Renovar suscripciones
Resumen
In WorldShare Acquisitions you can renew subscriptions that you would like to continue receiving. There are two methods for renewals in WorldShare Acquisitions. You can renew items using a renewal list, allowing you to renew order items from multiple vendors at one time and on multiple pages at one time. Renewal lists also allow you to use the payment price as the basis of the new price for a renewed subscription item. You can also renew subscriptions using a simple bulk method that only allows for items to be renewed in bulk if they are from the same vendor and budget period. Both methods are discussed on this page.
Renewals using a renewal list
Puede renovar hasta 3.000 pedidos a la vez utilizando una lista de renovación. Una suscripción es un pedido de un artículo que se publica de forma continua (sin fecha de finalización), pero que normalmente se adquiere por periodos. Suele requerir la renovación por parte del comprador al final del periodo.
Añadir pedidos a una lista de renovación
- En el menú de navegación de la izquierda, haga clic en Pedidos > Pedir artículos.
O
En el menú de navegación de la izquierda, haga clic en Pedidos > Artículos de suscripción. - Click Filters (at the top right of the screen) and select Renewal Status from the drop-down list.
Or
Search through the list of filters by entering a keyword in the search box. Click Renewal Status once it appears.
Note: This is an auto-suggested text field. Auto-suggestions for field-appropriate elements start with the first keystroke in the text field. - Haga clic fuera del botón Filtros para cerrar la lista desplegable.
- Haga clic en el filtro Estado de renovación y, a continuación, en No renovado > Aplicar para buscar sólo los artículos del pedido que no se hayan renovado. Los pedidos ya renovados no pueden renovarse mediante una lista de renovación.
- (Opcional) Aplique filtros adicionales a sus resultados, como Proveedor, Periodo presupuestario o Configuración de renovación > Renovar.
Note: Filtering by Budget Period is especially useful in making sure you are only renewing current subscriptions.
- Haga clic en Enviar a lista de renovación y seleccione una de las siguientes opciones del menú desplegable:
- All Filtered Order Items - Send all pages of order items in the results list to a renewal list.
- Elementos de pedido seleccionados: envíe sólo los elementos de pedido seleccionados de la lista de resultados a una lista de renovación.
- From the Send to Renewal List dialog, select the radio button for the renewal list to which you want to add the order items.
Or
From the Send to Renewal List dialog, click New Renewal List to open the Send Order Items to New Renewal List dialog and enter a Renewal List Name for the list you are creating. - Haga clic en Enviar. Se abre el cuadro de diálogo Artículo(s) de pedido enviado(s) a la lista de renovación y confirma que el sistema ha terminado de enviar los artículos de pedido a la lista de renovación. Divide los artículos de su pedido seleccionados en las siguientes categorías:
- Artículo(s) a añadir - El número de artículos seleccionados para añadir a la lista de renovación.
- Artículo(s) añadido(s) con éxito - El número de artículos seleccionados que se han añadido con éxito a la lista de renovación.
- Artículo(s) ya en lista - El número de artículos que ya están en la lista de renovación.
- Artículo(s) descartado(s) - Número de artículos que no se han añadido a la lista de renovación. Los artículos se desecharán si:
- Haga clic en Ir a la lista de renovaciones para ver la lista de renovaciones o haga clic en Cerrar para permanecer en la pantalla de búsqueda de elementos de suscripción.
Filtros disponibles de Enviar a lista de renovación
Columnas disponibles de Enviar a lista de renovación
Renovar los artículos del pedido a partir de una lista de renovación
resolver cualquier elemento no renovado y enviar una nueva lista de renovación.
Nota: Los artículos de una lista de renovación sólo pueden renovarse una vez. Si una lista de renovación se procesa con un estado de lista de renovación Completada con incidencias, puede1. Abrir una lista de renovación
- En el menú de navegación de la izquierda, haga clic en Pedidos > Listas de renovación. Aparecen todas las listas de renovación.
- Busque o navegue hasta la lista de renovación cuyos artículos desea renovar.
- Haga clic en el Nombre de la lista de renovación para abrir la pantalla Lista de renovación.
- Desde la pantalla Lista de renovaciones, puede:
- Edite el nombre de la lista en el campo de texto Nombre de la lista de renovación.
- Introduzca una descripción para la lista en el campo de texto Descripción.
