Administrador de solicitudes automatizadas

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Obtenga más información en un curso de capacitación a su propio ritmo: Administrador automatizado de solicitudes para WorldShare ILL y Tipasa.

Utilice esta pantalla para configurar automatizaciones en el Administrador de solicitudes automatizadas (ARM) para automatizar los flujos de trabajo de ILL.

Como una función de Logística inteligente, utilice la pantalla del Administrador de solicitudes automatizadas (ARM) para configurar los flujos de trabajo de ILL automatizados. Las automatizaciones se componen de los criterios de coincidencia que usted define junto con las acciones que desea que el sistema realice en las solicitudes coincidentes.

Para acceder a esta pantalla, inicie sesión en Configuración de servicios de OCLC, abra el módulo WorldShare ILL desde el menú de navegación izquierdo y luego seleccione Administrador de solicitudes automatizadas.

El Administrador de solicitudes automatizadas se divide en dos pestañas:

Pedidos en préstamo (predeterminado)
Entrega en préstamo

Las automatizaciones son una combinación de:

Coincide con el aspecto que debería tener la solicitud.
Acciones: lo que el sistema debe hacer con la solicitud.
Excepciones (solo préstamos): cuando no desea que se realicen estas acciones.
Prioridad: si una solicitud coincide con varias automatizaciones, qué conjunto de acciones se debe realizar.

Nota: Los perfiles de Direct Request configurados previamente aparecerán en el Administrador de solicitudes automatizadas como Automatizaciones.

Coincidencia bibliográfica

La búsqueda de coincidencias bibliográficas ayuda a garantizar que el usuario de la biblioteca reciba el material que espera y esto ocurre automáticamente con la automatización. Cuando la solicitud de un usuario incluye solo información bibliográfica parcial, el sistema utiliza la información proporcionada y aplica una serie de reglas para identificar el material que ofrece la mejor coincidencia. el registro que mejor coincide está catalogado de forma completa y correcta en WorldCat, se encuentra en varias bibliotecas y coincide estrechamente con el material que el usuario solicitó. Una vez que identifica el mejor material, el sistema agrega o actualiza automáticamente la información bibliográfica en la solicitud.

La búsqueda de coincidencias bibliográficas requiere al menos uno de los siguientes: ISSN, ISBN o número de OCLC .

Si se incluye un ISSN , el sistema lo utiliza para identificar el mejor registro de WorldCat .
Si no se incluye un ISSN , el sistema busca un número de OCLC . Si hay un número de OCLC , el sistema lo utiliza para identificar el mejor registro.
Si no se incluye ningún número de ISSN u OCLC , el sistema busca un ISBN. Si hay un ISBN presente, el sistema lo utiliza para identificar el mejor registro.
Si no se incluye un número ISSN/ ISBN o de OCLC , el sistema envía la solicitud al personal de revisión.

Cuando se proporciona un ISSN , se requiere una verificación de coincidencia de títulos del 30%. Por ejemplo, un valor como "J Clin Psych" coincidirá con Journal of Clinical Psychology pero no con Journal of Business Economics.

Configuración de persistencia y administrador de solicitudes automatizadas

Recomendamos que las bibliotecas no utilicen la persistencia de datos constantes y desactiven la opción Persistencia en el módulo Configuración del servicio de OCLC > WorldShare ILL > Opciones de préstamo interbibliotecario. En su lugar, aplique plantillas tanto para la concesión como para la concesión de préstamos mediante la automatización.

Para solicitudes de préstamo:

Cuando la configuración de persistencia está activada en Configuración del servicio de OCLC > WorldShare ILL > Módulo Opciones de préstamo interbibliotecario, el registro de datos constantes PREDETERMINADO reemplaza a otras aplicaciones de datos constantes, incluso las automatizadas. Si utiliza automatizaciones para aplicar plantillas en las solicitudes de préstamo, desactive la configuración de persistencia. Ver Opciones de préstamo interbibliotecario.

Para solicitudes de préstamo:

La persistencia de plantillas se bloqueará en solicitudes de préstamo en las que la automatización haya realizado una acción para aplicar un registro de plantillas.
Cuando la configuración de persistencia está activada en Configuración de servicio de OCLC > WorldShare ILL > módulo Opciones de préstamo interbibliotecario, y cuando una automatización ha realizado una acción para aplicar datos constantes en una solicitud:
- Se deshabilitará la persistencia en esa solicitud de préstamo.
- Aparecerá un mensaje de advertencia en naranja en la parte superior de la pantalla alertando a los usuarios de que la persistencia de datos constantes está activada, pero la automatización ya ha realizado esa actividad, con una recomendación de que se desactive la persistencia de datos constantes en la configuración del servicio.
Cuando la configuración de persistencia está activada en Configuración de servicio de OCLC > WorldShare ILL > módulo Opciones de préstamo interbibliotecario, y una automatización no ha realizado ninguna acción para aplicar plantillas en una solicitud, la persistencia de plantillas funcionará como de costumbre.

