Best practices for managing subscriptions

Resumen

WorldShare Acquisitions no es sólo para compras puntuales, sino que también puede ayudarle a gestionar sus suscripciones. Cada vez tiene más valor gestionar las suscripciones en WorldShare Acquisitions, entre otras cosas:

Proporcionar un registro claro de los pedidos, la renovación, la cancelación, la recepción y la facturación de los recursos suscritos.
Gestión de los flujos de trabajo relacionados con las suscripciones.
Mantener todas las transacciones financieras en un solo lugar (en lugar de en hojas de cálculo, etc.).
Posibilidad de referenciar posteriormente los datos de adquisición (p. ej. ¿He pagado la factura de ese abono?).
Puede realizar informes y análisis de los datos de suscripción.
Puede importar facturas EDIFACT para suscripciones para ahorrar tiempo.
Puede sincronizar las facturas del SGA con el sistema del campus (mediante API o el conector de facturas del sistema de contabilidad).
Puede asegurarse de no sobrepasar su presupuesto para suscripciones.
Puede hacer un seguimiento de cuánto gasta cada departamento en suscripciones.

Los recursos de suscripción que puede solicitar incluyen:

Recursos WorldCat (publicaciones periódicas impresas)
Base de conocimientos eResources (ePeriodicals, eBooks, eCollections)
Recursos locales (suministros, afiliaciones, etc.)

Esta guía de buenas prácticas repasará la información básica necesaria para introducir suscripciones en WMS por primera vez y, a continuación, recibir y facturar dichas suscripciones.

Añadir suscripciones a un nuevo pedido

Empiece por buscar un artículo utilizando Descubrir artículos, Descubrir colecciones o Recursos locales en la navegación de la izquierda.

En los resultados de la búsqueda, busque el título que desea encargar y haga clic en Añadir a > .
En la ventana de diálogo Añadir artículo al pedido, seleccione las siguientes opciones:
- Tipo de adquisición - Suscripción
- Tipo de tratamiento
  - Producto electrónico (para todos los recursos electrónicos, p. ej. ePeriódicos, eLibros, eColecciones, etc.)
  - Serie (para publicaciones seriadas impresas)
  - Series monográficas (para más detalles sobre las series monográficas, consulte Añadir una serie monográfica a un pedido)
  - Local
Añadir cualquier información adicional sobre el pedido (ISSN, Periodo, Fecha de inicio y Fecha de finalización) o aplique una plantilla.
Nota: La fecha de inicio y la fecha de finalización son campos especialmente importantes para introducir suscripciones. Para simplificar, se recomienda añadir la Fecha de inicio y la Fecha de finalización en este punto y no más adelante en el proceso.
Haga clic en Nuevo pedido.

En el cuadro de diálogo Añadir nuevo pedido, seleccione Pedido de compra como Tipo de pedido y rellene los demás campos según sea necesario.

Añadir nuevos campos de pedido - Tabla

Campo

Descripción

Nombre del pedido (obligatorio)

Asigne un nombre significativo y único para evitar confusiones con otros pedidos. Siga la práctica local.

Tipo de pedido (obligatorio)

Seleccione el tipo de pedido en la lista:

Tipo de pedido	Descripción
Plan de aprobación	Lista de artículos recibidos como parte de un acuerdo con el proveedor para enviar artículos basados en un perfil. La biblioteca se reserva el derecho de devolver los artículos que no necesite.
Pedido global	Lista de artículos recibidos en el marco de un acuerdo con un proveedor para el envío de artículos en función de un perfil. Los vendedores no permiten la devolución de artículos.
Plan DDA (Adquisiciones en función de la demanda)	Lista de artículos recibidos como parte de un acuerdo con el proveedor para activar la compra de materiales en línea en función del uso de los usuarios.
Lista de regalos/donaciones	Lista de artículos recibidos de una persona u organización específica de forma gratuita o a bajo coste para la biblioteca.
Lista de depósitos legales	Lista de artículos recibidos como parte de un acuerdo con una entidad gubernamental para mantener algunas o todas sus publicaciones en la biblioteca.
Orden de compra	Lista de artículos creados por la biblioteca para enviar al proveedor.
Orden permanente	Lista de artículos recibidos en el marco de un acuerdo con el proveedor para el envío de artículos pertenecientes a una serie o publicación específica.

