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Servicio de soporte de OCLC

Create a knowledge base collection (Fundamentals)

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Crear una colección de la base de conocimientos que no esté en la base de conocimientos global de WorldCat. Utilice estas instrucciones para crear una colección electrónica que no esté en la base de conocimientos global o para crear una colección impresa.

 Note: If you are a WMS library or using full WorldShare Collection Manager, see Create a knowledge base collection.

Acerca de la adición de colecciones de bases de conocimientos

To see the collections in the global knowledge base, browse the collections available in the WorldCat knowledge base (updated monthly). Alternatively, perform a search in Collection Manager Fundamentals to return all available collections. Select All Collections from the Scope drop-down and click Search. 

Cuándo seleccionar una colección de bases de conocimientos en su totalidad (toda la colección)

Seleccione una colección de la base de conocimientos en su totalidad si está disponible en la base de conocimientos global de WorldCat y la totalidad de los títulos de la colección coinciden con su suscripción.

Cuándo modificar una colección para seleccionar su subconjunto de títulos

Modificar una colección de la base de conocimientos si está disponible en la base de conocimientos global de WorldCat y su biblioteca está suscrita a un subconjunto de los títulos de la colección.

Si su biblioteca está suscrita a un subconjunto de títulos de una colección, puede modificar la colección. Dispone de las siguientes opciones para seleccionar la colección:

  • Seleccione los títulos individualmente a través del desplegable Títulos de la colección.
  • Modifique las selecciones de títulos, la cobertura y otros datos de títulos para que coincidan con las existencias específicas de su biblioteca, título a título, dentro de la interfaz o en bloque, modificando la hoja de cálculo con formato KBART y cargando el archivo modificado.
Cuándo crear una colección de bases de conocimientos

If a collection your library needs is not already represented in the global WorldCat knowledge base data, create a knowledge base collection in Collection Manager Fundamentals using the steps on this page. For example, if your library has a niche or unique electronic collection, you can create the collection.

Encuentre instrucciones para crear colecciones de bases de conocimientos para publicaciones seriadas impresas o representar bases de datos:

Para algunas colecciones, OCLC y su proveedor pueden agregar y mantener automáticamente los datos de colección específicos de su biblioteca. Para más información, consulte Proveedores y contactos para la carga automática de recogida.

 Atención: Una vez que haya solicitado que sus colecciones se seleccionen automáticamente, no añada, elimine ni actualice ninguno de los títulos de la colección. Si hay algún problema con los títulos seleccionados o faltan en su colección, póngase en contacto con el Servicio de asistencia de OCLC con ejemplos.  

Para conocer otros métodos para añadir colecciones de bases de conocimientos, consulte Elija un método para añadir o crear una colección de bases de conocimientos.

Crear una colección de bases de conocimientos

Tiene dos opciones para añadir títulos a su colección. Siga las instrucciones para Crear una colección y y para Navegar a la colección que ha creado. A continuación, siga los pasos para Añadir títulos mediante la carga de un archivo KBART o para Añadir título uno a uno en la interfaz.

Crear una colección

  1. Inicie sesión en la interfaz WorldShare en la URL WorldShare de su biblioteca. Sustituya yourlibrary por el identificador de su biblioteca: https://yourlibrary.share.worldcat.org/wms
  2. Navigate to Metadata (or Licenses)> Collection Manager Fundamentals.
  3. Haga clic en Crear una colección y seleccione Colección de la base de conocimientos en el menú desplegable Tipo de colección.
  4. Haga clic en Crear.
  5. Abra el acordeón Propiedades de una nueva colección:
    1. Introduzca un Nombre de colección.
    2. Se generará automáticamente un ID de recogida.
      • Tiene la opción de personalizar este ID, pero el valor debe ser único para todas las colecciones.
    3. Opcional. Introduzca un proveedor.
      • When you create a knowledge base collection, you have the option to complete the field for Provider. If your provider is not already in the WorldCat knowledge base, you can create a custom provider so that the provider will be available in your local knowledge base. Your custom provider (for example, "My University") will be searchable content in Collection Manager Fundamentals. You will be able to sort this provider among the other WorldCat knowledge base providers when you elevate links from a specific provider for WorldCat Discovery.
    4. Opcional. Introduzca una Descripción, seleccione Atributos o introduzca Notas públicas o del personal.
  1. Haga clic en Crear.

