no selecciona ningún criterio de coincidencia, su automatización se aplicará a todas las solicitudes.
- Si selecciona coincidencias pero no acciones o excepciones, todas las solicitudes que coincidan con esa automatización se enrutarán para revisión.
Acciones estándar para pedidos en préstamo
En la parte superior de la pantalla hay una lista de las acciones estándar que el sistema realiza automáticamente en las nuevas solicitudes de préstamo. Todas las bibliotecas verán las cuatro acciones a la izquierda de la pantalla:
- Coincidencia de registros bibliográficos
- Las solicitudes que no coincidan con un registro de WorldCat no se automatizarán y aparecerán en la cola de revisión.
- Verificación de existencias de WorldCat
- Verificación de existencias en la base de conocimiento
- Verificación del grupo de existencias personalizado
Hay acciones adicionales disponibles en Tipasa:
- Administración de derechos de autor en EE. UU.
- Ver información de configuración de Flujos de trabajo avanzados .
- Verificación de existencias en el OPAC (actualmente para bibliotecas que utilizan WMS, Ex Libris Alma o Innovative's Sierra)
- Ver información de configuración de Flujos de trabajo avanzados .
- Comprobación de la aprobación del usuario
- Ver Ajustes de usuario para obtener información de configuración.
- Verificación de existencias de RapidILL
- Consulte Ajustes del sistema externo para obtener información sobre la configuración.
- Notificaciones
- Consulte Notificaciones para obtener información sobre la configuración.
Configurar automatizaciones principales para préstamos
Para agregar una automatización:
- Seleccione la pestaña Préstamos .
- Haga clic en + Agregar nuevo.
- Ingrese un nombre y asígnele una prioridad. Ver Campos de automatización principales para campos de préstamo para obtener más información.
- Seleccione los criterios de coincidencia que desee en el menú desplegable Coincidencias . Para obtener más información, consulte Criterios coincidentes de automatización para pedidos prestados .
- Si no selecciona un criterio de coincidencia, la automatización se aplicará a todas las solicitudes.
- Haga clic en el Agregue un botón de coincidencia para configurar criterios de coincidencia adicionales.
- Seleccione las acciones que desee en el menú desplegable Acciones . Consulte Acciones de automatización para pedidos en préstamo para obtener más información.
- Haga clic en el Agregue un botón de acción para configurar criterios de coincidencia adicionales.
- Haga clic en el Agregue una opción de excepción para seleccionar cualquier excepción. Consulte Excepciones de automatización para préstamos para obtener más información.
- Si alguna excepción es verdadera en una automatización coincidente, solo se aplicará la excepción y el resto de las acciones seleccionadas no se aplicarán, excepto la acción Agregar etiquetas de solicitud.
- Haga clic en Guardar .
Para editar una automatización:
- En la lista de Automatizaciones principales, seleccione el botón Editar asociado con la automatización deseada.
- Edite la información, según corresponda. Elimine coincidencias, acciones y excepciones con el botón Eliminar .
- Haga clic en Guardar.
Para borrar una automatización:
- En la lista de Automatizaciones principales, seleccione el botón Borrar que se encuentra junto a la automatización deseada.
- En la ventana de confirmación, haga clic en Eliminar.
Campos principales de automatización para préstamos
Campo | Descripción |
---|---|
Nombre* |
El nombre de esta automatización (límite de 20 caracteres, sin caracteres especiales) que indica el alcance del grupo de solicitudes al que pertenece la automatización. El nombre debe ser único. Nota: los nombres no distinguen mayúsculas de minúsculas, por lo que, por ejemplo, PRUEBA es lo mismo que prueba. Nota: si había incluido una descripción en los perfiles de Direct Request configurados previamente, la descripción aparecerá como texto de solo lectura en la automatización. |
Prioridad* |
Establezca una prioridad numérica para cada automatización.
|
Criterios coincidentes de automatización para elementos prestados
Configure los criterios de coincidencia en función de los detalles de la solicitud.
Campo | Descripción |
---|---|
Antigüedad del material |
Para préstamos: Se utiliza para restringir el préstamo de materiales que son muy nuevos o muy antiguos en función de su fecha de publicación. Para copias: Ingrese un número entero del 0 al 1000 que represente la antigüedad del material en años. |
Formatos |
|
Idiomas | Uno o más idiomas que una solicitud debe especificar para que coincidan con la automatización. |
Se necesita lo antes posible |
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Departamentos de usuarios |
Ejemplos: |
Nota del usuario |
Indica si un usuario ha ingresado una nota en la solicitud. Coincidió el:
|
Estados de los usuarios |
Ejemplos: |
El usuario pagará hasta |
Ejemplos: |
Solicitar fuentes |
|
Tipo de solicitud |
|
Acciones de automatización para préstamos
Una vez que haya determinado qué solicitudes desea automatizar, las automatizaciones se pueden configurar con acciones específicas.