Proveedor (no es necesario para las órdenes de compra)

A medida que escribe, el sistema le sugiere automáticamente nombres de proveedores de entre los que aparecen como en uso en Proveedores.

Introduzca el nombre del proveedor entre comillas (por ejemplo, "Le Jour") para realizar una búsqueda de frase exacta. La búsqueda de frase exacta es útil en los casos en que el nombre del proveedor termina en una palabra que puede coincidir con otras palabras del nombre del proveedor (por ejemplo, Le Jour coincide con nombres de proveedores que contengan la palabra Journal).

Número de pedido del proveedor

Añada el número de pedido del proveedor, si lo conoce. Siga la práctica local.

Gestión fiscal

Seleccione un método de cálculo de impuestos de la lista desplegable.

Método de cálculo del impuesto	Descripción
Coste de la partida fiscal	Calcula el importe de los impuestos multiplicando el porcentaje de impuestos por el precio
Impuestos, gastos de servicio y gastos de envío	Calcula el importe de los impuestos multiplicando el porcentaje de impuestos por el precio, los gastos de servicio y los gastos de envío.
Incluye impuestos en los costes	Calcula el importe de los impuestos considerándolos incluidos en el precio, los gastos de servicio y los gastos de envío.

Comentarios

Añade cualquier nota sobre el pedido. Siga la práctica local.

Haga clic en Guardar. El nuevo pedido aparecerá en la tabla de Pedidos existentes.
Haga clic en Añadir para añadir el artículo al pedido recién creado.
(Optional) Click the Order Name to enter details for the order item (e.g., Fund, Location, Price, etc.), if not added in the Item Details accordion of a template.

Para obtener información sobre la búsqueda por tipo específico de recurso, consulte:

Order item templates

Aplicar una plantilla de artículo de pedido al añadir un artículo a un pedido puede ser útil por varias razones:

Permite rellenar previamente la información guardada en la plantilla para esa posición de pedido.
Activa el acordeón Detalles del artículo para el artículo, lo que le permite añadir detalles del artículo en el momento de añadir el artículo al pedido en lugar de tener que guardar y volver al artículo.
Algunos vendedores, por ejemplo EBSCO, puede proporcionarle un archivo que incluye la información de su suscripción en forma de códigos de barras, que pueden utilizarse para escanear la información.

Para saber cómo crear una nueva plantilla de posición de pedido, consulte Crear una plantilla de posición de pedido.

Nota: Después de aplicar una plantilla de artículo de pedido, aún puede anular valores de la plantilla o introducir valores que no estén en la plantilla.

Aplicar un modelo de posición de pedido

En la ventana Añadir artículo al pedido, cambie la configuración según sea necesario. Consulte Añadir suscripciones a un nuevo pedido para obtener más información sobre las opciones disponibles.
En la lista Aplicar plantilla de pedido, haga clic en la plantilla que desee aplicar.

Compruebe y edite los detalles en Detalles del artículo (Plantilla: [nombre]). Puede editar o aplicar los siguientes campos a una posición de pedido cuando utilice una plantilla de posición de pedido.

Nota: Utilizar el acordeón Detalles del artículo para añadir un valor en el campo Número de artículo de pedido de proveedor para cada artículo es especialmente útil si planea importar facturas EDIFACT para suscripciones más adelante.

Campos disponibles en un modelo de posición de pedido - Tabla

Pestaña	Campo editable
General	Solicitante Mostrar en WorldCat
Pida	Número de pedido del proveedor
Ubicación	Cantidad Rama Ubicación
Precios	Precio unitario % \| Descuento Cargas por servicio Envío Impuesto 1 Impuesto 2
Presupuesto/Fondo	Allocate by Presupuesto(s) Fondo(s) Porcentaje
Notes	Cualquier nota existente.
Campos personalizados	Nombre del personal Prioridad Fecha de devolución Departamento académico

Para añadir el artículo al pedido, haga clic en Añadir en la columna Acción (a la derecha).
Haga clic en Cerrar.

