Crear un presupuesto para el próximo período fiscal
Antes de cerrar un presupuesto, debe establecer y configurar un presupuesto para el próximo período fiscal. Este flujo de trabajo describe los pasos que se deben seguir al configurar un presupuesto para el próximo período fiscal.
Paso 1: abrir un nuevo presupuesto y configurar fechas
- Haga clic en Presupuestos > Nuevo presupuesto. Esto crea un nuevo presupuesto cuya fecha de inicio es el día posterior a la fecha de finalización del presupuesto anterior. No puede modificar directamente la fecha de inicio del nuevo presupuesto, ya que debe ser inmediatamente posterior al presupuesto anterior.
- (Opcional) Puede editar la Fecha de finalización o el Período, así como ajustar la fecha de finalización del presupuesto anterior si desea editar la fecha de inicio del próximo presupuesto.
- Tenga en cuenta que el presupuesto no se guarda hasta que se crea el primer fondo en el paso siguiente.
Paso 2: agregue fondos al presupuesto
Notas importantes sobre cómo agregar fondos
- Al agregar fondos al nuevo presupuesto, puede elegir copiar fondos de su presupuesto anterior o agregar fondos desde cero si el nuevo presupuesto es significativamente diferente del anterior.
- La forma más sencilla de agregar fondos a un presupuesto es copiar los fondos de su presupuesto anterior. Al utilizar este método, se copian todos los fondos y sus relaciones principal-secundario, por lo que no es necesario que cree fondos manualmente para su nuevo presupuesto. Opcionalmente, también se pueden transferir los montos presupuestados.
- Sin embargo, hay desventajas en simplemente copiar los fondos.
- Debe cambiar manualmente el monto presupuestado de todos los fondos que no coincidan exactamente.
- Si actualiza los montos presupuestados en varias sesiones, no será fácil hacer un seguimiento del fondo que actualizó por última vez. Si copia los fondos y deja todos los montos presupuestados en 0,00, podrá notar la diferencia entre los montos presupuestados que ha actualizado y los que no.
Opción A: Para agregar fondos, copie los fondos del presupuesto anterior
- Haga clic en Copiar estructura de presupuesto.
- (Opcional) En el cuadro de diálogo Copiar estructura de presupuesto:
- Seleccione la casilla de verificación Copiar fondos con el monto presupuestado si desea que los montos presupuestados de sus fondos anteriores se copien en el nuevo presupuesto.
- Seleccione la casilla de verificación No copiar fondos deshabilitados para nuevas transacciones y sus fondos secundarios si no desea que los fondos que están deshabilitados para nuevas transacciones se copien en el nuevo presupuesto.
- Seleccione la casilla de verificación No copiar fondos deshabilitados para todos los usos y sus fondos secundarios si no desea que los fondos que están deshabilitados para todos los usos se copien en el nuevo presupuesto.
- Seleccione Copiar notas para copiar las notas de todos los fondos de su presupuesto anterior a su nuevo presupuesto.
- Haga clic en Copiar.
- Una vez que haya copiado la estructura de fondos del presupuesto anterior, aún puede ajustar los fondos para que se ajusten a los cambios que desee realizar en el nuevo presupuesto. Por ejemplo, es posible que tenga un Monto presupuestado diferente para algunos fondos.
Opción B: agregue fondos manualmente
- Para agregar un fondo, haga clic en el botón Agregar (
) en la columna de la derecha. - Para cada fondo, debe ingresar un Nombre de fondo , un Código de fondo y un Monto presupuestado. El código de fondo debe ser único para ese presupuesto, pero el nombre de fondo y el monto presupuestado pueden estar duplicados. Por ejemplo, puede tener un fondo denominado Libros tanto en el fondo de inglés como en el fondo de geografía.
- Nombre del fondo: elija un nombre de fondo que sea descriptivo y fácil de leer.
- Código de fondo: Tiene numerosas opciones para determinar un código de fondo. Algunas sugerencias:
- Una forma abreviada del nombre del fondo (p. ej., EngBks para el presupuesto de libros en inglés).
- El identificador utilizado por el sistema financiero de su institución (p. ej., PeopleSoft, SAP). Esto permite que el código de fondo se utilice como punto de coincidencia entre los dos sistemas.
- Una combinación de los anteriores (p. ej., EngBks-001234).
- Estado del fondo: seleccione Habilitado
(predeterminado), deshabilitado para nuevas transacciones 
o Deshabilitado para todos los usos 
. - Monto presupuestado: hay varias opciones para ingresar el monto presupuestado. Consideraciones:
- Si está creando el presupuesto para su próximo período fiscal y planea comenzar a utilizar Adquisiciones al comienzo de este período de presupuesto, ingrese el monto total presupuestado para ese período fiscal. Por ejemplo, si tiene $1000 designados para el próximo período de presupuesto, ingrese 1000,00.
