Renovar suscripciones
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Descubra los flujos de trabajo para renovar suscripciones usando una lista de renovación o un método de renovación masiva por proveedor en Adquisiciones de WorldShare.
Descripción
Hay dos métodos para renovar la suscripción en Adquisiciones de WorldShare. Puede renovar materiales utilizando una lista de renovación, lo que le permite renovar materiales de pedido de varios proveedores al mismo tiempo y en varias páginas a la vez. Las listas de renovación también le permiten usar el precio de pago como base del nuevo precio para la renovación de un material de suscripción. También puede renovar suscripciones utilizando un método masivo simple que solo permite la renovación masiva de materiales si son del mismo proveedor y período de presupuesto. Ambos métodos se analizan en esta página.
Renovaciones mediante una lista de renovación
Puede renovar hasta 3000 materiales del pedido a la vez utilizando una lista de renovación. Una suscripción es un pedido de un material que se publica de manera continua (sin fecha de finalización), pero que normalmente se compra por período. Por lo general, requiere la renovación por parte del comprador al final del período.
Agregar materiales de pedido a una lista de renovación
- En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Pedidos > Materiales de pedido .
O
En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Pedidos > Materiales de suscripción. - Haga clic en Filtros (en la parte superior derecha de la pantalla) y seleccione Estado de renovación en la lista desplegable.
O
Busque en la lista de filtros ingresando una palabra clave en el cuadro de búsqueda. Haga clic en Estado de renovación una vez que aparezca.
Nota: este es un campo de texto sugerido automáticamente. Las sugerencias automáticas para los elementos correspondientes al campo comienzan con la primera pulsación de tecla en el campo de texto. - Haga clic fuera del botón Filtros para cerrar la lista desplegable.
- Haga clic en el filtro Estado de la renovación y luego en No renovado > Aplicar para buscar solo los materiales del pedido que no se hayan renovado. los materiales de pedido que ya se han renovado no se pueden renovar utilizando una lista de renovación.
- (Opcional) Aplique filtros adicionales a sus resultados, como Proveedor, Período de presupuesto o Configuración de renovación > Renovar.
Nota: Filtrar por período de presupuesto es especialmente útil para asegurarse de que solo está renovando las suscripciones actuales.
- Haga clic en Enviar a la lista de renovación y seleccione una de las siguientes opciones en el menú desplegable:
- Todos los materiales de pedido filtrados - Enviar todas las páginas de materiales de pedido en la lista de resultados a una lista de renovación.
- Materiales de pedido seleccionados - Enviar solo los materiales de pedido que usted seleccionó de la lista de resultados a una lista de renovación.
- En el cuadro de diálogo Enviar a lista de renovación, seleccione el botón de opción correspondiente a la lista de renovación a la que desea agregar los materiales del pedido.
O
En el cuadro de diálogo Enviar a lista de renovación, haga clic en Nueva lista de renovación para abrir el cuadro de diálogo Enviar materiales del pedido a nueva lista de renovación e ingrese un Nombre de lista de renovación para la lista que está creando. - Haga clic en Enviar. Se abrirá el cuadro de diálogo Material(es) del pedido enviado(s) a la lista de renovación, el cual confirma que el sistema ha terminado de enviar los materiales del pedido a la lista de renovación. Divide los materiales de pedido seleccionados en las siguientes categorías:
- Material(es) para agregar - La cantidad de materiales que seleccionó para agregar a la lista de renovación.
- Material(es) agregado(s) correctamente - La cantidad de materiales que seleccionó y se agregaron correctamente a la lista de renovación.
- Material(es) que ya está(n) en lista - La cantidad de materiales que ya se encuentran en la lista de renovación.
- Material(es) descartado(s) : cantidad de materiales que no se agregaron a la lista de renovación. Se descartarán material(es) si:
- Haga clic en Ir a lista de renovación para ver la lista de renovación o haga clic en Cerrar para continuar en la pantalla de búsqueda de Materiales de suscripción.
Filtros Enviar a lista de renovación disponibles
Columnas Enviar a la lista de renovación disponibles
Renovar materiales de pedido desde una lista de renovación
Nota: los materiales de una lista de renovación solo se pueden renovar una vez. Si una lista de renovación se procesa con el estado de lista de renovación Completada con ejemplares, puede resolver los materiales no renovados y enviar una nueva lista de renovación.
1. Abrir una lista de renovación
- En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Pedidos > Listas de renovación. Aparecen todas las listas de renovación.
- Busque o navegue hasta la lista de renovación para la cual desea renovar los materiales del pedido.
- Haga clic en Nombre de la lista de renovación para abrir la pantalla Lista de renovación.
