Préstamos fuera del sistema
Las bibliotecas prestatarias normalmente solo recurrirán a las entidades prestadoras de fuera del sistema por correo electrónico cuando hayan agotado sus cadenas de entidades prestadoras dentro del sistema y aún no hayan completado la solicitud, o cuando la naturaleza del material requiera que tengan que iniciar la solicitud fuera del sistema.
Crear solicitudes de préstamo fuera del sistema
Para crear solicitudes fuera del sistema, tome una solicitud ILL nueva o agotada y cambie el tipo de entrega a Solicitud fuera del sistema.
Para cambiar el tipo de cumplimiento de una solicitud:
- Ubique la solicitud que desea cambiar a una solicitud fuera del sistema.
- En la solicitud, haga clic en Cambiar tipo de despacho > Solicitud fuera del sistema.
- Complete los detalles de la solicitud fuera del sistema.
- Ingrese la información de su socio fuera del sistema en los campos Nombre de la entidad prestadora o Símbolo de la entidad prestadora. La lista de socios se actualizará a medida que usted escriba con las entradas correspondientes ingresadas en la libreta de direcciones de Configuración de servicios de OCLC.
- Una vez que haya seleccionado la entidad prestadora de la lista de socios, la dirección de correo electrónico y la fecha de necesidad antes del se completarán automáticamente con la información del registro del Libro de direcciones para esa institución asociada. También se completará la dirección de devolución.
- Consulte la Libreta de direcciones para encontrar información sobre cómo agregar socios a la Lista de socios.
- Ingrese la información de su socio fuera del sistema en los campos Nombre de la entidad prestadora o Símbolo de la entidad prestadora. La lista de socios se actualizará a medida que usted escriba con las entradas correspondientes ingresadas en la libreta de direcciones de Configuración de servicios de OCLC.
- La solicitud se mueve a la cola de solicitud Solicitud fuera del sistema > Préstamos.
Incluya socios fuera del sistema en cadenas de prestamistas mediante la automatización
Se pueden incluir símbolos de OCLC para instituciones asociadas fuera del sistema en cadenas de entidad prestadora creadas por automatización. Aunque es posible que el socio fuera del sistema no suministre materiales a través de la red de OCLC , es posible que aún tenga un símbolo de OCLC . Para determinar si la institución ya tiene un símbolo de OCLC , búsquela en el WorldCat Registry.
Nota: si la institución asociada fuera del sistema no tiene un símbolo de OCLC , envíe una solicitud a Soporte de OCLC para que se cree un símbolo y para que la solicitabilidad se configure mediante Z39.50.
Para que los socios fuera del sistema se incluyan en las cadenas de prestamista automatizadas, la institución asociada debe tener un símbolo de OCLC incluido en la Libreta de direcciones . El símbolo de OCLC debe:
- Tener existencias en WorldCat o la automatización debe poder buscar sus existencias en el catálogo a través de Z39.50
- Estar incluidos en un grupo de existencias personalizadas y en una ruta utilizada por la automatización
- Tener el estado de Proveedor de OCLC establecido en No, lo que significa que solo es posible hacerles solicitudes por correo electrónico.
- No ser un símbolo reservado como OFSYS o RAPID
- No estar vinculado a otro socio en su directorio.
Configure su institución asociada para usarla en cadenas de entidad prestadora automatizadas
Una vez que conozca el símbolo de OCLC para su institución asociada:
- Agregue el símbolo de OCLC al registro de socio en el Libro de direcciones .
- Incluir el símbolo de OCLC en un grupo de existencias y una ruta personalizadas. Consulte Grupos de existencias personalizadas y Rutas de existencias personalizadas para obtener más información.
- Incluya esa ruta de existencias personalizadas en una automatización mediante el Administrador de solicitudes automatizadas.
- Dentro de la configuración de Flujos de trabajo avanzados, habilite el uso de socios fuera del sistema en las cadenas de entidad prestadora.
Cuando se envía la solicitud a automatización, el sistema comprueba las existencias en busca de los símbolos incluidos en la ruta de existencias personalizadas y crea la cadena de entidad prestadora aplicando los criterios especificados para la automatización.
