Descubra cómo buscar y editar facturas existentes y cómo editar la información de los materiales de factura existentes.
Puede buscar sus facturas existentes y editar una factura existente.
Buscar facturas existentes
- En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Facturas > Facturas.
- Buscar una factura.
- Haga clic en Buscar para ver todas las facturas.
O
- Buscar una factura específica.
- Seleccione un índice de la lista desplegable.
- Número de factura (predeterminado)
- ID de factura externa
- ID de referencia de pago
- Número de factura del sistema
- Ingrese el (los) término(s) de búsqueda en el campo del formulario Buscar factura .
- Haga clic en Buscar.
- (Opcional) Filtre los resultadosde búsqueda usando los filtros de facturas.
Editar facturas existentes
Haga clic en el número de factura y actualice los campos de la factura que desee:
- Campos de factura - Tabla
-
Campo |
Descripción |
Fecha de pago |
Fecha en que se pagó la factura. No es necesario que esta fecha sea la misma que la fecha en que el estado de pago de la factura cambia a Pagado y le permite indicar cuándo se envió el pago al proveedor, en lugar de cuándo se marcó la factura como paga en Adquisiciones. Puede ver la fecha en que el estado de pago de la factura cambió a Pagado en Estado. |
Número de factura (obligatorio) |
Número utilizado por el proveedor para identificar una factura específica. |
Fecha de factura (obligatorio) |
Fecha en la que el proveedor creó la factura. |
ID de factura externa |
Un identificador único para la factura utilizado por un sistema financiero externo (p. ej. como el sistema financiero del campus). |
ID de referencia de pago |
Número de cheque o transacción del pago que se envió para esta factura. |
Manejo de impuestos |
Seleccione un método de cálculo de impuestos de la lista desplegable.
Método de cálculo de impuestos |
Descripción |
Coste de la partida de impuesto |
Calcula el monto del impuesto multiplicando el porcentaje de impuesto por el precio |
Partida de impuesto, cargo de servicio y costo de envío |
Calcula el monto del impuesto multiplicando el porcentaje de impuesto por el precio, los cargos de servicio y el envío |
Incluye impuestos en los costes |
Calcula el monto del impuesto considerándolo como incluido en el precio, los cargos de servicio y el envío |
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Moneda |
La moneda utilizada por el proveedor. |
Tipo de cambio |
Tasa de cambio de la factura, si la moneda no es la misma que la de la biblioteca. Haga clic en Usar tasa de cambio actual para completar el campoTasa de cambio con la tasa de cambio actual. El sistema extraerá la tasa que usted creó antes de recuperar una tasa de un servicio externo.
Nota: este campo solo aparece si la moneda de la biblioteca es diferente de la moneda seleccionada.
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Notas |
Notas agregadas a un material de factura por un usuario. |
Editar información de material de factura
Las facturas impagadas se pueden editar antes de pagarlas. En la lista de facturas, haga clic en el número de factura de una factura impagada.
Algunas columnas de materiales de factura requieren una explicación:
- Columnas de material de factura - Tabla
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Presupuesto/fondo |
La lista superior es para presupuestos (si hay más de un presupuesto habilitado).
La lista inferior es para el fondo al que se cargará el coste del material:
- Ventana de fondos
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Columna izquierda |
Columna del medio |
Columna derecha |
Nombre del fondo |
Código de fondo |
Fondo principal |
- Asignar varios fondos a un material
-
- En la lista de fondos, haga clic en Asignar varios fondos (en la parte inferior de la ventana de la lista).
- En Asignar varios fondos a material, seleccione el fondo.
- Ingrese el porcentaje del costo del material que pagará el fondo. (Asegúrese de que los porcentajes sumen 100%).
- Usar el botón Agregar () y Eliminar() para agregar y eliminar fondos.
- Haga clic en Guardar.
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Total calculado |
El total de todos los precios, cargos de servicio y envío, e impuestos menos cualquier descuento. |
Campos personalizados |
Haga clic en el botón Campos para personalizar () para editar los campos personalizados del material de factura. |
Descuento (%) |
Cualquier descuento aplicado al material (ingresar como porcentaje).
- Se puede editar varios materiales a la vez.
- Consulte Editar impuesto, descuento y cargos de servicio y envío para varios materiales al mismo tiempo, más arriba.
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Fact. (%) |
Indica qué porcentaje del material se ha facturado. |
Notas |
Cualquier nota sobre el material del pedido.
- Haga clic en el botón Agregar nota () para agregar una nota nueva
- Haga clic en el botón Agregar/editar nota () para agregar o editar notas.
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Cargos de servicio |
Cualquier cargo de servicio aplicado al material.
- Seleccione el tipo de valor de la lista desplegable:
- Seleccione Por unidad para ingresar un valor por unidad que luego se multiplica por el número en la columna Cant. Este número se agrega al total calculado.
