Editar una factura

Buscar facturas existentes

1. En el menú de navegación de la izquierda, haga clic en Facturas > Facturas.
2. Buscar una factura.
   1. Haga clic en Buscar para ver todas las facturas.
      O
   2. Buscar una factura concreta.
      1. Seleccione un índice de la lista desplegable.
         • Número de factura (por defecto)
         • ID de factura externa
         • Pago ID de referencia
         • Número de factura del sistema
      2. Introduzca los términos de búsqueda en el campo Buscar factura.
      3. Haz clic en Buscar.
3. (Opcional) Filtre los resultados de la búsqueda utilizando los filtros de facturas.

Editar facturas existentes

Puede editar las facturas modificando los campos que aparecen a continuación:

Campos de la factura - Tabla

Campo	Descripción
Fecha de pago	Fecha de pago de la factura. Esta fecha no tiene por qué coincidir con la fecha en que el estado de pago de la factura cambia a Pagado y le permite indicar cuándo se envió realmente el pago al proveedor, en lugar de cuándo se marcó la factura como pagada en Adquisiciones. Puede ver la fecha en la que el estado de pago de la factura cambió a Pagado en Estado.
Número de factura (obligatorio)	Número utilizado por el proveedor para identificar una factura específica.
Fecha de la factura (obligatorio)	Fecha en que el proveedor creó la factura.
ID de factura externa	Un identificador único de la factura utilizado por un sistema financiero externo (p. ej. como el sistema financiero del campus).
Pago ID de referencia	Número de cheque o transacción del pago realmente presentado para esta factura.
Gestión fiscal	Seleccione un método de cálculo de impuestos de la lista desplegable. Método de cálculo del impuesto Descripción Coste de la partida fiscal Calcula el importe de los impuestos multiplicando el porcentaje de impuestos por el precio Impuestos, gastos de servicio y gastos de envío Calcula el importe de los impuestos multiplicando el porcentaje de impuestos por el precio, los gastos de servicio y los gastos de envío. Incluye impuestos en los costes Calcula el importe de los impuestos considerándolos incluidos en el precio, los gastos de servicio y los gastos de envío.
Moneda	La moneda utilizada por el proveedor.
Tipo de cambio	Tipo de cambio para la factura, si la moneda no es la misma que la moneda de la biblioteca. Haga clic en Utilizar tipo de cambio actual para rellenar el campo Tipo de cambio con el tipo de cambio actual. El sistema introducirá la tarifa que usted haya creado antes de recuperar una tarifa de un servicio externo.  Nota: Este campo sólo aparece si la moneda de la biblioteca difiere de la moneda seleccionada.
Notes	Notas añadidas a un artículo de factura por un usuario.

Editar la información de la partida de factura

Las facturas impagadas pueden editarse antes de pagarlas.

1. En la lista de facturas, haga clic en el número de factura.
2. Editar factura.

   Añadir elementos bibliográficos

   Para añadir elementos bibliográficos a una factura, utilice estos procedimientos:

   Tipo de artículo	Procedimiento
   Monografía	Recibir, Monografías Factura
   Serie, Producto electrónico	Reciba Factura

   Añadir débito, crédito o reembolso de un artículo no bibliográfico a la factura

   Utilice esta función para registrar un débito, crédito o reembolso para materiales no bibliográficos (que no tienen registros en WorldCat o en la base de conocimientos de WorldCat), como tarifas de equipos o encuadernación. Los artículos añadidos de esta forma no están en un pedido, por lo que el campo Pedido permanece en blanco.

   En la lista Añadir (en la esquina superior izquierda, encima de la tabla), seleccione el elemento que desea añadir:

   Añadir artículo	Descripción
   Débito	Una partida deudora incrementa el importe pagado con cargo a los fondos en el momento del pago de la factura
   Crédito	Una partida abonada, disminuye la cantidad pagada con cargo al fondo tras el pago de la factura.
   Reembolso	Una partida reembolsada disminuye el importe abonado con cargo al fondo en el momento del pago de la factura

   Nota: Para los abonos y reembolsos, todos los importes deben ser negativos (precio unitario, gastos de servicio, gastos de envío).

   Borrar de la factura

   La eliminación de un artículo de una factura no afecta al pedido del artículo.

   1. Seleccione la casilla de verificación del elemento y haga clic en Eliminar elementos (encima de la tabla).
   2. En la ventana Eliminar elemento de factura, haga clic en Sí.

3. Editar elementos. El sistema mantiene un total en la columna Total.

   Dividir una factura entre varios fondos

    Nota: Alternar entre Importe y Porcentaje puede cambiar el porcentaje asignado a cada fondo debido a problemas de redondeo al cambiar entre estos dos modos de asignar costes.

