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Servicio de soporte de OCLC

Crear y tramitar solicitudes de entrega de documentos

Aprenda a crear solicitudes de entrega de documentos, así como a satisfacer solicitudes de copia, préstamo y acceso abierto mediante la entrega de documentos en Tipasa.

Activar la entrega de documentos en Tipasa le permite tener una mayor flexibilidad para satisfacer las solicitudes de sus usuarios que pueden estar en su colección. Consulte Configurar la entrega de documentos para obtener más información.

Crear una solicitud de entrega de documentos

Las solicitudes de entrega de documentos pueden crearse de tres formas diferentes. Pueden crearse a partir de la categoría Entrega de documentos, cambiando el Tipo de cumplimiento de una solicitud o dirigiendo las solicitudes de los usuarios a la categoría.

Crear una solicitud de entrega de documentos a partir de la categoría Entrega de documentos

Puede crear una solicitud con el Tipo de cumplimiento de Entrega de documentos desde la categoría Entrega de documentos.

Para crear una solicitud de entrega de documentos:

  1. En la barra de navegación de la izquierda, haga clic en Entrega de documentos.
  2. Haga clic en Crear solicitud.
  3. Introduzca el título y los datos bibliográficos pertinentes en el formulario.
  4. Haga clic fuera del campo Título.  Aparecerá una lupa (magnifying_glass_ill.png) junto al campo, haga clic en la lupa para buscar.  

     Nota: Seleccione Copia o Préstamo para el campo Tipo.

  5. Localice el registro de su biblioteca y haga clic en Crear solicitud.  Aparecerá el formulario de solicitud.
  6. Haga clic en Guardar para revisión.
  7. La solicitud pasa a Document Delivery > New.

Cambiar el tipo de cumplimiento de una solicitud

Puede cambiar el tipo de cumplimiento de una solicitud de préstamo interbibliotecario o de compra a entrega de documentos. A la inversa, cualquier solicitud de entrega de documentos puede cambiarse por una solicitud de préstamo interbibliotecario, de acceso abierto o de compra.

Para cambiar el tipo de cumplimiento de una solicitud:

  1. Localice la solicitud que desea cambiar a Entrega de documentos.
  2. En la solicitud, haga clic en Cambiar tipo de cumplimiento > Entrega de documentos.
  3. La solicitud pasa a Document Delivery > New.

Estos son los casos que requerirían un cambio en el tipo de cumplimiento:

  • Un artículo de su biblioteca aparece en la cola de Préstamo Nuevo para revisión en lugar de en la cola de Entrega de documentos. Esto puede ocurrir si el usuario no incluyó un número ISBN, ISSN u OCLC en su solicitud. Para cambiar la solicitud, haga clic en el menú desplegable Cambiar tipo de cumplimiento en la parte superior de la página de solicitud y seleccione Entrega de documentos.
  • Aparece un artículo en la cola de entrega de documentos, pero su biblioteca no puede atender la solicitud. Esto puede ocurrir si su biblioteca tiene una revista, pero no el volumen específico que necesita. Para cambiar la solicitud, haga clic en el menú desplegable Change Fulfillment Type en la parte superior de la página de solicitud y seleccione ILL Request. Esto le permitirá dirigir la solicitud a los prestamistas.

Dirigir las solicitudes de los usuarios a Document Delivery

Si utiliza Automated Request Manager, puede dirigir las solicitudes de los usuarios a Document Delivery si el ISBN, ISSN o número de OCLC del material solicitado coincide con un material de su biblioteca en WorldCat. Para obtener más información sobre cómo activar esta configuración, consulte Editar sus automatizaciones.

Ver existencias locales y disponibilidad 

Si su biblioteca ha habilitado la integración con el OPAC, las solicitudes iniciadas por los usuarios y enviadas a través de la automatización mostrarán la información sobre las existencias locales de los artículos de su institución.

Explotación individual

Cuando se encuentra una única explotación, los campos ID local y Explotaciones locales de la solicitud se actualizan con la información de las explotaciones suministrada por su OPAC.  Los campos de Participaciones Locales incluyen:

  • Rama
  • Ubicación de la estantería
  • Número de llamada
  • Fuente de las participaciones
    • La fuente de las existencias figurará como OPAC.
  • Estado de disponibilidad
    • En el caso de los préstamos y la entrega de documentos, la búsqueda se realiza cuando la solicitud pasa por la automatización (lo que ocurre automáticamente cuando los usuarios realizan solicitudes a través de Mi cuenta). Si necesita comprobar manualmente el estado de disponibilidad, puede hacer clic en Buscar en el catálogo en línea de mi biblioteca.

