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Crear una colección de la base de conocimiento

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Crear una colección de la base de conocimiento que no esté en la base de conocimiento global de WorldCat . Utilice estas instrucciones para crear una colección electrónica que no se encuentre en la base de conocimiento global o para crear una colección impresa.

Acerca de agregar colecciones de la base de conocimiento

Para ver las colecciones en la base de conocimiento global, explore las colecciones disponibles en la base de conocimiento de WorldCat (actualizadas mensualmente). También puede realizar una búsqueda en el Administrador de colecciones para obtener todas las colecciones disponibles. Seleccione Todas las colecciones en el menú desplegable Alcance y haga clic en Buscar.

Cuándo seleccionar una colección de la base de conocimiento completa (la colección completa)

Seleccione una colección de la base de conocimiento completa si está disponible en la base de conocimiento global de WorldCat y si todos los títulos de las colecciones coinciden con su suscripción.

Cuándo modificar una colección para seleccionar su subconjunto de títulos

Modifique una colección de la base de conocimiento si está disponible en la base de conocimiento global de WorldCat y si su biblioteca está suscrita a un subconjunto de los títulos de la colección.

Si su biblioteca está suscrita a un subconjunto de los títulos de una colección, usted puede modificar la colección. Tiene las siguientes opciones para seleccionar la colección:

  • Seleccione los títulos individualmente a través del menú desplegable Títulos en la colección.
  • Modifique las selecciones de títulos, la cobertura y otros datos de títulos para que coincidan con las existencias específicas de su biblioteca, título por título dentro de la interfaz o de forma masiva, modificando la hoja de cálculo con formato KBART y cargando su archivo modificado.
Cuándo crear una colección de la base de conocimiento

Si una colección que su biblioteca necesita aún no está representada en los datos de la base de conocimiento global de WorldCat , cree una colección de la base de conocimiento en el Administrador de colecciones siguiendo los pasos de esta página. Por ejemplo, si su biblioteca tiene una colección electrónica especial o exclusiva, puede crear la colección .

Encuentre instrucciones para crear colecciones de la base de conocimiento para bases de datos de representación o publicaciones seriadas impresas:

Para algunas colecciones, OCLC y su proveedor pueden agregar y mantener automáticamente los datos de colección específicos de su biblioteca. Para obtener más información, consulte Proveedores y contactos para la carga automática de colecciones .

 Precaución: una vez que haya solicitado que sus colecciones se seleccionen automáticamente, no agregue, elimine ni actualice ninguno de los títulos dentro de la colección. Si hay un problema con los títulos seleccionados o faltantes en su colección, comuníquese con Soporte de OCLC con ejemplos.  

Para conocer otros métodos para agregar colecciones de la base de conocimiento, consulte Elegir un método para agregar o crear una colección de la base de conocimiento.

Crear una colección de la base de conocimiento

Tiene dos opciones para agregar títulos a su colección. Siga las instrucciones para crear una colección y para navegar hasta la colección que creó. Luego siga los pasos para Agregar títulos mediante la carga de un archivo KBART o para Agregar título uno por uno en la interfaz.

Crear una colección

  1. Inicie sesión en la interfaz de WorldShare en la URL de WorldShare de su biblioteca . Sustituya yourlibrary por el identificador de su biblioteca: https://yourlibrary.share.worldcat.org/wms
  2. Navegue hasta Metadatos (o licencias)> Administrador de colecciones.
  3. Haga clic en Crear una colección y seleccione Colección de la base de conocimiento en el menú desplegable Tipo de colección.
  4. Haga clic en Crear.
  5. Abra el acordeón de propiedades de una nueva colección:
    1. Ingrese un Nombre de colección.
    2. Se generará automáticamente una ID de colección .
      • Tiene la opción de personalizar esta ID, pero el valor debe ser único entre las colecciones.
    3. Opcional. Ingrese un proveedor.
      • Cuando crea una colección de la base de conocimiento, tiene la opción de completar el campo Proveedor. Si su proveedor aún no está en la base de conocimiento de WorldCat , puede crear un proveedor personalizado para que el proveedor esté disponible en su base de conocimiento local. Su proveedor personalizado (por ejemplo, "Mi universidad") será contenido de búsqueda en el Administrador de colecciones. Podrá ordenar este proveedor entre los demás proveedores de la base de conocimiento de WorldCat cuando eleve enlaces de una proveedor específico para WorldCat Discovery.