- Desde la pantalla Lista de renovaciones, puede:
2. Complete el acordeón Configuración de la lista de renovación
El acordeón Configuración de la lista de renovación le permite seleccionar cómo desea renovar los elementos de la lista de renovación. Los ajustes de la lista de renovación se guardan al hacer clic en Guardar o al renovar la lista de renovación(Acciones > Renovar artículo(s) de pedido).
- En la pantalla Lista de reno vaciones, haga clic en Configuración de la lista de renovaciones para abrir el acordeón.
- En la lista desplegable Creación de pedidos, seleccione cómo desea crear las agrupaciones de pedidos.
- Create new orders based on previous orders (default) - The system uses the same structure, naming, and order types as was previously used for the orders and order item groupings. Use this option when you have already grouped your subscription items efficiently and logically between the various orders.
- Añadir todos los artículos a un pedido - El sistema coloca todos los nuevos artículos del pedido en un único pedido creado por usted. Si seleccionas esta agrupación, tendrás que:
- Haga clic en Seleccionar pedido. Se abre el cuadro de diálogo Añadir nuevo pedido.
- Seleccione el botón de opción de la orden que desee utilizar y, a continuación, haga clic en Seleccionar. El pedido seleccionado aparecerá debajo de la lista desplegable Creación de pedido.
O
Haga clic en Nuevo pedido. Si selecciona esta opción, deberá seguir los pasos para crear un nuevo pedido. - Haga clic en Guardar. Cuando renueve la lista de renovación, colocará todos los nuevos artículos del pedido en este orden.
Atención: Todos los artículos nuevos se colocarán en un único pedido para un único proveedor. Si los artículos de la lista de renovación proceden de varios proveedores, recibirá una advertencia. Considere la posibilidad de seleccionar Crear un pedido por proveedor si recibe esta advertencia.
- Create one order per vendor - The system places all new order items on new order per vendor. This option is useful when subscription items are organized randomly among multiple orders per vendor or one item per order. Orders created using this method use the following naming convention: Subscription order - [Vendor Name] - [Date]
- Seleccione la casilla de verificación Aplicar tipo de cambio actual (para pedidos extranjeros) para aplicar automáticamente el tipo de cambio actual tras la renovación. Esto es útil si la moneda del pedido difiere de la moneda de su institución. Por defecto, esta casilla no está marcada.
- En la sección Aumento de precios:
- Para Incremento basado en este precio de origen, seleccione una de las siguientes opciones de la lista desplegable:
- Precio de pago (por defecto) - El importe del incremento se basará en el precio de pago que aparece en la factura original. Si no existen facturas pagadas para un artículo, el sistema utilizará el precio de pedido del artículo que se renueva como precio del nuevo artículo.
- Precio del pedido - El importe del aumento se basará en el precio del pedido que aparece en el pedido original.
- Introduzca un número (0-100) en el campo de texto Importe del incremento si prevé que el precio de renovación superará el precio de pago original.
- Puede asignar un valor porcentual de hasta dos decimales (por ejemplo, 8,75%).
- Utilice las flechas arriba y abajo para aumentar o disminuir el porcentaje en 0,01 cada vez.
- Por defecto, la Cantidad de Incremento está fijada en cero por ciento (0%).
- Para Cargos por servicio, seleccione la casilla de verificación Aplicar incremento porcentual a los cargos por servicio si desea aplicar el incremento porcentual utilizado durante la renovación de artículos también al cargo por servicio. Esto le permite predecir un precio más exacto para sus artículos de renovación.
- Para Incremento basado en este precio de origen, seleccione una de las siguientes opciones de la lista desplegable:
- (Opcional) En la sección Colocación de pedidos, seleccione la casilla de verificación Colocar los pedidos tras la renovación para que el sistema coloque automáticamente los pedidos tras la renovación de los artículos.
Nota: Los pedidos deben realizarse para que la renovación sea completa. Si no selecciona esta casilla, deberá realizar su(s) pedido(s) manualmente. - En la sección Estado de recepción, seleccione el estado de recepción de las nuevas posiciones de pedido tras la renovación. Esta opción sólo está disponible si ha activado la casilla de verificación Realizar pedido(s) tras renovación del paso 5.
- Inherit from Previous Item - This sets the receipt status of the item to the same status as the item being renewed. This status may be useful when you have set the previous year's subscription items to Not Tracked or Received based on preferred settings that you would like to use for subsequent years.