- En la pantalla Lista de renovación, puede:
- Edite el nombre de la lista en el campo de texto Nombre de la lista de renovación.
- Ingrese una descripción para la lista en el campo de texto Descripción.
- En la pantalla Lista de renovación, puede:
2. Complete el acordeón de las configuraciones de la lista de renovación
El acordeón de Ajustes de la lista de renovación le permite seleccionar cómo desea renovar los materiales en la lista de renovación. La configuración de la lista de renovación se guarda al hacer clic en Guardar o al renovar la lista de renovación (Acciones > Renovar material(es) del pedido).
- En la pantalla Lista de renovación, haga clic en Configuración de la lista de renovación para abrir el acordeón.
- En la lista desplegable Creación de pedidos, seleccione cómo desea crear las agrupaciones de pedidos.
- Crear nuevos pedidos en función de pedidos anteriores (predeterminado): el sistema usa la misma estructura, nombre y tipos de pedido que se usaban anteriormente para los pedidos y agrupaciones de artículos de pedido. Utilice esta opción cuando ya haya agrupado los materiales de su suscripción de forma eficiente y lógica entre los distintos pedidos.
- Agregar todos los artículos a un pedido : el sistema coloca todos los artículos nuevos en un solo pedido que usted creó. Si selecciona esta agrupación, deberá:
- Haga clic en Seleccionar pedido. Se abrirá el cuadro de diálogo Agregar nuevo pedido.
- Seleccione el botón de opción del pedido que desee usar y haga clic en Seleccionar. El pedido que seleccionó aparecerá debajo de la lista desplegable de Creación de pedido.
O
Haga clic en Nuevo pedido. Si selecciona esta opción, deberá seguir los pasos para crear un nuevo pedido. - Haga clic en Guardar. Cuando renueve la lista de renovación, esta colocará todos los materiales nuevos en este pedido.
Precaución: todos los materiales nuevos se realizarán en un solo pedido para un solo proveedor. Si los materiales de la lista de renovación provienen de varios proveedores, recibirá una advertencia. Si recibe esta advertencia, considere seleccionar Crear un pedido por proveedor.
- Crear una orden por proveedor : el sistema realiza todos los nuevos materiales de pedido en una nueva orden por proveedor. Esta opción es útil cuando los materiales de suscripción se organizan aleatoriamente entre varios pedidos por proveedor o un material por pedido. Los pedidos creados con este método utilizan la siguiente convención de nomenclatura: Pedido de suscripción - [Nombre del proveedor] - [Fecha]
- Seleccione la casilla de verificación Aplicar tasa de cambio actual (para pedidos en el extranjero) para aplicar automáticamente la tasa de cambio actual después de la renovación. Esto es útil si la moneda del pedido es diferente de la moneda de su institución. De forma predeterminada, esta casilla de verificación no está seleccionada.
- En la sección Aumento de precio:
- Para aumentar en función de este precio de origen, seleccione una de las siguientes opciones de la lista desplegable:
- Precio de pago (predeterminado): el monto del aumento se basará en el precio de pago que aparece en la factura original. Si no hay facturas pagadas para un material, el sistema utilizará el precio de pedido del material que se está renovando como precio del nuevo material.
- Precio de pedido : el monto del aumento se basará en el precio de pedido que aparece en el pedido original.
- Ingrese un número (0-100) en el campo de texto Monto del aumento si prevé que el precio de renovación superará el precio de pago original.
- Puede asignar un valor de porcentaje de hasta dos lugares decimales (por ejemplo, 8,75%).
- Utilice las flechas hacia arriba y hacia abajo para aumentar o disminuir el porcentaje en 0,01 a la vez.
- De manera predeterminada, el monto del aumento está establecido en cero por ciento (0%).
- En Cargos de servicio, seleccione la casilla de verificación Aplicar incremento porcentual a los cargos de servicio si desea aplicar el incremento porcentual utilizado durante la renovación de materiales también al cargo de servicio. Esto le permite predecir un precio más preciso para sus materiales de renovación.
- Para aumentar en función de este precio de origen, seleccione una de las siguientes opciones de la lista desplegable:
- (Opcional) En la sección Realizar pedido, seleccione la casilla de verificación Realizar pedido(s) después de la renovación para que el sistema realice automáticamente el (los) pedido(s) después de que se renueven los materiales.
Nota: Se deben realizar pedidos para que se complete la renovación. Si no selecciona esta casilla de verificación, debe realizar el (los) pedido(s) manualmente. - En la sección Estado de recepción, seleccione el estado de recepción de los nuevos materiales del pedido después de la renovación. Esta opción solo está disponible si ha habilitado la casilla de verificación Realizar pedido(s) después de la renovación en el paso 5.
