Close a budget

Notas importantes antes de cerrar un presupuesto

• Un presupuesto sólo puede cerrarse una vez pasada su fecha de finalización. 
• Una vez cerrado un presupuesto, ya no puede utilizarse. Además, esta acción no puede deshacerse.
• El sistema puede tardar hasta unas horas en cerrar un presupuesto. Se recomienda:
  • Cierre los presupuestos al final de la jornada laboral.
  • No hacer ningún trabajo en Adquisiciones durante unas horas después de cerrar el presupuesto.
• Cerrar un presupuesto presupone haber creado el presupuesto futuro que seguirá al que se está cerrando. Véase Crear un presupuesto para el próximo período fiscal.
• Durante el proceso de cierre del presupuesto, deberá asignar los fondos del presupuesto que está cerrando al presupuesto siguiente. Esto debe hacerse por las siguientes razones:
  • Trasladar al presupuesto siguiente las partidas de pedidos que todavía están gravando dinero, de modo que el presupuesto cerrado no tenga ningún gravamen abierto.
  • Para trasladar partidas de órdenes de planificación impagadas o pagadas parcialmente al siguiente presupuesto, de forma que puedan facturarse en el nuevo presupuesto.
  • To move items on open orders with a selected fund.
  • Para mover plantillas de posiciones de pedido al siguiente presupuesto, de forma que la plantilla de posiciones de pedido no intente aplicar un presupuesto cerrado a nuevas posiciones.
  • Para mover las partidas de facturas impagadas al presupuesto siguiente, de forma que no se gaste dinero en un presupuesto cerrado tras el pago de estas facturas.
• Algunas bibliotecas desean evitar la asignación de fondos al siguiente período presupuestario resolviendo manualmente las cuestiones anteriores.  Por ejemplo:
  • Facturación y pago de partidas que siguen gravando el presupuesto. Para encontrar estas partidas, ordénelas por Periodo presupuestario = periodo presupuestario actual y Gravamen = más de 0,01.
  • Facturación y pago de las partidas de la orden del plan impagadas o pagadas parcialmente. Para encontrar estos artículos, busque artículos de pedido para Tipo de pedido = Todos los tipos excepto Pedido, Estado de compra = Todos los estados excepto Pagado.
  • Reviewing items on open orders to see if they need to be placed and received in this budget year.
  • Eliminación de plantillas de posiciones de pedido
     Precaución: Esto no es recomendable, ya que tendrá que volver a crearlas si lo hace, pero algunas bibliotecas prefieren hacerlo.
  • Pago de facturas impagadas. Para encontrarlas, busque las facturas por estado de pago = Todos los estados excepto Pagado.

     Nota: Estos últimos pasos no son necesarios.  Puede cerrar el presupuesto con este tipo de partidas, y se trasladarán automáticamente al siguiente periodo presupuestario como parte de la operación de cierre del presupuesto.

Cerrar el presupuesto actual y transferir las obligaciones pendientes

1. (Opcional) Confirme que ha pagado todas las facturas y partidas del pedido. Si tiene facturas o pedidos pendientes de pago:
   • Pague las facturas o pida los artículos antes de cerrar el presupuesto actual. Una vez cerrado el presupuesto, ya no puede utilizarse.
     O
   • Cierre el presupuesto actual y, a continuación, pague las facturas o pida los artículos utilizando el nuevo presupuesto.
2. En la esquina superior derecha del presupuesto, haga clic en Cerrar presupuesto.
3. In the Close Budget dialog, connect all the funds from the current budget (to be closed) to the future budget. In the right Fund Name column, from the list, select the new budget’s fund or start typing. Any changes to the window will be saved.

    Atención: No se puede utilizar un fondo desactivado como fondo de destino al cerrar un presupuesto. Si selecciona un fondo desactivado como fondo de destino, el fondo se eliminará automáticamente la próxima vez que abra el cuadro de diálogo Cerrar presupuesto.

   Nombre del fondo (presupuesto actual)	Fund code	Nombre del fondo (futuro presupuesto)
   Humanidades General	HG	Humanidades General
   History	HG-hist	History
   Europa	HG-hist-eu	Europa

4. Haga clic en Cerrar presupuesto.
5. En la ventana de advertencia Cerrar presupuesto, haga clic en Aceptar. El sistema responde "Cerrar presupuesto está en marcha...". Una vez que el sistema cierra el presupuesto, el presupuesto futuro pasa a ser el presupuesto actual.
6. After the Close Budget process is completed:
   • Todas las partidas de pedidos "plan" impagadas o pagadas parcialmente asignadas al presupuesto que se cierra se trasladarán al presupuesto siguiente.
   • All purchase order items that are still encumbering money in a fund will be moved to the next budget.
   • Todas las facturas y partidas de factura impagadas asignadas al presupuesto que se cierra se trasladarán al presupuesto siguiente.
   • Todas las plantillas de posiciones de pedido que utilicen el presupuesto actual se trasladarán al presupuesto siguiente.
   • Todas las solicitudes de compra que no se hayan encargado se trasladarán al presupuesto siguiente.
   • All accrual mode order items and invoice items, even if they are paid,  will be moved to the next budget.