Pedidos en préstamo

Las automatizaciones le permiten determinar cómo se procesan las solicitudes generadas por los usuarios. OCLC recomienda crear al menos una automatización de préstamo para préstamos y otra para copias. Tenga en cuenta lo siguiente cuando configure automatizaciones:

Las automatizaciones se aplican en función de la configuración de Prioridad de automatización. La solicitud generada por el usuario se compara con todas las automatizaciones. De todas las automatizaciones que coinciden con la solicitud, se aplicará a la solicitud la automatización que tenga la prioridad más alta o el número de prioridad de automatización asignado más bajo.
- Cada automatización debe tener un valor numérico único para Prioridad de automatización .
- Asigne la prioridad más alta (número más bajo) a sus automatizaciones más específicas.
Cada automatización debe tener al menos una coincidencia, una acción o una excepción (no una de cada).
- Si no selecciona ningún criterio de coincidencia, su automatización se aplicará a todas las solicitudes.
- Si selecciona coincidencias pero no acciones o excepciones, todas las solicitudes que coincidan con esa automatización se enrutarán para revisión.

Acciones estándar para pedidos en préstamo

En la parte superior de la pantalla hay una lista de las acciones estándar que el sistema realiza automáticamente en las nuevas solicitudes de préstamo. Todas las bibliotecas verán las cuatro acciones a la izquierda de la pantalla:

Coincidencia de registros bibliográficos
- Las solicitudes que no coincidan con un registro de WorldCat no se automatizarán y aparecerán en la cola de revisión.
Verificación de existencias de WorldCat
Verificación de existencias en la base de conocimiento
Verificación del grupo de existencias personalizado

Hay acciones adicionales disponibles en Tipasa:

Administración de derechos de autor en EE. UU.
- Ver información de configuración de Flujos de trabajo avanzados .
Verificación de existencias en el OPAC (actualmente para bibliotecas que utilizan WMS, Ex Libris Alma o Innovative's Sierra)
- Ver información de configuración de Flujos de trabajo avanzados .
Comprobación de la aprobación del usuario
- Ver Ajustes de usuario para obtener información de configuración.
Verificación de existencias de RapidILL
- Consulte Ajustes del sistema externo para obtener información sobre la configuración.
Notificaciones
- Consulte Notificaciones para obtener información sobre la configuración.

Configurar automatizaciones principales para préstamos

Para agregar una automatización:

Seleccione la pestaña Préstamos .
Haga clic en + Agregar nuevo.
Ingrese un nombre y asígnele una prioridad. Ver Campos de automatización principales para campos de préstamo para obtener más información.
Seleccione los criterios de coincidencia que desee en el menú desplegable Coincidencias . Para obtener más información, consulte Criterios coincidentes de automatización para pedidos prestados .
- Si no selecciona un criterio de coincidencia, la automatización se aplicará a todas las solicitudes.
- Haga clic en el Agregue un botón de coincidencia para configurar criterios de coincidencia adicionales.
Seleccione las acciones que desee en el menú desplegable Acciones . Consulte Acciones de automatización para pedidos en préstamo para obtener más información.
- Haga clic en el Agregue un botón de acción para configurar criterios de coincidencia adicionales.
Haga clic en el Agregue una opción de excepción para seleccionar cualquier excepción. Consulte Excepciones de automatización para préstamos para obtener más información.
- Si alguna excepción es verdadera en una automatización coincidente, solo se aplicará la excepción y el resto de las acciones seleccionadas no se aplicarán, excepto la acción Agregar etiquetas de solicitud.
Haga clic en Guardar .

Para editar una automatización:

En la lista de Automatizaciones principales, seleccione el botón Editar asociado con la automatización deseada.
Edite la información, según corresponda. Elimine coincidencias, acciones y excepciones con el botón Eliminar .
Haga clic en Guardar.

Para borrar una automatización:

En la lista de Automatizaciones principales, seleccione el botón Borrar que se encuentra junto a la automatización deseada.
En la ventana de confirmación, haga clic en Eliminar.

Campos principales de automatización para préstamos

Campo

Descripción

Nombre*

El nombre de esta automatización (límite de 20 caracteres, sin caracteres especiales) que indica el alcance del grupo de solicitudes al que pertenece la automatización. El nombre debe ser único.

Nota: los nombres no distinguen mayúsculas de minúsculas, por lo que, por ejemplo, PRUEBA es lo mismo que prueba.

Ejemplos:
EARTICLTEST
MAXCOPY

Nota: si había incluido una descripción en los perfiles de Direct Request configurados previamente, la descripción aparecerá como texto de solo lectura en la automatización.

Prioridad*

Establezca una prioridad numérica para cada automatización.

Cuando se genera una solicitud iniciada por el usuario, se compara con todas las automatizaciones configuradas. Cuando las solicitudes coinciden con varias automatizaciones, se asignará a la solicitud la automatización con la prioridad más alta, o el número más bajo.
- Cada automatización debe tener un valor numérico único para Prioridad.

Criterios coincidentes de automatización para elementos prestados

Configure los criterios de coincidencia en función de los detalles de la solicitud.

