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Best practices for rolling over a budget

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Discover tips and best practices for rolling over a budget in WorldShare Acquisitions.

 

 Learn more in a Community Center presentation: WorldShare Acquisitions Best Practices: Roll over your budget (Requires Community Center login)

Set up a new budget

Before closing your budget, you must set up and configure a budget for the next fiscal period.

Open a new budget and configure dates

  1. Click Budgets > New Budget. This creates a new budget whose start date is the day after the end date for the previous budget. You cannot directly modify the start date of the new budget, because it must occur immediately after the previous budget.
  2. (Optional) You can edit the End Date or Period, as well as adjust the end date of the previous budget if you want to edit the start date of the next budget.
  3. Tenga en cuenta que el presupuesto no se guarda hasta que se crea el primer fondo en el paso siguiente.

Add funds to the budget

  • When adding funds to the new budget, you can choose to either copy funds from your previous budget or add funds from scratch if the new budget is significantly different from the previous budget.
  • The easiest way to add funds to a budget is to copy the funds from your previous budget. Using this method copies all funds and their parent-child relationships, so you do not have to manually create funds for your new budget. Optionally, the Budgeted Amounts can also be transferred.
  • Sin embargo, copiar los fondos tiene sus inconvenientes.
    • Es necesario modificar manualmente el importe presupuestado para todos los fondos que no coincidan exactamente.
    • If you update the budgeted amounts across multiple sessions, there is not an easy way to track the fund you last updated. If you copy the funds and leave all the budgeted amounts at 0.00, you can tell the difference between the budgeted amounts you have updated and those you have not.

Add funds by copying funds from a previous budget

  1. Click Copy Budget Structure.
  2. (Optional) In the Copy Budget Structure dialog:
    1. Select the Copy funds with budgeted amount check box if you want the Budgeted Amounts from your previous funds to be copied to the new budget.
    2. Select the Do not copy funds disabled for new transactions and their child funds check box if you do not want funds that are disabled for new transactions to be copied to the new budget.
    3. Select the Do not copy funds disabled for all uses and their child funds check box if you do not want funds that are disabled for all uses to be copied to the new budget.
    4. Select the Copy notes to copy notes for all funds from your previous budget to your new budget.
  3. Click Copy.
  4. Once you have copied the fund structure from the previous budget, you can still adjust the funds to fit any changes you want to make to the new budget. For example, you may have a different Budgeted Amount for some funds.

For more information, see Manually add funds. 

(Optional) Edit funds as needed

You can edit the Fund Name, Fund Code, and Budgeted Amount at any time. The total budgeted amount will appear at the top of the screen, so that you can easily experiment with different Budgeted Amounts for each fund and view the results.

  1. To edit a fund, click the ellipses button (acq-action-button.png) in the action column. 
  2. Select Edit from the drop-down list.
  3. Edit the fund fields.
    • Fund Name - The name of the fund.
    • Fund Code - Unique ID used to interoperate with other systems.
    • Fund Status - The status of the fund. The following options are available:
    • Budgeted - The amount of the fund.
  4. Haga clic en Guardar.

(Optional) Move funds

There is no automatic way to move a fund to a different parent fund. If you need to move a fund, you will have to first delete the fund and then recreate it. All child funds of the fund you are moving will also need to be deleted and recreated.

Suprimir un fondo
  1. Para eliminar un fondo, pulse el botón de la elipsis (acq-action-button.png) en la columna de acciones. 
  2. Select Delete from the drop-down list.
Create a new fund
  1. Para añadir un fondo, pulse el botón Añadir (Add button) en la columna de la derecha.
  2. Para cada fondo, debe introducir un Nombre de fondo, un Código de fondo y un Importe presupuestado. El Código de Fondo debe ser único para ese Presupuesto, pero el Nombre del Fondo y el Importe Presupuestado pueden estar duplicados. Por ejemplo, puede tener un fondo llamado Libros tanto en el fondo de Inglés como en el de Geografía.
    1. Fund Name: Choose a fund name that is descriptive and easy to read.
    2. Código de fondo: Dispone de numerosas opciones para determinar un código de fondo. Algunas sugerencias:
      • Una forma abreviada del Nombre del Fondo (p. ej. EngBks para el presupuesto de libros ingleses).
      • El identificador utilizado por el sistema financiero de su institución (por ejemplo PeopleSoft, SAP). Esto permite utilizar el Código de Fondo como punto de correspondencia entre los dos sistemas.
      • Una combinación de las anteriores (por ejemplo EngBks-001234).
    3. Fund Status: Select Enabled Fund status: Enabled (default), Disabled for New Transactions  Fund status: Disabled for New Transactions  , or Disabled for All Uses acq-disable-button.png.
    4. Importe presupuestado: Existen varias opciones para introducir el importe presupuestado. Consideraciones:
      1. Si está creando el presupuesto para su próximo período fiscal y planea comenzar a utilizar Adquisiciones al principio de este período presupuestario, entonces introduzca la cantidad presupuestada completa para ese período fiscal. Por ejemplo, si tiene 1.000 dólares designados para el próximo periodo presupuestario, introduzca 1.000,00.
      2. Si está creando el presupuesto para el período fiscal actual (que ya ha comenzado), puede que desee introducir el saldo restante del fondo como Importe presupuestado, en lugar del importe total presupuestado para ese período. Por ejemplo, si había presupuestado 1.000 $ para un fondo pero ya ha gastado 500 $, puede introducir 500,00 como Importe presupuestado, ya que es la cantidad que queda por gastar en el período fiscal.
  3. Puede crear un fondo que sea hijo de otro fondo pulsando el botón de la elipsis (acq-action-button.png) en la columna de acciones del fondo que desea utilizar como fondo padre. Puede crear hasta cinco niveles de fondos, pero recuerde que a medida que su estructura de fondos crece en complejidad, también lo hace la complejidad de elegir el fondo correcto al pedir o facturar un artículo.
  4. If you make a mistake, you can edit the Fund Name, Fund Code, and Budgeted Amount at any time. Click the ellipses button (acq-action-button.png) in the action column of the fund you want to edit and choose Edit from the drop-down menu. The total budgeted amount will appear at the top of the screen so that you can easily experiment with different Budgeted Amounts for each fund and view the results.
  5. Puede eliminar fondos siempre que no se hayan utilizado. Sin embargo, en cuanto realice un pedido utilizando un fondo o pague una factura utilizando un fondo, ese fondo será imposible de eliminar. Por lo tanto, tenga mucho cuidado antes de utilizar los fondos de un presupuesto.