El campo ID local se rellena con la información de la sucursal, la ubicación de la estantería y el número de llamada.  Este campo aparece en las solicitudes impresas mediante Imprimir ahora o Añadir a la cola de impresión de solicitudes

Participaciones múltiples

Cuando su OPAC le devuelva varias existencias, aparecerá el enlace Ver existencias locales.  La pantalla Ver existencias locales mostrará cada instancia de existencias del artículo solicitado. 

Screenshot of the view local holdings link within Document Delivery

Seleccione la explotación que desea utilizar y pulse el botón Aplicar.  La información de las explotaciones seleccionadas aparecerá en los campos ID local y Explotaciones locales y se guardará con la solicitud. 

Screenshot of a table of local holdings with their included information

Tramitación de solicitudes de entrega de documentos

Las solicitudes de entrega de documentos son similares a las solicitudes de préstamo interbibliotecario, pero no contienen el acordeón Bibliotecas prestatarias o Biblioteca prestataria, ya que puede satisfacer la solicitud a partir de la colección de su biblioteca. Una vez que haya recuperado el artículo para la solicitud, o localizado la versión digital, puede marcarla como completa.

Si utiliza la entrega de documentos, puede configurar el envío de notificaciones a los usuarios para informarles de sus solicitudes de entrega de documentos. Consulte Biblioteca de entrega de documentos al usuario para obtener más información sobre los tipos de notificación de entrega de documentos y Notificaciones para obtener más información sobre la función de notificación.

Si no ha configurado las notificaciones de Entrega de Documentos para que se envíen automáticamente, deberá enviarlas manualmente antes de marcar la solicitud como completa.  Consulte Enviar notificaciones de entrega de documentos a los usuarios para obtener más información.

Si tiene activado el préstamo avanzado, puede utilizar estos flujos de trabajo para añadir estos elementos a las subcolas.  Consulte Préstamo avanzado y Entrega de documentos para obtener más información.

 Nota: Cuando se cumplan las solicitudes de Entrega de Documentos, la solicitud pasará a Cerrada (Suministrada). Las solicitudes de entrega de documentos se cerrarán cuando se alcance la fecha "Need Before Date ". La solicitud pasará a Cerrada (Cancelada) y ya no aparecerá en ninguna de las colas de Entrega de Documentos.

Cumplimentar una solicitud de copia mediante entrega de documentos

Las solicitudes de copia pueden rellenarse mediante el Intercambio de artículos o proporcionando un enlace desde la Base de conocimientos.

 Nota: El campo Tipo de URL sólo se muestra para las solicitudes de copia. Es necesario cambiar el Tipo a Copia para satisfacer la solicitud mediante Intercambio de Artículos, Enlace KB o Enlace de Acceso Abierto.

Cumplimentar una solicitud de copia con Article Exchange
  1. En el acordeón Detalles de la solicitud, asegúrese de que Copiar está seleccionado como Tipo.
  2. En el menú desplegable Tipo de URL, seleccione Intercambio de artículos.
  3. Haga clic en el hipervínculo Intercambio de artículos de OCLC .
  4. Localiza la copia en tu ordenador. Haz clic en Abrir.
  5. Haga clic en Soltar archivo.
  6. Opcional. Haz clic en Vista previa para previsualizar el archivo.
  7. Haga clic en Guardar.
  8. Notificar al usuario que el artículo está disponible. 
    • Si tienes activadas las notificaciones automáticas:
      • Haga clic en Marcar como completado y se enviará una notificación a su cliente.  
      • Consulte Configurar notificaciones para obtener más información.
    • Si no tienes activadas las notificaciones automáticas:
      • Haga clic en el botón Correo electrónico y seleccione la notificación Artículo disponible en el intercambio de artículos (DocDel).
      • Haga clic en Enviar.
      • Haga clic en Marcar como completada en la solicitud.
    • La solicitud se cierra y pasa a Cerrado (Suministrado).
Cumplimentar una solicitud de copia con un enlace de la Base de conocimientos de WorldCat
  1. En el acordeón Detalles de la solicitud, asegúrese de que Copiar está seleccionado como Tipo.
  2. En el menú desplegable Tipo de URL, seleccione Enlace KB.
  3. En Library's Holding Information, copie y pegue el enlace a nivel de artículo en el cuadro de texto URL.
  4. Haga clic en Guardar.
  5. Notificar al usuario que el artículo está disponible. 
    • Si tienes activadas las notificaciones automáticas:
      • Haga clic en Marcar como completado y se enviará una notificación a su cliente.  
      • Consulte Configurar notificaciones para obtener más información.
    • Si no tienes activadas las notificaciones automáticas:
      • Haga clic en el botón Correo electrónico y seleccione el enlace KB disponible en la notificación del portal del usuario (DocDel).
      • Haga clic en Enviar.
      • Haga clic en Marcar como completada en la solicitud.
  6. La solicitud se cierra y pasa a Cerrado (Suministrado).

