Gestor automatizado de solicitudes
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As a feature of Smart fulfillment, use the Automated Request Manager (ARM) screen to configure automated ILL workflows. Automations are composed of match criteria you define along with actions you want the system to perform on matched requests.
To access this screen, sign in to OCLC Service Configuration, open the WorldShare ILL module from the left navigation, and then select Automated Request Manager.
El Gestor automatizado de solicitudes está dividido en dos pestañas:
- Endeudamiento (impago)
- Préstamo
Las automatizaciones son una combinación de:
- Coincidencias: Qué aspecto debe tener la solicitud.
- Acciones: Qué debe hacer el sistema con la solicitud.
- Excepciones (sólo préstamos): Cuando no desee que se produzcan estas acciones.
- Prioridad: Si una solicitud coincide con varias automatizaciones, qué conjunto de acciones debe realizarse.
Notas:
- Los Perfiles de Solicitud Directa previamente configurados aparecerán en el Gestor de Solicitudes Automatizadas como Automatizaciones.
Configuración de la persistencia y gestor automatizado de solicitudes
Recomendamos a las bibliotecas que no utilicen la persistencia de datos constante y que desactiven el ajuste Persistence Setting (Configuración de persistencia) en el módulo Interlibrary Loan Options (Opciones de préstamo interbibliotecario) de OCLC Service Configuration > WorldShare ILL >. En su lugar, aplique datos constantes tanto para préstamos como para créditos mediante la automatización.
Para solicitudes de préstamo:
- Cuando la configuración de persistencia está activada en el módulo de opciones de préstamo interbibliotecario WorldShare ILL > de la configuración del servicio de OCLC >, el registro de datos constantes DEFAULT anula otras aplicaciones de datos constantes, incluso a través de la automatización. Si utiliza automatizaciones para aplicar datos constantes a las solicitudes de préstamo, desactive la configuración de persistencia. Consulte las opciones de préstamo interbibliotecario.
Para solicitudes de préstamo:
- La persistencia de datos constantes se bloqueará en las solicitudes de préstamo en las que la automatización haya realizado una acción para aplicar un registro de datos constantes.
- Cuando la configuración de persistencia está activada en el módulo Opciones de préstamo interbibliotecario de WorldShare ILL > de Configuración de servicio de OCLC >, y cuando una automatización ha realizado una acción para aplicar datos constantes en una solicitud:
- La persistencia se desactivará en esa solicitud de préstamo.
- Aparecerá un mensaje de advertencia en naranja en la parte superior de la pantalla alertando a los usuarios de que la persistencia constante de datos está activada, pero la automatización ya ha realizado esa actividad, con la recomendación de que se desactive la persistencia constante de datos en la configuración del servicio.
- Cuando la configuración de persistencia está activada en el módulo Opciones de préstamo interbibliotecario de WorldShare ILL > de Configuración del servicio de OCLC >, y una automatización no ha realizado una acción para aplicar datos constantes en una solicitud, la persistencia de datos constantes funcionará como de costumbre.
Préstamo
Las automatizaciones le permiten determinar cómo se procesan las solicitudes generadas por los usuarios. OCLC recomienda crear al menos un automatismo de préstamo para préstamos y otro para copias. Tenga en cuenta lo siguiente al configurar las automatizaciones:
- Las automatizaciones se aplican en función del ajuste Prioridad de automatización. Una solicitud generada por un usuario se compara con todas las automatizaciones. De todas las automatizaciones que coincidan con la solicitud, se aplicará a la solicitud la automatización con la prioridad más alta, o con el número de prioridad de automatización más bajo asignado.
- Cada automatización debe tener un valor numérico único para la Prioridad de Automatización.
- Asigne la Prioridad más alta (el número más bajo) a sus automatizaciones más específicas.
- Cada automatización debe tener al menos una Coincidencia, Acción o Excepción (no una de cada).
- Si no selecciona ningún criterio de coincidencia, su automatización se aplicará a todas las solicitudes.
- Si selecciona coincidencias pero no acciones o excepciones, todas las solicitudes que coincidan con esa automatización se enviarán a revisión.
