Crear fondos
Descripción
Los fondos son las categorías o cuentas específicas que usted elige al pedir o facturar materiales.
Antes de crear fondos, debe crear un presupuesto por primera vez o crear un presupuesto para el próximo período fiscal.
El sistema permite cinco niveles de fondos:
- Superior (predeterminado) : el nivel predeterminado.
- Segundo : un fondo dentro del fondo de nivel superior. Los fondos de segundo nivel están sangrados debajo del nombre del fondo de nivel superior en la columna Nombre del fondo.
- Tercero : un fondo dentro del fondo de segundo nivel. Los fondos de tercer nivel están sangrados debajo del nombre del fondo de segundo nivel en la columna Nombre del fondo.
- Cuarto : un fondo dentro del fondo de tercer nivel. Los fondos de cuarto nivel están sangrados debajo del nombre del fondo de tercer nivel en la columna Nombre del fondo.
- Quinto : un fondo dentro del fondo de cuarto nivel. Los fondos de quinto nivel están sangrados debajo del nombre del fondo de cuarto nivel en la columna Nombre del fondo.
Crear fondos para su presupuesto
- Para agregar un fondo, haga clic en el botón Agregar (
) en la columna de la derecha. - Para cada fondo, debe ingresar un Nombre de fondo , un Código de fondo y un Monto presupuestado. El código de fondo debe ser único para ese presupuesto, pero el nombre de fondo y el monto presupuestado pueden estar duplicados. Por ejemplo, puede tener un fondo denominado Libros tanto en el fondo de inglés como en el fondo de geografía.
- Nombre del fondo: elija un nombre de fondo que sea descriptivo y fácil de leer.
- Código de fondo: Tiene numerosas opciones para determinar un código de fondo. Algunas sugerencias:
- Una forma abreviada del nombre del fondo (p. ej., EngBks para el presupuesto de libros en inglés).
- El identificador utilizado por el sistema financiero de su institución (p. ej., PeopleSoft, SAP). Esto permite que el código de fondo se utilice como punto de coincidencia entre los dos sistemas.
- Una combinación de los anteriores (p. ej., EngBks-001234).
- Estado del fondo: seleccione Habilitado
(predeterminado), deshabilitado para nuevas transacciones 
o Deshabilitado para todos los usos 
. - Monto presupuestado: hay varias opciones para ingresar el monto presupuestado. Consideraciones:
- Si está creando el presupuesto para su próximo período fiscal y planea comenzar a utilizar Adquisiciones al comienzo de este período de presupuesto, ingrese el monto total presupuestado para ese período fiscal. Por ejemplo, si tiene $1000 designados para el próximo período de presupuesto, ingrese 1000,00.
- Si está creando el presupuesto para el período fiscal actual (que ya ha comenzado), es posible que desee ingresar el saldo restante del fondo como Monto presupuestado, en lugar del monto total presupuestado para ese período. Por ejemplo, si ha presupuestado $1000 para un fondo, pero ya ha gastado $500, es posible que desee ingresar 500,00 como Monto presupuestado, ya que es el monto restante por gastar en el período fiscal.
- Puede crear un fondo que sea secundario de otro fondo haciendo clic en el botón de puntos suspensivos (
) en la columna de acción del fondo que desea usar como fondo principal. Puede crear hasta cinco niveles de fondos, pero recuerde que a medida que crece la complejidad de su estructura de fondos, también lo hace la complejidad de elegir el fondo adecuado al pedir o facturar un material. - Si comete un error, puede editar el Nombre de fondo, el Código de fondo y el Monto presupuestado en cualquier momento. Haga clic en el botón de puntos suspensivos () en la columna de acción del fondo que desee editar y elija Editar en el menú desplegable. El monto total presupuestado aparecerá en la parte superior de la pantalla para que pueda experimentar fácilmente con diferentes montos presupuestados para cada fondo y ver los resultados.
- Puede borrar fondos siempre que no se hayan utilizado. Sin embargo, tan pronto como realice un pedido utilizando un fondo o pague una factura utilizando un fondo, será imposible eliminar ese fondo. Por lo tanto, tenga mucho cuidado antes de utilizar los fondos en un presupuesto.
Limitaciones en la naturaleza de las relaciones de fondo principal-secundario
Se pueden asignar fondos de todos los niveles de la jerarquía a un material de un pedido o factura. Esto significa que los fondos principales que solo sirven como contenedores para fondos secundarios también se pueden seleccionar como fondo para un material. Si no desea que estas sean seleccionadas, asegúrese de haber establecido el Estado del fondo en Deshabilitado para nuevas transacciones . . También puede indicar a los selectores que solo utilicen los fondos secundarios, no los fondos principales. Probablemente también asignaría 0,00 como Monto presupuestado para estos fondos.
En este momento, usted tampoco puede configurar un fondo secundario para debitar dinero de un fondo principal en el momento de su uso. Por ejemplo, no puede asignar 10.000,00 al fondo inglés principal y cuando se utiliza su fondo secundario en una orden, gravar el fondo principal en su lugar. En estos casos, puede considerar:
- Dividir el monto de presupuesto deseado para el fondo principal entre los fondos secundarios; o...
- Coloque el monto presupuestado en el fondo principal, pero cuando analice su presupuesto, descargue el archivo CSV para el presupuesto y utilice el Total Enc. y las columnas Total desembolsado para calcular el monto restante en el presupuesto principal.
Nota: Puede ver el monto total comprometido y desembolsado para un fondo principal y todos sus fondos secundarios. Para ello, haga clic en el botón Preferencias de usuario (
) en la parte superior derecha de la tabla y seleccione para mostrar el Total Enc. y desembolso total columnas.
Descargar fondos
Una vez que haya terminado de configurar su presupuesto, puede descargar hasta 800 fondos a la vez en un archivo CSV. Es posible que deba hacer esto si, por ejemplo, uno de sus proveedores de materiales desea tener una lista de todos sus códigos de fondo para usar en su sistema.
- Establezca la lista desplegable Filas (aparece encima de la tabla) al número que corresponda.
- En la parte superior de la tabla, junto a Resultados [n] - [n] de [n], haga clic en el botón Exportar como CSV (
).