- No recibido
- Sin seguimiento
- Recibido parcialmente
- Recibido
- En la sección Gravámenes, seleccione la casilla de verificación Borrar cualquier gravamen rest ante para borrar cualquier gravamen restante para los artículos de suscripción que se están renovando, siempre que los artículos estén pagados por el importe y tengan al menos una factura.
Note: You may want to use this setting when you know you have received all invoices for the year for any partially paid order items invoiced by amount.
- En la sección Series monográficas, seleccione la casilla Completar series monográficas para completar cualquier serie monográfica entre los elementos de suscripción que se renuevan, siempre que se hayan recibido todos los volúmenes añadidos para la serie monográfica.
Note: Only use this setting if you are sure all monographic series items you are renewing have been completely received for the year and no more volumes are expected.
3. Complete el acordeón Asignaciones de fondos
El acordeón Asignaciones de fondos permite asignar los fondos utilizados por la(s) partida(s) de pedido que se renueva(n) a los fondos del siguiente período presupuestario. Debe tener un fondo de destino seleccionado para cada fondo fuente para poder renovar la lista de renovación.
- En la pantalla Lista de renovaciones, haga clic en Asignaciones de fondos para abrir el acordeón.
- Select a Target Fund from the drop-down list. You can also enter the name of a target fund in the text field. The default target fund will be the fund with the same fund code as the source fund but in the next budget period.
Note: This is an auto-suggested text field. Auto-suggestions for field-appropriate elements start with the first keystroke in the text field. - (Opcional) De forma predeterminada, el Período presupuestario de destino para cada posición de pedido que se renueva se asigna al período presupuestario más antiguo después de que el período presupuestario de origen esté habilitado para su uso. Actualizar el periodo presupuestario objetivo:
- Haga clic en Actualizar períodos presupuestarios teóricos. Se abre el cuadro de diálogo Actualizar períodos presupuestarios teóricos.
- En el cuadro de diálogo Actualizar períodos presupuestarios de destino, seleccione un período presupuestario de destino al que desee asignar el período presupuestario de origen en la lista desplegable Período presupuestario de destino.
- Haga clic en Actualizar cuando haya terminado de actualizar los periodos presupuestarios objetivo. La tabla de Asignación de Fondos se actualizará con su nueva asignación de períodos presupuestarios. Confirme que se ha seleccionado un fondo de destino en la columna Fondo de destino. Si la columna está vacía, (re)seleccione un fondo objetivo.
Nota: Si añade elementos a una lista de renovación abierta, la tabla de asignación de fondos se actualizará automáticamente cuando vuelva a la lista de renovación.
4. Complete el acordeón Pedir artículos que se renuevan
El acordeón Pedir artículos que se renuevan le permite ver, buscar y filtrar los artículos que se han añadido a la lista de renovación y si se renovarán o no.
- En la pantalla Lista de renovaciones, haga clic en Pedir artículos que se renuevan para abrir el acordeón.
- Ver todos los artículos del pedido actualmente en la lista de renovación en la tabla Artículos del pedido en renovación.
- Los artículos del pedido están ordenados alfabéticamente por título. Para cambiar el orden de clasificación, haga clic en uno de los siguientes encabezados de columna: Título, Proveedor, Fecha de inicio, Fecha de finalización y Estado de procesamiento.
- By default, all Order Items Being Renewed column headings are visible. You can show/hide them.
- Introduzca parte o todo el nombre del título en el campo de texto Buscar por título y, a continuación, haga clic en Buscar para buscar un elemento específico.
- Haga clic en un nombre de filtro(Proveedor, Fecha de inicio, Fecha de finalización, Estado de procesamiento y/o Razón de estado), seleccione el valor o valores que desee aplicar del filtro y, a continuación, haga clic en Aplicar para filtrar la lista de artículos de pedido que se están renovando. A un filtro, haga clic en Restablecer.
- Si decide filtrar por Fecha de inicio o Fecha de finalización, seleccione una de las siguientes opciones:
- Hace más de __ días - Introduzca un número en el campo de texto.
- Más de __ días a partir de ahora - Introduzca un número en el campo de texto.
- En los próximos __ días - Introduzca un número en el campo de texto.
- Intervalo de fechas personalizado: introduzca un intervalo de números en los campos Desde y Hasta o utilice el botón de calendario ().
