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Use accrual mode

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Descubra cómo utilizar el modo de devengo para distribuir automáticamente el coste de los artículos de suscripción entre los periodos presupuestarios.

Resumen 

El modo de acumulación le permite dividir el coste de las partidas de pedidos y facturas en varios periodos presupuestarios. Cuando se activa el modo de devengo en un artículo, el coste de ese artículo se distribuye automáticamente entre los periodos presupuestarios, de forma proporcional al número de días que caen dentro de cada periodo presupuestario. Sin embargo, los períodos presupuestarios posteriores no se cargarán ni gastarán hasta que se cierre el primer período presupuestario. El dinero figura como un futuro gravamen o gasto prepagado en el primer periodo presupuestario hasta que se cierra ese presupuesto.

Notas importantes sobre el modo de acumulación 

  • In orTole accrual mode on an order item:
    • El Tipo de Adquisición debe ser Suscripción
    • El tipo de tratamiento no puede ser Serie monográfica.
    • Las fechas de inicio y fin son obligatorias.
    • El periodo presupuestario de la posición de pedido debe estar activado y debe coincidir con la fecha de inicio de dicha posición.
  • Cuando facture partidas de pedido en modo de devengo, recuerde:
    • Una vez que se ha facturado un artículo, no se puede desactivar el modo de devengo para ese artículo.
    • Items with accrual mode enabled must be invoiced in full, if invoiced.
    • Si cambia las fechas de inicio o fin del elemento de suscripción después de pagar, el elemento de factura seguirá utilizando las fechas originales.
    • Si una suscripción tiene partidas de factura parciales, no puede activar el modo de acumulación para esa partida.
    • Si desea pagar un artículo del pedido con un porcentaje, debe desactivar el modo de acumulación en ese artículo.
  • Al cerrar un presupuesto con posiciones de pedido en modo de devengo, recuerde:
    • Si cierra un presupuesto sin pagar una partida del modo de devengo, la totalidad del gravamen se trasladará al siguiente período presupuestario. 
    • You will receive a warning message if you attempt to close a budget that has accrual mode items that have not been paid yet, or unpaid invoice items that are using accrual mode.
    • Si una partida del modo de devengo utiliza un fondo en el período presupuestario actual, se utilizará el mismo fondo cuando se realice un cargo o un gasto en el siguiente período presupuestario.
  • If an accrual mode item uses a fund in the current budget period, the fund used in the next budget period will be chosen based on the fund mapped in the Close Budget dialog. This defaults to the fund with the same fund code in the next budget period, but a different fund can be chosen. Care should be taken when selecting the fund in the fund-mapping dialog when closing the budget.

Activar el modo de acumulación en una orden de suscripción  

(Opcional) Establecer un umbral de devengo

La función de umbral del modo de acumulación permite establecer una cantidad máxima de fondos que se asignarán a una sola posición de orden de suscripción. Si intenta realizar un pedido que incluya un artículo de pedido de suscripción que cueste más que el umbral de acumulación, recibirá un mensaje advirtiéndole de que está a punto de superar su umbral y que tal vez desee activar el modo de acumulación para el artículo de suscripción.

  1. En Configuración, en el menú de navegación de la izquierda, haga clic en Administración > Funciones opcionales.
  2. Enter a maximum amount in the Accrual Mode Threshold box, or leave blank to disable it.

Añadir partidas en modo de acumulación a un pedido 

  1. Use Discover Items to search WorldCat for print or other physical format monographs and serials.
  2. En los resultados de la búsqueda, busque el artículo de suscripción que desea pedir y haga clic en Añadir a > Pedido.
  3. En la ventana de diálogo Añadir artículo al pedido, seleccione las siguientes opciones:
    • Tipo de adquisición - Suscripción
    • Tipo de tratamiento - Producto electrónico, serie o monografía
    • Add a start and end date for the subscription.

       Nota: Las fechas de inicio y fin deben coincidir o ser anteriores a los periodos presupuestarios habilitados.

  4. (Optional) Add any additional information about the item (ISBN, Period, Start Date, and/or End Date) or apply a template (available for orders only).
  5. Busque el pedido existente al que desea añadir el elemento de suscripción o cree un pedido nuevo.
  6. Haga clic en Añadir para añadir la suscripción al pedido.
  7. Haga clic en Cerrar.

Activar el modo de acumulación en las posiciones de pedido 

Puede activar o desactivar el modo de acumulación en una posición de pedido desde una de las siguientes pantallas:    

  • Pantalla de detalles de la posición de pedido:
  1. En el menú de navegación de la izquierda, vaya a Pedidos > Pedir artículos > Buscar > Título.
  2. Haga clic en el Título para ver o editar el elemento del pedido.
  3. From the Budget/Fund tab, click Enabled for Accrual Mode.

     Nota: En la parte inferior de la pestaña Presupuesto/Fondo aparecerá la tabla Accrual Mode Encumbrances. La información contenida en esta tabla incluye:

    • Importe del pedido
    • Importe comprometido en el período presupuestario seleccionado
    • Compromiso futuro, o la parte del importe del pedido no comprometida en el ejercicio presupuestario en curso pero reservada para el ejercicio presupuestario siguiente.
  4. Seleccione un fondo para el artículo de su pedido.
  5. Haga clic en Guardar.

O

  • Pantalla de detalles del pedido:

  1. In the left navigation, navigate to Orders > Orders > Search > Order Name.
  2. Haga clic en el nombre del pedido para verlo o editarlo.
  3. From the Budget/Fund column for an item, click Assign multiple budgets/funds.
  4. Click Enabled for Accrual Mode.
  5. Seleccione un fondo para el artículo de su pedido.
  6. Haga clic en Guardar.

Partidas del modo de devengo de facturas

  1. Utilizando Recibir y Facturar en la navegación de la izquierda, busque su(s) artículo(s) ordenado(s) en modo de devengo para facturar.
  2. Cree una nueva factura o seleccione una factura existente y añada su(s) elemento(s) en modo de devengo.
  3. En la columna Facturado, haga clic en Añadir a factura. Aparecerá la ventana de diálogo Añadir artículo a la factura, señalando que sólo se permite la facturación completa para los artículos de pedido en modo de devengo. La opción de pago Pago completo está seleccionada por defecto.
  4. Haga clic en Añadir en la ventana Añadir artículo a la factura. 
  5. Navigate to the invoice page and click Assign multiple budgets/funds to choose a fund on an invoice.

     Nota: La tabla de Gastos en Modo de Devengo se mostrará en el diálogo Asignar múltiples presupuestos/fondos. Esta tabla muestra cuánto se ha gastado en el presupuesto actual, así como el gasto prepagado. Estos valores también pueden visualizarse activando las columnas A gastar y A prepagar al buscar y filtrar partidas de factura.