Campo	Descripción
Antigüedad del material	Para préstamos: Se utiliza para restringir el préstamo de materiales que son muy nuevos o muy antiguos en función de su fecha de publicación. Nota: el número que ingrese en Antigüedad del material debe ser menor que el número ingresado, pero no más antiguo que. Para copias: Ingrese un número entero del 0 al 1000 que represente la antigüedad del material en años.
Formatos	Uno o más formatos bibliográficos que una solicitud debe especificar para que coincida con la automatización. Seleccione un formato de la lista proporcionada.
Idiomas	Uno o más idiomas que una solicitud debe especificar para que coincidan con la automatización.
Se necesita lo antes posible	Se utiliza para definir un rango de fechas, si lo hay, dentro del cual el usuario debe recibir el material. En una solicitud de préstamo, el requisito de fecha del usuario se especifica en el campo denominado Se necesita antes del . Por ejemplo, un valor de "Se necesita antes " de 4 significa que el usuario debe recibir el material dentro de los cuatro días posteriores a la creación de la solicitud. Para que coincida con la automatización, el valor de Se necesita antes del en una solicitud debe estar dentro del rango que usted especifique en la automatización por valores que asocie con Se necesita antes del y como máximo el . Por ejemplo, si la automatización tiene una Necesidad mínima como valor de 4 y un pero no posterior a 7, una solicitud entrante con un Necesario antes del valor de 5 coincidirá con la automatización. Sin embargo, si el usuario especifica un valor de "Se necesita antes " de 3 en la solicitud, esta no coincidirá con la automatización. Escriba un número entero del 0 al 1000.
Departamentos de usuarios	Departamento o departamentos de usuarios, si los hay, a los que se aplica la automatización, de hasta 65 caracteres alfanuméricos de largo. El departamento del usuario no distingue mayúsculas de minúsculas, por lo que CompSci es lo mismo que compsci. Sin embargo, la ortografía es importante, por lo que CompSci no es lo mismo que CSCI. Si la automatización se aplica a más de un departamento, escriba cada departamento separado por comas. Ejemplos: CompSci Química Biología
Nota del usuario	Indica si un usuario ha ingresado una nota en la solicitud. Coincidió el: Marque la casilla de verificación Cualquier palabra para recuperar solicitudes que tengan cualquier nota de usuario. Ingrese palabras clave o frases en el cuadro de texto para recuperar solicitudes que contengan notas de usuario con las palabras clave o frases especificadas. Cuando se ingresan varios términos, se conectan con el operador booleano OR.
Estados de los usuarios	Estado o estados del usuario, si los hubiere, a los que se aplica la automatización, de hasta 65 caracteres alfanuméricos de largo. El estado de usuario no distingue mayúsculas de minúsculas, por lo que Grad es lo mismo que grad. Sin embargo, la ortografía es importante, por lo que Grad no es lo mismo que Graduate. Si la automatización se aplica a más de un estado, escriba cada estado separado por una coma. Ejemplos: Grad UnderGrad Cuerpo docente
El usuario pagará hasta	El monto (en dólares estadounidenses), si corresponde, que el usuario pagará por el material solicitado. Si coincide con el coste máximo del usuario, considere hacer que el campo sea obligatorio en los formularios de solicitud, ya que los valores nulos nunca coincidirán con una automatización con este criterio. Para que una solicitud coincida con una automatización, el monto especificado en la solicitud debe ser igual o mayor que el monto especificado en la automatización. Por ejemplo, si la solicitud especifica 7 ($7,00) y la automatización especifica 5 ($5,00), la solicitud coincide con la automatización --- un usuario que esté dispuesto a pagar $7 también está dispuesto a pagar $5. Por otro lado, si la automatización especifica 10, entonces la automatización no coincide, porque un usuario que esté dispuesto a pagar $7 no está dispuesto a pagar $10. Escriba un número. No escriba el símbolo de dólar ($). Un valor de 0 significa que el usuario no está dispuesto a pagar nada por el material solicitado. Ejemplos: 6 6.00 6.10
Solicitar fuentes	Indica si la fuente de una solicitud es relevante para la automatización y, de ser así, el nombre o nombres de la fuente. Si desea que la automatización se aplique a solicitudes de fuentes específicas, escriba los nombres de las fuentes en el cuadro provisto, separados por comas. Los nombres de las fuentes pueden tener hasta ocho caracteres alfanuméricos. Los valores deben ser valores válidos en sus solicitudes de ILL. Los nombres de las fuentes no distinguen mayúsculas de minúsculas, por lo que FSILL es lo mismo que fsill. Sin embargo, la ortografía es importante, por lo que no se acepta FSlink como el valor válido FSILL. Para obtener más información, consulte las fuentes de ILL. Ejemplos: FSILL FSlink
Tipo de solicitud	Préstamo : solo las solicitudes de préstamo coincidirán con la automatización. Copia : solo las solicitudes de copias no retornables coincidirán con la automatización.

Acciones de automatización para préstamos

Una vez que haya determinado qué solicitudes desea automatizar, las automatizaciones se pueden configurar con acciones específicas.

Nota: Algunas acciones son mutuamente excluyentes de otras. Las acciones no disponibles se eliminan automáticamente a medida que crea la automatización.

