Importar datos de facturas desde un fichero EDIFACT

Datos de factura EDIFACT

La siguiente información debe incluirse en el archivo de datos de la factura que recibe de su proveedor.

 Nota: Aunque la primera columna enumera los campos de WorldShare Acquisitions, los campos se enumeran en el orden en que aparecen en el archivo EDIFACT.

Datos de factura EDIFACT - Tabla

Elemento en Adquisiciones	Campo EDIFACT	Descripción	Ejemplo
Número de factura	BGM	Se trata de un elemento obligatorio y se utiliza junto con la Fecha de la factura para hacerla coincidir con una factura existente o, si no se encuentra ninguna factura, crear una nueva. 380 (factura) y 38A (factura para planes) son los únicos tipos de factura admitidos. 9 (original) y 43 (copia) son las únicas funciones de factura admitidas.	Válido BGM+380+inv122+43'   No válido BGM+381+inv521488' BGM+380+inv665887+46'
Fecha de la factura	DTM	Se trata de un elemento opcional pero recomendado. Se utiliza junto con el Número de factura para hacerla coincidir con una factura existente o, si no se encuentra ninguna factura, crear una nueva. La fecha de la factura debe estar en formato CCYYMMDD. Si este campo no está presente se utilizará la fecha de hoy para la Fecha de Facturación. 137 (fecha del mensaje) es el único tipo admitido.	Válido DTM+137:20131029:102'   No válido DTM+131:20130911:102' DTM+137:2013-09-11:102'
Moneda	CUX	La moneda es un elemento opcional pero recomendado. Si se proporciona, debe coincidir con un código ISO 4217 de tres letras. Si no se proporciona, el sistema utilizará la moneda por defecto del Proveedor. 2 (moneda de referencia) es el único tipo admitido.	Válido CUX+2:EUR:4' CUX+2:USD:4'   No válido CUX+2:EUR:10'
Descuentos a nivel de factura, gastos de servicio y envío	ALC (parte de Header)	Se trata de un elemento opcional. Debe ser un importe monetario y debe aparecer en la cabecera EDIFACT, y no en el resumen. Si se trata de una indemnización, se introduce como partida de crédito no bibliográfica con un importe negativo. Si se trata de un cargo, se introduce como una partida de débito no bibliográfica. La descripción del artículo viene determinada por el código de servicio especial.	Válido ALC+C++++BJ::28' QTY+47:22' MOA+8:140'   No válido ALC+C++++BJ::28' QTY+47:22' PCD+3:12.5:13'
Impuestos a nivel de factura	IMPUESTO (parte del encabezamiento)	Se trata de un elemento opcional. Debe ser un importe monetario y debe aparecer en la cabecera EDIFACT, y no en el resumen. Se introduce como una partida de débito no bibliográfica.	Válido TAX+7++++++' MOA+124:10.5'   No válido TAX+7+VAT+++:::17.5+S'
Cantidad	QTY	Se trata de un elemento obligatorio. La cantidad debe ser igual a la cantidad de ejemplares no facturados en la posición de pedido. 47 (cantidad de factura) es el único tipo admitido.	Válido QTY+47:1' QTY+47:3'   No válido QTY+1:1'
Precio unitario	PRI	Se trata de un elemento opcional pero recomendado. Si no se proporciona, se utiliza el precio del artículo del pedido. AAA (precio neto), AAB (precio bruto) y AAF (precio informativo) son los tres únicos tipos admitidos. Si se facilitan varios precios de distintos tipos, se utilizará primero el precio del tipo AAF, después el del tipo AAA y por último el del tipo AAB. Cuando se utiliza el precio de tipo AAA, no se procesarán los cargos por servicio, descuentos o envíos a nivel de artículo. Cuando se utiliza el precio de tipo AAF, no se procesarán los cargos por servicio a nivel de artículo, los descuentos, los impuestos o el envío. Cuando se utiliza el precio de tipo AAB, se procesarán los cargos por servicio a nivel de artículo, los descuentos, los impuestos y el envío.	Válido PRI+AAB:57 PRI+AAA:46.74 PRI+AAF:11.65'   No válido PRI+AAE:11.65'
Identificador de referencia de la partida de pedido (para correspondencia)	RFF	Este elemento es obligatorio y se utiliza para hacer coincidir un artículo de pedido existente. Debe ser de tipo SLI o LI. El tipo SLI coincidirá con el número de artículo del pedido del proveedor, que es un identificador proporcionado por el proveedor para el artículo de línea del pedido. (Puede introducirse manualmente en el sistema o importarse mediante un fichero MARC en el campo 981 $z). El tipo LI coincidirá con el número de partida de la orden, que es el identificador generado por el sistema para la partida de la orden.	Válido RFF+LI:PO-2014-1-1' RFF+SLI:99954978355'   No válido RFF+SNA:954872665' RFF+LBO:887458932'
Impuestos de línea	IMPUESTO (parte de Detalle)	Se trata de un elemento opcional. Sólo se permiten valores porcentuales.  Nota: Puede asignar un valor porcentual de hasta tres decimales (por ejemplo, 7,745%). Los valores porcentuales con cuatro decimales se redondearán a tres decimales (por ejemplo, 7,7454% se redondeará a 7,745%). Por defecto, el valor porcentual tiene dos decimales, a menos que se introduzca un tercer decimal.	Válido TAX+7++++:::17.5+S'   No válido TAX+7+VAT+++::::+S' MOA+56:10.5'
Descuento por línea, gastos de servicio y envío	ALC (parte de Detail)	Se trata de un elemento opcional. Sólo se permiten valores porcentuales para Descuentos o Bonificaciones y deben estar contenidos en el elemento PCD. Sólo se admiten valores monetarios para gastos de servicio y envío. El código de servicio especial determina si un gasto se considera un gasto de servicio o un gasto de envío.	Válido ALC+C++++BJ::28' MOA+8:140' ALC+A++++DI' PCD+3:10'   No válido ALC+A++++DI' MOA+8:140'

