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Servicio de soporte de OCLC

Añadir artículos pedidos previamente a una factura

Descubra cómo añadir artículos pedidos previamente a una factura en WorldShare Acquisitions.

Puede añadir a una factura artículos que haya pedido previamente. Este proceso tiene lugar en la pantalla de recepción y facturación de Adquisiciones y es diferente a añadir artículos que no ha pedido a una factura. Para ver cómo añadir artículos directamente a una factura (sin hacer primero el pedido), consulte Añadir artículos directamente a una factura (sin hacer primero el pedido).

Buscar artículos pedidos para facturar

Siga estos pasos para encontrar un artículo pedido para facturar.

  1. En el menú de navegación de la izquierda, haga clic en Recibir y facturar.
  2. Seleccione un tipo de procesamiento en la lista desplegable Tipo de procesamiento.
    • E-Producto - Todos los e-productos
    • Local - Una sola vez - Un artículo físico o no físico que no pertenece a WorldCat o a la base de conocimientos (por ejemplo, membresía, mobiliario, material de oficina, tecnología, etc.) que se recibe en una sola transacción.
    • Local - Suscripción - Un artículo físico o no físico que no pertenece a WorldCat o a la base de conocimientos (por ejemplo, membresía, mobiliario, material de oficina, tecnología, etc.) que se recibe de forma continua
    • Monografía - Monografías en las que sólo se aplica un código de barras
    • Serial - Imprima publicaciones seriadas y monografías de varias partes en las que se apliquen varios códigos de barras
  3. Seleccione Facturar en la lista desplegable Acción.
  4. Haga clic en Ver elementos.
  5. Haga clic en el campo de formulario Buscar texto y, a <Enter> continuación, pulse .
  6. Busque los artículos que desea facturar.

    Buscar un artículo específico
    1. Seleccione un filtro de búsqueda en la lista desplegable Buscar.
    2. Introduzca el código de barras, ISBN, ISSN, número OCLC o título, utilizando el campo del formulario Texto de búsqueda. Los resultados de la búsqueda aparecerán automáticamente cuando deje de escribir.
    3. Para volver a la lista de elementos pendientes, borre todo el texto del campo del formulario Texto de búsqueda.
    4. La búsqueda de códigos de barras sólo es posible tras importar los datos listos para la estantería. Consulte Importar datos de facturas y estanterías.
       
    Buscar todos los artículos de un pedido
    1. Seleccione Número de pedido en la lista desplegable Buscar.
    2. Introduzca el número de pedido completo (número de PO), incluidos "PO" y los guiones (-), en el campo del formulario Texto de búsqueda. Los resultados de la búsqueda aparecerán automáticamente cuando deje de escribir.
    3. Para volver a la lista de elementos pendientes, borre todo el texto del campo del formulario Texto de búsqueda .
  7. También puede restringir su búsqueda mediante uno de los filtros siguientes.
    Filtros de búsqueda - Tabla
    Buscar por Utilizar el método de recuperación
    Buscar Seleccione en la lista un índice con el que limitar la búsqueda:
    • Keyword
    • Título (por defecto)
    • Número de copia
    • Código de barras
    • Número de factura
    • ISBN
    • ISSN
    • Número de pedido
    • Número de pedido
    Tipo de contenido Seleccione en la lista el tipo de contenido del elemento.
    • Para volver a la lista de todos los elementos, seleccione el espacio en blanco de la lista.
    Rama Seleccione en la lista la sucursal a la que debe entregarse el artículo.
    • La sucursal figura en la columna Ubicación de la orden.
    • Para volver a la lista de partidas pendientes, seleccione el espacio en blanco de la lista.
    Estado del pedido (no disponible para edición cuando la acción está configurada como Recibir) Seleccione el grado en el que se ha realizado el pedido:
    • Encargado
    • Anulación solicitada
    • No cancelado
    • Cancelado
    Estado de recepción Seleccione el grado de cumplimiento de la orden:
    • No recibido
    • Recibido
    • Devuelto
    • Retirada
    Estado de la compra Seleccione el grado en que se ha completado la facturación:
    • No facturado
    • Parcialmente facturado
    • Facturado
    • Pagado parcialmente
    • Pagado

Seleccione una factura nueva o existente en la que añadir los artículos pedidos

Para facturar artículos, debe crear una nueva factura, que se seleccionaría por defecto, o seleccionar una factura existente. 