- Heredar del material anterior : esto establece el estado de recepción del material en el mismo estado que el material que se está renovando. Este estado puede ser útil cuando haya configurado los materiales de suscripción del año anterior como Sin seguimiento o Recibidos en función de la configuración preferida que le gustaría usar en los años siguientes.
- No recibido
- Sin seguimiento
- Recibido parcialmente
- Recibido
- En la sección Gravámenes, seleccione la casilla de verificación Borrar gravámenes restantes para borrar cualquier gravamen restante de los materiales de suscripción que se está renovando, siempre que los materiales sean Pagar por el monto y tengan al menos una factura.
Nota: es posible que desee utilizar esta configuración cuando sepa que ha recibido todas las facturas del año por cualquier material del pedido pagado parcialmente y facturado por monto.
- En la sección Serie monográfica, seleccione la casilla de verificación Completar serie monográfica para completar cualquier serie monográfica de los materiales de la suscripción que se renovará, siempre que se hayan recibido todos los volúmenes agregados para la serie monográfica.
Nota: use esta configuración solo si está seguro de que todos los materiales de series monográficas que está renovando se han recibido por completo para el año y que no se esperan más volúmenes.
3. Complete el acordeón de Asignaciones de fondos
El acordeón de Asignaciones de fondos le permite asignar el (los) fondo(s) utilizado(s) por el (los) material(es) de pedido que se renovarán a los fondos del próximo período de presupuesto. Debe tener un fondo objetivo seleccionado para cada fondo de origen a fin de renovar la lista de renovación.
- En la pantalla Lista de renovación, haga clic en Asignaciones de fondos para abrir el acordeón.
- Seleccione un fondo objetivo de la lista desplegable. También puede ingresar el nombre de un fondo objetivo en el campo de texto. El fondo objetivo predeterminado será el fondo con el mismo código de fondo que el fondo de origen pero que se encuentre en el próximo período de presupuesto.
Nota: este es un campo de texto sugerido automáticamente. Las sugerencias automáticas para los elementos correspondientes al campo comienzan con la primera pulsación de tecla en el campo de texto. - (Opcional) De forma predeterminada, el período de presupuesto objetivo de cada material de pedido que se renueva está asignado al período de presupuesto más antiguo después de que se habilite el uso del período de presupuesto de origen. Para actualizar el período de presupuesto objetivo:
- Haga clic en Actualizar períodos de presupuesto objetivo. Se abrirá el cuadro de diálogo Actualizar períodos de presupuesto objetivo.
- En el cuadro de diálogo Actualizar períodos de presupuesto objetivo, seleccione un período de presupuesto objetivo al que desee asignar el período de presupuesto de origen en la lista desplegable Período de presupuesto objetivo.
- Haga clic en Actualizar una vez que haya terminado de actualizar el (los) período(s) de presupuesto objetivo. La tabla de asignaciones de fondos se actualizará con la asignación de su nuevo período de presupuesto. Confirme que se haya seleccionado un fondo objetivo en la columna Fondo objetivo. Si la columna está vacía, (re)seleccione un fondo objetivo.
Nota: si agrega materiales a una lista de renovación abierta, la tabla de asignación de fondos se actualizará automáticamente cuando regrese a la lista de renovación.
4. Complete el acordeón de los materiales del pedido que se renovarán
El acordeón de Materiales del pedido que se renovará le permite ver, buscar y filtrar los materiales que se han agregado a la lista de renovación y si se renovarán o renovarán.
- En la pantalla Lista de renovación, haga clic en Materiales del pedido en proceso de renovación para abrir el acordeón.
- Vea todos los materiales del pedido que se encuentran actualmente en la lista de renovación en la tabla Materiales del pedido en proceso de renovación.
- Los materiales del pedido se ordenan alfabéticamente por título. Para cambiar el criterio de ordenación, haga clic en uno de los siguientes encabezados de columna: Título, Proveedor, Fecha de inicio, Fecha de finalización y Estado del procesamiento.
- De forma predeterminada, están visibles todos los encabezamientos de columna de Materiales del pedido en proceso de renovación. Puede mostrarlos/ocultarlos .
- Ingrese parte del nombre del título o la totalidad del mismo en el campo de texto Buscar por título y luego haga clic en Buscar para buscar un material específico.
- Haga clic en el nombre de un filtro (Proveedor, Fecha de inicio , Fecha de finalización , Estado del procesamiento y/o Razón del estado), seleccione el (los) valor(es) que desee aplicar del filtro y luego haga clic en Aplicar para filtrar la lista de materiales del pedido que se renovará. Haga clic en Restablecer un filtro .