- Si decide filtrar por Fecha de inicio o Fecha de finalización, seleccione una de las siguientes opciones:
- Eliminar los artículos del pedido de la lista de renovación.
Nota: Si añade elementos a una lista de renovación abierta, la tabla de Elementos de pedido en renovación se actualizará automáticamente cuando vuelva a la lista de renovación.
5. Renovar la posición o posiciones del pedido en la lista de renovación
Una vez que haya elegido la configuración de su lista de renovación, asignado sus fondos y verificado que está renovando los artículos correctos, haga clic en Acciones > Renovar artículo(s) de pedido. El estado de procesamiento cambiará a En curso a medida que el sistema comience a renovar los artículos de la lista de renovación.
Cuando el sistema haya terminado de renovar el/los artículo(s) de la lista de renovación, aparecerá un mensaje de confirmación mostrando el:
- Fecha y hora en que se completó la renovación.
- Número total de órdenes de renovación utilizadas.
- Número total de pedidos procesados.
- Número de pedidos renovados.
- Número de pedidos renovados con problemas, junto con el motivo.
- Número de artículos del pedido no renovados junto con el motivo.
If the renewal list contains any items where the source currency is different than your target currency, the system will automatically apply the exchange rate to these items as part of the renewal process.
un fondo desactivado como fondo de destino en la tabla Asignaciones de fondos, aparecerá un mensaje de error y:
Precaución: Si se utiliza- La lista de renovación no se renovará.
- El fondo de destino se eliminará de la tabla Asignaciones de fondos.
Deberá seleccionar un nuevo fondo de destino en la tabla Asignaciones de fondos para poder renovar la lista correctamente.
Resolver elementos no renovados en una lista de renovación
Puede resolver elementos con un estado de procesamiento de No renovado en listas de renovación con un estado de lista de renovación de Completado con incidencias. Una vez resueltos los problemas de artículos no renovados, deberá crear una nueva lista de renovación y añadir a ella los artículos ajustados para renovarlos.
- En el menú de navegación de la izquierda, haga clic en Pedidos > Listas de renovación. Aparecen todas las listas de renovación.
- Localice una lista de renovación con un estado de lista de renovación de Completado con problemas.
- Haga clic en el Nombre de la lista de renovación para ver la lista de renovación.
- Haga clic en Pedir artículos que se renuevan para abrir el acordeón.
- Haga clic en el filtro Estado de procesamiento y seleccione No renovado en la lista desplegable.
- Haga clic en Aplicar para filtrar los elementos del pedido. La columna Razón de estado indica la razón por la que el sistema no ha podido renovar una posición de pedido. Para obtener más información sobre los motivos de estado, consulte las columnas Pedir artículos que se renuevan más arriba.
- Si el motivo del estado se puede resolver (por ejemplo, añadir un fondo, cambiar la configuración de renovación, realizar un pedido, etc.), haga clic en el Título del artículo para ver la pantalla del artículo del pedido.
- Una vez resuelto el problema, añada el artículo a una nueva lista de renovación.
- Repita los pasos del 1 al 8 para los artículos cuyo estado de tramitación sea No renovado.
Buscar y filtrar listas de renovación
Ver todas las listas de renovación
- En el menú de navegación de la izquierda, haga clic en Pedidos > Listas de renovación. Aparecen todas las listas de renovación.
- Los resultados se ordenan alfabéticamente por el nombre de la lista de renovación.
- Para cambiar el orden de clasificación, haga clic en cualquier encabezado de columna.
- Para personalizar los encabezados de columna que aparecen, consulte Mostrar/ocultar columnas. Por defecto, todos los títulos de las columnas son visibles.
- Haga clic en el Nombre de la lista de renovación para ver o editar la lista de renovación.
Buscar listas de renovación
- En la lista, seleccione un índice en el que buscar y escriba el término de búsqueda en la casilla. Los índices disponibles incluyen:
- Haga cl <Enter>ic en Buscar o pulse .
Mostrar/ocultar columnas
Puede elegir las columnas que aparecen.
Columnas disponibles de la lista de renovación
Eliminar artículos de un pedido de una lista de renovación
Note: Order items cannot be removed from renewal lists with a status of Completed.
- En el menú de navegación de la izquierda, haga clic en Pedidos > Listas de renovación. Aparecen todas las listas de renovación.