Campo	Descripción
Agregar etiquetas de solicitud	Seleccione la (las) etiqueta(s) de solicitud que se aplicará(n) automáticamente a las solicitudes que coincidan con esta automatización. Presione Intro después de seleccionar una etiqueta y asegúrese de que la etiqueta se vuelva azul antes de guardar. Para obtener más información sobre las etiquetas de solicitud,consulte Etiquetas. Acciones adicionales disponibles Aplicar datos constantes Crear cadena de entidad prestadora Enrutar solicitud para revisión Enrutar solicitud de revisión para compra Enrutar solicitud a adquisiciones de WMS Enviar solicitud a las entidades prestadoras
Aplicar datos constantes	Seleccione el registro de datos constantes, si lo hubiera, que desee aplicar a las solicitudes que coincidan con esta automatización. Una vez que seleccione esta acción, verá una lista desplegable de todos los registros de datos constantes actuales para su institución. El registro de datos constantes, si lo hubiera, que se aplica al grupo de solicitudes que está automatizando. La lista contiene todos los registros de datos constantes actuales para su institución. Seleccione un registro de plantillas de la lista proporcionada. No seleccione de la lista si no hay ningún registro de datos constantes que corresponda al grupo de solicitudes que está automatizando. Nota: si desea definir un registro de datos constantes para este grupo, cree el registro de datos constantes antes de crear la automatización. Acciones adicionales disponibles Agregar etiquetas de solicitud Crear cadena de entidad prestadora Enrutar solicitud para revisión Enviar solicitud a las entidades prestadoras
Crear cadena de entidad prestadora	Seleccione esta opción si desea crear una cadena de entidad prestadora en la solicitud sin enviar la solicitud automáticamente a las entidades prestadoras. Una vez que seleccione esta opción, se le pedirá que seleccione una ruta de existencias personalizadas de la lista completa de rutas de existencias personalizadas actualmente configurada para su institución. Se aplicarán cadenas de prestamista a las solicitudes coincidentes, que se moverán a revisión. Para obtener más información, consulte rutas de existencias personalizadas . Acciones adicionales disponibles Agregar etiquetas de solicitud Aplicar datos constantes Enrutar solicitud para revisión Desviaciones: las bibliotecas que se desvían por un motivo que afectaría su solicitud no están incluidas en la cadena de entidad prestadora. Esto incluye el tipo de servicio, el formato, el coste máximo del prestatario, la afiliación al grupo, los términos de la licencia electrónica o la antigüedad del material. El historial de automatización mostrará las entidades prestadoras que fueron excluidas debido a la desviación, de modo que pueda ajustar la solicitud una vez que la vuelva a enviar para obtener una respuesta más favorable. Rango de cobertura de la base de conocimiento de OCLC: las existencias se agregan desde la base de conocimiento de WorldCat donde la entidad prestadora mantiene el año o el volumen solicitado. Términos de licencia electrónica: Las existencias se agregan desde la base de conocimiento de WorldCat donde la entidad prestadora tiene una licencia que permite ILL. Imprimir publicaciones seriadas Se agregarán las entidades prestadoras a la cadena de entidades prestadoras si: Conserve el año o el volumen solicitado en función de la información de los campos 853 y 863 del registro de existencias locales (LHR). Tienen LHR para el título, pero el sistema no puede determinar si las existencias coinciden con el material solicitado. No tener una desviación a nivel de título en el campo 008 del LHR que indique que no se prestará ni copiará el material. Las entidades prestadoras se ordenan por tiempo de entrega. Tiempo de entrega Los prestamistas se ordenan por tiempo de entrega dentro de cada grupo de existencias personalizadas en una ruta de existencias personalizadas. Se conservan las preferencias del usuario para ordenar la cadena de entidad prestadora. El orden del tiempo de entrega está determinado por los siguientes cálculos para crear la mejor cadena de entidad prestadora para cada solicitud sin abrumar a las entidades prestadoras que tienen un tiempo de entrega rápido: El sistema calcula un tiempo promedio diario de entrega para las entidades prestadoras en función del historial de datos del año anterior. Este tiempo promedio de entrega se vuelve a calcular diariamente. La profundidad actual de la cola de cada biblioteca o la cantidad de solicitudes pendientes se consideran al momento de asignar las solicitudes. La profundidad actual de la cola se calcula cada hora. El tiempo de entrega se define como el tiempo que transcurre desde que se asigna una solicitud a la entidad prestadora hasta que el material está disponible para la entidad prestataria. Para préstamos: el tiempo desde la asignación de la entidad prestadora hasta el momento en que la entidad prestataria recibió el material. Para copias: el tiempo desde que se asignó la entidad de préstamo hasta que la entidad prestadora envió el material.
Enrutar solicitud para revisión	La automatización moverá las solicitudes coincidentes a su cola de revisión. Si no selecciona una acción que dirija una solicitud a otra parte (a la entidad prestadora, a la compra o a la entrega de documentos), se aplicará esta acción de forma predeterminada. Acciones adicionales disponibles Agregar etiquetas de solicitud Aplicar datos constantes Crear cadena de entidad prestadora
Enrutar solicitud de revisión para compra	Las solicitudes se enviarán a la cola Solicitudes de compra > Revisar para compra . Acciones adicionales disponibles Agregar etiquetas de solicitud
Enrutar solicitud a adquisiciones de WMS	Solo para bibliotecas WMS. La automatización moverá las solicitudes coincidentes a Adquisiciones de WorldShare para que se considere su compra. Para obtener más información, consulte Crear una automatización para enrutar materiales directamente a Adquisiciones de WorldShare. Acciones adicionales disponibles Agregar etiquetas de solicitud
Enviar solicitud a las entidades prestadoras	Seleccione esta opción si desea enrutar la solicitud automáticamente a las entidades prestadoras. Una vez que seleccione esta opción, se le pedirá que seleccione una Ruta de existencias personalizadas de la lista completa de Rutas de existencias personalizadas configurada actualmente para su institución. Las solicitudes coincidentes se enrutarán a las entidades prestadoras que seleccionen en la ruta de existencias personalizadas y que posean el material solicitado. También se le pedirá que seleccione la cantidad mínima de prestamistas en la ruta de existencias personalizadas seleccionada que poseen el material solicitado. Puede seleccionar de 1 a 5. Esta no es la cantidad total de bibliotecas que tienen existencias en WorldCat del material solicitado. Esta es la cantidad mínima de prestamistas en la ruta de existencias personalizadas designada que deben tener el material antes de que la solicitud se envíe automáticamente a esos prestamistas. Nota: Un usuario aprobado debe estar vinculado a la solicitud para que la automatización envíe la solicitud a las entidades prestadoras. Si no se ha vinculado ningún usuario a la solicitud, o si el usuario vinculado no está aprobado o bloqueado, se seguirá creando la cadena de entidad prestadora y se aplicarán las plantillas, pero la solicitud se enviará a la cola de revisión. Si esto actúa en una solicitud de préstamo, también debe especificar una acción para Aplicar datos constantes y luego seleccionar el registro de datos constantes de su elección. El registro de plantillas que seleccione debe incluir direcciones de envío y facturación. Si no especifica un registro de plantillas con esta acción, su solicitud se moverá a revisión con un mensaje en el historial de automatizaciones que indica que faltan la direcciónshipToAddress1 y/o la dirección billToAddress1. Imprimir publicaciones seriadas Las entidades prestadoras quedarán excluidas de la cadena de entidades prestadoras si: No mantener el año o el volumen solicitado en función de la información de los campos 853 y 863 del registro de existencias locales (LHR) Tener una desviación a nivel de título en el campo 008 del LHR , lo que indica que no prestarán ni copiarán el material. Una vez excluidas estas entidades prestadoras, las entidades prestadoras restantes se ordenarán por tiempo de entrega. Tiempo de entrega El tiempo de entrega se calcula desde el momento en que se asigna una solicitud a la entidad prestadora hasta el momento en que el material está disponible para la entidad prestataria. Para préstamos: el tiempo desde la asignación de la entidad prestadora hasta el momento en que la entidad prestataria recibió el material. Para copias: el tiempo desde que se asignó la entidad de préstamo hasta que la entidad prestadora envió el material. Los prestamistas se ordenan por tiempo de entrega dentro de cada grupo de existencias personalizadas en una ruta de existencias personalizadas. Se conservan las preferencias del usuario para ordenar la cadena de entidad prestadora. El orden del tiempo de entrega está determinado por los siguientes cálculos para crear la mejor cadena de entidad prestadora para cada solicitud sin abrumar a las entidades prestadoras que tienen un tiempo de entrega rápido: El sistema calcula un tiempo promedio diario de entrega para las entidades prestadoras en función del historial de datos del año anterior. Este tiempo promedio de entrega se vuelve a calcular diariamente. La profundidad actual de la cola de cada biblioteca o la cantidad de solicitudes pendientes se consideran al momento de asignar las solicitudes. La profundidad actual de la cola se calcula cada hora. Acciones adicionales disponibles Agregar etiquetas de solicitud Aplicar datos constantes