   Dividir una factura entre varios fondos por importe

   1. En la barra de navegación de la izquierda, expanda Facturas > Facturas.
   2. Haga clic en Buscar y, a continuación, en Título/Descripción para ver la factura.
   3. En la columna Presupuesto/Fondo, haga clic en Asignar varios presupuestos/fondos. A continuación, se abrirá la ventana Asignación de presupuesto y fondos.
       Nota: También puede dividir una factura entre varios fondos desde la página Elementos de pedido.
   4. En Asignar por, seleccione Importe.
   5. Añada fondos adicionales pulsando el botón Añadir (). 
   6. Introduzca el importe de cada fondo añadido en el campo Importe. Los importes de cada fondo deben sumar el precio total del artículo. El precio total del artículo (Importe) y el Importe no asignado pueden encontrarse en la parte superior del cuadro de diálogo Asignación de presupuesto y fondos.
   7. (Opcional) Haga clic en Distribuir uniformemente entre fondos no asignados para distribuir cualquier importe restante no asignado uniformemente entre todos los fondos con importe cero.
   8. Haga clic en Guardar.

   Dividir una factura entre varios fondos por porcentaje

   1. En la barra de navegación de la izquierda, expanda Facturas.
   2. Haga clic en Facturas y, a continuación, en el Título/Descripción para ver la factura.
   3. En la columna Presupuesto/Fondo, haga clic en Asignar varios presupuestos/fondos. A continuación, se abrirá la ventana Asignación de presupuesto y fondos.
       Nota: También puede dividir una factura entre varios fondos desde la página Elementos de pedido.
   4. En Asignar por, seleccione Porcentaje.
   5. Añada fondos adicionales pulsando el botón Añadir (). 
   6. Introduzca el porcentaje de cada fondo añadido en el campo Porcentaje. Los porcentajes deben sumar 100%. 
   7. (Opcional) Haga clic en Distribuir uniformemente entre fondos no asignados para distribuir cualquier importe restante no asignado uniformemente entre todos los fondos con importe cero.
   8. Haga clic en Guardar.

   Seleccionar fondos de diferentes períodos presupuestarios para una partida de factura

    Nota: 

   • Alternar entre Importe y Porcentaje puede cambiar el porcentaje asignado a cada fondo debido a problemas de redondeo al cambiar entre estos dos modos de asignar costes.
   • Siempre puede seleccionar el periodo presupuestario actual, pero el periodo presupuestario siguiente sólo está disponible si ha habilitado su uso. Para ello, vaya al siguiente presupuesto seleccionado y seleccione Habilitar para uso.

   1. En la columna Presupuesto/Fondo, haga clic en Asignar varios presupuestos/fondos.
   2. En Asignar por, seleccione Porcentaje.
   3. Añada periodos presupuestarios adicionales pulsando el botón Añadir ().
   4. Seleccione un periodo presupuestario para cada línea añadida en cada lista desplegable de la columna Presupuesto.
   5. Haga clic en Guardar.

   Editar impuestos, descuentos y gastos de servicio y envío para varios artículos al mismo tiempo.

   1. Haga clic en la casilla de verificación para seleccionar los artículos a los que desea aplicar descuentos, gastos de servicio y envío e impuestos.
   2. Haga clic en los botones de la parte inferior izquierda de la pantalla(Impuesto, Descuento, Cargo por servicio y Envío) para abrir las ventanas y realizar el cambio. Los cambios se aplican a todos los elementos marcados.
       Nota: Cualquier otra edición debe realizarse elemento por elemento.

4. Cuando haya terminado, haga clic en Pagar ahora. Consulte Pagar una factura.
   (Opcional)
   • Factura impagada
   • Cambiar el estado a Listo o Abierto