Nota: Algunas acciones son mutuamente excluyentes de otras. Las acciones no disponibles se eliminan automáticamente a medida que crea la automatización.
Campo | Descripción |
---|---|
Agregar etiquetas de solicitud |
Seleccione la (las) etiqueta(s) de solicitud que se aplicará(n) automáticamente a las solicitudes que coincidan con esta automatización. Presione Intro después de seleccionar una etiqueta y asegúrese de que la etiqueta se vuelva azul antes de guardar. Para obtener más información sobre las etiquetas de solicitud,consulte Etiquetas.
|
Aplicar datos constantes |
Seleccione el registro de datos constantes, si lo hubiera, que desee aplicar a las solicitudes que coincidan con esta automatización. Una vez que seleccione esta acción, verá una lista desplegable de todos los registros de datos constantes actuales para su institución.
|
Crear cadena de entidad prestadora |
Seleccione esta opción si desea crear una cadena de entidad prestadora en la solicitud sin enviar la solicitud automáticamente a las entidades prestadoras. Una vez que seleccione esta opción, se le pedirá que seleccione una ruta de existencias personalizadas de la lista completa de rutas de existencias personalizadas actualmente configurada para su institución. Se aplicarán cadenas de prestamista a las solicitudes coincidentes, que se moverán a revisión.
|
Enrutar solicitud para revisión |
La automatización moverá las solicitudes coincidentes a su cola de revisión. Si no selecciona una acción que dirija una solicitud a otra parte (a la entidad prestadora, a la compra o a la entrega de documentos), se aplicará esta acción de forma predeterminada.
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Enrutar solicitud de revisión para compra |
Las solicitudes se enviarán a la cola Solicitudes de compra > Revisar para compra .
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Enrutar solicitud a adquisiciones de WMS |
Solo para bibliotecas WMS. La automatización moverá las solicitudes coincidentes a Adquisiciones de WorldShare para que se considere su compra.
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Enviar solicitud a las entidades prestadoras |
|
Excepciones de automatización para préstamos
Configure excepciones en Automatización que se apliquen en lugar de las acciones definidas cuando sean verdaderas.
Campo | Descripción |
---|---|
Si hay una solicitud duplicada, enviar a revisión |
Las posibles solicitudes duplicadas se enviarán a su archivo de revisión. |
Si existen en grupo de existencias personalizadas, enviar a revisión |
Ejemplos:
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Si existe en mi institución, enrutar a entrega de documentos |
Cuando se selecciona esta opción, todas las solicitudes de sus usuarios de materiales en posesión de su institución se moverán a la cola de entrega de documentos para un procesamiento independiente. Nota: la entrega de documentos primero debe estar activada para que pueda seleccionar esta opción. Consulte Configurar la entrega de documentos para obtener más información. |
Si existe en mi institución, enviar a revisión | Las solicitudes se enviarán a su archivo para revisión cuando su institución tenga el material solicitado. |
Utilice automatizaciones de préstamos con Tipasa
Las automatizaciones le permiten determinar cómo se procesan las solicitudes generadas por los usuarios. Una vez que se ha enviado una solicitud de usuario con una automatización, puede seleccionar si la solicitud, si coincide con la automatización, debe producirse (enviarse) a las entidades prestadoras o reenviarse a la cola Nuevo para revisión.
Con Tipasa, puede configurar sus automatizaciones para que funcionen junto con las siguientes características: Derechos de autor, Entrega de documentos y Remitentes comprobados. Es posible que desee configurar varias automatizaciones para que se correspondan con las funciones de Tipasa, pero debe tener en cuenta lo siguiente al crear sus automatizaciones:
- Las automatizaciones se aplican en función de la configuración de Prioridad . La solicitud generada por el usuario se compara con todas las automatizaciones. De todas las automatizaciones que coinciden con la solicitud, se aplicará a la solicitud la automatización que tenga la prioridad más alta o el número de prioridad asignado más bajo.
- Cada automatización debe tener un valor numérico único para Prioridad.
- OCLC recomienda crear una Automatización para los préstamos y una Automatización para las copias.
Automatizaciones básicas de préstamo
Un conjunto recomendado de automatizaciones encaminaría la solicitud para revisión si la solicitud es un duplicado, o encaminaría la solicitud para revisión o encaminaría para entrega de documentos si el material está retenido. Si esta automatización no está configurada, el sistema aplica plantillas y pasa la solicitud a revisión.