Tenga en cuenta que si introduce algún valor en la sección Detalles del elemento al aplicar una plantilla, éste permanecerá vigente durante la sesión hasta que seleccione una nueva plantilla o introduzca manualmente nuevos valores.

Realizar el pedido

Before placing an order: Open the order, complete any edits, and click Save Order at the top of the screen.

Click Place Order.
En la ventana Realizar pedido, siga la práctica local para determinar si marca la casilla para notificar al proveedor sobre este pedido.
- Sí - Hacer el pedido y notificarlo al proveedor
  1. Seleccione la casilla.
  2. Haga clic en Continuar.
  3. Vaya al paso 3.
- No - Hacer el pedido, pero no notificarlo al vendedor
  1. No marque la casilla.
  2. Click Place Order
  3. The order is placed.
En la ventana Notificar pedido al proveedor, rellene los siguientes campos:
1. Método - El método que elija para notificar el pedido al proveedor.
  1. E-Mail (EDIFACT): Send an EDIFACT order message via email. Before using this method, read Configure EDIFACT messages for a vendor for configuration information.
  2. Correo electrónico (HTML): Envíe su pedido por correo electrónico.
  3. Imprima: Imprima su pedido para enviarlo por correo.
  4. FTP (EDIFACT): Send an EDIFACT order message via FTP. Before using this method, read Configure EDIFACT messages for a vendor for configuration information.
2. To (E-Mail or Print) - The person or department at the vendor who will receive your notification of an order.
3. Reply to (E-Mail (HTML) or Print) - The person at your library that the vendor can contact about your order.
  - El valor predeterminado es la primera persona que aparece en la página Contactos en Configuración del servicio de OCLC (Registro de WorldCat > Contactos).
  - Puede establecer un contacto recurrente para cuando los vendedores respondan a un pedido en la Configuración de la institución para su sistema. Para obtener más información, consulte Crear un contacto de respuesta recurrente.
  - Puede establecer un método por defecto y un contacto de proveedor editando la Configuración de Adquisiciones en el registro de proveedor. Para más información, véase Ajustes de Adquisiciones.
El método que elijas determina el siguiente paso.
1. Correo electrónico (EDIFACT y HTML) y FTP (EDIFACT)
  1. (Optional) To preview the message, select Preview message before sending and click Continue.
  2. Haga clic en Enviar pedido.
  3. Compruebe el estado del pedido para confirmar que se ha realizado correctamente.
    - Un estado de pedido que permanece en Abierto indica que se ha producido un error y el pedido no se ha enviado al proveedor.
    - An order status set to Placed indicates that the order notification was sent to the vendor. For FTP (EDIFACT) orders, this confirms that the order was successfully delivered to the target FTP server. For email (EDIFACT and HTML) orders, the system can only confirm that the notification was accepted by the outgoing SMTP server, but cannot account for other errors, e.g. an incorrect email address.
2. Imprimir
  1. Haga clic en Continuar.
  2. En el cuadro de diálogo Presentación preliminar, haga clic en Orden de impresión.

Recibirsuscripciones

Se recomienda utilizar la opción de recepción masiva en la búsqueda de artículos del pedido al recibir suscripciones.

Recibir parcialmente varios artículos

La recepción parcial de elementos indicará que ha comenzado, pero no ha recibido completamente, el contenido de la suscripción.

Recibir varios artículos

La recepción de artículos indicará que se ha recibido la suscripción completa.

No hacer un seguimiento del estado de recepción

Puede elegir No rastrear cuando no desee rastrear el estado de recepción de sus suscripciones. Este estado del recibo se puede heredar al renovar para no tener que volver a configurarlo cada año.

Siga las instrucciones que se indican a continuación para no realizar el seguimiento del Estado de recepción de un artículo de serie o producto electrónico desde la pantalla Artículos de pedido o Artículos de suscripción.

Busque posiciones de pedido utilizando uno de los métodos descritos en la página Buscar y filtrar posiciones de pedido.
Seleccione las casillas de verificación situadas junto a los elementos que no desea seguir. Si no desea realizar un seguimiento de todos los elementos de la tabla, seleccione la casilla situada en la parte superior de la tabla.
En la parte superior de la pantalla, haga clic en Recibir > Do Not Track.
En el cuadro de diálogo No rastrear, haga clic en No rastrear.