Columnas de posición de factura - Tabla

Column	Descripción
Presupuesto/Fondo	La lista superior es para los presupuestos (si hay más de un presupuesto activado). La lista inferior corresponde al fondo contra el que se cargará el coste del artículo: Ventana de fondos Columna izquierda Columna central Columna derecha Nombre del fondo Código del fondo Fondo principal Asignar varios fondos a un artículo En la lista de fondos, haga clic en Asignar varios fondos (en la parte inferior de la ventana de la lista). En Asignar varios fondos a un artículo, seleccione el Fondo. Introduzca el Porcentaje del coste del artículo que pagará el fondo. (Asegúrate de que los porcentajes suman 100%). Utilicelos botones Añadir ( ) y Elim inar ( ) para añadir y eliminar fondos. Haga clic en Guardar.
Total calculado	El total de todos los precios, gastos de servicio y envío e impuestos menos los descuentos.
Campos personalizados	Haga clic enel botón Campos personalizados () para editar los campos personalizados del elemento de factura.
Descuento (%)	Cualquier descuento aplicado al artículo (introdúzcalo como porcentaje). Puede editarse para varios artículos a la vez. Consulte Editar impuestos, descuentos y gastos de servicio y envío para varios artículos al mismo tiempo, más arriba.
Inv. (%)	Indica qué porcentaje del artículo se ha facturado.
Notes	Cualquier nota sobre el artículo del pedido. Pulse el botón Añadir nota () para añadir una nueva nota Pulse el botón Añadir/Editar nota () para añadir o editar notas.
Número de pedido	El número de pedido.
Cantidad	El número de artículos facturados.
Gastos de servicio	Cualquier gasto de servicio aplicado al artículo. Seleccione el tipo de valor en la lista desplegable: Seleccione Por unidad para introducir un valor por unidad que se multiplicará por el número de la columna Cantidad. Esta cifra se añade al total calculado. Seleccione Total para introducir el valor total de los gastos de servicio del artículo. Esta cifra se añade al total calculado.  Nota:  Si cambia el tipo de valor después de introducir un importe, el valor introducido no se volverá a calcular (por ejemplo, un total introducido como 19,99 se convertirá en el valor por unidad y dará lugar a un total calculado actualizado). Los gastos de servicio pueden editarse para varios artículos a la vez. Consulte Editar impuestos, descuentos y gastos de servicio y envío para varios artículos al mismo tiempo, más arriba.
Envío	Cualquier gasto de envío aplicado al artículo. Calculado multiplicando el importe del envío por el número de la columna Cant. Puede editarse para varios artículos a la vez. Consulte Editar impuestos, descuentos y gastos de servicio y envío para varios artículos al mismo tiempo, más arriba.
Impuesto 1 (%)	Valor introducido por el usuario y que indica el impuesto 1 del artículo. Seleccione el tipo de valor en la lista desplegable: Seleccione Total para introducir el importe total del Impuesto 1 del artículo. El valor introducido se añade al total calculado. Seleccione Porcentaje para introducir el porcentaje del Impuesto 1 para el artículo. Este valor se multiplica por el precio para calcular el importe del impuesto y se añade al total calculado.  Nota:  Si cambia el tipo de valor después de introducir un importe, el valor del impuesto introducido no se volverá a calcular (por ejemplo, un total introducido como 3,75 se aplicará como un valor porcentual de 3,75%, y dará lugar a un total calculado actualizado). Puede asignar un valor porcentual de hasta tres decimales (por ejemplo, 7,745%). Los valores porcentuales con cuatro decimales se redondearán a tres decimales (por ejemplo, 7,7454% se redondeará a 7,745%). Por defecto, el valor porcentual tiene dos decimales, a menos que se introduzca un tercer decimal.
Impuesto 2 (%)	Valor introducido por el usuario y que indica el impuesto 2 del artículo. Seleccione el tipo de valor en la lista desplegable: Seleccione Total para introducir el importe total del Impuesto 2 del artículo. El valor introducido se añade al total calculado. Seleccione Porcentaje para introducir el porcentaje del Impuesto 2 para el artículo. Este valor se multiplica por el precio para calcular el importe del impuesto y se añade al total calculado.  Nota:  Si cambia el tipo de valor después de introducir un importe, el valor del impuesto introducido no se volverá a calcular (por ejemplo, un total introducido como 3,75 se aplicará como un valor porcentual de 3,75%, y dará lugar a un total calculado actualizado). Puede asignar un valor porcentual de hasta tres decimales (por ejemplo, 7,745%). Los valores porcentuales con cuatro decimales se redondearán a tres decimales (por ejemplo, 7,7454% se redondeará a 7,745%). Por defecto, el valor porcentual tiene dos decimales, a menos que se introduzca un tercer decimal.
Importe del impuesto	Suma del impuesto 1 (%) y el impuesto 2 (%).
Impuesto %.	Cualquier impuesto sobre el artículo (introdúzcalo como porcentaje). Para gravar los gastos de servicio y envío, marque la casilla Incluir impuestos sobre los gastos de servicio & envío para toda la factura encima de la tabla. Puede editarse para varios artículos a la vez. Consulte Editar impuestos, descuentos y gastos de servicio y envío para varios artículos al mismo tiempo, más arriba. Para añadir una segunda columna de impuestos a la factura, consulte Configurar columnas más arriba.
Título	El título del artículo. Para ver todo un título abreviado, sitúe el cursor sobre los corchetes y las elipses [...].
Por gastar	Importe a gastar en el periodo presupuestario seleccionado.
A pagar por adelantado	Importe a prepagar en el periodo presupuestario seleccionado.
Total	El total de todos los precios, gastos de servicio y envío e impuestos menos los descuentos. El total se actualiza a medida que realizas cambios. Puede editarse pulsando sobre el total. En el cuadro de diálogo Actualizar Total: Seleccione Utilizar nuevo importe e introduzca un nuevo importe total. Haga clic en Actualizar.  Nota: Si ha cambiado la moneda del proveedor, el Total general diferirá de la moneda de su biblioteca. La diferencia depende del tipo de cambio entre las dos monedas, que usted fijó al cambiar la moneda del proveedor.
Precio unitario	El precio del artículo.

Establecer el número de partidas de factura mostradas

Puede establecer el número predeterminado de partidas de factura que se mostrarán al visualizar una factura. El número que seleccione se guardará para futuras sesiones cuando utilice el mismo ordenador y navegador.

 Nota: Si tiene dos facturas abiertas, cada una con un número diferente de líneas seleccionadas, la última que tenga abierta se utilizará por defecto para futuras facturas.

1. En la lista de facturas, haga clic en el número de factura.
2. Seleccione un número de la lista desplegable Filas, que aparece encima de la columna Total, para establecer el número de filas que verá cuando acceda a la pantalla Factura.
   • 5 (por defecto)
   • 10
   • 20
   • 50