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Buscar y filtrar facturas

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Descubra cómo buscar y filtrar facturas en Adquisiciones de WorldShare.

 Nota: De manera predeterminada, los usuarios de Adquisiciones basadas en sucursales verán las búsquedas filtradas según el inicio de sesión de su sucursal. Ver Acerca de las adquisiciones basadas en la sucursal.

Ver todas las facturas

  1. En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Facturas > Facturas.
  2. Haga clic en Buscar. Aparecen todas las facturas.
    • Los resultados se ordenan numéricamente por número de factura.
    • Para cambiar el criterio de ordenación, haga clic en el encabezado de cualquier columna.
    • Para personalizar los encabezados de columna que aparecen, consulte Mostrar/ocultar columnas. De forma predeterminada, no todos los encabezados de columna están visibles.
  3. Haga clic en el n.º de factura para ver o editar la factura. Para obtener más información, consulte Editar una factura .

Buscar facturas

  1. Seleccione un índice de la lista desplegable.
    • Número de factura (predeterminado)
    • ID de factura externa
    • ID de referencia de pago
    • Número de factura del sistema
  2. Ingrese el (los) término(s) de búsqueda en el campo del formulario Buscar factura .
  3.  Haga clic <Enter> en Buscar o presione .

Mostrar/ocultar columnas

Puede elegir las columnas que aparecen.

  1. Haga clic en el botón de engranaje gris (Botón de engranaje gris) encima de la columna del extremo derecho.
  2. En la ventana Mostrar columnas, seleccione o anule la selección de las columnas que desee mostrar u ocultar.
  3. Cierre la ventana de Mostrar Columnas haciendo clic en cualquier lugar fuera de ella.

Columnas de factura disponibles

Columnas de facturas - Tabla
Columna Descripción
Casilla de verificación Para borrar una factura, seleccione la casilla de verificación y haga clic en Borrar. Las facturas impagadas se pueden borrar, incluso si contienen materiales.
Fecha de exportación Fecha en la que se exportó el archivo de facturas al intercambio de archivos de OCLC .
Fecha de pago Fecha en que se pagó el material de factura. No es necesario que esta fecha coincida con la Fecha de pago del sistema.
Número de factura El número de la factura. Puede contener letras además de números.
Fecha de factura Fecha de creación de la factura.
Factura recibida La fecha en que su biblioteca recibe físicamente las facturas de los proveedores, es diferente de la fecha impresa en la factura misma.
Cantidad de materiales Cantidad de materiales en la factura.
Estado de pago
Estado Descripción
Abierto Sin pagar. Se puede borrar.
Pagado Pagado. No se puede eliminar, pero se puede anular el pago.
Listo para pagar Sin pagar. No se puede borrar, pero se puede pagar. 
Estado de recepción
Estado Descripción
No recibido (Ícono de No recibido) No se recibió ningún material.
Recibido parcialmente (Ícono de recepción parcial) Se recibieron algunos materiales.
Recibido (Ícono de recibido) Se recibieron todos los materiales.
Fecha de pago del sistema La fecha en que el estado de pago de la factura cambió a Pagado.
Número de factura del sistema Número generado por el sistema asignado a una factura.
Total Monto total de la factura.
Proveedor Proveedor que envió materiales consignados en la factura.

Filtrar facturas

Las facturas se pueden filtrar utilizando los filtros en la parte superior de la página.

  1. Haga clic en uno de los nombresde filtro a continuación.
  2. Seleccione los valores que desee aplicar. Puede seleccionar uno o más. Cuando se selecciona más de un valor, el sistema busca cualquiera de los valores seleccionados.
  3. Haga clic en Aplicar. Una vez aplicado el filtro, puede pasar el cursor sobre el nombre del filtro para ver los valores seleccionados.
  4. (Opcional) Para eliminar el filtro, haga clic en Restablecer.

Mostrar/ocultar filtros

Puede elegir los filtros que aparecen. De forma predeterminada, solo aparecen algunos filtros. Los filtros seleccionados tienen una marca de verificación junto a su nombre.

  1. Haga clic en Filtros (en la parte superior derecha de la pantalla).
  2. Para seleccionar o anular la selección de un filtro, haga clic en el nombre del filtro.
  3. (Opcional) Puede buscar a través de la lista de filtros ingresando una palabra clave en el cuadro de búsqueda.

Filtros de factura disponibles

Filtros de facturas - Tabla
Filtrar Descripción
Fecha de exportación Fecha en la que se exportó el archivo de facturas al intercambio de archivos de OCLC .

Seleccione una de las siguientes opciones para limitar la lista de resultados:
  • Hace más de [ x ] días - Ingrese un número en el campo de formulario (p. ej., hace más de 30 días).
  • Desde [ x ] hasta [ x ] : ingrese una fecha en los campos De y Para para limitar los resultados a un rango de fechas específico. Las fechas deben tener el formato MMDDAAAA (por ejemplo, 05/04/2020). También puede usar el botón Calendario (Botón de Calendario) para seleccionar las fechas.
Fecha de pago Fecha en que se pagó la factura.

No es necesario que esta fecha sea la misma que la fecha en que el estado de pago de la factura cambia a Pagado y le permite indicar cuándo se envió realmente el pago al proveedor, en lugar de cuándo se marcó la factura como paga en Adquisiciones.

Seleccione una de las siguientes opciones para limitar la lista de resultados:
  • Hace más de [ x ] días - Ingrese un número en el campo de formulario (p. ej., hace más de 30 días).
  • Desde [ x ] hasta [ x ] : ingrese una fecha en los campos De y Para para limitar los resultados a un rango de fechas específico. Las fechas deben tener el formato MMDDAAAA (por ejemplo, 05/04/2020). También puede usar el botón Calendario (Botón de Calendario) para seleccionar las fechas.
Factura recibida

La fecha en que su biblioteca recibe físicamente las facturas de los proveedores, es diferente de la fecha impresa en la factura misma.

Elija su método de filtro:

  • Hace más de ___ días - Encuentre facturas antiguas que puedan necesitar atención.
  • Del ___ al ___ : busque dentro de rangos de fechas específicos utilizando los íconos de calendario.
Estado de pago
Estado Descripción
En espera de pago La factura está pendiente de pago.
Abierto No se ha pagado la factura.
Pagado Se ha pagado la factura.
Listo para pagar La factura está lista para ser pagada.
Fecha de pago del sistema La fecha en que el estado de pago de la factura cambió a Pagado.

Seleccione una de las siguientes opciones para limitar la lista de resultados:
  • Hace más de [ x ] días - Ingrese un número en el campo de formulario (p. ej., hace más de 30 días).
  • Desde [ x ] hasta [ x ] : ingrese una fecha en los campos De y Para para limitar los resultados a un rango de fechas específico. Las fechas deben tener el formato MMDDAAAA (por ejemplo, 05/04/2020). También puede usar el botón Calendario (Botón de Calendario) para seleccionar las fechas.
Proveedor A medida que escriba, el campo le sugerirá proveedores de su lista.