Notas de la versión de Adquisiciones de WorldShare, 25 de septiembre de 2025
Fecha de lanzamiento: 25 de septiembre de 2025
Introducción
Esta versión de Adquisiciones de WorldShare ofrece una serie de nuevas características y mejoras, además de numerosas correcciones de errores. Estas funciones lo ayudarán a administrar flujos de trabajo más complejos, que incluyen:
- Suprimir las advertencias de gasto excesivo cuando no son necesarias para su flujo de trabajo
- Seguimiento de cuándo su biblioteca recibe físicamente facturas de proveedores
Muchas de estas mejoras son el resultado directo de sus comentarios.
Acciones recomendadas
Para esta versión, le recomendamos que revise las siguientes listas de verificación y complete las tareas relevantes para que pueda ajustar sus políticas y flujos de trabajo y capacitar a su personal. Estas listas de verificación identifican las actualizaciones que hemos determinado como importantes para la mayoría de las instituciones. Le recomendamos que revise todos los materiales en las notas de la versión para determinar si hay otros materiales que puedan requerir acción adicional o seguimiento por parte de su institución.
Acciones administrativas
Estos elementos requieren acción o decisiones inmediatas.
| Acción |
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Revise la nueva función de seguimiento de fecha de recepción de factura y decida si su institución utilizará esta funcionalidad opcional para mejorar la gestión y auditoría del flujo de trabajo de facturas. |
Acciones de seguimiento
En un esfuerzo por mantener informado a su personal sobre nuevas funciones y cambios, es posible que también desee considerar estos elementos.
| Acción |
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Capacite al personal sobre la nueva función Fecha de recepción de factura si su institución decide implementarla, y revise la configuración Suprimir advertencia de gasto excesivo para determinar si beneficiaría sus flujos de trabajo. |
Nuevas características y mejoras
Fecha de recepción de la factura
Novedades
Ahora puede realizar un seguimiento de cuándo su biblioteca recibe físicamente las facturas de los proveedores, independientemente de la fecha impresa en la factura misma. Esta nueva fecha de "Factura recibida" le brinda una mejor visibilidad del cronograma de procesamiento de facturas. Anteriormente, solo podía ver la fecha de factura (la fecha que figura en la factura del proveedor), pero no la fecha en que su biblioteca la recibió.
Ahora puede distinguir fácilmente cuándo un proveedor creó una factura y cuándo la recibió su biblioteca, lo que le proporciona una visibilidad completa del ciclo de vida de su factura.
Cómo utilizar esta función
- Abra cualquier factura en Adquisiciones de WMS.
- Busque el nuevo campo Factura recibida junto a la Fecha de factura.
- Ingrese la fecha en que su biblioteca recibió la factura.
- La fecha se guarda automáticamente cuando se cambia a otro campo.
Nota: La fecha de recepción de la factura es completamente opcional; puede usarla cuando sea útil y dejarla en blanco cuando no la necesite.
Visualización de fechas de recibo en su lista de facturas
- Vaya a su lista de facturas.
- Haga clic en el ícono de ajustes para personalizar las columnas
.
- Marque Factura recibida para mostrar la nueva columna.
- La columna aparecerá junto a la columna Fecha de factura.
Filtrado por fecha de recepción
- Utilice el botón de filtro para activar el filtro Factura recibida.
- Busque el filtro Factura recibida arriba de su lista de facturas.
- Elija su método de filtro:
- Hace más de ___ días - encuentre facturas antiguas que necesiten atención.
- Del ___ al ___: busque dentro de rangos de fechas específicos usando los íconos de calendario.
- Haga clic en Aplicar para ver los resultados filtrados.
Visite Buscar y filtrar facturas y Editar una factura para obtener información y flujos de trabajo adicionales.
Suprimir advertencia de sobregasto
Novedades
Ahora puede desactivar las advertencias de gastos excesivos en Adquisiciones de WorldShare cuando no las necesite para su flujo de trabajo. Esto le da más control sobre cómo su personal procesa las facturas y los pagos. Anteriormente, las advertencias de gasto excesivo siempre aparecían cuando intentaba pagar una factura o marcarla como "Lista para pago", incluso cuando la institución no necesitaba estas advertencias. Esto podría ralentizar su flujo de trabajo y crear pasos innecesarios para su personal.
Configuración de la función
- Navegue a Configuración > Administración > Funciones opcionales.
- Busque la nueva casilla de verificación "Suprimir advertencia de gasto excesivo" (ubicada encima de la opción de acumulación existente).
- Marque la casilla para desactivar las advertencias de gastos excesivos.
- Los cambios surtirán efecto automáticamente después de 10 minutos.
Nota: solo los usuarios con permisos de administrador de adquisiciones pueden ver y modificar esta configuración.
Qué cambia para su personal
• Cuando la supresión está habilitada: su personal puede pagar facturas y marcarlas como listas sin ver ventanas emergentes de advertencia de exceso de gastos
• Cuando la supresión está deshabilitada: el sistema funciona exactamente como antes, mostrando advertencias cuando los gastos exceden el presupuesto
La función de supresión está desactivada de forma predeterminada, por lo que su flujo de trabajo actual no cambiará hasta que decida habilitarla. Si las advertencias de sobregastos no resultan útiles para los procesos de su institución, simplemente siga los pasos de configuración anteriores para desactivarlas.