- Si elige filtrar por Fecha de inicio o Fecha de finalización, seleccione una de las siguientes opciones:
- Hace más de __ días - Ingrese un número en el campo de texto.
- Más de __ días a partir de ahora : ingrese un número en el campo de texto.
- Dentro de los próximos __ días - Ingrese un número en el campo de texto.
- Rango de fechas personalizado - Ingrese un rango de números en los campos De y Para o use el botón de calendario (
).
- Si elige filtrar por Fecha de inicio o Fecha de finalización, seleccione una de las siguientes opciones:
- Elimine los materiales del pedido de la lista de renovación.
Nota: si agrega materiales a una lista de renovación abierta, la tabla Materiales del pedido en proceso de renovación se actualizará automáticamente cuando regrese a la lista de renovación.
5. Renovar el material o materiales del pedido en la lista de renovación
Una vez que haya elegido la configuración de su lista de renovación, haya asignado sus fondos y haya verificado que está renovando los materiales correctos, haga clic en Acciones > Renovar material(es) de pedido. El estado de procesamiento cambiará a En curso a medida que el sistema comience a renovar el (los) material(es) en la lista de renovación.
Cuando el sistema termina de renovar el (los) material(es) en la lista de renovación, aparece un mensaje de confirmación que muestra:
- Fecha y hora en que se completó la renovación.
- Cantidad total de pedidos de renovación utilizados.
- Cantidad total de materiales de pedido procesados.
- Cantidad de materiales del pedido renovados.
- Cantidad de materiales del pedido renovados con problemas, junto con la razón.
- Cantidad de materiales del pedido no renovados junto con el motivo.
Si la lista de renovación contiene materiales cuya moneda de origen es diferente de la moneda de destino, el sistema aplicará automáticamente la tasa de cambio a estos materiales como parte del proceso de renovación.
Precaución: si un fondo deshabilitado se utiliza como fondo objetivo en la tabla de asignaciones de fondos, aparecerá un mensaje de error y:
- La lista de renovación no se renovará.
- El fondo objetivo se eliminará de la tabla de asignaciones de fondos.
Deberá seleccionar un nuevo fondo objetivo en la tabla de asignaciones de fondos para que la lista se renueve correctamente.
Resolver materiales no renovados en una lista de renovación
Puede resolver materiales con estado de procesamiento No renovado en listas de renovación que tengan el estado de lista de renovación Completada con ejemplares. Después de resolver los problemas de materiales no renovados, deberá crear una nueva lista de renovación y agregarle los materiales ajustados para renovarlos.
- En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Pedidos > Listas de renovación. Aparecen todas las listas de renovación.
- Busque una lista de renovación cuyo estado sea "Completada con ejemplares".
- Haga clic en el Nombre de la lista de renovación para ver la lista de renovación.
- Haga clic en Materiales del pedido en proceso de renovación para abrir el acordeón.
- Haga clic en el filtro Estado de procesamiento y seleccione No renovado en la lista desplegable.
- Haga clic en Aplicar para filtrar los materiales del pedido. La columna Razón para el estado proporciona la razón por la cual el sistema no pudo renovar un material de pedido. Para obtener más información acerca de las razones del estado, consulte las columnas anteriores de Materiales del pedido en proceso de renovación.
- Si la razón del estado se puede resolver (por ejemplo, agregar un fondo, cambiar la configuración de renovación, realizar un pedido, etc.), haga clic en el título del material para ver la pantalla del material del pedido.
- Una vez que haya resuelto el problema, agregue el material a una nueva lista de renovación.
- Repita los pasos 1 a 8 para todos los materiales que tengan el estado de procesamiento No renovado.
Buscar y filtrar listas de renovación
Ver todas las listas de renovación
- En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Pedidos > Listas de renovación. Aparecen todas las listas de renovación.
- Los resultados están ordenados alfabéticamente por nombre de lista de renovación.
- Para cambiar el criterio de ordenación, haga clic en el encabezado de cualquier columna.
- Para personalizar los encabezados de columna que aparecen, consulte Mostrar/ocultar columnas. De forma predeterminada, todos los encabezados de columna están visibles.
- Haga clic en el nombre de la lista de renovación para ver o editar la lista de renovación.
Buscar listas de renovación
- En la lista, seleccione un índice para buscar y escriba el término de búsqueda en el cuadro. Los índices disponibles incluyen:
- Haga clic <Enter> en Buscar o presione .
Mostrar/ocultar columnas
Puede elegir las columnas que aparecen.