Excepciones de automatización para préstamos

Configure excepciones en Automatización que se apliquen en lugar de las acciones definidas cuando sean verdaderas.

Campo	Descripción
Si hay una solicitud duplicada, enviar a revisión	Las posibles solicitudes duplicadas se enviarán a su archivo de revisión.
Si existen en grupo de existencias personalizadas, enviar a revisión	Si desea que las solicitudes que coincidan con esta automatización se dirijan a su archivo de revisión cuando uno o más miembros de un grupo en particular posean el material solicitado, seleccione el nombre del registro de grupo de existencias personalizadas que identifique al grupo. Seleccione un nombre de grupo de la lista proporcionada. La lista incluye todos los grupos de existencias personalizadas actuales para su institución. Si las existencias del grupo no son relevantes para el conjunto de solicitudes que está automatizando, no seleccione un grupo de existencias personalizadas. Ejemplos: El nombre del grupo que representa a todas las sucursales de la biblioteca en su campus. El nombre del grupo que representa a los consorcios para los que tiene procedimientos especiales de préstamo.
Si existe en mi institución, enrutar a entrega de documentos	Cuando se selecciona esta opción, todas las solicitudes de sus usuarios de materiales en posesión de su institución se moverán a la cola de entrega de documentos para un procesamiento independiente. Nota: la entrega de documentos primero debe estar activada para que pueda seleccionar esta opción. Consulte Configurar la entrega de documentos para obtener más información.
Si existe en mi institución, enviar a revisión	Las solicitudes se enviarán a su archivo para revisión cuando su institución tenga el material solicitado.

