Crear un presupuesto por primera vez
Presupuestos en WorldShare Adquisiciones
Toda institución que utilice WorldShare Acquisitions para realizar pedidos debe crear un presupuesto. Los presupuestos le permiten hacer un seguimiento de las compras de su biblioteca a lo largo de un periodo de tiempo. Un presupuesto es un conjunto de fondos en un mismo periodo. El periodo se define mediante una fecha de inicio y una fecha final.
Notas importantes sobre los presupuestos
- You cannot delete a budget once it is created, therefore it is recommended not to create a test budget or test orders. If you do need to create a test budget, please see Considerations for test budgets.
- If you create a budget by mistake, you can rename funds within a budget or change the dates of a budget.
- Sin embargo, los pedidos asignados a este presupuesto seguirán estando gravados en este presupuesto y sólo podrán ser liberados facturando los artículos.
- Por lo tanto, una vez más, se recomienda no crear presupuestos y pedidos de prueba.
- Si existe un presupuesto, la fecha de inicio de un nuevo presupuesto no puede ser anterior a la fecha de finalización de ninguno de los presupuestos existentes.
- El primer presupuesto que cree puede tener cualquier fecha de inicio, pero su fecha de finalización no puede ser anterior a la fecha en que lo creó.
- El primer presupuesto se habilita automáticamente para su uso.
- Un presupuesto puede tener uno de cinco estados.
Estado Definición Indicado por Cerrado - Un presupuesto cerrado es cualquier presupuesto que haya cerrado para su uso.
- Puede tener varios presupuestos cerrados.
- No se puede utilizar un presupuesto cerrado para asignar fondos a posiciones de un pedido o factura.
- No Enable for use check box.
- Todos los fondos están desactivados (no se pueden añadir, editar ni eliminar fondos).
Cerrar - Un presupuesto de cierre es un presupuesto que está en proceso de cierre.
- Cerrar un presupuesto puede llevar desde unos minutos hasta varias horas.
- Se recomienda cerrar los presupuestos fuera del horario laboral siempre que sea posible.
- No se indica en la interfaz de usuario.
Actual - El presupuesto actual es el presupuesto por defecto que se utilizará al asignar fondos a los artículos de un pedido o factura.
- Sólo hay un presupuesto corriente, y siempre es el presupuesto inmediatamente posterior al último presupuesto cerrado.
- Si no hay presupuestos cerrados, el primer presupuesto que se crea es el presupuesto actual.
- The Enable for use check box is checked but disabled for editing.
Puede reservar en - El presupuesto reservable es el presupuesto inmediatamente posterior al presupuesto actual y puede activarse o desactivarse para su uso.
- Si está habilitado para su uso, aparece en segundo lugar en la lista de presupuestos disponibles para su selección durante los procesos de pedido y factura.
- The Enable for use check box is checked but disabled for editing.
Futuro - Un presupuesto futuro es cualquier presupuesto que se produzca después del presupuesto contabilizable.
- Todos los fondos están habilitados (puede añadir, editar o eliminar fondos).
- The Enable for use check box is available.
- Presupuestos de cierre. Un presupuesto sólo puede cerrarse una vez pasada su fecha de finalización. Un presupuesto cerrado no puede habilitarse para su uso.
- Cuando haya creado fondos, aparecerá un resumen del presupuesto en la parte superior del presupuesto que está visualizando. El importe total presupuestado, el importe comprometido, el importe gastado y el saldo restante se muestran en una lista y un gráfico circular.
Color del gráfico circular Importe presupuestado Naranja oscuro Expended Naranja claro Cifrado Verde Resto
Crear un presupuesto por primera vez
Este flujo de trabajo describe los pasos que hay que dar para establecer un presupuesto por primera vez, además de los datos importantes que hay que tener en cuenta a la hora de crearlo.
Paso 1: Decida cuándo desea empezar a utilizar WorldShare Acquisitions para realizar pedidos
Lo primero que debe hacer antes de empezar a crear su presupuesto es decidir cuándo quiere empezar a utilizar WorldShare Acquisitions para realizar pedidos. En concreto, ¿desea empezar al principio del próximo periodo fiscal, o quiere empezar parte del periodo fiscal actual? Existe cierta complejidad añadida cuando se inicia un presupuesto en mitad de un periodo fiscal (que se indica más adelante), pero si opta por empezar al principio del siguiente periodo fiscal, probablemente tendrá que duplicar su esfuerzo recibiendo artículos previamente pedidos en su antiguo sistema de adquisiciones mientras añade registros de artículos recién pedidos en WMS.
Paso 2: Crear un presupuesto
Una vez que haya decidido cuándo empezar a utilizar WorldShare Acquisitions para realizar pedidos, puede crear su presupuesto.
- On the left panel, click Budgets.
- Haga clic en Nuevo presupuesto.
Paso 3: Introduzca las fechas de inicio y fin
En el presupuesto creado, introduzca la fecha de inicio y la fecha de finalización del periodo presupuestario. Para ello, establezca la fecha de inicio y seleccione el periodo de tiempo adecuado (normalmente un año).
Si está creando un presupuesto para el próximo periodo fiscal:
- Introduzca la fecha de inicio y seleccione el periodo presupuestario (6 meses, 1 año o 2 años). La fecha de finalización del periodo fiscal se rellenará automáticamente.
Si está creando un presupuesto para el período fiscal en curso, tiene dos opciones:
- Set the Start Date to today's date or any date on which you want to begin using Acquisitions and manually adjust the End Date to match the current fiscal period's end date after creating the budget, or
- Establezca la Fecha de inicio en la fecha en que comenzó realmente el periodo fiscal (en el pasado) y establezca el Periodo en el valor apropiado.