Acciones ordinarias de empréstito
En la parte superior de la pantalla hay una lista de las acciones estándar que el sistema realiza automáticamente en las nuevas solicitudes de préstamo. Todas las bibliotecas verán las cuatro acciones a la izquierda de la pantalla:
- Correspondencia de registros bibliográficos
- Las solicitudes que no coincidan con un registro de WorldCat no pasarán por la automatización y aparecerán en la cola de Revisión.
- Comprobación de existencias en WorldCat
- Comprobación de las existencias de la base de conocimientos
- Cheque del Grupo Custom Holdings
Hay acciones adicionales disponibles en Tipasa:
- Gestión de derechos de autor en EE.UU.
- Consulte la información de configuración de Flujos de trabajo avanzados .
- Comprobación de existencias de OPAC (actualmente para bibliotecas que utilizan WMS, Ex Libris Alma o Innovative's Sierra)
- Consulte la información de configuración de Flujos de trabajo avanzados .
- Comprobación de la aprobación de los usuarios
- Consulte Configuración de los usuarios para obtener información sobre la configuración.
- Verificación de las participaciones de RapidILL
- Consulte Ajustes externos del sistema para obtener información sobre la configuración.
- Notificaciones
- Consulte Notificaciones para obtener información sobre la configuración.
Configurar las principales automatizaciones para el préstamo
Para añadir una automatización:
- Seleccione la pestaña Préstamos .
- Haz clic en + Añadir nuevo.
- Introduzca un Nombre y asigne una Prioridad. Consulte Campos principales de automatización para campos de Préstamo para obtener más información.
- Seleccione los criterios de coincidencia que desee en el menú desplegable Coincidencias . Consulte Automatización de criterios de concordancia para Préstamos para obtener más información.
- Si no selecciona un criterio de coincidencia, la automatización se aplicará a todas las solicitudes.
- Haga clic en el botón Añadir una coincidencia para configurar criterios de coincidencia adicionales.
- Seleccione las acciones que desee en el menú desplegable Acciones . Consulte Acciones de automatización de préstamos para obtener más información.
- Haga clic en el botón Añadir una acción para configurar criterios de coincidencia adicionales.
- Haga clic en la opción Añadir una excepción para seleccionar cualquier excepción. Para más información, consulte Excepciones de automatización de préstamos.
- If any exceptions are true on a matched automation, only the exception will apply and the rest of the selected actions will not apply except for the Add Request Tags action.
- Haga clic en Guardar.
Para editar una automatización:
- En la lista Automatizaciones principales, seleccione el botón Editar asociado a la automatización deseada.
- Edite la información, según proceda. Elimine coincidencias, acciones y excepciones con el botón de eliminación .
- Haga clic en Guardar.
Para eliminar una automatización:
- En la lista Automatizaciones principales, seleccione el botón Eliminar situado junto a la automatización deseada.
- En la ventana de confirmación, haga clic en Eliminar.
Principales campos de automatización de los préstamos
Campo | Descripción |
---|---|
Nombre |
El nombre de esta automatización (límite de 20 caracteres, sin caracteres especiales) que indica el alcance del grupo de solicitudes al que pertenece la automatización. El nombre debe ser único. Nota: Los nombres no distinguen entre mayúsculas y minúsculas, por lo que, por ejemplo, TEST es lo mismo que test. Nota: Si había incluido una Descripción en sus Perfiles de Solicitud Directa previamente configurados, la descripción aparecerá como texto de sólo lectura en la Automatización. |
Prioridad |
Establezca una prioridad numérica para cada automatización.
|
Automatización Criterios de concordancia para los préstamos
Configure los criterios de coincidencia en función de los detalles de la solicitud.
Campo | Descripción |
---|---|
Edad del material |
Para préstamos: Se utiliza para restringir el préstamo de artículos muy nuevos o muy antiguos en función de su fecha de publicación. Para copias: Escriba un número entero de 0-1000 que represente la edad del material en años. |
Formatos |
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Idiomas | Una o varias lenguas que debe especificar una solicitud para que coincida con la automatización. |
Necesidad lo antes posible |
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Departamentos patrocinadores |
Ejemplos: |
Nota del patrón |
Indica si un usuario ha introducido una nota en la solicitud. Empieza el partido:
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Estatus de los mecenas |
Ejemplos: |
El mecenas pagará hasta |
Ejemplos: |
Solicitar fuentes |
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Tipo de solicitud |
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Acciones de automatización de préstamos
Una vez que haya determinado qué solicitudes desea automatizar, las automatizaciones pueden configurarse con acciones específicas.