Visite Administre la configuración de su institución para Adquisiciones de WorldShare para obtener información adicional y flujos de trabajo.
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El protocolo FTPS ya no es compatible
Los usuarios ahora verán solo conexiones SFTP seguras en sus opciones de transferencia de archivos, lo que mejora la seguridad para las comunicaciones con los proveedores y la recuperación automatizada de archivos. Anteriormente, los usuarios podían seleccionar conexiones FTPS (File Transfer Protocol ), pero están siendo eliminadas para dar paso a una tecnología más segura y actualizada. Ahora, al configurar trabajos automatizados, configuraciones de notificación o comunicaciones con proveedores, solo las opciones SFTP ( File Transfer Protocol) aparecen en las conexiones disponibles. Hasta la versión de octubre, los trabajos automatizados que utilizan un enlace FTPS seguirán ejecutándose según lo programado, pero estos trabajos no se pueden actualizar sin cambiarlos a SFTP, y los usuarios con conexiones FTPS existentes deberán actualizarlas a SFTP antes de la versión de octubre.
Corrección de errores
Resolución de errores de coincidencia de importación de pedido MARC
Los usuarios ahora pueden importar correctamente archivos de pedidos MARC sin encontrar los errores "Se produjo un error al buscar la coincidencia para determinar el número de OCLC ". Anteriormente, las bibliotecas experimentaban errores de importación al cargar archivos MARC de pedidos, especialmente para materiales DDA (Demand Driven Acquisition), incluso cuando los archivos MARC tenían el formato y la validación adecuados. El error impediría generar registros de pedidos, lo que requeriría una intervención manual. Los usuarios ahora pueden completar sus importaciones de pedidos MARC sin que estos errores de coincidencia interrumpan su flujo de trabajo de adquisición.
Resolución de errores en la asignación de fondos de la lista de renovación
Los usuarios ahora pueden asignar correctamente listas de renovación a fondos secundarios en sus períodos de presupuesto objetivo. Anteriormente, al actualizar la configuración de la lista de renovación e intentar seleccionar un fondo secundario como fondo de destino, los usuarios recibían un mensaje de error que decía "El fondo de destino no está disponible para la lista de renovación", incluso cuando el fondo debería haber sido accesible. Esto afectó particularmente a las bibliotecas de adquisiciones basadas en sucursales donde los fondos secundarios ya no tienen sus propias designaciones de sucursal. Los usuarios ahora pueden completar la asignación de fondos de su lista de renovación sin que estos errores de fondo objetivo bloqueen su flujo de trabajo.
Resolución de errores del menú desplegable de contactos del proveedor
Los usuarios ahora pueden ver inmediatamente los contactos de proveedores recién agregados en los menús desplegables sin tener que publicar primero el proveedor. Anteriormente, al crear un nuevo proveedor y agregar información de contacto, los menús desplegables de contacto en la Configuración de adquisiciones permanecían vacíos hasta que el proveedor se publicaba o se marcaba como "fuera de uso". Esto requería un paso adicional que interrumpía el flujo de trabajo de configuración del proveedor. Los usuarios ahora pueden completar el proceso de configuración de su proveedor y acceder a la información de contacto en los menús desplegables justo después de agregar contactos, lo que agiliza el flujo de trabajo de administración de su proveedor.
Mejora de la búsqueda de coincidencias ISBN para libros electrónicos importados
Los usuarios ahora pueden importar correctamente pedidos de libros electrónicos cuando el ISBN electrónico aparece en cualquier posición dentro del registro MARC , no solo en el primer campo de ISBN . Anteriormente, al importar datos de pedidos MARC con códigos de plataforma para colecciones de libros electrónicos, el sistema solo verificaba el primer campo ISBN y fallaba las coincidencias si el ISBN de la versión electrónica aparecía después del ISBN impreso . Esto provocaba errores de importación incluso cuando la versión electrónica existía en la Base de conocimiento. Los usuarios ahora pueden completar sus importaciones de pedidos de libros electrónicos independientemente del orden de los campos ISBN en sus registros MARC .
Resolución de errores de formato ISBN de importación de libros electrónicos
Los usuarios ahora pueden importar correctamente pedidos de libros electrónicos cuando los campos ISBN contienen información adicional entre paréntesis, como "(libro electrónico)" o "(tapa dura)". Anteriormente, al importar datos de pedidos MARC con códigos de plataforma, el sistema no podía hacer coincidir los títulos de libros electrónicos en la Base de conocimiento si el campo ISBN incluía calificadores o descripciones de formato. El sistema ahora extrae automáticamente los números ISBN centrales, eliminando la información entre paréntesis antes de buscar en la Base de conocimiento. Los usuarios ahora pueden completar las importaciones de sus pedidos de libros electrónicos sin tener que limpiar manualmente los datos ISBN de sus registros MARC .
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