Utilice automatizaciones de préstamos con Tipasa

Las automatizaciones le permiten determinar cómo se procesan las solicitudes generadas por los usuarios. Una vez que se ha enviado una solicitud de usuario con una automatización, puede seleccionar si la solicitud, si coincide con la automatización, debe producirse (enviarse) a las entidades prestadoras o reenviarse a la cola Nuevo para revisión.

Con Tipasa, puede configurar sus automatizaciones para que funcionen junto con las siguientes características: Derechos de autor, Entrega de documentos y Remitentes comprobados. Es posible que desee configurar varias automatizaciones para que se correspondan con las funciones de Tipasa, pero debe tener en cuenta lo siguiente al crear sus automatizaciones:

Las automatizaciones se aplican en función de la configuración de Prioridad . La solicitud generada por el usuario se compara con todas las automatizaciones. De todas las automatizaciones que coinciden con la solicitud, se aplicará a la solicitud la automatización que tenga la prioridad más alta o el número de prioridad asignado más bajo.
- Cada automatización debe tener un valor numérico único para Prioridad.
OCLC recomienda crear una Automatización para los préstamos y una Automatización para las copias.

Automatizaciones básicas de préstamo

Un conjunto recomendado de automatizaciones encaminaría la solicitud para revisión si la solicitud es un duplicado, o encaminaría la solicitud para revisión o encaminaría para entrega de documentos si el material está retenido. Si esta automatización no está configurada, el sistema aplica plantillas y pasa la solicitud a revisión.

Ejemplos

Captura de pantalla que muestra automatizaciones básicas de préstamo en Configuración del servicio

PRÉSTAMOS:

Si la solicitud no es un duplicado y no existe en su institución, el sistema aplicará el registro de datos constantes y creará una cadena de entidad prestadora basada en las existencias de las bibliotecas en la ruta de existencias personalizadas y enrutará la solicitud a Revisión.
1. En Coincidencias, seleccione Tipo de solicitud > Préstamo.
2. Haga clic en el Agregar una opción de excepción y seleccione Si hay una solicitud duplicada, enviar a revisión.
3. Haga clic en el Agregue una opción de excepción y seleccione Si existe en mi institución, enrutar a entrega de documentos.
4. En Acciones, seleccione Enviar solicitud a las entidades prestadoras de préstamo y seleccione la ruta de existencias personalizadas que desea usar.
  - Un usuario aprobado debe estar vinculado a la solicitud para que la automatización envíe la solicitud a las entidades prestadoras. Si no se ha vinculado ningún usuario a la solicitud, o si el usuario vinculado no está aprobado o bloqueado, la solicitud se enviará a la cola de revisión.
5. Haga clic en el Agregue una opción de acción , seleccione Aplicar datos constantes y seleccione el registro de datos constantes que desea usar.
COPIAS:

Si la solicitud no es un duplicado y no existe en su institución, el sistema aplicará el registro de datos constantes y creará una cadena de entidad prestadora basada en las existencias de las bibliotecas en la ruta de existencias personalizadas y enrutará la solicitud a Revisión.
1. En Coincidencias, seleccione Tipo de solicitud > Copiar.
2. Haga clic en el Agregar una opción de excepción y seleccione Si hay una solicitud duplicada, enviar a revisión.
3. Haga clic en el Agregue una opción de excepción y seleccione Si existe en mi institución, enrutar a entrega de documentos.
4. En Acciones, seleccione Enviar solicitud a las entidades prestadoras de préstamo y seleccione la ruta de existencias personalizadas que desea usar.
  - Un usuario aprobado debe estar vinculado a la solicitud para que la automatización envíe la solicitud a las entidades prestadoras. Si no se ha vinculado ningún usuario a la solicitud, o si el usuario vinculado no está aprobado o bloqueado, la solicitud se enviará a la cola de revisión.
5. Haga clic en el Agregue una opción de acción , seleccione Aplicar datos constantes y seleccione el registro de datos constantes que desea usar.

Automatizaciones avanzadas de préstamos

Los siguientes son ejemplos de cómo expandir sus automatizaciones.

