Usar el modo de acumulación
Descripción general
El modo de acumulación le permite dividir el coste de los materiales de pedido y factura en varios períodos de presupuesto. Cuando el modo de acumulación está habilitado en un material, el costo de ese material se distribuye automáticamente entre los períodos de presupuesto, de manera proporcional a la cantidad de días que caen dentro de cada período de presupuesto. Sin embargo, los períodos presupuestarios posteriores no se gravarán ni gastarán hasta que se cierre el primer período presupuestario. El dinero aparece como gravamen futuro o gasto pagado por adelantado en el primer período de presupuesto hasta que se cierre ese presupuesto.
Notas importantes sobre el modo de acumulación
- Para utilizar el modo de acumulación en un material de pedido:
- El tipo de adquisición debe estar establecido en Suscripción.
- El tipo de procesamiento no puede ser serie monográfica.
- Las fechas de inicio y finalización son obligatorias.
- El período de presupuesto del material de pedido debe estar habilitado y debe coincidir con la fecha de inicio de ese material.
- Al facturar materiales de pedido en modo de acumulación, recuerde lo siguiente:
- Una vez que se ha facturado un material, no puede deshabilitar el modo de acumulación para ese material.
- Los materiales con el modo de acumulación habilitado se deben facturar en su totalidad, si se facturan.
- Si cambia las fechas de inicio o finalización del material de suscripción después de pagar, el material de factura seguirá utilizando las fechas originales.
- Si una suscripción tiene materiales parciales de la factura, no puede habilitar el modo de acumulación para ese material.
- Si desea pagar el material de un pedido con un porcentaje, debe deshabilitar el modo de acumulación en ese material.
- Al cerrar un presupuesto con materiales de pedido en modo de acumulación, recuerde:
- Si cierra un presupuesto sin pagar por un material en modo de acumulación, el gravamen completo se moverá al siguiente período de presupuesto.
- Recibirá un mensaje de advertencia si intenta cerrar un presupuesto que tiene materiales en modo de acumulación que aún no se han pagado o materiales de factura sin pagar que utilizan el modo de acumulación.
- Si un material en modo de acumulación utiliza un fondo en el período presupuestario actual, se utilizará el mismo fondo cuando se comprometa o se agote el próximo período presupuestario.
- Si un material del modo de acumulación utiliza un fondo en el período de presupuesto actual, el fondo utilizado en el próximo período de presupuesto se elegirá en función del fondo asignado en el Cerrar un presupuesto cuadro de diálogo Cerrar presupuesto. El valor predeterminado es el fondo con el mismo código de fondo en el próximo período presupuestario, pero se puede elegir un fondo diferente. Se debe tener cuidado al seleccionar el fondo en el cuadro de diálogo de asignación de fondos al cerrar el presupuesto.
Habilitar el modo de acumulación en un material de pedido de suscripción
(Opcional) Establecer un límite de acumulación
La función de límite del modo de acumulación le permite establecer un monto máximo de fondos que se asignarán a un único material de pedido de suscripción. Si intenta realizar un pedido que incluye un material de pedido de suscripción que cuesta más que el límite de acumulación, recibirá un mensaje advirtiéndole que está a punto de superar su límite y que es posible que desee habilitar el modo de acumulación para el material de suscripción.
- Desde Configuración en el panel de navegación izquierdo, haga clic en Administración > Funciones opcionales.
- Ingrese un monto máximo en el cuadro Límite del modo de acumulación o déjelo en blanco para deshabilitarlo.
Agregar materiales en modo de acumulación a un pedido
- Utilice Descubrir materiales para buscar en WorldCat monografías y publicaciones seriadas impresas u otro formato físico.
- En los resultados de búsqueda, busque el material de suscripción que desee pedir y haga clic en Agregar a > Pedido.
- En el cuadro de diálogo Agregar material al pedido, seleccione una de las siguientes configuraciones:
- Tipo de adquisición - Suscripción
- Tipo de procesamiento - Producto electrónico, publicación seriada o monografía
- Agregue una fecha de inicio y de finalización para la suscripción.
Nota: Las fechas de inicio y finalización deben estar dentro de los períodos de presupuesto habilitados o ser anteriores a ellos.
- (Opcional) Agregue cualquier información adicional sobre el material (ISBN, período, fecha de inicio y/o fecha de finalización) o aplique una plantilla (disponible solo para pedidos).
- Busque el pedido existente al que desea agregar el material de suscripción, o cree un nuevo pedido.
- Haga clic en Agregar para agregar la suscripción al pedido.
- Haga clic en Cerrar.
Habilitar el modo de acumulación en los materiales del pedido
Puede habilitar o deshabilitar el modo de acumulación en un material de pedido desde una de las siguientes pantallas:
- Pantalla de detalles del material del pedido:
- En el panel de navegación izquierdo, vaya a Pedidos > Materiales de pedido > Buscar > Título.
- Haga clic en el título para ver o editar el material del pedido.
- En la ficha Presupuesto/fondo, haga clic en Habilitar el modo de acumulación.
Nota: La tabla de gravámenes del modo de acumulación se mostrará en la parte inferior de la ficha Presupuesto/fondo. La información contenida en esta tabla incluye:
- Monto del pedido
- Monto gravado en el período de presupuesto seleccionado
- Gravamen futuro, o la porción del monto del pedido no gravada en el período de presupuesto actual pero reservada para el próximo período de presupuesto
- Seleccione un fondo para el material de su pedido.
- Haga clic en Guardar.
O
-
Pantalla de detalles del pedido:
- En el panel de navegación izquierdo, vaya a Pedidos > Pedidos > Buscar > Nombre del pedido.
- Haga clic en el nombre del pedido para ver o editar el pedido.
- En la columna Presupuesto/fondo de un material, haga clic en Asignar varios presupuestos/fondos.
- Haga clic en Habilitado para el modo de acumulación.
- Seleccione un fondo para el material de su pedido.
- Haga clic en Guardar.
Materiales en modo de acumulación de facturas
- Mediante Recibir y facturar en el panel de navegación izquierdo, busque el (los) material(es) pedido(s) en modo de acumulación que desea facturar.
- Cree una nueva factura o seleccione una factura existente y agregue su(s) material(es) en modo de acumulación.
- En la columna Facturado, haga clic en Agregar a factura. Aparecerá la ventana de diálogo Agregar material a factura, teniendo en cuenta que solo se permite la facturación completa para los materiales de pedido en modo de acumulación. La opción de pago Pagar en su totalidad está seleccionada de manera predeterminada.
- Haga clic en Agregar en la ventana Agregar material a factura.
- Navegue a la página de la factura y haga clic en Asignar varios presupuestos/fondos para elegir un fondo en una factura .
Nota: La tabla de gastos del modo de acumulación se mostrará en el cuadro de diálogo Asignar varios presupuestos/fondos. Esta tabla muestra cuánto se gasta en el presupuesto actual, así como los gastos pagados por adelantado. Estos valores también se pueden ver habilitando las columnas Para ser gastado y Para ser pagado por anticipado cuando busque y filtre materiales de factura .