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Crear un presupuesto para el próximo período fiscal

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Discover how to create and configure a budget for the next fiscal period in WorldShare Acquisitions.

Before closing a budget, you must set up and configure a budget for the next fiscal period. This workflow describes the steps to take when setting up a budget for the next fiscal period.

Step 1: Open a new budget and configure dates

  1. Click Budgets > New Budget. This creates a new budget whose start date is the day after the end date for the previous budget. You cannot directly modify the start date of the new budget, because it must occur immediately after the previous budget.
  2. (Optional) You can edit the End Date or Period, as well as adjust the end date of the previous budget if you want to edit the start date of the next budget.
  3. Tenga en cuenta que el presupuesto no se guarda hasta que se crea el primer fondo en el paso siguiente.

Step 2: Add funds to the budget

Notas importantes sobre la adición de fondos

  • When adding funds to the new budget, you can choose to either copy funds from your previous budget or add funds from scratch if the new budget is significantly different from the previous budget.
  • The easiest way to add funds to a budget is to copy the funds from your previous budget. Using this method copies all funds and their parent-child relationships, so you do not have to manually create funds for your new budget. Optionally, the Budgeted Amounts can also be transferred.
  • Sin embargo, copiar los fondos tiene sus inconvenientes.
    • Es necesario modificar manualmente el importe presupuestado para todos los fondos que no coincidan exactamente.
    • If you update the budgeted amounts across multiple sessions, there is not an easy way to track the fund you last updated. If you copy the funds and leave all the budgeted amounts at 0.00, you can tell the difference between the budgeted amounts you have updated and those you have not.

Option A: Add funds by copying funds from previous budget

  1. Click Copy Budget Structure.
  2. (Optional) In the Copy Budget Structure dialog:
    1. Select the Copy funds with budgeted amount check box if you want the Budgeted Amounts from your previous funds to be copied to the new budget.
    2. Select the Do not copy funds disabled for new transactions and their child funds check box if you do not want funds that are disabled for new transactions to be copied to the new budget.
    3. Select the Do not copy funds disabled for all uses and their child funds check box if you do not want funds that are disabled for all uses to be copied to the new budget.
    4. Select the Copy notes to copy notes for all funds from your previous budget to your new budget.
  3. Click Copy.
  4. Once you have copied the fund structure from the previous budget, you can still adjust the funds to fit any changes you want to make to the new budget. For example, you may have a different Budgeted Amount for some funds.

