Préstamos fuera del sistema
Las bibliotecas prestatarias normalmente sólo recurrirán a prestamistas por correo electrónico fuera del sistema cuando hayan agotado sus cadenas de prestamistas dentro del sistema y aún no hayan satisfecho la solicitud, o porque la naturaleza del material exija que tengan que iniciar la solicitud fuera del sistema.
Crear solicitudes de préstamo fuera del sistema
Cree solicitudes fuera del sistema tomando una solicitud de préstamo interbibliotecario existente, nueva o agotada, y cambiando el tipo de cumplimiento a Solicitud fuera del sistema.
Para cambiar el tipo de cumplimiento de una solicitud:
- Localice la solicitud que desea cambiar a solicitud fuera del sistema.
- En la solicitud, haga clic en Cambiar tipo de cumplimiento > Solicitud fuera del sistema.
- Rellene los datos de la solicitud fuera del sistema.
- Introduzca la información de su socio fuera del sistema en los campos Nombre del prestamista o Símbolo del prestamista. La Lista de socios se actualizará a medida que escriba con las entradas correspondientes introducidas en la Libreta de direcciones de la Configuración del servicio de OCLC.
- Una vez que haya seleccionado el prestamista de la lista de socios, la dirección de correo electrónico y la fecha "Necesario antes de" se rellenarán automáticamente con la información del registro de la libreta de direcciones de esa institución asociada. También se rellenará la dirección de devolución.
- Consulte Libreta de direcciones para obtener información sobre cómo añadir a la Lista de interlocutores.
- Introduzca la información de su socio fuera del sistema en los campos Nombre del prestamista o Símbolo del prestamista. La Lista de socios se actualizará a medida que escriba con las entradas correspondientes introducidas en la Libreta de direcciones de la Configuración del servicio de OCLC.
- La solicitud pasa a la cola de solicitudes fuera del sistema > Préstamo.
Incluir a los socios de fuera del sistema en las cadenas de prestamistas mediante la automatización
Los símbolos de OCLC para instituciones asociadas fuera del sistema pueden incluirse en las cadenas de préstamo construidas por automatización. Aunque el socio fuera del sistema no suministra típicamente materiales a través de la red de OCLC, puede tener un símbolo de OCLC. Para determinar si la institución ya tiene un símbolo de OCLC, búsquela en el Registro de WorldCat.
Nota: Si la institución asociada fuera del sistema no tiene un símbolo de OCLC, envíe una solicitud al Servicio de asistencia de OCLC para que se cree un símbolo y se configure la capacidad de solicitud a través de Z39.50.
Para que los socios externos al sistema se incluyan en las cadenas de préstamo automatizadas, la institución asociada debe tener un símbolo de OCLC incluido en la Libreta de direcciones. El símbolo OCLC debe:
- Disponer de fondos en WorldCat o la automatización debe poder buscar en sus fondos de catálogo a través de Z39.50
- Estar incluido en un grupo de explotaciones personalizado y la ruta utilizada por la automatización
- Tienen su estado de proveedor de OCLC establecido en No, lo que significa que sólo es posible hacerles solicitudes por correo electrónico.
- No ser un símbolo reservado como OFSYS o RAPID
- No estar vinculado a otro socio en su libreta de direcciones.
Configure su institución asociada para utilizarla en cadenas de prestamistas creadas por automatización
Una vez que conozca el símbolo de OCLC de su institución asociada:
- Añada el símbolo de OCLC al registro del interlocutor en la Libreta de direcciones.
- Incluir el símbolo de OCLC en un grupo y ruta de existencias personalizados. Consulte Grupos de existencias personal izados y Rutas de existencias personalizadas para obtener más información.
- Incluya esa ruta de existencias personalizada en una automatización mediante el Gestor de solicitudes automatizadas.
- En la configuración de Flujos de trabajo avanzados, active el uso de socios externos al sistema en las cadenas de prestamistas.
Cuando se envía la solicitud a la automatización, el sistema comprueba las existencias de los símbolos incluidos en la ruta de existencias personalizada y construye la cadena de prestamistas aplicando los criterios especificados para la automatización.