Ejemplos
- PRÉSTAMOS:
Si la solicitud no es un duplicado y no existe en su institución, el sistema aplicará el registro de datos constantes y creará una cadena de entidad prestadora basada en las existencias de las bibliotecas en la ruta de existencias personalizadas y enrutará la solicitud a Revisión.
- En Coincidencias, seleccione Tipo de solicitud > Préstamo.
- Haga clic en el Agregar una opción de excepción y seleccione Si hay una solicitud duplicada, enviar a revisión.
- Haga clic en el Agregue una opción de excepción y seleccione Si existe en mi institución, enrutar a entrega de documentos.
- En Acciones, seleccione Enviar solicitud a las entidades prestadoras de préstamo y seleccione la ruta de existencias personalizadas que desea usar.
- Un usuario aprobado debe estar vinculado a la solicitud para que la automatización envíe la solicitud a las entidades prestadoras. Si no se ha vinculado ningún usuario a la solicitud, o si el usuario vinculado no está aprobado o bloqueado, la solicitud se enviará a la cola de revisión.
- Haga clic en el Agregue una opción de acción , seleccione Aplicar datos constantes y seleccione el registro de datos constantes que desea usar.
- COPIAS:
Si la solicitud no es un duplicado y no existe en su institución, el sistema aplicará el registro de datos constantes y creará una cadena de entidad prestadora basada en las existencias de las bibliotecas en la ruta de existencias personalizadas y enrutará la solicitud a Revisión.
- En Coincidencias, seleccione Tipo de solicitud > Copiar.
- Haga clic en el Agregar una opción de excepción y seleccione Si hay una solicitud duplicada, enviar a revisión.
- Haga clic en el Agregue una opción de excepción y seleccione Si existe en mi institución, enrutar a entrega de documentos.
- En Acciones, seleccione Enviar solicitud a las entidades prestadoras de préstamo y seleccione la ruta de existencias personalizadas que desea usar.
- Un usuario aprobado debe estar vinculado a la solicitud para que la automatización envíe la solicitud a las entidades prestadoras. Si no se ha vinculado ningún usuario a la solicitud, o si el usuario vinculado no está aprobado o bloqueado, la solicitud se enviará a la cola de revisión.
- Haga clic en el Agregue una opción de acción , seleccione Aplicar datos constantes y seleccione el registro de datos constantes que desea usar.
Automatizaciones avanzadas de préstamos
Los siguientes son ejemplos de cómo expandir sus automatizaciones.
Ejemplos
- NOTA DEL USUARIO
Las solicitudes que tengan una nota de usuario no se enviarán a las entidades prestadoras, lo que permitirá al personal leer la nota del usuario y completar la solicitud como corresponda.
- En Coincidencias, seleccione Nota del usuario . Seleccione la casilla de verificación Cualquier palabra para recuperar solicitudes que tengan cualquier nota de usuario.
- En Acciones, seleccione Enviar solicitud a revisión.
- COMPRA
Los libros y libros electrónicos solicitados por el profesorado se enviarán a revisión para su compra.
- En Coincidencias, seleccione Estado del usuario > Docente.
- Seleccionar Agregue una coincidencia y seleccione Formatos. Seleccione Libro y texto electrónico en la lista de disponibles.
- En Acciones, seleccione Enviar solicitud a revisión para compra.
- AUDIOVISUAL
Cualquier solicitud que coincida con los formatos específicos se enviará a un conjunto específico de prestamistas configurados como grupo de existencias personalizadas que se sabe que atienden solicitudes audiovisuales por un costo y período de préstamo razonables.
- En Coincidencias, seleccione Formatos y elija LP de grabación sonora, material visual en DVD, grabación sonora en casete, grabación sonora, material visual en VHS, grabación sonora en CD y material visual. Puede seleccionar varios formatos de la lista disponible.
- En Acciones, seleccione Crear cadena de entidad prestadora y seleccione la ruta de existencias personalizadas que se utilizará para enviar a las entidades prestadoras que se sabe que completan este tipo de solicitudes.
- Seleccionar Agregue una acción , seleccione Aplicar datos constantes y seleccione el registro de datos constantes que desea usar.
Entrega en préstamo
Mediante el Administrador de solicitudes automatizadas, las entidades prestadoras pueden optar por aplicar los registros de plantillas designados a las solicitudes de préstamo en función de la identidad de la biblioteca prestataria, el tipo de solicitud o el formato del material solicitado. Esto garantiza que los cargos de préstamo, pagarés, políticas y direcciones se apliquen con precisión a las solicitudes de préstamo, lo que ahorra tiempo al personal y garantiza el cumplimiento de las políticas y preferencias locales. Además, las entidades prestadoras pueden aplicar automáticamente etiquetas de solicitud a las solicitudes de préstamo entrantes.