Option B: Manually add funds

  1. Para añadir un fondo, pulse el botón Añadir (Add button) en la columna de la derecha.
  2. Para cada fondo, debe introducir un Nombre de fondo, un Código de fondo y un Importe presupuestado. El Código de Fondo debe ser único para ese Presupuesto, pero el Nombre del Fondo y el Importe Presupuestado pueden estar duplicados. Por ejemplo, puede tener un fondo llamado Libros tanto en el fondo de Inglés como en el de Geografía.
    1. Fund Name: Choose a fund name that is descriptive and easy to read.
    2. Código de fondo: Dispone de numerosas opciones para determinar un código de fondo. Algunas sugerencias:
      • Una forma abreviada del Nombre del Fondo (p. ej. EngBks para el presupuesto de libros ingleses).
      • El identificador utilizado por el sistema financiero de su institución (por ejemplo PeopleSoft, SAP). Esto permite utilizar el Código de Fondo como punto de correspondencia entre los dos sistemas.
      • Una combinación de las anteriores (por ejemplo EngBks-001234).
    3. Fund Status: Select Enabled Fund status: Enabled (default), Disabled for New Transactions  Fund status: Disabled for New Transactions  , or Disabled for All Uses acq-disable-button.png.
    4. Importe presupuestado: Existen varias opciones para introducir el importe presupuestado. Consideraciones:
      1. Si está creando el presupuesto para su próximo período fiscal y planea comenzar a utilizar Adquisiciones al principio de este período presupuestario, entonces introduzca la cantidad presupuestada completa para ese período fiscal. Por ejemplo, si tiene 1.000 dólares designados para el próximo periodo presupuestario, introduzca 1.000,00.
      2. Si está creando el presupuesto para el período fiscal actual (que ya ha comenzado), puede que desee introducir el saldo restante del fondo como Importe presupuestado, en lugar del importe total presupuestado para ese período. Por ejemplo, si había presupuestado 1.000 $ para un fondo pero ya ha gastado 500 $, puede introducir 500,00 como Importe presupuestado, ya que es la cantidad que queda por gastar en el período fiscal.
  3. Puede crear un fondo que sea hijo de otro fondo pulsando el botón de la elipsis (acq-action-button.png) en la columna de acciones del fondo que desea utilizar como fondo padre. Puede crear hasta cinco niveles de fondos, pero recuerde que a medida que su estructura de fondos crece en complejidad, también lo hace la complejidad de elegir el fondo correcto al pedir o facturar un artículo.
  4. If you make a mistake, you can edit the Fund Name, Fund Code, and Budgeted Amount at any time. Click the ellipses button (acq-action-button.png) in the action column of the fund you want to edit and choose Edit from the drop-down menu. The total budgeted amount will appear at the top of the screen so that you can easily experiment with different Budgeted Amounts for each fund and view the results.
  5. Puede eliminar fondos siempre que no se hayan utilizado. Sin embargo, en cuanto realice un pedido utilizando un fondo o pague una factura utilizando un fondo, ese fondo será imposible de eliminar. Por lo tanto, tenga mucho cuidado antes de utilizar los fondos de un presupuesto.

Limitaciones de la naturaleza de las relaciones de fondos entre padres e hijos

Funds at all levels of the hierarchy can be assigned to an item on an order or invoice. This means that parent funds that only serve as containers for child funds can also be selected as the fund for an item. If you do not want these to be selected, make sure you have set the Fund status to Disabled for New Transactions  Fund status: Disabled for New Transactions . You could also instruct selectors to only use the child funds, not the parent funds. You would also likely assign 0.00 as the Budgeted Amount for these funds.

En este momento, tampoco puede configurar un fondo hijo para que cargue dinero de un fondo padre al utilizarlo. Por ejemplo, no se pueden asignar 10.000,00 al fondo padre inglés y cuando su fondo hijo se utilice en una orden, gravar en su lugar el fondo padre. En estos casos, puede plantearse

  1. Dividir el importe del presupuesto deseado para el fondo principal entre los fondos secundarios; o...
  2. Coloque el importe presupuestado en el fondo principal, pero cuando analice su presupuesto, descargue el archivo CSV del presupuesto y utilice las columnas Total Enc. y Total Gastado para calcular el importe restante en el presupuesto principal.

 Nota: Puede ver el importe total comprometido y gastado para un fondo superior y todos sus fondos inferiores. Para ello, haga clic en el botón Preferencias del usuario (User preferences button) situado en la parte superior derecha de la tabla y seleccione mostrar el Total Enc. y el Total Exp. columnas.

For more information on creating funds, see Create funds for your budget.

Step 3: Decide if you want to use the new budget before closing the previous budget

When creating funds, remember that you will be asked (during the close budget process) to map any funds with open encumbrances to funds in the new budget.

You need to decide if you plan to use the new budget before you close the previous budget. For example, you may want to start ordering on the new budget a few weeks before the end of the previous fiscal period. Or, you may keep the previous budget open for several weeks after the end of its fiscal period and use the new budget for all new orders.

Step 4: Enable budget for use

  1. On the left panel, click Budgets.
  2. In the Select Budget list, select the budget you want to edit. The highlighted budget is the current budget in use.
  3. Click Edit.
  4. Select the Enable for use check box, at the top of the page.
  5. On the Change bookable status of Budget Period window, click OK.
  6. (Optional) Select the Enable as default check box to enable the budget period as the default budget period for ordering and invoicing.
  7. Once you have enabled a budget for use, it will appear as the second budget in the budget drop-down for the order item and invoice item.