         Nota: Cree colecciones locales por proveedor para mantener la coherencia de los enlaces. No se recomienda incluir títulos de varios proveedores en una sola colección creada localmente. 
         
    4. Opcional. Ingrese una descripción, seleccione Atributos o ingrese notas públicas o notas para el personal.
  1. Haga clic en Crear.

Navegar a la colección que creó

  1. Navegue hasta el cuadro de búsqueda del Administrador de colecciones.
  2. Seleccione Mis colecciones seleccionadas como Alcance y haga clic en Buscar.
  3. Utilice la lista desplegable Filtro en la parte superior de la pantalla para restringir los resultados de su búsqueda. Elegir:
    • Colecciones que creé
       

Opción 1: Agregar títulos mediante la carga de un archivo KBART

Descargar una plantilla con formato KBART

  1. Navegue hasta la colección que creó, haga clic en el nombre de su colección en los resultados de búsqueda para abrir su colección.
  2. Utilice la lista desplegable Acciones de colección para seleccionar Descargar títulos en esta colección. También puede utilizar la plantilla de KBART.
    • Si selecciona Mis colecciones seleccionadas, el archivo no estará disponible de inmediato. Aparecerá un enlace Descargar aquí en la colección cuando el archivo esté listo.

Abra su .txt archivo como hoja de cálculo KBART

Abra el .txt que descargó de la interfaz de WorldShare en una aplicación de edición de hojas de cálculo:

  1. Abra el .txt en el Bloc de notas o en TextEdit.
  2. Navegue hasta Edición > Seleccionar todo y copie la selección completa.
  3. Abra Office, Microsoft Excel o la aplicación de edición de hojas de cálculo que prefiera.
  4. Haga clic en la primera celda de la hoja de cálculo y luego haga clic con el botón derecho y péguelo. El contenido del .txt completará la hoja de cálculo en formato KBART.
  5. A veces, los archivos de texto delimitado por tabuladores se corrompen en el proceso de apertura. Asegúrese de que las columnas no estén reformateadas y corrija el formato si es necesario. Por ejemplo, es posible que sea necesario corregir las siguientes columnas con más frecuencia:
    • Columnas de fecha
    • ISSN o ISBN (print_identifier)
    • eISSN o eISBN (online_identifier)
    • ID de entrada de OCLC (oclc_entry_id)

 Precaución: si desea descargar los títulos de una colección muy grande, como una colección de HathiTrust o una colección de Internet Archive, los títulos se descargarán pero se truncarán.  Consulte Descargar archivos grandes para las colecciones de Internet Archive y HathiTrust y para Mis títulos seleccionados (KBART) para obtener más información.

Ingresar datos de título KBART

No es obligatorio completar todas las columnas de la hoja de cálculo de KBART. Los valores necesarios dependen del formato de la colección que esté creando. Tiene dos opciones para ingresar los datos del título.

Opción A: usar "Autocompletar"

Puede agregar números de OCLC a una hoja de cálculo con formato KBART para que el sistema rellene algunos de los campos de datos del título. Posteriormente, deberá ingresar la información de cobertura y las URL de título. Para obtener instrucciones,consulte Valores KBART y formato, valores de "Autocompletar".

Opción B: ingresar los datos del título

Puede completar los datos del título recomendados e incluir la información de su cobertura y las URL del título. Para obtener instrucciones y detalles sobre los valores de datos obligatorios,consulte Valores KBART y formato, Valores recomendados por formato.

Asegúrese de:

  • Utilice el formato correcto para las fechas. Vea cómo Representar información de cobertura y Usar el formato de fecha correcto
  • Incluya la ID de la colección en la columna oclc_collection_id de su archivo KBART. La ID de colección de su archivo debe coincidir con la de la colección que usted creó para que los títulos se carguen correctamente en su colección
  • Incluya un valor numérico único para cada título en la columna oclc_entry_id
  • Agregue un valor a cada fila de título de la columna ACCIÓN: utilice el valor "sin procesar". Consulte

    los valores de la columna ACCIÓN de KBART para obtener más información.

Guarde su archivo

Antes de cargar su archivo en la interfaz de WorldShare, guarde su hoja de cálculo como Texto (delimitado por tabuladores) (.txt).

 Nota: si el archivo incluye símbolos diacríticos, incluidos caracteres no latinos ni latinos, guárdelo como texto Unicode (.txt). Cuando cargue el archivo en la interfaz de WorldShare, use la lista desplegable Codificación del archivo para cambiar la selección predeterminada a UTF-16LE (Texto Unicode/Excel).