Crear una nueva factura

  1. En el panel Recibir y facturar, haga clic en Nueva factura.
  2. Introduzca el Proveedor, el Número de Factura y la Fecha de Facturación de la factura.
  3. Haga clic en Guardar. Esta factura se seleccionará automáticamente para su uso.

Seleccionar una factura existente

  1. Seleccione el proveedor.
    • Introduzca el nombre del proveedor en el cuadro de búsqueda de proveedores del panel izquierdo. A medida que escriba, aparecerá una lista con los proveedores en uso que coincidan con su búsqueda.
      • Si no aparece un proveedor, asegúrese de que aparece como En uso en Proveedores.
  2. Seleccione la factura.
    • Introduzca el número de factura en la casilla de búsqueda Número de factura. A medida que escriba, aparecerá una lista con los proveedores en uso que coincidan con su búsqueda.

Añadir un artículo pedido previamente a la factura

Existen varias formas de añadir a una factura un artículo previamente pedido.

Puede facturar todas las copias de una posición de pedido o sólo algunas copias de una posición de pedido. Si sólo se facturan algunas copias de un artículo, el precio del pedido de las copias no facturadas seguirá gravado en el presupuesto (siempre que el pedido sea del tipo Orden de compra).

Existen cinco tipos de partidas de factura:

  • Partidas de factura completa: Cubren el 100% del coste de los ejemplares facturados. Cuando se paga la factura, se libera la totalidad del precio del pedido de los ejemplares.
  • Partidas de factura parciales : Cubren un porcentaje de los ejemplares facturados. Cuando se paga la factura, el porcentaje no facturado sigue estando gravado para los artículos pedidos.
  • Partidas de factura suplementarias: Cubren cualquier coste adicional de un artículo que ya se facturó anteriormente. Sólo se puede crear una partida de factura suplementaria para una partida cuyo porcentaje de facturación sea del 100%.
  • Partidas de factura de crédito: Permiten al proveedor proporcionar un crédito que usted puede utilizar para comprarle artículos en el futuro.
  • Partidas de factura de reembolso: Son similares a las partidas de crédito, pero en este caso, el proveedor reembolsa realmente el dinero pagado a la biblioteca para que lo utilice de la forma que desee, no sólo para comprarle artículos.

Facturación completa de todas las copias

Describe el proceso de facturación completa de todos los ejemplares de un artículo (véase la definición de Partidas de facturación completa al principio de esta sección). Esta es la forma típica de facturar un artículo.

  1. Después de encontrar el artículo pedido para facturar y seleccionar la factura, tendrá que añadir los artículos a la factura.
  2. En la columna Facturado, haga clic en Añadir a factura. Se abre la ventana de diálogo Añadir artículo a la factura, con la opción de pago Pagar en su totalidad seleccionada por defecto.
  3. Haga clic en Añadir en la ventana Añadir artículo a la factura. El elemento pasa a ser la nueva primera línea de los Elementos procesados en esta sesión. El 100% aparece en la columna de la factura.

Partidas parcialmente facturadas

Describe el proceso de facturación parcial de copias de un artículo (véase la definición de Partidas de factura parcial en la parte superior de esta sección). Este método de facturación se utiliza cuando se paga un artículo a plazos y sólo se desea que una parte del precio del pedido se libere en el momento del pago.

Utilice esta función para no pagar la factura en su totalidad.

Partida parcialmente facturada por porcentaje

Puede facturar parcialmente una partida en función del porcentaje asignado a la partida de factura. El gravamen de la copia se reduce en el porcentaje de la partida de factura.

  1. Después de encontrar el artículo pedido para facturar y seleccionar la factura (ver pasos anteriores), tendrá que añadir los artículos a la factura.
  2. En la columna Facturado, haga clic en Añadir a factura.
  3. En la ventana de diálogo Añadir artículo a la factura, seleccione Pagar por porcentaje en Opción de pago.
  4. Introduzca el % a facturar en este momento o seleccione con las teclas de flecha. Puede seleccionar 0-100%.
  5. Haz clic en Añadir.
    • El elemento abierto se desplaza al área de elementos procesados en esta sesión, en la parte inferior de la pantalla.
    • La columna Facturado mostrará el porcentaje de partida de factura que haya seleccionado.

Facturación parcial por importe

Puede facturar parcialmente un artículo en función del importe pagado por el artículo del pedido. El gravamen de la copia se reduce en el importe pagado en la factura.

Esto es útil cuando se procesan artículos que se facturan varias veces o en varias partes y el precio de cada parte es incierto.