- Las automatizaciones se aplican en función de la configuración de Prioridad de automatización. La solicitud generada por el usuario se compara con todas las automatizaciones. De todas las automatizaciones que coinciden con la solicitud, se aplicará a la solicitud la automatización que tenga la prioridad más alta o el número de prioridad de automatización asignado más bajo.
- Cada automatización debe tener un valor numérico único para Prioridad de automatización .
- Asigne la prioridad más alta (número más bajo) a sus automatizaciones más específicas.
- Si no selecciona un criterio de coincidencia, la automatización se aplicará a todas las solicitudes.
Acciones estándar para prestar
En la parte superior de la pantalla hay una lista de las acciones estándar que el sistema realiza automáticamente con las nuevas solicitudes de préstamo. Todas las bibliotecas verán las acciones a la izquierda de la pantalla:
- Desviaciones
- Comprobación del estado del proveedor
- Verificación de existencias en la base de conocimiento
- Comprobación de afiliaciones a grupos
- Tiempo para responder
- Comprobación de disponibilidad en tiempo real
Hay acciones adicionales disponibles en Tipasa:
- Verificación de existencias en el OPAC
- Asignación de prioridades de entrega en préstamo
Configurar automatizaciones principales para préstamos
Para agregar una automatización:
- Seleccione la pestaña En préstamo .
- Haga clic en + Agregar nuevo.
- La casilla Habilitar estará marcada de manera predeterminada y la automatización tendrá efecto inmediatamente después de guardarla. La automatización mostrará Sí en la columna Habilitado .
- Ingrese un nombre y asígnele una prioridad. Ver Campos de automatización principal para campos de préstamo para obtener más información.
- Seleccione los criterios de coincidencia que desee en el menú desplegable Coincidencias . Para obtener más información, consulte Criterios coincidentes de automatización para préstamos .
- Haga clic en el Agregue un botón de coincidencia para configurar criterios de coincidencia adicionales.
- Seleccione las acciones que desee en el menú desplegable Acciones . Consulte Acciones de automatización para préstamos para obtener más información.
- Las automatizaciones que especifiquen acciones pero no criterios de coincidencia coincidirán con todas las solicitudes.
- Haga clic en el Agregue un botón de acción para configurar criterios de coincidencia adicionales.
- Haga clic en Guardar .
Para editar una automatización:
- En la lista de Automatizaciones principales, seleccione el botón Editar asociado con la automatización deseada.
- Edite la información, según corresponda. Elimine coincidencias, acciones y excepciones con el botón Eliminar .
- Haga clic en Guardar .
Para borrar una automatización:
- En la lista de Automatizaciones principales, seleccione el botón Borrar que se encuentra junto a la automatización deseada.
- En la ventana de confirmación, haga clic en Eliminar.
Campos principales de automatización para entrega en préstamo
Criterios coincidentes de automatización para préstamos
Campo | Descripción |
---|---|
Grupo prestatario |
|
Formatos |
|
Tipo de solicitud |
Especifique las solicitudes de copia o préstamo:
Si no se selecciona ningún tipo de solicitud, la automatización se aplicará tanto a las solicitudes de copia como a las de préstamo. |
Ubicación de la sucursal |
Identifique las solicitudes de préstamo de materiales que se encuentran en una sucursal específica del sistema de bibliotecas.
Nota: Solo está disponible para usuarios de Tipasa con la integración de OPAC activada.
|
Ubicación de la estantería |
Solo está disponible para usuarios de Tipasa con la integración de OPAC activada. Identifique las solicitudes en préstamo de materiales que se encuentren en una ubicación específica en los estantes del sistema de bibliotecas.
Nota: Solo está disponible para usuarios de Tipasa con la integración de OPAC activada.
|
Acciones de automatización para préstamos
Campo | Descripción |
---|---|
Aplicar datos constantes | Aplicar un registro de datos constantes de entidad prestadora designado como una acción. |
Aplicar etiquetas de solicitud |
Seleccione la (las) etiqueta(s) de solicitud que se aplicará(n) automáticamente a las solicitudes que coincidan con esta automatización. Presione Intro después de seleccionar una etiqueta y asegúrese de que la etiqueta se vuelva azul antes de guardar. Para obtener más información sobre las etiquetas de solicitud,consulte Etiquetas. |
Use automatizaciones de préstamos con Tipasa
Consulte el Administrador automatizado de solicitudes de préstamo para ver casos de uso y ejemplos.
Utilice los informes para evaluar automatizaciones
Consulte Evaluar automatizaciones para obtener información sobre cómo acceder y utilizar los informes estadísticos de Resource Sharing de Resource Sharing entre prestatario y prestamista para realizar un seguimiento del uso que su biblioteca hace de la automatización.