Cargue su archivo

  1. Busque la colección que creó. Haga clic en el nombre de su colección en los resultados de búsqueda para abrir su colección.
  2. Use la lista desplegable Acciones de la colección para seleccionar Cargar títulos a esta colección.
  3. En el cuadro Cargar archivo de colección, elija el Alcance de su archivo:
    • Actualizar solo cambios (predeterminado)
      Si elige "Actualizar solo cambios", el sistema buscará solo cambios en el archivo y utilizará el valor de ACTION especificado para determinar cómo procesar los cambios. Elige esta opción si:
      • Está por crear una colección por primera vez
      • Ha realizado cambios en los datos del título y está utilizando el valor de ACCIÓN "overlay" o "covoverlay".
    • Reemplazar todos los títulos en la colección
      Si elige "Reemplazar todos los títulos de la colección", el sistema borrará o anulará la selección de cualquier selección de título existente en la colección y la reemplazará con la información del nuevo archivo que está cargando. Elige esta opción si:
      • Está utilizando un archivo para borrar o anular la selección de títulos de una colección

        kb_upload_collection_file.png

  4. Elija una codificación de archivo cargado
    1. Deje la codificación de archivo UTF-8 predeterminada, a menos que necesite cambiarla. Si los datos de su colección incluyen caracteres no latinos/no romanos, use la lista desplegable de Codificación del archivo para cambiar la selección predeterminada a UTF-16LE (Texto Unicode/Excel).
      Las siguientes opciones están disponibles:
      • UTF-8
      • ISO-88591 (LATIN-1)
      • UTF-16LE (texto Unicode/Excel)
  5. Busque y seleccione su archivo .txt y haga clic en Cargar. 
  6. Cuando la carga haya terminado de procesarse, obtenga una vista previa del informe y decida si aprueba la carga de KBART o la descarta y comienza de nuevo.
    • La vista previa de la carga estará disponible durante 72 horas a partir de la fecha de generación.
  7. La colección se bloqueará para reindizar hasta que haya tiempo para que se procesen los cambios.

 Precaución: los archivos de Excel (.xls) y (.xlsx) NO se cargarán correctamente. El archivo se debe guardar como archivo de texto delimitado por tabuladores (.txt), texto Unicode .txt.

Ver el estado de la carga de su archivo

 Nota: cuando informe problemas, incluya su ID de Registry y adjunte el archivo que intentó cargar. Si es posible, incluya las credenciales del apoderado que nos permitirán acceder a los enlaces de texto completo. Necesitamos su información para diagnosticar y resolver determinados problemas.

Después de cargar una colección de la base de conocimiento en el Administrador de colecciones, puede verificar el estado de la carga de su archivo abriendo el acordeón del Historial decolecciones dentro de la colección.  También puede ver el historial de su institución en el Historial de actividades de su institución. Consulte Historial de actividades para obtener instrucciones y detalles sobre los informes detallados de Historial de actividades.

Opción 2: Agregar títulos uno por uno en la interfaz

Agregar un título

  1. Después de navegar hasta la colección que creó, haga clic en el nombre de su colección en los resultados de búsqueda para abrir su colección.
  2. Expanda el acordeón de Títulos .

Este acordeón muestra una lista de títulos dentro de la colección que los usuarios han seleccionado. Para encontrar la lista de configuraciones de nivel de título, consulte Configuración de nivel de título en colecciones de la base de conocimiento y/o la documentación sobre cómo modificar una colección para seleccionar su subconjunto de títulos para obtener más información.

Agregar un título global

Cuando visualice una colección global, use el menú desplegable Agregar un título global y seleccione Crear un título para agregar un título de la base de conocimiento. Consulte Cómo agregar un nuevo título a una colección existente para obtener más información.

kb_add_global_title.png

Agregar un título local

Cuando visualice una colección local, use el menú desplegable Agregar un título local para seleccionar cómo agregará un título de la base de conocimiento a su colección local. Seleccione Crear un título o Crear usando el número de OCLC para completar previamente.

kb_add_local_title.png

Crear un título

Seleccione esta opción para agregar nuevos títulos ingresando manualmente la información. Para agregar datos de título manualmente:

  1. En la lista desplegable Agregar un título local , seleccione Crear un título.
  2. Ingrese un Nombre de título .
  3. Seleccione la profundidad de la cobertura. Las opciones incluyen:
    • Audio
    • Libro electrónico
    • Imagen
    • Revista - Resúmenes
    • Revista - Texto completo
    • Revista - Indizada
    • Revista - Texto completo seleccionado
    • Revista - Imprimir
    • Vídeo
    • Otros
  4. Ingrese los campos obligatorios. Los campos obligatorios varían según el Grado de cobertura:
    • Si va a crear una colección de recursos electrónicos, ingrese una URL de título que resuelva en una página de inicio para cada título
    • Si va a crear una colección de revistas impresas, seleccione Revista - Imprimir en Profundidad de cobertura y luego seleccione Agregar cobertura en Cobertura e ingrese los detalles de cobertura para cada título. Consulte Cobertura para obtener más detalles.
    • Utilice el formato de fecha correcto (AAAA-MM-DD). Consulte Valores KBART y formato para obtener más información.
  5. Ingrese la información de enlace que corresponda. Ver Configuración de nivel de título en colecciones de la base de conocimiento, Enlaces. 
  6. Haga clic en Guardar.
  7. Repita los pasos para agregar cada título hasta que haya agregado todos los títulos de la colección.

Crear usando el número de OCLC para completarlo previamente

Seleccione esta opción para que el sistema complete los datos del título automáticamente si el número de OCLC está disponible. Para agregar un título automáticamente:

  1. En la lista desplegable Agregar un título local , seleccione Crear usando el número de OCLC para completar previamente.
  2. Ingrese el número de OCLC en el cuadro que aparece y haga clic en Continuar. El sistema buscará el registro de WorldCat y completará automáticamente la información disponible, como por ejemplo:
    • Título, número de OCLC , grado de cobertura, etc.
  3. Le recomendamos que verifique la Profundidad de cobertura para ver si es precisa.
  4. Si es necesario, complete:
    1. La información de su cobertura
    2. URL de título

Títulos de selección automática

La configuración de selección automática de títulos en las colecciones de la base de conocimiento global habilita la funcionalidad para seleccionar títulos automáticamente a medida que se agregan desde las actualizaciones de datos de OCLC . Puede habilitar o deshabilitar la configuración independientemente de si ha seleccionado una colección completa o un subconjunto de títulos.

La configuración predeterminada depende de si seleccionó todos los títulos o un subconjunto de ellos en una colección:

  • Todos los títulos de una colección están seleccionados - Habilitado de manera predeterminada
  • Se selecciona un subconjunto de títulos en una colección - Deshabilitado de manera predeterminada

Puede habilitar o deshabilitar la configuración en cualquier momento. Por ejemplo, si ha seleccionado todos los títulos de una colección excepto algunos que están restringidos por región, la configuración estará deshabilitada de forma predeterminada. Habilite la selección automática de títulos si desea que los títulos agregados recientemente sean seleccionados automáticamente. Habilitar la configuración no cambiará su selección actual de títulos. En su lugar, se seleccionarán automáticamente los títulos agregados en futuras actualizaciones de datos.

 Nota: cuando una colección está siendo actualizada por una fuente de existencias automatizada, no debe seleccionar la opción Seleccionar títulos automáticamente en el acordeón de títulos de la configuración de la colección. Para obtener más información, consulte Proveedores y contactos para la carga automática de colecciones.

Para obtener más información, consulte Configuración de nivel de título en colecciones de la base de conocimiento.

Solicite a OCLC que cree un esquema de enlace para su colección (opcional)

Se necesitan esquemas de enlaces para que los artículos se resuelvan como texto completo. Independientemente de cómo se cree la colección (un título a la vez o mediante la carga de archivos), necesita un esquema de enlace para que las colecciones de revistas electrónicas se resuelvan en texto completo para los artículos. Sin un esquema de enlace, las citas de artículos enlazarán con la página de inicio de la revista en lugar del artículo.

OCLC puede crear un esquema de enlace por usted, pero solo si:

  • Todos los títulos están en la misma plataforma
  • el proveedor utiliza una estructura coherente en la sintaxis de sus enlaces y
  • La plataforma admite enlaces a nivel de artículo

Para obtener más información, consulte Vincular valores de esquema y sustituciones.

Ponga su colección a disposición de otras bibliotecas

Aprenda cómo agregar su colección personalizada a la base de conocimiento global de WorldCat para que todas las demás bibliotecas Administrador de colecciones puedan seleccionar y usar los datos de los títulos de la colección. Ver Administración cooperativa.

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