Saltar al contenido principal
Servicio de soporte de OCLC

Integre la información de las facturas con su sistema financiero mediante la API de la plataforma

  1. Última actualización
  2. Guardar como PDF
Descubra cómo hacer coincidir los códigos de fondos presupuestarios, los códigos de coincidencia y los números de proveedor con sistemas financieros externos mediante WorldShare Acquisitions.

Correspondencia de un código de fondos presupuestarios con un sistema financiero externo

Los fondos son las categorías o cuentas específicas que se eligen al pedir o facturar artículos. Consulte Crear un presupuesto por primera vez.

Al crear fondos, puede introducir un identificador utilizado por el sistema financiero de su institución (p. ej. PeopleSoft, SAP). Esto permite utilizar el Código de Fondo como punto de correspondencia entre los dos sistemas.

  1. En el panel izquierdo, haga clic en Presupuestos.
  2. Haga clic en Nuevo presupuesto.
  3. Introduzca la Fecha de inicio y la Fecha de finalización del periodo fiscal.
  4. Haga clic en el botón Añadir (Add button) de la columna de la derecha.
  5. Para cada fondo, debe introducir un Nombre de fondo, un Código de fondo y un Importe presupuestado. El Código de Fondo debe ser único para ese Presupuesto, pero el Nombre del Fondo y el Importe Presupuestado pueden estar duplicados. Por ejemplo, puede tener un fondo llamado Libros tanto en el fondo de Inglés como en el de Geografía.
    1. Nombre del fondo: Elija un nombre de fondo que sea descriptivo y fácil de leer.
    2. Código de fondo: Dispone de numerosas opciones para determinar un código de fondo. Algunas sugerencias:
      • Una forma abreviada del Nombre del Fondo (p. ej. EngBks para el presupuesto de libros ingleses).
      • El identificador utilizado por el sistema financiero de su institución (por ejemplo PeopleSoft, SAP). Esto permite utilizar el Código de Fondo como punto de correspondencia entre los dos sistemas.
      • Una combinación de las anteriores (por ejemplo EngBks-001234).

Identificadores locales en el registro de proveedores

Puede introducir otro código en su registro de Proveedor, véase Crear nuevo proveedor. Esto permite a la API de Adquisiciones cotejarlo con los registros de Proveedores en el sistema financiero externo.

Estos identificadores son exclusivos de su biblioteca.

Identificador local Descripción
ID del sistema contable Se utiliza para rastrear el identificador utilizado por el sistema financiero de su institución matriz. OCLC recomienda utilizar este campo para su sistema de planificación de recursos empresariales (ERP).
Códigos de partido Se utiliza cuando se necesita un código para identificar (hacer coincidir) proveedores en otros sistemas. Utilizar el mismo código de coincidencia para el mismo proveedor tanto en el SGA como en otros sistemas facilita el intercambio de información sobre proveedores entre sistemas.
Número de proveedor* Un número de identificación asignado por su instancia de WMS, del mismo modo que se asignan los números de pedido.

Marcar factura como Lista

Cambiar el estado de una factura a Listo impide editarla. El estado Listo se utiliza a menudo para indicar que la factura está lista para ser importada en un sistema financiero independiente utilizado por la biblioteca. El sistema financiero exterior (por ejemplo PeopleSoft, SAP), puede recoger la información y pagar la factura. Se comunica con el SGA, a través de la API de Adquisiciones, para identificar todas las facturas con estado Listo, de modo que se pueda autorizar y efectuar el pago en el sistema financiero externo. A continuación, el sistema externo se comunica de nuevo con WMS cuando se ha efectuado el pago, de modo que el estado de la factura WMS se establece en Pagada.

Edite una factura normalmente. Una vez completado, puede hacer clic en Marcar como listo en la parte superior de la pantalla.

Cambiar estado a Procedimiento 
Listo Haga clic en Marcar factura como lista en la parte inferior derecha de la pantalla. El estado de la factura cambia a Lista y el botón Marcar factura como lista cambia a Reabrir factura.
Abrir Haga clic en Reabrir factura en la parte inferior derecha de la pantalla. El estado de la factura cambia a Abierta y el botón Reabrir factura cambia a Marcar factura como lista.