Suscripción a facturas

Puede añadir a una factura artículos que haya pedido previamente. Este proceso tiene lugar en la pantalla de recepción y facturación de Adquisiciones y es diferente a añadir artículos que no ha pedido a una factura. Para ver cómo añadir artículos directamente a una factura (sin hacer primero el pedido), consulte Añadir artículos directamente a una factura (sin hacer primero el pedido).

Buscar artículos pedidos para facturar

Siga estos pasos para encontrar un artículo pedido para facturar.

En el menú de navegación de la izquierda, haga clic en Recibir y facturar.
Seleccione un tipo de procesamiento en la lista desplegable Tipo de procesamiento.
- E-Producto - Todos los e-productos
- Local - Una sola vez - Un artículo físico o no físico que no pertenece a WorldCat o a la base de conocimientos (por ejemplo, membresía, mobiliario, material de oficina, tecnología, etc.) que se recibe en una sola transacción.
- Local - Suscripción - Un artículo físico o no físico que no pertenece a WorldCat o a la base de conocimientos (por ejemplo, membresía, mobiliario, material de oficina, tecnología, etc.) que se recibe de forma continua
- Monografía - Monografías en las que sólo se aplica un código de barras
- Serial - Imprima publicaciones seriadas y monografías de varias partes en las que se apliquen varios códigos de barras
Seleccione Facturar en la lista desplegable Acción.
Haga clic en Ver elementos.
Haga clic en el campo de formulario Buscar texto y, a <Enter> continuación, pulse .
Busque los artículos que desea facturar.

Buscar un artículo específico
1. Seleccione un filtro de búsqueda en la lista desplegable Buscar.
2. Introduzca el código de barras, ISBN, ISSN, número OCLC o título, utilizando el campo del formulario Texto de búsqueda. Los resultados de la búsqueda aparecerán automáticamente cuando deje de escribir.
3. Para volver a la lista de elementos pendientes, borre todo el texto del campo del formulario Texto de búsqueda.
4. La búsqueda de códigos de barras sólo es posible tras importar los datos listos para la estantería. Consulte Importar datos de facturas y estanterías.
Buscar todos los artículos de un pedido
1. Seleccione Número de pedido en la lista desplegable Buscar.
2. Introduzca el número de pedido completo (número de PO), incluidos "PO" y los guiones (-), en el campo del formulario Texto de búsqueda. Los resultados de la búsqueda aparecerán automáticamente cuando deje de escribir.
3. Para volver a la lista de elementos pendientes, borre todo el texto del campo del formulario Texto de búsqueda .

También puede restringir su búsqueda mediante uno de los filtros siguientes.

Filtros de búsqueda - Tabla

Buscar por	Utilizar el método de recuperación
Buscar	Seleccione en la lista un índice con el que limitar la búsqueda: Keyword Título (por defecto) Número de copia Código de barras Número de factura ISBN ISSN Número de pedido Número de pedido
Tipo de contenido	Seleccione en la lista el tipo de contenido del elemento. Para volver a la lista de todos los elementos, seleccione el espacio en blanco de la lista.
Rama	Seleccione en la lista la sucursal a la que debe entregarse el artículo. La sucursal figura en la columna Ubicación de la orden. Para volver a la lista de partidas pendientes, seleccione el espacio en blanco de la lista.
Estado del pedido (no disponible para edición cuando la acción está configurada como Recibir)	Seleccione el grado en el que se ha realizado el pedido: Encargado Anulación solicitada No cancelado Cancelado
Estado de recepción	Seleccione el grado de cumplimiento de la orden: No recibido Recibido Devuelto Retirada
Estado de la compra	Seleccione el grado en que se ha completado la facturación: No facturado Parcialmente facturado Facturado Pagado parcialmente Pagado

Seleccione una factura nueva o existente en la que añadir los artículos pedidos

Para facturar artículos, debe crear una nueva factura, que se seleccionaría por defecto, o seleccionar una factura existente.