Nota: Algunas Acciones son mutuamente excluyentes de otras. Las acciones no disponibles se eliminan automáticamente a medida que se construye la automatización.
Campo | Descripción |
---|---|
Añadir etiquetas de solicitud |
Seleccione las etiquetas de solicitud que se aplicarán automáticamente a las solicitudes que coincidan con esta automatización. Pulse Intro después de seleccionar una etiqueta y asegúrese de que la etiqueta se vuelve azul antes de guardarla. Para más información sobre las etiquetas de solicitud, véase Etiquetas.
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Aplicar datos constantes |
Seleccione el registro de Datos Constantes, si lo hay, que desea aplicar a las solicitudes que coincidan con esta automatización. Una vez seleccionada esta acción, verá una lista desplegable de todos los registros actuales de Constant Data para su institución.
|
Construir cadena de prestamistas |
Seleccione esta opción si desea crear una cadena de prestamistas en la solicitud sin enviar la solicitud automáticamente a los prestamistas. Una vez seleccionada esta opción, se le pedirá que seleccione una Ruta de existencias personalizada de la lista completa de Rutas de existencias personalizadas configuradas actualmente para su institución. Las solicitudes coincidentes tendrán aplicadas las cadenas de prestamista y pasarán a revisión.
|
Ruta Solicitud de revisión |
La automatización moverá las solicitudes coincidentes a su cola de Revisión. Si no selecciona una acción que dirija una solicitud a otro lugar (a prestamistas, compra o Entrega de documentos), esta acción se aplicará por defecto.
|
Ruta Solicitud de revisión para compra |
Las solicitudes se enviarán a su cola de solicitudes de compra > Review for Purchase .
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Enviar la solicitud al SGA Adquisiciones |
Sólo para bibliotecas WMS. La automatización trasladará las solicitudes de correspondencia a WorldShare Acquisitions para que se estudie su compra.
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Enviar solicitud a prestamistas |
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Excepciones de automatización de préstamos
Configure excepciones en Automatización que se aplican en lugar de las acciones definidas cuando son verdaderas.
Campo | Descripción |
---|---|
Si la solicitud es duplicada, envíela a revisión |
Las posibles solicitudes duplicadas se enviarán a su Expediente de Revisión. |
Si está en manos de Custom Holdings Group, ruta a revisar |
Ejemplos:
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Si está en posesión de mi institución, envíe el documento |
Si se selecciona esta opción, todas las solicitudes de artículos de su institución realizadas por sus usuarios se trasladarán a la cola de entrega de documentos para su procesamiento por separado. Nota: La entrega de documentos debe estar activada para poder seleccionar esta opción. Consulte Configurar la entrega de documentos para obtener más información. |
Si está en manos de mi institución, ruta de revisión | Las solicitudes se enviarán a su Expediente de Revisión cuando su institución disponga del artículo solicitado. |
Utilizar automatizaciones de préstamos con Tipasa
Las automatizaciones le permiten determinar cómo se procesan las solicitudes generadas por los usuarios. Una vez que se ha enviado una solicitud de usuario, con una automatización, puede seleccionar si la solicitud, en caso de coincidir con la automatización, debe producirse (enviarse) a los prestamistas o reenviarse a su cola Nuevo para revisión.
Con Tipasa, puede configurar sus Automatizaciones para que funcionen conjuntamente con las siguientes funciones: Derechos de autor, Entrega de documentos y Remitentes probados. Es posible que desee configurar varias automatizaciones para que se correspondan con las funciones de Tipasa, pero debe tener en cuenta lo siguiente cuando cree sus automatizaciones:
- Las automatizaciones se aplican en función de la configuración de Prioridad. Una solicitud generada por un usuario se compara con todas las automatizaciones. De todas las automatizaciones que coincidan con la solicitud, se aplicará a la solicitud la automatización con mayor prioridad, o menor número de Prioridad asignado.
- Cada automatización debe tener un valor numérico único para la Prioridad.
- OCLC recomienda crear una Automatización para préstamos y una Automatización para copias.