A medida que la solicitud se desplaza por la cadena de prestamistas, el tipo de cumplimiento cambia automáticamente entre ILL y solicitud fuera del sistema, dependiendo de si la institución es un proveedor de ILL o un socio fuera del sistema.
- Si el estado del proveedor de OCLC está establecido en Sí, la solicitud se envía al prestamista como una solicitud de préstamo interbibliotecario.
- Si el estado del proveedor de OCLC es No, y el símbolo se ha configurado correctamente para la solicitud fuera del sistema, entonces la solicitud se envía como una solicitud fuera del sistema.
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Si el prestamista es un socio externo al sistema, el sistema enviará automáticamente el correo electrónico CanYouSupply correspondiente a dicho socio. Consulte Notificaciones para obtener más información.
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Consulte el Gestor de solicitudes automatizadas para obtener más información sobre las automatizaciones.
Actualizar los datos de la solicitud fuera del sistema
Las solicitudes fuera del sistema deberán editarse por dos motivos principales:
- Necesita procesar y responder a un mensaje de correo electrónico entrante del interlocutor externo a la solicitud.
- Debe instigar la siguiente fase de la transacción de ILL y enviar un correo electrónico indicando el cambio al interlocutor externo de la solicitud.
Todos los campos de las solicitudes fuera del sistema son siempre editables. Ciertos campos se consideran esenciales, y el sistema le advertirá si estos campos se eliminan accidentalmente o nunca se introdujeron:
- Nombre del socio
- Fecha límite de la solicitud
- Título del artículo solicitado
Procesar actualizaciones en una solicitud existente fuera del sistema
Cuando reciba actualizaciones de un socio externo al sistema para una solicitud existente, utilice la opción Nota de la solicitud e introduzca cualquier actualización o información importante como Nota de personal. Copie y pegue o introduzca manualmente la información en la Nota, incluidos correos electrónicos, fechas, direcciones y otra información pertinente.
La pestaña Notas del personal le permite mantener notas que sólo el personal de su biblioteca puede ver y buscar y que pueden utilizarse como depósito de información sobre su solicitud fuera del sistema. Se pueden añadir notas del personal a las solicitudes activas y cerradas. El número que aparece en la pestaña indica cuántas notas de servicio existen actualmente para una solicitud concreta. Consulte las notas de los servicios de la Comisión para más información.
Editar y añadir notas del personal
Todos los usuarios de una institución pueden añadir, editar y eliminar notas. Cualquier miembro del personal puede editar las notas existentes. El autor original aparece en la columna de la izquierda, mientras que el nombre del usuario que ha editado la nota más recientemente aparece justo debajo.
Nota: Sólo el personal con la función WorldShare ILL Admin podrá ver el nombre del autor de las notas del personal. El personal con la función de usuario de WorldShare ILL verá un sello con la fecha y hora de creación/actualización de la nota junto con el nombre de la biblioteca.
La nota añadida más recientemente aparecerá en la parte superior de la pestaña Notas de pentagrama. Las notas editadas se muestran en función de la fecha y hora actualizadas.
Añadir una nota de personal
Nota: Puede haber hasta 500 notas por solicitud.
- En la solicitud, seleccione Nota en el panel Acciones.
- Añada el texto de su nota en el cuadro de texto Añadir nota de pentagrama.
- Hay un límite de 500 caracteres para cada nota.
- Haz clic en Añadir.
- Para eliminar cualquier texto añadido al cuadro Añadir nota de pentagrama, haga clic en Cancelar.
Editar una nota de personal
- En la solicitud, haga clic en la pestaña Notas de pentagrama.
- Haga clic en el botón situado junto a la nota de pentagrama deseada.
- Seleccione Editar.
- Realice las modificaciones deseadas en el cuadro de texto.
- Haga clic en Actualizar para guardar los cambios.
Aparecerá un mensaje confirmando que la nota se ha guardado correctamente.
Cambiar el estado de una solicitud fuera del sistema
Cuando llegue el momento de Cancelar, Enviar, Recibir, Devolver o registrar una solicitud fuera del sistema, se recomienda que el personal realice las actualizaciones necesarias en los detalles de la solicitud antes de cambiar el estado de la misma.