Ejemplos

Captura de pantalla que muestra automatizaciones avanzadas de préstamo en Configuración del servicio

NOTA DEL USUARIO

Las solicitudes que tengan una nota de usuario no se enviarán a las entidades prestadoras, lo que permitirá al personal leer la nota del usuario y completar la solicitud como corresponda.
1. En Coincidencias, seleccione Nota del usuario . Seleccione la casilla de verificación Cualquier palabra para recuperar solicitudes que tengan cualquier nota de usuario.
2. En Acciones, seleccione Enviar solicitud a revisión.
COMPRA

Los libros y libros electrónicos solicitados por el profesorado se enviarán a revisión para su compra.
1. En Coincidencias, seleccione Estado del usuario > Docente.
2. Seleccionar Agregue una coincidencia y seleccione Formatos. Seleccione Libro y texto electrónico en la lista de disponibles.
3. En Acciones, seleccione Enviar solicitud a revisión para compra.
AUDIOVISUAL

Cualquier solicitud que coincida con los formatos específicos se enviará a un conjunto específico de prestamistas configurados como grupo de existencias personalizadas que se sabe que atienden solicitudes audiovisuales por un costo y período de préstamo razonables.
1. En Coincidencias, seleccione Formatos y elija LP de grabación sonora, material visual en DVD, grabación sonora en casete, grabación sonora, material visual en VHS, grabación sonora en CD y material visual. Puede seleccionar varios formatos de la lista disponible.
2. En Acciones, seleccione Crear cadena de entidad prestadora y seleccione la ruta de existencias personalizadas que se utilizará para enviar a las entidades prestadoras que se sabe que completan este tipo de solicitudes.
3. Seleccionar Agregue una acción , seleccione Aplicar datos constantes y seleccione el registro de datos constantes que desea usar.

Entrega en préstamo

Mediante el Administrador de solicitudes automatizadas, las entidades prestadoras pueden optar por aplicar los registros de plantillas designados a las solicitudes de préstamo en función de la identidad de la biblioteca prestataria, el tipo de solicitud o el formato del material solicitado. Esto garantiza que los cargos de préstamo, pagarés, políticas y direcciones se apliquen con precisión a las solicitudes de préstamo, lo que ahorra tiempo al personal y garantiza el cumplimiento de las políticas y preferencias locales. Además, las entidades prestadoras pueden aplicar automáticamente etiquetas de solicitud a las solicitudes de préstamo entrantes.

Las automatizaciones se aplican en función de la configuración de Prioridad de automatización. La solicitud generada por el usuario se compara con todas las automatizaciones. De todas las automatizaciones que coinciden con la solicitud, se aplicará a la solicitud la automatización que tenga la prioridad más alta o el número de prioridad de automatización asignado más bajo.
- Cada automatización debe tener un valor numérico único para Prioridad de automatización .
- Asigne la prioridad más alta (número más bajo) a sus automatizaciones más específicas.
Si no selecciona un criterio de coincidencia, la automatización se aplicará a todas las solicitudes.

Acciones estándar para prestar

En la parte superior de la pantalla hay una lista de las acciones estándar que el sistema realiza automáticamente con las nuevas solicitudes de préstamo. Todas las bibliotecas verán las acciones a la izquierda de la pantalla:

Desviaciones
Comprobación del estado del proveedor
Verificación de existencias en la base de conocimiento
Comprobación de afiliaciones a grupos
Tiempo para responder
Comprobación de disponibilidad en tiempo real

Hay acciones adicionales disponibles en Tipasa:

Verificación de existencias en el OPAC
Asignación de prioridades de entrega en préstamo

Configurar automatizaciones principales para préstamos

Para agregar una automatización:

Seleccione la pestaña En préstamo .
Haga clic en + Agregar nuevo.
La casilla Habilitar estará marcada de manera predeterminada y la automatización tendrá efecto inmediatamente después de guardarla. La automatización mostrará Sí en la columna Habilitado .
Ingrese un nombre y asígnele una prioridad. Ver Campos de automatización principal para campos de préstamo para obtener más información.
Seleccione los criterios de coincidencia que desee en el menú desplegable Coincidencias . Para obtener más información, consulte Criterios coincidentes de automatización para préstamos .
- Haga clic en el Agregue un botón de coincidencia para configurar criterios de coincidencia adicionales.
Seleccione las acciones que desee en el menú desplegable Acciones . Consulte Acciones de automatización para préstamos para obtener más información.
- Las automatizaciones que especifiquen acciones pero no criterios de coincidencia coincidirán con todas las solicitudes.
- Haga clic en el Agregue un botón de acción para configurar criterios de coincidencia adicionales.
Haga clic en Guardar .

Para editar una automatización:

En la lista de Automatizaciones principales, seleccione el botón Editar asociado con la automatización deseada.
Edite la información, según corresponda. Elimine coincidencias, acciones y excepciones con el botón Eliminar .
Haga clic en Guardar .

Para borrar una automatización:

En la lista de Automatizaciones principales, seleccione el botón Borrar que se encuentra junto a la automatización deseada.
En la ventana de confirmación, haga clic en Eliminar.

Campos principales de automatización para entrega en préstamo

Campo

Descripción

Habilitar

De manera predeterminada, cuando se crea una automatización, la casilla Habilitar estará marcada y la automatización tendrá efecto inmediatamente después de guardarla. La automatización mostrará Sí en la columna Habilitado .

El personal puede editar automatizaciones y desmarcar la casilla Habilitar para que la automatización deje de estar vigente y se muestre como No en la columna Habilitado .