Crear una nueva factura

Seleccionar una factura existente

Seleccione el proveedor.
- Introduzca el nombre del proveedor en el cuadro de búsqueda de proveedores del panel izquierdo. A medida que escriba, aparecerá una lista con los proveedores en uso que coincidan con su búsqueda.
  - Si no aparece un proveedor, asegúrese de que aparece como En uso en Proveedores.
Seleccione la factura.
- Introduzca el número de factura en la casilla de búsqueda Número de factura. A medida que escriba, aparecerá una lista con los proveedores en uso que coincidan con su búsqueda.

Añadir un artículo pedido previamente a la factura

Existen varias formas de añadir a una factura un artículo previamente pedido.

Puede facturar todas las copias de una posición de pedido o sólo algunas copias de una posición de pedido. Si sólo se facturan algunas copias de un artículo, el precio del pedido de las copias no facturadas seguirá gravado en el presupuesto (siempre que el pedido sea del tipo Orden de compra).

Existen cinco tipos de partidas de factura:

Partidas de factura completa: Cubren el 100% del coste de los ejemplares facturados. Cuando se paga la factura, se libera la totalidad del precio del pedido de los ejemplares.
Partidas de factura parciales : Cubren un porcentaje de los ejemplares facturados. Cuando se paga la factura, el porcentaje no facturado sigue estando gravado para los artículos pedidos.
Partidas de factura suplementarias: Cubren cualquier coste adicional de un artículo que ya se facturó anteriormente. Sólo se puede crear una partida de factura suplementaria para una partida cuyo porcentaje de facturación sea del 100%.
Partidas de factura de crédito: Permiten al proveedor proporcionar un crédito que usted puede utilizar para comprarle artículos en el futuro.
Partidas de factura de reembolso: Son similares a las partidas de crédito, pero en este caso, el proveedor reembolsa realmente el dinero pagado a la biblioteca para que lo utilice de la forma que desee, no sólo para comprarle artículos.

Facturación completa de todas las copias

Describe el proceso para facturar íntegramente todas las copias de un artículo. Esta es la forma típica de facturar un artículo.

Después de encontrar el artículo pedido para facturar y seleccionar la factura, tendrá que añadir los artículos a la factura.
En la columna Facturado, haga clic en Añadir a factura. Se abre la ventana de diálogo Añadir artículo a la factura, con la opción de pago Pagar en su totalidad seleccionada por defecto.
Haga clic en Añadir en la ventana Añadir artículo a la factura. El elemento pasa a ser la nueva primera línea de los Elementos procesados en esta sesión. El 100% aparece en la columna de la factura.

Partidas parciales de factura

También puede optar por facturar parcialmente los artículos. Este método de facturación se utiliza cuando se paga un artículo a plazos y sólo se desea que una parte del precio del pedido se libere en el momento del pago. Para obtener instrucciones sobre la facturación parcial de artículos, consulte las secciones siguientes:

Ver las suscripciones actuales

En la barra de navegación de la izquierda, haga clic en Pedidos.
Haga clic en Elementos de suscripción.
Utilice el cuadro de búsqueda para buscar artículos de suscripción.
1. Type the search term in the box.
2. Haga cl <Enter>ic en Buscar o pulse .
Aplicar filtros a los elementos de suscripción. Puede añadir un filtro de periodo presupuestario con el periodo presupuestario actual seleccionado, o filtrar por fecha de finalización para mostrar los artículos que se acercan a la fecha de finalización de la suscripción.
1. Haga clic en el nombre del filtro.
2. Seleccione los valores que desea aplicar. Puede seleccionar uno o varios. Cuando se selecciona más de un valor, el sistema busca cualquiera de los valores seleccionados.
3. Haga clic en Aplicar. Una vez aplicado el filtro, puede pasar el ratón por encima del nombre del filtro para ver los valores seleccionados.
(Opcional) Haga clic en Guardar búsqueda.
1. En la ventana Guardar búsqueda, introduzca un nombre para la búsqueda.
2. Haga clic en Guardar. El nombre de la búsqueda aparece en el título de la página y se muestra en una pestaña de búsqueda.
Para ejecutar la búsqueda guardada en el futuro, haga clic en Pedidos > Búsquedas de artículos de pedidos en la navegación de la izquierda. A continuación, haga clic en el nombre de la búsqueda guardada.