 Nota: Si hay varios fondos en la partida de la orden, el gravamen para cada fondo se reduce proporcionalmente al importe o porcentaje asignado a ese fondo. Por ejemplo, si facturó una posición de pedido con dos fondos con 100,00 dólares asignados a cada fondo, y el importe de la factura fue de 100,00 dólares, el gravamen restante para cada fondo sería de 50,00 dólares tras el pago de la factura.

  1. Después de encontrar el artículo pedido para facturar y seleccionar la factura (ver pasos anteriores), tendrá que añadir los artículos a la factura.
  2. En la columna Facturado, haga clic en Añadir a factura.
  3. En la ventana de diálogo Añadir artículo a la factura, seleccione Pagar por importe. Se muestra el importe gravado para el artículo, así como un campo de texto Precio unitario.
  4. Introduzca el precio unitario del artículo a facturar.
  5. Haz clic en Añadir.
    • El elemento abierto se desplaza al área de elementos procesados en esta sesión, en la parte inferior de la pantalla.
    • La columna Facturado mostrará --- ya que el artículo se libera en función del importe pagado en la factura y no en porcentaje.

Facturar el mismo artículo por importe

Puede facturar varias veces el mismo artículo por importe. Esto es útil cuando se procesan artículos que se facturan varias veces o en varias partes y el precio de cada parte es incierto.

  1. En el menú de navegación de la izquierda, haga clic en Recibir y facturar.
  2. Seleccione Monografía o Serie en la lista desplegable Tipo de tratamiento.
  3. Seleccione Facturar en la lista desplegable Acción.
  4. Haga clic en Ver elementos.
  5. Seleccione Parcialmente pagado en la lista desplegable Estado de la compra.
  6. Localice el artículo que ha facturado anteriormente.
  7. Seleccione Añadir cargo a factura en el menú desplegable Seleccionar acción.
  8. En la ventana de diálogo Añadir artículo a la factura, se muestra el importe aún gravado para el artículo, así como un campo de texto Precio unitario.
  9. Introduzca el precio unitario del artículo a facturar.
    O
    Si este es el último parte para este artículo, haga clic en la casilla de verificación Borrar gravamen y marcar copias como pagadas. Si selecciona esta casilla:
    • Cualquier gravamen restante para la posición de pedido se compensará inmediatamente y se fijará en 0,00.
    • Una vez pagadas todas las facturas del artículo, las copias resultantes se marcarán como Pagadas en lugar de Parcialmente pagadas.
  10. Haz clic en Añadir.

Facturar algunos ejemplares de una posición de pedido

Describe el proceso de facturación de algunas copias de un artículo, ya sea parcial o totalmente.

  1. Después de encontrar el artículo pedido para facturar y seleccionar la factura (ver pasos anteriores), tendrá que añadir los artículos a la factura.
  2. En la columna Facturado, haga clic en Añadir a factura.
  3. Aparecerá el cuadro de diálogo Añadir artículo a la factura.
  4. Para facturar sólo algunas copias del artículo, reduzca la Cantidad al número de copias que desea facturar. Elija si desea pagar íntegramente o a plazos (consulte las instrucciones anteriores sobre el pago íntegro o parcial). Haga clic en Aceptar.
  5. El elemento abierto se desplaza al área de elementos procesados en esta sesión, en la parte inferior de la pantalla.

Elementos suplementarios

Describe el proceso de creación de partidas de factura suplementarias (véase la definición de partidas de factura suplementarias al principio de esta sección). Este método de facturación suele utilizarse cuando un proveedor le ha facturado accidentalmente un importe inferior al precio total del artículo. Sólo puede utilizar esta opción si el artículo ya está 100% facturado y pagado.

  1. Después de encontrar el artículo pedido para facturar y seleccionar la factura (ver pasos anteriores), tendrá que añadir los artículos a la factura.
  2. En la columna Facturado, ahora verá un botón Seleccionar acción en lugar de un botón Añadir a la factura. Seleccione el Suplemento de acción.
  3. En el cuadro de diálogo Añadir artículo a la factura, edite la Cantidad y el Importe.
  4. En la ventana Añadir artículo a la factura, edite la Cantidad y el Importe.
    1. Importe - Para los suplementos, introduzca el importe del proveedor.
    2. Cantidad - Cualquier número igual o inferior al número total de copias aquí indicado
  5. Haga clic en Aceptar.
  6. El elemento pasa al área Elementos procesados en esta sesión.