- Seleccione Total para ingresar el valor total de los cargos de servicio del material. Este número se agrega al total calculado.
Nota:
- Si cambia el tipo de valor después de ingresar un monto, el valor ingresado no se volverá a calcular (por ejemplo, un total ingresado como 19,99 se convertirá en el valor por unidad y dará como resultado un total calculado actualizado).
- Los cargos de servicio de varios materiales se pueden editar a la vez.
- Consulte Editar impuesto, descuento y cargos de servicio y envío para varios materiales al mismo tiempo, más arriba.
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Envío |
Se aplicaron cargos de envío al material. Se calcula multiplicando el monto de envío por el número que figura en la columna Cant.
- Se puede editar varios materiales a la vez.
- Consulte Editar impuesto, descuento y cargos de servicio y envío para varios materiales al mismo tiempo, más arriba.
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Impuesto 1 (%) |
Valor ingresado por el usuario que indica el impuesto 1 del material.
- Seleccione el tipo de valor de la lista desplegable:
- Seleccione Total para ingresar el monto total del Impuesto 1 para el material. El valor ingresado se agrega al total calculado.
- Seleccione Porcentaje para ingresar el porcentaje del Impuesto 1 para el material. Este valor se multiplica por el precio para calcular el monto del impuesto y luego se suma al total calculado.
Nota:
- Si cambia el tipo de valor después de ingresar un monto, el valor de impuesto ingresado no se volverá a calcular (por ejemplo, un total ingresado como 3,75 se aplicará como un valor porcentual de 3,75% y dará como resultado un total calculado actualizado).
- Puede asignar un valor porcentual de hasta tres lugares decimales (por ejemplo, 7,745%).
- Los valores de porcentaje con cuatro lugares decimales se redondearán a tres lugares decimales (por ejemplo, 7,7454% se redondeará a 7,745%).
- De manera predeterminada, el valor de porcentaje tiene dos lugares decimales, a menos que se ingrese un tercer lugar decimal.
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Impuesto 2 (%) |
Valor ingresado por el usuario que indica el impuesto 2 del material.
- Seleccione el tipo de valor de la lista desplegable:
- Seleccione Total para ingresar el monto total del impuesto 2 para el material. El valor ingresado se agrega al total calculado.
- Seleccione Porcentaje para ingresar el porcentaje del Impuesto 2 para el material. Este valor se multiplica por el precio para calcular el monto del impuesto y luego se suma al total calculado.
Nota:
- Si cambia el tipo de valor después de ingresar un monto, el valor de impuesto ingresado no se volverá a calcular (por ejemplo, un total ingresado como 3,75 se aplicará como un valor porcentual de 3,75% y dará como resultado un total calculado actualizado).
- Puede asignar un valor porcentual de hasta tres lugares decimales (por ejemplo, 7,745%).
- Los valores de porcentaje con cuatro lugares decimales se redondearán a tres lugares decimales (por ejemplo, 7,7454% se redondeará a 7,745%).
- De manera predeterminada, el valor de porcentaje tiene dos lugares decimales, a menos que se ingrese un tercer lugar decimal.
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Monto de impuesto |
Suma del impuesto 1 (%) y el impuesto 2 (%). |
% de impuesto |
Cualquier impuesto sobre el material (ingresar como porcentaje).
- Para gravar los cargos de servicio y envío, marque la casilla Incluir impuesto en los cargos de servicio y envío de toda la factura que se encuentra arriba de la tabla.
- Se puede editar varios materiales a la vez. Consulte Editar impuesto, descuento y cargos de servicio y envío para varios materiales al mismo tiempo, más arriba.
- Para agregar una segunda columna de impuestos a la factura, consulte Configurar columnas más arriba.
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Para desembolsar |
Monto que se desembolsará en el período de presupuesto seleccionado. |
A pagar por adelantado |
Monto a pagar por adelantado en el período de presupuesto seleccionado. |
Total |
El total de todos los precios, cargos de servicio y envío, e impuestos menos cualquier descuento. El total se actualiza a medida que realiza cambios.
- Se puede editar haciendo clic en el total. En el cuadro de diálogo Actualizar total:
- Seleccione Usar monto nuevo e ingrese un monto total nuevo .
- Haga clic en Actualizar.
Nota: si cambia la moneda del proveedor, el total general será diferente de la moneda de su biblioteca. La diferencia depende de la tasa de cambio entre las dos monedas, que usted definió cuando cambió la moneda del proveedor.
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Precio unitario
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El precio del material. |
Agregar materiales bibliográficos a una factura
Monografía |
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Producto seriado o electrónico |
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Agregar el débito, crédito o reembolso de un material no bibliográfico para facturar
Utilice esta función para registrar un débito, crédito o reembolso por materiales no bibliográficos (que no tienen registros en WorldCat o en la base de conocimiento de WorldCat ), como cuotas de equipo o de encuadernación. Los materiales agregados de esta manera no están en un pedido, por lo que el campo Pedido permanece en blanco.