Automatizaciones básicas de los préstamos
Un conjunto de automatizaciones recomendadas sería Encaminar solicitud a revisión si la solicitud es un duplicado o Encaminar solicitud a revisión o Encaminar a entrega de documentos si el artículo está retenido. Si no se configura esta automatización, el sistema aplica datos constantes y pasa la solicitud a revisión.
Ejemplos
- PRÉSTAMOS:
Si la solicitud no es un duplicado y no está en posesión de su institución, el sistema aplicará el registro de Datos constantes y creará una cadena de prestamista basada en las bibliotecas de retención en la Ruta de retención personalizada y enviará la solicitud a Revisión.
- En Coincidencias, seleccione Tipo de solicitud > Préstamo.
- Haga clic en la opción Add an Exception y seleccione If Duplicate Request, Route to Review.
- Haga clic en la opción Add an Exception y seleccione If Held By My Institution, Route to Document Delivery.
- En Acciones, seleccione Enviar solicitud a prestamistas y seleccione la Ruta de retención personalizada que desea utilizar.
- Para que la automatización envíe la solicitud a los prestamistas, debe haber un usuario aprobado vinculado a la solicitud. Si no se ha vinculado ningún usuario a la solicitud, o el usuario vinculado no está aprobado o bloqueado, la solicitud se enviará a la cola de revisión.
- Haga clic en la opción Añadir una Acción y seleccione Aplicar Datos Constantes y seleccione el registro de Datos Constantes a utilizar.
- COPIAS:
Si la solicitud no es un duplicado y no está en posesión de su institución, el sistema aplicará el registro de Datos constantes y construirá una cadena de préstamo basada en las bibliotecas de posesión en la Ruta de posesión personalizada y dirigirá la solicitud a Revisión.
- En Coincidencias, seleccione Tipo de solicitud > Copiar.
- Haga clic en la opción Add an Exception y seleccione If Duplicate Request, Route to Review.
- Haga clic en la opción Add an Exception y seleccione If Held By My Institution, Route to Document Delivery.
- En Acciones, seleccione Enviar solicitud a prestamistas y seleccione la Ruta de retención personalizada que desea utilizar.
- Para que la automatización envíe la solicitud a los prestamistas, debe haber un usuario aprobado vinculado a la solicitud. Si no se ha vinculado ningún usuario a la solicitud, o el usuario vinculado no está aprobado o bloqueado, la solicitud se enviará a la cola de revisión.
- Haga clic en la opción Añadir una Acción y seleccione Aplicar Datos Constantes y seleccione el registro de Datos Constantes a utilizar.
Automatización avanzada de préstamos
Los siguientes son ejemplos de cómo ampliar sus automatizaciones.
Ejemplos
- NOTA PATRONAL
Las solicitudes que tengan una nota del usuario no se enviarán a los prestamistas, lo que permitirá al personal leer la nota del usuario y rellenar la solicitud en consecuencia.
- En Coincidencias, seleccione Nota del cliente. Seleccione la casilla Cualquier palabra para recuperar las solicitudes que tengan cualquier nota de cliente.
- En Acciones, seleccione Enrutar solicitud a revisión.
- COMPRAR
Los libros y libros electrónicos solicitados por el profesorado se enviarán a revisión para su compra.
- En Matches, seleccione Patron Status > Faculty.
- Seleccione Añadir una coincidencia y seleccione Formatos. Seleccione Libro y Texto electrónico de la lista disponible.
- En Acciones, seleccione Enrutar solicitud a revisión para compra.
- AUDIOVISUAL
Cualquier solicitud que se ajuste a los formatos específicos se enviará a un conjunto concreto de prestamistas configurados como Grupo de Titulares Personalizados que se sabe que atienden las solicitudes audiovisuales por un coste y un periodo de préstamo razonables.
- En Coincidencias, seleccione Formatos y elija LP de grabación de sonido, DVD de material visual, casete de grabación de sonido, VHS de material visual, CD de grabación de sonido y material visual. Puede seleccionar varios formatos de la lista disponible.
- En Acciones, seleccione Crear cadena de prestamistas y seleccione la Ruta de retención personalizada que se utilizará para enviar a los prestamistas conocidos por atender este tipo de solicitudes.