- Haga clic en el Nombre de la lista de renovación de la lista de renovación que desea editar.
- En la pantalla Lista de renovaciones, haga clic en Pedir artículos que se renuevan para abrir el acordeón.
- Seleccione la casilla de verificación de cada elemento que desee eliminar de la lista de renovación.
O
Seleccione la casilla situada junto a la columna Título para seleccionar todos los elementos de la lista de renovación.
El número de artículos seleccionados para su eliminación se muestra en el botón Eliminar artículos del pedido. - Haga clic en Eliminar artículo(s) del pedido. Se abre el cuadro de diálogo Eliminar artículo(s) de pedido seleccionado(s).
- En el cuadro de diálogo Quitar elemento(s) de pedido seleccionado(s), haga clic en Quitar para eliminar el elemento(s) seleccionado(s) de la lista de renovación.
Borrar una lista de renovación
Nota: Las listas de renovación con el estado Finalizado no se pueden eliminar.
- En el menú de navegación de la izquierda, haga clic en Pedidos > Listas de renovación. Aparecen todas las listas de renovación.
- Haga clic en el Nombre de la lista de renovación de la lista de renovación que desea eliminar.
- En la pantalla Lista de renovaciones, haga clic en Acciones > Eliminar lista de renovaciones. Se abre el cuadro de diálogo Borrar lista de renovación.
- En el cuadro de diálogo Eliminar lista de renovación, haga clic en Eliminar para eliminar la lista de renovación.
Renewals using bulk method
Una Suscripción es un pedido de un artículo que se publica de forma continua (sin fecha de finalización), pero que normalmente se adquiere por periodos. Suele requerir la renovación por parte del comprador al final del periodo.
Flujo de trabajo sugerido para renovar artículos
Items can only be renewed in bulk if they are from the same vendor and budget period.
- En el menú de navegación de la izquierda, haga clic en Pedidos > Elementos de suscripción.
- Haz clic en Buscar.
- Filtre los elementos por Proveedor, Periodo presupuestario y Estado de renovación.
- Configure Filas a 100 por página, si es necesario.
- (Opcional) Utilice valores adicionales para filtrar los resultados.
- Haga clic en la casilla situada en la parte superior izquierda de la tabla para seleccionar todos los elementos.
- Haga clic en Renovar.
- Siga el proceso de renovación (véase Proceso de renovación, más abajo).
- Si renueva más de 100 artículos, repita el proceso de renovación para cada página de registros.
- Haz el pedido. Para más información sobre cómo hacer un pedido, consulte Hacer un pedido
Proceso de renovación
- Seleccione los artículos que desea renovar. Siga el Flujo de trabajo sugerido para la renovación de artículos anterior
- Haga clic en Renovar.
- En la ventana Renovar suscripciones, haga clic en Iniciar.
Los artículos no se pueden renovar si ya se han renovado anteriormente, no se han pedido (no se ha realizado el pedido), su Configuración de renovación está marcada como No renovar o se han cancelado todas las copias del artículo. - Introduzca un porcentaje en el que debe aumentar el precio de pedido del nuevo artículo o artículos en el siguiente ciclo de renovación. Introduzca 0 si el precio de la orden no debe aumentar.
- Haga clic en Siguiente.
- Seleccione el Presupuesto de la lista.
- Puede seleccionar el presupuesto actual o el siguiente presupuesto habilitado para su uso.
- Si sólo hay un presupuesto en la lista, es posible que tenga que habilitar el siguiente presupuesto para su uso. Puede hacerlo en la pantalla Crear y editar presupuestos y fondos.
- En la tabla de fondos, seleccione el fondo o fondos de la lista Nombre del fondo.
- Haga clic en Siguiente.
- Seleccione el botón de opción situado junto a la orden a la que va a añadir los artículos de renovación. Para buscar un pedido, utilice el cuadro de búsqueda y el filtro Tipo de pedido.
- Si está utilizando una orden existente, la orden debe estar Abierta.
- Si necesita crear un nuevo pedido, haga clic en Nuevo pedido. Para más detalles sobre la creación de un pedido, consulte Crear un nuevo pedido y Ver y editar un pedido.
- Haga clic en Siguiente.
- Revise los artículos que se renovarán. Las fechas de inicio y fin se incrementarán automáticamente.
- Haga clic en Renovar.