Nombre*

El nombre de esta automatización (límite de 40 caracteres) que indica el alcance del grupo de solicitudes al que pertenece la automatización. El nombre debe ser único.

Los nombres no distinguen mayúsculas de minúsculas.

Prioridad*

Establezca una prioridad numérica para cada automatización. La prioridad debe ser un entero positivo de 9 dígitos o menos.

Cuando las solicitudes coinciden con varias automatizaciones, se asignará a la solicitud la automatización con la prioridad más alta, o el número más bajo.
- Cada automatización debe tener un valor numérico único para Prioridad.

Criterios coincidentes de automatización para préstamos

Campo	Descripción
Grupo prestatario	Seleccione de una combinación de grupos de existencias personalizadas y grupos registrados deOCLC .
Formatos	Uno o más formatos bibliográficos que una solicitud debe especificar para que coincida con la automatización. Seleccione un formato de la lista proporcionada.
Tipo de solicitud	Especifique las solicitudes de copia o préstamo: Préstamo : solo las solicitudes de préstamo coincidirán con la automatización. Copia : solo las solicitudes de copias no retornables coincidirán con la automatización. Si no se selecciona ningún tipo de solicitud, la automatización se aplicará tanto a las solicitudes de copia como a las de préstamo.
Ubicación de la sucursal	Identifique las solicitudes de préstamo de materiales que se encuentran en una sucursal específica del sistema de bibliotecas. Ingrese los nombres de las sucursales separados por coma. La búsqueda de coincidencias no distingue mayúsculas de minúsculas. Nota: Solo está disponible para usuarios de Tipasa con la integración de OPAC activada. Usuarios de Tipasa que utilizan WMS: Configurar la automatización en función del nombre de la sucursal devuelto por una búsqueda en el OPAC . Se puede usar cualquier parte del nombre de la sucursal, ya que se buscará una palabra clave o frase clave coincidente y no se requiere una coincidencia de texto completo. Los usuarios también pueden configurar la automatización de la ubicación de la sucursal en función del nombre de la ubicación en la estantería porque el sistema ve el nombre completo para mostrar de la sucursal más la ubicación en la estantería tanto en el campoUbicación de lasucursal como en el campo de Ubicación en la estantería. Usuarios de Tipasa con integración en el OPAC configurada con sistemas no WMS: La ubicación completa del material (ubicación de la sucursal y estantería) aparece en un campo. No utilice la ubicación en estantes como criterio de coincidencia, ya que la ubicación del material se lee completamente en el campo de ubicación de la sucursal.
Ubicación de la estantería	Solo está disponible para usuarios de Tipasa con la integración de OPAC activada. Identifique las solicitudes en préstamo de materiales que se encuentren en una ubicación específica en los estantes del sistema de bibliotecas. La búsqueda de coincidencias no distingue mayúsculas de minúsculas. Nota: Solo está disponible para usuarios de Tipasa con la integración de OPAC activada. Usuarios de Tipasa que utilizan WMS: Configurar la automatización en función del nombre de la ubicación en estantes devuelto por una búsqueda de OPAC . Se puede usar cualquier parte del nombre de la ubicación, ya que se buscará una palabra clave o frase clave coincidente y no se requerirá una coincidencia de texto completo. Usuarios de Tipasa con integración en el OPAC configurada con sistemas no WMS: No utilice la ubicación en estantes como criterio de coincidencia, ya que la ubicación del material se lee completamente en el campo de ubicación de la sucursal. Especifique una Colección utilizando el criterio de coincidencia de la Ubicación de la sucursal.

Acciones de automatización para préstamos

Campo	Descripción
Aplicar datos constantes	Aplicar un registro de datos constantes de entidad prestadora designado como una acción.
Aplicar etiquetas de solicitud	Seleccione la (las) etiqueta(s) de solicitud que se aplicará(n) automáticamente a las solicitudes que coincidan con esta automatización. Presione Intro después de seleccionar una etiqueta y asegúrese de que la etiqueta se vuelva azul antes de guardar. Para obtener más información sobre las etiquetas de solicitud,consulte Etiquetas.

Campo

Descripción

Aplicar datos constantes

Aplicar un registro de datos constantes de entidad prestadora designado como una acción.

Aplicar etiquetas de solicitud

Seleccione la (las) etiqueta(s) de solicitud que se aplicará(n) automáticamente a las solicitudes que coincidan con esta automatización. Presione Intro después de seleccionar una etiqueta y asegúrese de que la etiqueta se vuelva azul antes de guardar. Para obtener más información sobre las etiquetas de solicitud,consulte Etiquetas.

Use automatizaciones de préstamos con Tipasa

Consulte el Administrador automatizado de solicitudes de préstamo para ver casos de uso y ejemplos.

Utilice los informes para evaluar automatizaciones

Consulte Evaluar automatizaciones para obtener información sobre cómo acceder y utilizar los informes estadísticos de Resource Sharing de Resource Sharing entre prestatario y prestamista para realizar un seguimiento del uso que su biblioteca hace de la automatización.