- A las solicitudes de préstamo fuera del sistema que lleven 14 días de retraso se les aplicará automáticamente el estado de retraso y se enviará automáticamente un correo electrónico de retraso al prestatario fuera del sistema.
Utilice el menú desplegable Cambiar estado para cambiar el estado de la solicitud. Seleccione el estado adecuado una vez actualizados los detalles de la solicitud.
Nota: Al cambiar el estado de una solicitud se guardan automáticamente los cambios realizados.
Si el cambio de estado es importante para el usuario, utilice el botón Correo electrónico para enviarle un mensaje con información sobre el estado de su solicitud.
- Al cambiar el estado a Devuelto, el sistema marcará la solicitud como Cerrada y rellenará la Fecha de Devolución/Cerrada. No es necesario que espere a que el socio externo le confirme por correo electrónico que ha recibido el artículo.
Enviar un correo electrónico a un interlocutor externo
Utilice el botón Correo electrónico para enviar un correo electrónico apropiado al interlocutor externo al sistema. Enviar un correo electrónico al interlocutor externo tras actualizar los datos y el estado de la solicitud garantiza que el correo electrónico contiene todos los datos correctos.
Siempre que la plantilla de correo electrónico personalizada tenga un tipo de destinatario adecuado de OFF_SYSTEM_REQUESTER u OFF_SYSTEM_SUPPLIER, el sistema rellenará previamente la dirección de correo electrónico del destinatario con la dirección de correo electrónico del socio en la solicitud.
- Para revisar los correos electrónicos enviados en relación con una solicitud fuera del sistema, vaya a la sección Notificaciones del acordeón Historial de solicitudes de la solicitud.
- Para revisar los correos electrónicos recibidos en relación con una solicitud fuera del sistema, vaya a la pestaña Notas del personal para revisar el historial de mensajes recibidos e introducidos manualmente como Nota.
Recomendamos utilizar plantillas separadas para cada uno de los principales cambios de estado: Solicitado, Cancelado, Enviado, Sin cumplimentar, Recibido, Devuelto, etc., porque así son más fácilmente identificables en el historial de notificaciones. Consulte Notificaciones para obtener más información.
Nota: Existen plantillas específicas de notificación fuera del sistema para los mensajes Puede suministrar, Cancelar y Atrasado . En la Configuración del servicio de OCLC, haga clic en la opción de plantilla para habilitar estas plantillas cuando envíe manualmente correos electrónicos de solicitudes fuera del sistema.
Ejemplo de plantilla de prestatario que se utilizará para enviar correos electrónicos a un prestamista fuera del sistema:
Cerrar solicitudes fuera del sistema
El sistema caducará automáticamente las solicitudes de préstamo fuera del sistema si la solicitud alcanza:
- La necesidad antes de la fecha
- El estado de la solicitud pasa a ser Cerrado (Caducado)
- Motivo de la no caducidad
- Días para responder
- 8 días para copias y 16 días para préstamos
- Request status becomes Closed (Unfilled) or moves to the next lender in the lender string
- El motivo del no ha pasado a ser no cubierto
Si el sistema ha caducado la solicitud en el interlocutor actual, el sistema enviará automáticamente el mensaje de Cancelación fuera del sistema al interlocutor prestamista actual.
Una vez que la solicitud está Cerrada (Sin rellenar), puede añadir nuevos prestamistas a la cadena de prestamistas y Reenviar la solicitud. También puede utilizar el botón Cambiar tipo de cumplimiento para cambiar el tipo de solicitud, o seleccionar Solicitud fuera del sistema y enviar la solicitud a un nuevo socio fuera del sistema.
Estadísticas e informes sobre solicitudes fuera del sistema
Revise las solicitudes fuera del sistema utilizando las Estadísticas de uso de OCLC para realizar un seguimiento de sus solicitudes fuera del sistema junto con todas sus otras formas de solicitudes de préstamo interbibliotecario.
Las solicitudes fuera del sistema aparecerán en el Informe de estadísticas de uso compartido de recursos del prestatario/prestamista en Estadísticas de uso. Consulte los informes de Préstamo Interbibliotecario WorldShare para obtener más información.
Nota: Todas las solicitudes fuera del sistema mostradas en las estadísticas indicarán que el socio fuera del sistema tiene el símbolo OFSYS OCLC.