Las bibliotecas prestatarias normalmente sólo recurrirán a prestamistas por correo electrónico fuera del sistema cuando hayan agotado sus cadenas de prestamistas dentro del sistema y aún no hayan satisfecho la solicitud, o porque la naturaleza del material exija que tengan que iniciar la solicitud fuera del sistema.
Cree solicitudes fuera del sistema tomando una solicitud de préstamo interbibliotecario existente, nueva o agotada, y cambiando el tipo de cumplimiento a Solicitud fuera del sistema.
Para cambiar el tipo de cumplimiento de una solicitud:
Los símbolos de OCLC para instituciones asociadas fuera del sistema pueden incluirse en las cadenas de préstamo construidas por automatización. Aunque el socio fuera del sistema no suministra típicamente materiales a través de la red de OCLC, puede tener un símbolo de OCLC. Para determinar si la institución ya tiene un símbolo de OCLC, búsquela en el Registro de WorldCat.
Nota: Si la institución asociada fuera del sistema no tiene un símbolo de OCLC, envíe una solicitud al Servicio de asistencia de OCLC para que se cree un símbolo y se configure la capacidad de solicitud a través de Z39.50.
Para que los socios externos al sistema se incluyan en las cadenas de préstamo automatizadas, la institución asociada debe tener un símbolo de OCLC incluido en la Libreta de direcciones. El símbolo OCLC debe:
Una vez que conozca el símbolo de OCLC de su institución asociada:
Cuando se envía la solicitud a la automatización, el sistema comprueba las existencias de los símbolos incluidos en la ruta de existencias personalizada y construye la cadena de prestamistas aplicando los criterios especificados para la automatización.
A medida que la solicitud se desplaza por la cadena de prestamistas, el tipo de cumplimiento cambia automáticamente entre ILL y solicitud fuera del sistema, dependiendo de si la institución es un proveedor de ILL o un socio fuera del sistema.
Si el prestamista es un socio externo al sistema, el sistema enviará automáticamente el correo electrónico CanYouSupply correspondiente a dicho socio. Consulte Notificaciones para obtener más información.
Consulte el Gestor de solicitudes automatizadas para obtener más información sobre las automatizaciones.
Las solicitudes fuera del sistema deberán editarse por dos motivos principales:
Todos los campos de las solicitudes fuera del sistema son siempre editables. Ciertos campos se consideran esenciales, y el sistema le advertirá si estos campos se eliminan accidentalmente o nunca se introdujeron:
Cuando reciba actualizaciones de un socio externo al sistema para una solicitud existente, utilice la opción Nota de la solicitud e introduzca cualquier actualización o información importante como Nota de personal. Copie y pegue o introduzca manualmente la información en la Nota, incluidos correos electrónicos, fechas, direcciones y otra información pertinente.
La pestaña Notas del personal le permite mantener notas que sólo el personal de su biblioteca puede ver y buscar y que pueden utilizarse como depósito de información sobre su solicitud fuera del sistema. Se pueden añadir notas del personal a las solicitudes activas y cerradas. El número que aparece en la pestaña indica cuántas notas de servicio existen actualmente para una solicitud concreta. Consulte las notas de los servicios de la Comisión para más información.
Todos los usuarios de una institución pueden añadir, editar y eliminar notas. Cualquier miembro del personal puede editar las notas existentes. El autor original aparece en la columna de la izquierda, mientras que el nombre del usuario que ha editado la nota más recientemente aparece justo debajo.
Nota: Sólo el personal con la función WorldShare ILL Admin podrá ver el nombre del autor de las notas del personal. El personal con la función de usuario de WorldShare ILL verá un sello con la fecha y hora de creación/actualización de la nota junto con el nombre de la biblioteca.
La nota añadida más recientemente aparecerá en la parte superior de la pestaña Notas de pentagrama. Las notas editadas se muestran en función de la fecha y hora actualizadas.
Añadir una nota de personal
Nota: Puede haber hasta 500 notas por solicitud.
Editar una nota de personal
Aparecerá un mensaje confirmando que la nota se ha guardado correctamente.
Cuando llegue el momento de Cancelar, Enviar, Recibir, Devolver o registrar una solicitud fuera del sistema, se recomienda que el personal realice las actualizaciones necesarias en los detalles de la solicitud antes de cambiar el estado de la misma.