A medida que la solicitud avanza por la cadena de entidad prestadora, el tipo de cumplimiento cambia automáticamente entre ILL y solicitud fuera del sistema, en función de si la institución es un proveedor de ILL o un socio fuera del sistema.
- Si el estado del Proveedor de OCLC es Sí, la solicitud se envía a la entidad prestadora como una solicitud ILL.
- Si el estado del Proveedor de OCLC es No, y el símbolo se ha configurado correctamente para solicitudes fuera del sistema, la solicitud se enviará como una solicitud fuera del sistema.
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Si la entidad prestadora es un socio fuera del sistema, el sistema enviará automáticamente el correo electrónico CanYouSupply correspondiente a ese socio. Consulte Notificaciones para obtener más información.
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Consulte el Administrador de solicitudes automatizadas para obtener más información acerca de las automatizaciones.
Actualizar detalles de solicitud fuera del sistema
Las solicitudes fuera del sistema deberán editarse por dos razones principales:
- Debe procesar y responder un mensaje de correo electrónico entrante del socio fuera del sistema al que corresponde la solicitud.
- Debe iniciar la siguiente fase de la transacción ILL y enviar un correo electrónico al socio fuera del sistema de la solicitud indicando el cambio.
Todos los campos de las solicitudes fuera del sistema siempre se pueden editar. Ciertos campos se consideran esenciales, y el sistema le advertirá si estos campos se eliminan accidentalmente o si nunca se ingresaron:
- Nombre del socio
- Se necesita antes de la fecha de la solicitud
- Título del material solicitado
Actualizaciones de proceso en una solicitud existente fuera del sistema
Cuando reciba actualizaciones de un socio fuera del sistema para una solicitud existente, use la opción Nota en la solicitud e ingrese cualquier actualización o información importante como Nota para el personal. Copie y pegue o ingrese manualmente la información en la nota, incluidos correos electrónicos, fechas, direcciones y otra información pertinente.
La pestaña Notas del personal le permite mantener notas que solo el personal de su biblioteca puede ver y buscar, y se pueden usar como depósito de información sobre su solicitud fuera del sistema. Se pueden agregar notas para el personal a solicitudes activas y cerradas. El número en la ficha indica cuántas notas del personal existen actualmente para una solicitud en particular. Consulte las Notas para el personal para obtener información adicional.
Editar y agregar notas para el personal
Todos los usuarios del personal dentro de una institución pueden agregar, editar y eliminar notas. Cualquier miembro del personal puede editar cualquier nota existente. El autor original se muestra en la columna de la izquierda, con el nombre de usuario editado por más recientemente justo debajo de la nota.
Nota: solo el personal con la función de administrador de WorldShare ILL podrá ver el nombre del autor de las notas para el personal. El personal con la función de Usuario de ILL de WorldShare verá una marca de fecha y hora de creación/actualización de la nota junto con el nombre de la biblioteca.
La nota agregada más recientemente se mostrará en la parte superior de la pestaña Notas del personal. Las notas editadas se muestran en función de la fecha y hora de actualización.
Agregar una nota para el personal
Nota: Puede haber hasta 500 notas por solicitud.
- En la solicitud, seleccione la nota en el panel de acciones .
- Agregue el texto de su nota al cuadro de texto Agregar nota del personal .
- Hay un límite de 500 caracteres para cada nota.
- Haga clic en Agregar.
- Para eliminar cualquier texto agregado al cuadro Agregar nota para el personal, haga clic en Cancelar.
Editar una nota para el personal
- En la solicitud, haga clic en la pestaña Notas para el personal .
- Haga clic en el botón junto a la nota para el personal deseada .
- Seleccione Editar.
- Realice las ediciones que desee en el cuadro de texto.
- Haga clic en Actualizar para guardar sus cambios.
Aparece un mensaje que confirma que la nota se guardó correctamente.
Cambiar el estado de una solicitud fuera del sistema
Cuando sea el momento de cancelar, enviar, recibir, devolver o registrar una solicitud fuera del sistema, se recomienda que el personal realice las actualizaciones necesarias en los detalles de la solicitud antes de cambiar el estado de la solicitud.
- A las solicitudes de préstamo y préstamo fuera del sistema que tengan 14 días de vencido se les aplicará automáticamente el estado de Vencido y se enviará automáticamente un correo electrónico de Vencido fuera del sistema a la entidad prestataria fuera del sistema.