En la lista Agregar (en la esquina superior izquierda, arriba de la tabla), seleccione el material que desea agregar:
Debitar |
Un material debitado aumenta el monto pagado desde el fondo al momento del pago de la factura |
Crédito |
Un material acreditado disminuye el monto pagado del fondo al momento del pago de la factura |
Reembolso |
Un material reembolsado disminuye el monto pagado al momento del pago de la factura |
Nota: para los créditos y reembolsos, todos los montos deben ser negativos (precio unitario, cargos de servicio, envío).
Borrar material de la factura
Borrar un material de una factura no afecta el pedido del material.
- Seleccione la casilla de verificación del material y haga clic en Borrar materiales (encima de la tabla).
- En la ventana Borrar material de factura, haga clic en Sí.
Editar información del fondo
Dividir una factura entre varios fondos por monto
- En la columna Presupuesto/fondo de un material de factura, haga clic en Asignar varios presupuestos/fondos. Luego se abre la ventana Asignación de presupuesto y fondos .
Nota: también puede dividir una factura en varios fondos desde la página Materiales del pedido.
- Para Asignar por, seleccione Monto.
- Para agregar fondos adicionales, haga clic en el botón Agregar ().
- Ingrese el monto de cada fondo agregado en el campo Monto. Los montos de cada fondo deben sumar el precio total del material. El precio total del material (Amount) y el Monto no asignado se pueden encontrar cerca de la parte superior del cuadro de diálogo Asignación de presupuesto y fondos.
- (Opcional) Haga clic en Distribuir equitativamente entre los fondos no asignados para distribuir cualquier monto restante sin asignar de manera uniforme entre todos los fondos con un monto cero.
- Haga clic en Guardar.
Dividir una factura entre varios fondos por porcentaje
- En la columna Presupuesto/fondo de un material de factura, haga clic en Asignar varios presupuestos/fondos. Luego se abre la ventana Asignación de presupuesto y fondos .
Nota: también puede dividir una factura en varios fondos desde la página Materiales del pedido.
- Para Asignar por, seleccione Porcentaje.
- Para agregar fondos adicionales, haga clic en el botón Agregar ().
- Ingrese el porcentaje de cada fondo agregado en el campo Porcentaje. Los porcentajes deben sumar 100%.
- (Opcional) Haga clic en Distribuir equitativamente entre los fondos no asignados para distribuir cualquier monto restante sin asignar de manera uniforme entre todos los fondos con un monto cero.
- Haga clic en Guardar.
Seleccionar fondos de diferentes períodos presupuestarios para un material de factura
Nota:
- Alternar entre Monto y Porcentaje puede cambiar el porcentaje asignado a cada fondo debido a problemas de redondeo al cambiar entre estos dos modos de asignación de costes.
- Siempre puede seleccionar el período de presupuesto actual, pero el período de presupuesto siguiente solo estará disponible si usted lo ha habilitado para su uso. Para ello, vaya al siguiente presupuesto seleccionado y seleccione Habilitar para uso.
- En la columna Presupuesto/fondo de un material de factura, haga clic en Asignar varios presupuestos/fondos.
- Para Asignar por, seleccione Porcentaje.
- Para agregar períodos de presupuesto adicionales, haga clic en el botón Agregar ().
- Seleccione un período de presupuesto para cada fila agregada de cada lista desplegable en la columna Presupuesto.
- Haga clic en Guardar.
Editar impuestos, descuentos, cargos por servicio y envío de varios materiales al mismo tiempo
- Haga clic en el cuadro de selección para seleccionar los materiales a los que desea aplicar descuentos, cargos de servicio y envío, e impuestos.
- Haga clic en los botones en la parte inferior izquierda de la pantalla (Impuesto, Descuento, Cargo de servicio y Envío) para abrir ventanas y realizar su cambio. Los cambios se aplican a todos los materiales marcados.
Nota: Cualquier otra edición debe hacerse de material en material.
Pagar factura
- (Opcional) Cuando termine, haga clic en Pagar ahora. Ver Pagar una factura.
Establecer la cantidad de materiales de factura que se muestran
Puede establecer la cantidad predeterminada de materiales de factura que se mostrarán al ver una factura. El número que seleccione se guardará para futuras sesiones cuando utilice la misma computadora y navegador.
Nota: si tiene dos facturas abiertas, cada una con una cantidad diferente de filas seleccionadas, la última que tenga abierta se utilizará como predeterminada para las facturas futuras.
- En la lista de facturas, haga clic en el Número de factura.
- Seleccione un número de la lista desplegable Filas, que aparece arriba de la columna Total, para establecer la cantidad de filas que verá cuando acceda a la pantalla de factura.
- 5 (predeterminado)
- 10
- 20
- 50