Best practices for EDIFACT ordering and claiming

Resumen

EDIFACT stands for Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport. It is an international standard for EDI (electronic data interchange). 

When completing certain actions in WorldShare Acquisitions you can notify the vendor by sending them an EDIFACT message using secure FTP (SFTP or FTPS) or email. FTP is the preferred method. Depending on the vendor you are working with, you can use EDIFACT messages to do the following:

• Place orders
• Reclamación de partidas de pedido
• Reclamación de números de serie

Step 1: Contact the vendor

Paso 2: Configure su proveedor

Some vendors have provided more information about configuring their vendor profile for sending EDIFACT messages. See the individual pages for more information:

• Configure EDIFACT messages for EBSCO
• Configure EDIFACT messages for Gobi Library Solutions
• Configure EDIFACT messages for ProQuest

For all other vendors, use the general workflow below. 

1. En la barra de navegación de la izquierda, haga clic en Proveedores.
2. Busque el proveedor que desea configurar para el método de notificación EDIFACT.
3. En los resultados de la búsqueda de proveedores, haga clic en el Nombre del proveedor.
4. In the vendor record, click the Links & Logins accordion.
   1. Haga clic en Añadir nuevo enlace.
   2. Rellene los siguientes campos para el enlace FTP seguro.
      • Nombre del enlace - Introduzca un nombre descriptivo para el enlace (por ejemplo, cuenta FTP para reclamaciones EDIFACT).
      • URL - Introduzca la URL del sitio FTP de su proveedor. La URL debe empezar por sftp:// o ftps://.
      • Tipo - Seleccione SFTP o FTPS de la lista desplegable.
      • ID de usuario - Introduzca el nombre de usuario proporcionado por el proveedor para la cuenta FTP segura.
      • Contraseña - Introduzca la contraseña proporcionada por el proveedor para la cuenta FTP segura.
      • Directorio - Introduzca el directorio o carpeta donde deben ir los mensajes EDIFACT.
        • Las carpetas de nivel superior no requieren una barra al principio (p. ej. reclamaciones no /reclamaciones).
        • Las subcarpetas requieren una barra oblicua (por ejemplo, incoming/claim).
   3. Haga clic en Guardar enla esquina superior derecha.
5. En el registro del proveedor, haga clic en el acordeón Configuración de adquisiciones.
   1. En los campos Configuración de notificación específica, configure lo siguiente:
      1. En la lista Acción, seleccione el tipo de mensajes EDIFACT que desea establecer con su proveedor.
         • Pedidos
         • Reclamación de artículos del pedido
         • Reclamación de emisiones en serie
      2. En la lista Método de entrega, seleccione FTP (EDIFACT).
      3. En la lista Perfil FTP, seleccione el perfil que creó en el paso 1.
   2. In the Edifact Notification Settings fields, use the lists to select the type of identifiers you are using. You must select a value for all four fields:

      1. Dependiendo de lo que seleccione para Identificador de proveedor de UNB e Identificador de proveedor de NAD, sus próximos pasos variarán.

         Identificador Tipo	Calificador utilizado en el mensaje EDIFACT	Acción
         SAN	31B Example: {UNB Vendor Identifier SAN}::31B	Haga clic en el acordeón Identificadores. En el campo SAN, introduzca el identificador del proveedor.
         GLN	UNB: 014 NAD: 9 Ejemplo: {UNB Identificador de vendedor GLN}:014 Ejemplo: {NAD Identificador de vendedor GLN}:9	Haga clic en el acordeón Identificadores . En la lista Tipo de identificadores adicionales, seleccione GLN Número global o ISIL Norma internacional para bibliotecas. En el campo Valor, introduzca el identificador del proveedor.
         ISIL	92 Ejemplo:  {Identificador de proveedor ISIL de la JNU}:92	Haga clic en el acordeón Identificadores . En la lista Tipo de identificadores adicionales, seleccione GLN Número global o ISIL Norma internacional para bibliotecas. En el campo Valor, introduzca el identificador del proveedor.
         ID de proveedor local	92 Ejemplo:  {Número de proveedor local del identificador de proveedor de UNB}:92	El número de proveedor local lo asigna el sistema. Para ver su número de proveedor, haga clic en el acordeón Identificadores locales .
         ID suministrado por el proveedor	91 Ejemplo: {Identificador de vendedor de UNB Número suministrado por el vendedor}:91	Introduzca el identificador en el campo de texto que aparece a la derecha.
         ID suministrado por la biblioteca	92 Ejemplo:  {Número suministrado por la biblioteca del identificador de proveedor de UNB}:92	Introduzca el identificador en el campo de texto que aparece a la derecha.

      2. Dependiendo de lo que seleccione para UNB Library Identifier y NAD Library Identifier, sus próximos pasos variarán.

         Identificador Tipo	Calificador utilizado en el mensaje EDIFACT	Acción
         SAN	31B Ejemplo: {Identificador de biblioteca de la UNB SAN}::31B	See Step 3: Add library identifiers in OCLC Service Configuration.
         GLN	UNB: 014 NAD: 9 Ejemplo: {Identificador de biblioteca de la UNB GLN}:014 Ejemplo: {NAD Identificador de biblioteca GLN}:9	See Step 3: Add library identifiers in OCLC Service Configuration.
         ISIL	92 Ejemplo:  {Identificador de biblioteca ISIL de la JNU}:92	See Step 3: Add library identifiers in OCLC Service Configuration.
         ID del Registro WorldCat	92 Ejemplo:  {Identificador del proveedor de la JNU ID del Registro WorldCat}:92	El ID del Registro WorldCat es un identificador en forma de número correlativo que se asigna a todas las bibliotecas y otras instituciones culturales dentro del Registro WorldCat. Para ver su identificador del Registro de WorldCat, inicie sesión en Configuración del servicio de OCLC y haga clic en Identificadores del Registro de WorldCat > .
         ID suministrado por el proveedor	91 Ejemplo: {Identificador de vendedor de UNB Número suministrado por el vendedor}:91	Introduzca el identificador en el campo de texto que aparece a la derecha.
         ID suministrado por la biblioteca	92 Ejemplo:  {Número suministrado por la biblioteca del identificador de proveedor de UNB}:92	Introduzca el identificador en el campo de texto que aparece a la derecha.

6. Haga clic en Guardar.
7. Si ha seleccionado SAN, GLIN o ISIL para su identificador de biblioteca UNB o identificador de biblioteca NAD, continúe con el siguiente paso para configurar su identificador de biblioteca. De lo contrario, puede empezar a utilizar los mensajes EDIFACT.

EDIFACT information for vendor - Example

• Secure FTP URL: sftp://ftp2.robinsons.com
• Directory (orders): Incoming/orders
• Directory (order item claims): Incoming/claims
• UNB Vendor Identifier: SAN 321-2024 : 31b
• UNB Library Identifier: SAN 432-2024 : 31b
• NAD Vendor Identifier: SAN 321-2024 : 31b
• NAD Library Identifier: WorldCat Registry ID : 92

Paso 3: Agregar identificadores de biblioteca a la configuración del servicio de OCLC

Step 4: Begin sending EDIFACT messages

Una vez configurados los parámetros, puede enviar un mensaje EDIFACT a un proveedor al realizar las siguientes acciones:

• Hacer un pedido
• Reclamación de posiciones de pedido
• Reclamación de emisiones en serie