Cumplimentar una solicitud de préstamo mediante entrega de documentos

  1. Haga clic en el enlace Buscar en el catálogo en línea de mi biblioteca para asegurarse de que el artículo está disponible actualmente.
  2. Copie y pegue la ubicación de la estantería y el número de llamada en el campo ID local y haga clic en Guardar.
    • El campo ID local se incluye si imprime la solicitud.
  3. Notificar al usuario que la solicitud está disponible.
    1. Si tienes activadas las notificaciones automáticas:
      • Haga clic en Marcar como completado y se enviará una notificación a su cliente.  
      • Consulte Configurar notificaciones para obtener más información.
    2. Si no tienes activadas las notificaciones automáticas:
      • Haga clic en el botón Correo electrónico y seleccione la notificación Préstamo disponible para recogida (DocDel).
      • Haga clic en Enviar.
      • Haga clic en Marcar como completada en la solicitud.
  4. En la parte superior de la solicitud, haga clic en Marcar como completada para guardar y actualizar la solicitud.
  5. La solicitud se cierra y pasa a Cerrado (Suministrado).

Satisfacer las solicitudes de acceso abierto mediante la entrega de documentos

Las solicitudes de acceso abierto pueden satisfacerse de dos maneras.  

 Nota: Se recomienda configurar las notificaciones automáticas de entrega de documentos a los usuarios de la biblioteca para garantizar que se envían las notificaciones adecuadas al usuario antes de que se cierre la solicitud.

  1. Añadir un enlace de acceso abierto a la solicitud
    1. Seleccione Enlace de acceso abierto en el menú desplegable Tipo de URL .
    2. Pegue la URL en el campo URL
    3. Haga clic en el botón Marcar como completada para guardar y actualizar la solicitud.
    4. El enlace estará disponible para el usuario en Mi Cuenta.
      1. Si ha configurado notificaciones automáticas de entrega de documentos a usuarios de la biblioteca, la notificación se enviará al usuario cuando la solicitud se marque como completa.
    5. El estado de la solicitud se actualiza a Cerrado (Suministrado).
       
  2. Cambiar el tipo de cumplimiento de la solicitud a Acceso Abierto
    1. Haga clic en el botón Correo electrónico situado en la parte superior de la página de solicitud.
    2. Seleccione la plantilla adecuada, pegue la URL en el mensaje y envíelo al usuario.
    3. Cambie el Tipo de cumplimiento a Acceso abierto.
    4. El estado de la solicitud se actualiza a Cerrado/Acceso Abierto y el enlace no estará disponible para el usuario en Mi Cuenta.

Cancelar una solicitud a través de la entrega de documentos

Si la política de su biblioteca dicta que no atienda solicitudes de préstamo de artículos de la colección de su biblioteca, utilice las notificaciones de entrega de documentos a usuarios de la biblioteca o una notificación personalizada para informar a los usuarios de la biblioteca de las instrucciones para recuperar artículos del catálogo de su biblioteca. Las opciones incluyen:

  • Configure una única notificación automática que enviará automáticamente el mismo motivo de cancelación a todos los usuarios.
    • Ejemplo: Visite el catálogo de la biblioteca para encontrar este artículo en la biblioteca o consulte nuestra lista de la A a la Z para buscar recursos electrónicos.
  • Configure varias notificaciones personalizadas para enviar motivos específicos de cancelación en función de los detalles de la solicitud.
    • Ejemplo: Proporcionar instrucciones sobre cómo encontrar el material en función del tipo de solicitud, proporcionar mensajes diferentes al profesorado y a los estudiantes.