- Seleccione Añadir una Acción y seleccione Aplicar Datos Constantes y seleccione el registro de Datos Constantes a utilizar.
Préstamo
Mediante el Gestor automatizado de solicitudes, los prestamistas pueden optar por aplicar registros de datos constantes designados a las solicitudes de préstamo en función de la identidad de la biblioteca prestataria, el tipo de solicitud o el formato del material solicitado. Esto garantiza que los gastos de préstamo, las notas, las políticas y las direcciones se apliquen con precisión a las solicitudes de préstamo, ahorrando tiempo al personal y garantizando el cumplimiento de las políticas y preferencias locales.
- Las automatizaciones se aplican en función del ajuste Prioridad de automatización. Una solicitud generada por un usuario se compara con todas las automatizaciones. De todas las automatizaciones que coincidan con la solicitud, se aplicará a la solicitud la automatización con la prioridad más alta, o con el número de prioridad de automatización más bajo asignado.
- Cada automatización debe tener un valor numérico único para la Prioridad de Automatización.
- Asigne la Prioridad más alta (el número más bajo) a sus automatizaciones más específicas.
- Si no selecciona un criterio de coincidencia, la automatización se aplicará a todas las solicitudes.
Medidas estándar para los préstamos
En la parte superior de la pantalla hay una lista de las acciones estándar que el sistema realiza automáticamente en las nuevas solicitudes de préstamo. Todas las bibliotecas verán las acciones a la izquierda de la pantalla:
- Desviaciones
- Comprobación del estado del proveedor
- Comprobación de las existencias de la base de conocimientos
- Comprobación de afiliaciones a grupos
- Hora de reaccionar
- Comprobación de disponibilidad en tiempo real
Configurar las principales automatizaciones para los préstamos
Para añadir una automatización:
- Seleccione la pestaña Préstamos.
- Haz clic en + Añadir nuevo.
- La casilla Activar estará marcada por defecto y la automatización entrará en vigor inmediatamente después de guardar. La automatización mostrará Sí en la columna Activado .
- Introduzca un Nombre y asigne una Prioridad. Consulte Campos de automatización principales para Campos de préstamo para obtener más información.
- Seleccione los criterios de coincidencia que desee en el menú desplegable Coincidencias . Consulte Automatización de criterios de coincidencia para Préstamos para obtener más información.
- Haga clic en el botón Añadir una coincidencia para configurar criterios de coincidencia adicionales.
- Seleccione las acciones que desee en el menú desplegable Acciones . Consulte Acciones de automatización para préstamos para obtener más información.
- Las automatizaciones que especifican acciones pero no criterios de coincidencia coincidirán con todas las solicitudes.
- Haga clic en el botón Añadir una acción para configurar criterios de coincidencia adicionales.
- Haga clic en Guardar.
Para editar una automatización:
- En la lista Automatizaciones principales, seleccione el botón Editar asociado a la automatización deseada.
- Edite la información, según proceda. Elimine coincidencias, acciones y excepciones con el botón de eliminación .
- Haga clic en Guardar.
Para eliminar una automatización:
- En la lista Automatizaciones principales, seleccione el botón Eliminar situado junto a la automatización deseada.
- En la ventana de confirmación, haga clic en Eliminar.
Principales campos de automatización de los préstamos
Automatización Criterios de coincidencia para los préstamos
Campo | Descripción |
---|---|
Grupo prestatario |
|
Formatos | |
Tipo de solicitud |
Especifique las solicitudes de copia o préstamo:
Si no se selecciona ningún tipo de solicitud, la automatización se aplicará tanto a las solicitudes de copia como a las de préstamo. |
Acciones de automatización de préstamos
Campo | Descripción |
---|---|
Aplicar datos constantes | Aplicar un registro de Datos Constantes del Prestamista designado como acción. |
Utilizar automatizaciones de préstamo con WorldShare ILL
Consulte Gestor automatizado de solicitudes de préstamo para ver casos de uso y ejemplos.
Utilice los informes para evaluar las automatizaciones
Consulte Evaluar automatizaciones para saber cómo acceder y utilizar los informes de estadísticas de uso compartido de recursos por parte del prestatario y del prestamista para realizar un seguimiento del uso de la automatización por parte de su biblioteca.