(Optional) Enable budget for use 

  1. On the left panel, click Budgets.
  2. In the Select Budget list, select the budget you want to edit. The highlighted budget is the current budget in use.
  3. Click Edit.
  4. Select the Enable for use check box, at the top of the page.
  5. On the Change bookable status of Budget Period window, click OK.
  6. (Optional) Select the Enable as default check box to enable the budget period as the default budget period for ordering and invoicing.
  7. Once you have enabled a budget for use, it will appear as the second budget in the budget drop-down for the order item and invoice item.

(Optional) Resolve open transactions 

Before closing your previous budget, you can choose to optionally resolve any open transactions that remain on the budget.

  • Unpaid invoices that should be paid in this budget year.
  • Encumbered items that should be invoiced and paid in this budget year. 
  • Unpaid plan items that should be invoiced and paid in this budget year.
Find unpaid invoices
  1. In the left navigation, click Invoices > Invoices.
  2. Click Search. All invoices appear.
  3. Filter the results list by the Payment Status of Open, Ready for Payment and Awaiting Payment.
  4. Click the Invoice # to view or edit the invoice and pay it to expend the funds from the current budget. For details, see Edit an invoice.
Find encumbered items
  1. In the left navigation, click Orders > Order Items.
  2. For Order Type, filter by Purchase Order.
  3. For Order Status, filter by Ordered.
  4. For Order Status, filter by Cancellation Requested.
  5. For Purchase Status, select the following filters.
    • Factura
    • No facturado
    • Parcialmente facturado
    • Pagado parcialmente
  6. The items with encumbered amounts display in the results.
  7. Revise los artículos gravados y, si es necesario, pague utilizando la pantalla Recibir y facturar.

To find encumbered for one fund at a time, see Find items with encumbered amounts.

 Note: Encumbered items include monographic series and other items that were encumbered by amount but invoiced for an amount less than the encumbrance. It is recommended that even if you do not check encumbered items in general, it might be a good idea to check on these items. You can do this by adding the dis-encumbrance method filter = by amount and/or by processing type = monographic series

Find unpaid plan items
  1. In the left navigation, click Orders > Order Items.
  2. For Order type, select all options except Purchase Order.
  3. For Purchase status, select the following filters.
    • Facturado
    • No facturado
    • Parcialmente facturado
    • Pagado parcialmente
  4. The unpaid approval plan items display in the results.
  5. Review the unpaid plan items and if needed, pay using the Receive and Invoice screen.

Close the previous budget

Before closing the budget, read all Important notes before closing a budget.

  1. (Opcional) Confirme que ha pagado todas las facturas y partidas del pedido. Si tiene facturas o pedidos pendientes de pago:
    • Pague las facturas o pida los artículos antes de cerrar el presupuesto actual. Una vez cerrado el presupuesto, ya no puede utilizarse.
      O
    • Cierre el presupuesto actual y, a continuación, pague las facturas o pida los artículos utilizando el nuevo presupuesto.
  2. En la esquina superior derecha del presupuesto, haga clic en Cerrar presupuesto.
  3. En el cuadro de diálogo Cerrar presupuesto, conecte todos los fondos del presupuesto actual (que se va a cerrar) al presupuesto futuro. En la columna derecha Nombre del fondo, seleccione de la lista el fondo del nuevo presupuesto o empiece a escribir. Cualquier cambio en la ventana se guardará.

     Atención: No se puede utilizar un fondo desactivado como fondo de destino al cerrar un presupuesto. Si selecciona un fondo desactivado como fondo de destino, el fondo se eliminará automáticamente la próxima vez que abra el cuadro de diálogo Cerrar presupuesto.

    Nombre del fondo (presupuesto actual) Código del fondo Nombre del fondo (futuro presupuesto)
    Humanidades General HG Humanidades General
        Historia HG-hist     Historia
            Europa HG-hist-eu         Europa
  4. Haga clic en Cerrar presupuesto.
  5. En la ventana de advertencia Cerrar presupuesto, haga clic en Aceptar. El sistema responde "Cerrar presupuesto está en marcha...". Una vez que el sistema cierra el presupuesto, el presupuesto futuro pasa a ser el presupuesto actual.
  6. After the Close Budget process is completed:
    • Todas las partidas de pedidos "plan" impagadas o pagadas parcialmente asignadas al presupuesto que se cierra se trasladarán al presupuesto siguiente.
    • All purchase order items that are still encumbering money in a fund will be moved to the next budget.
    • Todas las facturas y partidas de factura impagadas asignadas al presupuesto que se cierra se trasladarán al presupuesto siguiente.
    • Todas las plantillas de posiciones de pedido que utilicen el presupuesto actual se trasladarán al presupuesto siguiente.
    • Todas las solicitudes de compra que no se hayan encargado se trasladarán al presupuesto siguiente.
    • All accrual mode order items and invoice items, even if they are paid,  will be moved to the next budget.