- Si está creando el presupuesto para el período fiscal actual (que ya ha comenzado), es posible que desee ingresar el saldo restante del fondo como Monto presupuestado, en lugar del monto total presupuestado para ese período. Por ejemplo, si ha presupuestado $1000 para un fondo, pero ya ha gastado $500, es posible que desee ingresar 500,00 como Monto presupuestado, ya que es el monto restante por gastar en el período fiscal.
- Puede crear un fondo que sea secundario de otro fondo haciendo clic en el botón de puntos suspensivos (
) en la columna de acción del fondo que desea usar como fondo principal. Puede crear hasta cinco niveles de fondos, pero recuerde que a medida que crece la complejidad de su estructura de fondos, también lo hace la complejidad de elegir el fondo adecuado al pedir o facturar un material. - Si comete un error, puede editar el Nombre de fondo, el Código de fondo y el Monto presupuestado en cualquier momento. Haga clic en el botón de puntos suspensivos () en la columna de acción del fondo que desee editar y elija Editar en el menú desplegable. El monto total presupuestado aparecerá en la parte superior de la pantalla para que pueda experimentar fácilmente con diferentes montos presupuestados para cada fondo y ver los resultados.
- Puede borrar fondos siempre que no se hayan utilizado. Sin embargo, tan pronto como realice un pedido utilizando un fondo o pague una factura utilizando un fondo, será imposible eliminar ese fondo. Por lo tanto, tenga mucho cuidado antes de utilizar los fondos en un presupuesto.
Limitaciones en la naturaleza de las relaciones de fondo principal-secundario
Se pueden asignar fondos de todos los niveles de la jerarquía a un material de un pedido o factura. Esto significa que los fondos principales que solo sirven como contenedores para fondos secundarios también se pueden seleccionar como fondo para un material. Si no desea que estas sean seleccionadas, asegúrese de haber establecido el Estado del fondo en Deshabilitado para nuevas transacciones . . También puede indicar a los selectores que solo utilicen los fondos secundarios, no los fondos principales. Probablemente también asignaría 0,00 como Monto presupuestado para estos fondos.
En este momento, usted tampoco puede configurar un fondo secundario para debitar dinero de un fondo principal en el momento de su uso. Por ejemplo, no puede asignar 10.000,00 al fondo inglés principal y cuando se utiliza su fondo secundario en una orden, gravar el fondo principal en su lugar. En estos casos, puede considerar:
- Dividir el monto de presupuesto deseado para el fondo principal entre los fondos secundarios; o...
- Coloque el monto presupuestado en el fondo principal, pero cuando analice su presupuesto, descargue el archivo CSV para el presupuesto y utilice el Total Enc. y las columnas Total desembolsado para calcular el monto restante en el presupuesto principal.
Nota: Puede ver el monto total comprometido y desembolsado para un fondo principal y todos sus fondos secundarios. Para ello, haga clic en el botón Preferencias de usuario (
) en la parte superior derecha de la tabla y seleccione para mostrar el Total Enc. y desembolso total columnas.
Para obtener más información sobre la creación de fondos,consulte Crear fondos para su presupuesto.
Paso 3: Decida si desea utilizar el nuevo presupuesto antes de cerrar el presupuesto anterior
Al crear fondos, recuerde que se le pedirá (durante el proceso de cierre del presupuesto) que asigne los fondos con gravámenes abiertos a los fondos del nuevo presupuesto.
Debe decidir si planea usar el nuevo presupuesto antes de cerrar el presupuesto anterior. Por ejemplo, es posible que desee comenzar a realizar pedidos con el nuevo presupuesto unas semanas antes del final del período fiscal anterior. O bien, puede mantener abierto el presupuesto anterior durante varias semanas después del final de su período fiscal y utilizar el nuevo presupuesto para todos los pedidos nuevos.
Paso 4: habilitar el presupuesto de uso
- En el panel izquierdo, haga clic en Presupuestos.
- En la lista Seleccionar presupuesto, seleccione el presupuesto que desee editar. El presupuesto resaltado es el presupuesto en uso actual.
- Haga clic en Editar.
- Seleccione la casilla de verificación Habilitar para su uso , en la parte superior de la página.
- En la ventana Cambiar estado de período de presupuesto que admite reservas, haga clic en Aceptar.
- (Opcional) Seleccione la casilla de verificación Habilitar como predeterminado para habilitar el período de presupuesto como el período de presupuesto predeterminado para pedidos y facturación.
- Una vez que haya habilitado el uso de un presupuesto, este aparecerá como segundo presupuesto en la lista desplegable de presupuestos para el material de pedido y el material de factura.