) encima de la columna del extremo derecho.Columnas de la lista de renovación disponibles
Eliminar materiales de pedido de una lista de renovación
Nota: los materiales del pedido no se pueden eliminar de las listas de renovación con el estado Completado.
- En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Pedidos > Listas de renovación. Aparecen todas las listas de renovación.
- Haga clic en el nombre de la lista de renovación de la lista de renovación que desea editar.
- En la pantalla Lista de renovación, haga clic en Materiales del pedido en proceso de renovación para abrir el acordeón.
- Seleccione la casilla de verificación de cada material que desee eliminar de la lista de renovación.
O
Seleccione la casilla de verificación junto a la columna Título para seleccionar todos los materiales en la lista de renovación.
La cantidad de materiales seleccionados para eliminarse se muestra en el botón Eliminar materiales del pedido. - Haga clic en Eliminar materiales del pedido. Se abrirá el cuadro de diálogo Eliminar materiales del pedido seleccionados.
- En el cuadro de diálogo Eliminar materiales del pedido seleccionados, haga clic en Eliminar para eliminar los materiales seleccionados de la lista de renovación.
Eliminar una lista de renovación
Nota: Las listas de renovación con el estado Completada no se pueden eliminar.
- En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Pedidos > Listas de renovación. Aparecen todas las listas de renovación.
- Haga clic en el nombre de la lista de renovación de la lista de renovación que desea eliminar.
- En la pantalla Lista de renovación, haga clic en Acciones > Borrar lista de renovación. Se abrirá el cuadro de diálogo Eliminar lista de renovación.
- En el cuadro de diálogo Eliminar lista de renovación, haga clic en Eliminar para eliminar la lista de renovación.
Renovaciones que utilizan el método masivo
Una suscripción es un pedido de un material que se publica de manera continua (sin fecha de finalización), pero que normalmente se compra por período. Por lo general, requiere la renovación por parte del comprador al final del período.
Flujo de trabajo sugerido para renovar materiales
Los materiales solo se pueden renovar de forma masiva si pertenecen al mismo proveedor y al mismo período de presupuesto.
- En el panel de navegación izquierdo, haga clic en Pedidos > Materiales de suscripción.
- Haga clic en Buscar.
- Filtre los materiales por Proveedor, Período de presupuesto y Estado de renovación.
- Si es necesario, establezca Filas en 100 por página.
- (Opcional) Use valores adicionales para filtrar los resultados.
- Haga clic en la casilla de verificación en la parte superior izquierda de la tabla para seleccionar todos los materiales.
- Haga clic en Renovar.
- Realice el proceso de renovación (consulte Proceso de renovación a continuación).
- Si va a renovar más de 100 materiales, repita el proceso de renovación para cada página de los registros.
- Realice el pedido. Para obtener detalles sobre cómo realizar un pedido, consulte Realizar un pedido
Proceso de renovación
- Seleccione los materiales que desea renovar. Siga el flujo de trabajo sugerido para renovar materiales anterior
- Haga clic en Renovar.
- En la ventana Renovar suscripciones, haga clic en Inicio.
los materiales no se pueden renovar si se renovaron previamente, no se pidieron (no se realizó el pedido), su configuración de renovación está marcada como No renovar o se cancelaron todas las copias del material. - Ingrese el porcentaje por el cual el precio de pedido del (de los) nuevo(s) material(es) debería(n) aumentar en el próximo ciclo de renovación. Ingrese 0 si el precio de pedido no debe aumentar.
- Haga clic en Siguiente.
- Seleccione el presupuesto de la lista.
- Puede seleccionar el presupuesto actual o el próximo presupuesto que esté habilitado para su uso.
- Si solo hay un presupuesto en la lista, es posible que deba habilitar el siguiente presupuesto para su uso. Consulte Habilitar el uso de un período de presupuesto futuro para obtener más información.
- En la tabla de fondos, seleccione el (los) fondo(s) de la lista Nombre de fondo .
- Haga clic en Siguiente.
- Seleccione el botón de opción junto al pedido al que desea agregar los materiales de renovación. Para buscar un pedido, utilice el cuadro de búsqueda y el filtro Tipo de pedido.
- Si está utilizando un pedido existente, el pedido debe estar Abierto.
- Si necesita crear un nuevo pedido, haga clic en Nuevo pedido. Para obtener detalles sobre cómo crear un pedido, consulte Crear nuevo pedido y Ver y editar un pedido.
- Haga clic en Siguiente.
- Revise los materiales que se renovarán. Las fechas de inicio y finalización se incrementarán automáticamente.
- Haga clic en Renovar.