Utilice el menú desplegable Cambiar estado para cambiar el estado de la solicitud. Seleccione el estado que corresponda después de que se actualicen los detalles de la solicitud.
Nota: al cambiar el estado de una solicitud, se guardan automáticamente todos los cambios que se hayan realizado.
Si el cambio de estado es importante para el usuario, utilice el botón Correo electrónico para enviarle un mensaje con información sobre el estado de su solicitud.
- Cambiar el estado a Devuelto hará que el sistema marque la solicitud como Cerrada y complete la Fecha de devolución/cerrado. No es necesario que espere a que el socio fuera del sistema confirme por correo electrónico que se ha recibido el material.
Enviar un correo electrónico a un socio fuera del sistema
Utilice el botón Correo electrónico para enviar el mensaje de correo electrónico adecuado al socio fuera del sistema. Enviar un correo electrónico al socio fuera del sistema después de actualizar los detalles y el estado de la solicitud garantiza que el correo electrónico contenga todos los detalles correctos.
Siempre que la plantilla de correo electrónico personalizada tenga un tipo de destinatario adecuado, ya sea OFF_SYSTEM_REQUESTER u OFF_SYSTEM_SUPPLIER , el sistema completará previamente la dirección de correo electrónico del destinatario con la Dirección de correo electrónico del socio en la solicitud.
- Para revisar los correos electrónicos enviados con respecto a una solicitud fuera del sistema, navegue hasta la sección Notificaciones del acordeón del Historial de solicitudes en la solicitud.
- Para revisar los correos electrónicos recibidos con respecto a una solicitud fuera del sistema, navegue a la ficha Notas del personal para revisar el historial de mensajes recibidos e ingresados manualmente como Nota.
Recomendamos utilizar plantillas separadas para cada uno de los cambios de estado importantes: solicitud, cancelación, enviado, sin completar, recibido, devuelto, etc., porque esto hace que sean más fácilmente identificables en el historial de notificaciones. Consulte Notificaciones para obtener más información.
Nota: Hay plantillas específicas de notificación fuera del sistema disponibles para los mensajes de Puede suministrar, Cancelar y Vencidos . En Configuración de servicios de OCLC, haga clic en la opción de plantilla para habilitar estas plantillas cuando envíe manualmente correos electrónicos desde solicitudes fuera del sistema.
Ejemplo de plantilla de prestatario que se utilizará para enviar correos electrónicos a una entidad prestadora fuera del sistema:
Cerrar solicitudes fuera del sistema
El sistema hará caducar automáticamente las solicitudes de préstamos fuera del sistema si la solicitud llega a:
- La fecha de necesidad antes del
- El estado de la solicitud pasa a ser Cerrado (caducado)
- La razón del no es por antigüedad
- Días para responder
- 8 días para copias y 16 días para préstamos
- El estado de la solicitud pasa a ser Cerrado (no completado) o se mueve a la siguiente entidad prestadora en la cadena de entidad prestadora
- La razón del número no tiene como antigüedad y está disponible para completarse.
Si el sistema ha hecho caducar la solicitud en el socio actual, el sistema enviará automáticamente el mensaje de cancelación fuera del sistema al socio prestamista actual.
Una vez que la solicitud se haya cerrado (no completado), puede agregar nuevas entidades prestadoras a la cadena de entidad prestadora y reenviar la solicitud. También puede usar el botón Cambiar tipo de cumplimiento para cambiar el tipo de solicitud, o seleccionar Solicitud fuera del sistema y enviar la solicitud a un nuevo socio fuera del sistema.
Estadísticas e informes para solicitudes fuera del sistema
Revise las solicitudes fuera del sistema utilizando las estadísticas de uso de OCLC para realizar un seguimiento de sus solicitudes fuera del sistema, junto con todos sus otros formularios de solicitudes de ILL.
Las solicitudes fuera del sistema aparecerán en el informe de estadísticas de Resource Sharing entre prestatario/prestador en estadísticas de uso. Para obtener más información, consulte los informes de Préstamo interbibliotecario de WorldShare .
Nota: Todas las solicitudes fuera del sistema que se muestran en las estadísticas mostrarán que el socio fuera del sistema tiene el símbolo OFSYS de OCLC .