Utilice el menú desplegable Cambiar estado para cambiar el estado de la solicitud. Seleccione el estado adecuado una vez actualizados los detalles de la solicitud.
Nota: Al cambiar el estado de una solicitud se guardan automáticamente los cambios realizados.
Si el cambio de estado es importante para el usuario, utilice el botón Correo electrónico para enviarle un mensaje con información sobre el estado de su solicitud.
Utilice el botón Correo electrónico para enviar un correo electrónico apropiado al interlocutor externo al sistema. Enviar un correo electrónico al interlocutor externo tras actualizar los datos y el estado de la solicitud garantiza que el correo electrónico contiene todos los datos correctos.
Siempre que la plantilla de correo electrónico personalizada tenga un tipo de destinatario adecuado de OFF_SYSTEM_REQUESTER u OFF_SYSTEM_SUPPLIER, el sistema rellenará previamente la dirección de correo electrónico del destinatario con la dirección de correo electrónico del socio en la solicitud.
Recomendamos utilizar plantillas separadas para cada uno de los principales cambios de estado: Solicitado, Cancelado, Enviado, Sin cumplimentar, Recibido, Devuelto, etc., porque así son más fácilmente identificables en el historial de notificaciones. Consulte Notificaciones para obtener más información.
Nota: Existen plantillas específicas de notificación fuera del sistema para los mensajes Puede suministrar, Cancelar y Atrasado . En la Configuración del servicio de OCLC, haga clic en la opción de plantilla para habilitar estas plantillas cuando envíe manualmente correos electrónicos de solicitudes fuera del sistema.
Ejemplo de plantilla de prestatario que se utilizará para enviar correos electrónicos a un prestamista fuera del sistema:
Sustituya cualquier texto general por la información de su biblioteca.
Solicitud de préstamo interbibliotecario: ${RequestId!} - ${RequestStatus!}
Referencia del prestamista:
Tipo de servicio: ${RequestType!}
Prestatario: ${RequesterSymbol!} Biblioteca de pruebas de desarrollo
Prestamista: ${SímboloProveedor!} Biblioteca Fred Smith
Creado: ${FechaCreación!}
Necesita antes de la fecha: ${NeedBeforeDate!}
Fecha de devolución:
Coste máximo del prestatario: ${RequesterMaxCost!}
DETALLES DEL LIBRO
Título: ${Title!}
Editor: ${Publisher!}
MONOGRAFÍA
Autor: ${Autor!}
Edición: ${NotaDeEdición!}
Edición deseada: ${EditionType!}
ISBN ${ISBN!}
SERIE / ARTÍCULO
Título del artículo: ${ArticleTitle!}
Autor del artículo: ${ArticleAuthor!}
Páginas: ${Pages!}
Volumen: ${Volumen!}
Edición: ${Issue!}
Fecha de emisión: ${IssueDate!}
ISSN: ${ISSN!}
OCLC#: ${NúmeroOCLC!}
Nota del prestatario: ${RequesterNote!}
Entregar vía ${RequesterShipVia!}
Entregar a:
El sistema caducará automáticamente las solicitudes de préstamo fuera del sistema si la solicitud alcanza:
Si el sistema ha caducado la solicitud en el interlocutor actual, el sistema enviará automáticamente el mensaje de Cancelación fuera del sistema al interlocutor prestamista actual.
Una vez que la solicitud está Cerrada (Sin rellenar), puede añadir nuevos prestamistas a la cadena de prestamistas y Reenviar la solicitud. También puede utilizar el botón Cambiar tipo de cumplimiento para cambiar el tipo de solicitud, o seleccionar Solicitud fuera del sistema y enviar la solicitud a un nuevo socio fuera del sistema.
Revise las solicitudes fuera del sistema utilizando las Estadísticas de uso de OCLC para realizar un seguimiento de sus solicitudes fuera del sistema junto con todas sus otras formas de solicitudes de préstamo interbibliotecario.
Las solicitudes fuera del sistema aparecerán en el Informe de estadísticas de uso compartido de recursos del prestatario/prestamista en Estadísticas de uso. Consulte los informes de Préstamo Interbibliotecario WorldShare para obtener más información.
Nota: Todas las solicitudes fuera del sistema mostradas en las estadísticas indicarán que el socio fuera del sistema tiene el símbolo OFSYS OCLC.