Notas al configurar la importación de datos de facturas

• Puede optar por importar los gastos de servicio a nivel de factura o a nivel de artículo, o ambos.
  • Los gastos de servicio a nivel de artículo se incluirán en la partida de la factura.
  • Los cargos por servicios a nivel de factura crearán una partida de factura no bibliográfica para estos cargos.
• Para importar gastos de servicio a nivel de artículo, debe utilizar un precio del tipo AAB (véase la tabla anterior).
• The total amount of service charges is divided by the quantity of items to automatically calculate the per-unit service charges.
  • Si es divisible por partes iguales, el número resultante se introducirá como tarifa de servicio por unidad.
  • Si no es divisible uniformemente, la configuración de gastos por servicio cambiará a total y el importe de la partida se introducirá en el campo de gastos por servicio.
• Si la factura contiene impuestos distintos de cero sobre los gastos de servicio (aparte de los impuestos del propio artículo), el importe del impuesto se calculará para todo el artículo y se importará como valor total en Impuesto 1.
  • Si sólo se proporciona un porcentaje para un impuesto de cargo por servicio, el importe efectivo del impuesto se calcula en base al porcentaje y se añade a los otros valores de impuestos proporcionados para calcular el importe total del Impuesto 1.
• Los impuestos a nivel de artículo sólo pueden importarse como porcentaje, no como importe.

Cargar el fichero de datos de la factura (EDIFACT)

 Nota: Puede cargar hasta 100 facturas al importar facturas EDIFACT.

1. En la barra de navegación de la izquierda, haga clic en Proveedores.
2. Busque el proveedor cuyos datos desea importar.
3. En los resultados de la búsqueda de proveedores, haga clic en el Nombre del proveedor.
4. En el registro de proveedores, haga clic en el acordeón Servicios de intercambio de socios.
5. Haga clic en Cargar archivo.
6. En el cuadro de diálogo Importar datos, en la lista Tipo, seleccione Importar datos de factura (EDIFACT).
7. Haga clic en Elegir archivo. Localice el archivo de factura en su ordenador y haga clic en Abrir.
8. En la lista desplegable Tratamiento de impuestos, seleccione un método de cálculo de impuestos.
   1. Coste impuesto artículo - Calcula el importe del impuesto multiplicando el porcentaje de impuesto por el precio
   2. Elemento de impuestos, gastos de servicio y gastos de envío: calcula el importe de los impuestos multiplicando el porcentaje de impuestos por el precio, los gastos de servicio y los gastos de envío.
   3. Incluye impuestos en los costes - Calcula el importe de los impuestos considerándolos incluidos en el precio, los gastos de servicio y los gastos de envío.
9. Haga clic en Cargar.
10. El sistema confirma que su archivo ha sido cargado.
11. Haga clic en Cancelar o en la x de la esquina superior derecha para cerrar la ventana Importar datos.
12. Si también está importando un archivo MARC listo para la estantería, siga las instrucciones de Importar factura y datos listos para la estantería desde un archivo MARC.

Revisar factura y partidas de factura

El archivo que ha cargado aparece en la primera fila del registro de procesamiento. Si no ve el archivo en la tabla, haga clic en el botón Actualizar () situado encima de la tabla. Después de cargar el archivo, también recibirá un correo electrónico con los detalles de importación del archivo.

1. El sistema crea una factura basada en los datos importados.
2. La columna Detalles enlaza con la factura creada como resultado de la carga. En la columna Detalles de la importación de facturas, haga clic en el enlace Factura:. Esto le llevará a la factura con los artículos ya añadidos.
   • Los importes de los artículos, los descuentos, los gastos de servicio y los impuestos se rellenarán si están incluidos en el archivo de datos de la factura.
   • También recibirá una notificación por correo electrónico que le informará del estado de la importación y de cada artículo. El texto del correo electrónico también se puede ver en la columna Detalles del registro de procesamiento.
   • Si hay una partida en la factura EDIFACT importada para la que no existe una partida de pedido coincidente en Adquisiciones - ya sea basándose en el número de partida de pedido (RFF+LI) o en el número de partida de pedido de proveedor (RFF+SLI) - la partida no se importará y mostrará un error en la notificación por correo electrónico resultante.
3. Para pagar la factura, vaya a Pagar factura.