Ver un vídeo

Create WorldCat knowledge base collections (15:10)

This video demonstrates using WorldShare Collection Manager Fundamentals to create local knowledge base collections to add your e-journal, e-book or print serial collections not found in the global WorldCat knowledge base.

 

Vaya a la colección que ha creado

  1. Navigate to the Collection Manager Fundamentals search box.
  2. Seleccione Mis colecciones seleccionadas como ámbito y haga clic en Buscar.
  3. Utilice la lista desplegable Filtro de la parte superior de la pantalla para limitar los resultados de la búsqueda. Elige:
    • Colecciones que he creado

Opción 1: Añadir títulos mediante la carga de un archivo KBART

Descargar una plantilla con formato KBART

  1. Navegue hasta la colección que ha creado, haga clic en el nombre de su colección en los resultados de la búsqueda para abrir su colección.
  2. Utilice la lista desplegable Acciones de la colección para seleccionar Descargar títulos de esta colección. También puede utilizar la plantilla KBART.
    • If you select My Selected Collections, the file will not be immediately available. A Download here link appears on the collection when the file is ready.

      More actions menu under Titles dropdown

Open your .txt file as a KBART spreadsheet

Open the .txt file you downloaded from the WorldShare interface in a spreadsheet editing application:

  1. Open the .txt file in Notepad or TextEdit.
  2. Navigate to Edit > Select All and copy the entire selection.
  3. Open Office, Microsoft Excel, or your preferred spreadsheet editing application.
  4. Click in the first cell of the spreadsheet and then right click and paste. The content of the .txt file will populate the spreadsheet in KBART format.
  5. Sometimes tab delimited text files get corrupted in the process of opening them. Check to make sure that the columns are not reformatted and correct the formatting if needed. For example, the below columns may more frequently need correcting:
    • Date columns
    • ISSN or ISBN (print_identifier)
    • eISSN or eISBN (online_identifier)
    • OCLC Entry ID (oclc_entry_id)

 Caution: If you wish to download the titles from a very large collection such as a HathiTrust collection or an Internet Archive collection, it will download but will truncate your titles.  See Download large files for Internet Archive and HathiTrust collections and for My Selected Titles (KBART) for more information.

Introduzca los datos del título KBART

No está obligado a rellenar todas las columnas de la hoja de cálculo KBART. Los valores necesarios dependen del formato de la colección que esté creando. Tiene dos opciones para introducir los datos del título.

Opción A: Utilice "Autofill"

Puede añadir números de OCLC a una hoja de cálculo con formato KBART para que el sistema rellene algunos de los campos de datos del título. A continuación, deberá introducir la información sobre su cobertura y las URL de los títulos. Para obtener instrucciones, consulte Valores y formato de KBART, "Valores de autorrelleno" .

Opción B: Introducir los datos del título

Puede rellenar los datos del título recomendados e incluir la información sobre su cobertura y las URL de los títulos. Para obtener instrucciones y detalles sobre los valores de datos necesarios, consulte Valores y formato de KBART, Valores recomendados por formato.

Asegúrate de hacerlo:

  • Utilice el formato correcto para las fechas. Ver cómo Representar la información de cobertura y Utilizar el formato de fecha correcto
  • Include the Collection ID in the oclc_collection_id column of your KBART file. The Collection ID in your file must match that in the collection you created in order for the titles to upload to your collection properly
  • Incluya un valor numérico único para cada título en la columna oclc_entry_id
  • Añada un valor a cada fila de título de la columna ACTION: Utilice el valor "raw"

    Consulte los valores de la columna ACTION de KBART para obtener más información.

Save your file

Before you upload your file to the WorldShare interface, save your spreadsheet as Text (Tab delimited) (.txt).

 Note: If the file includes diacritics, including Non-Latin/Non-Roman characters, save it as Unicode Text (.txt). When you upload the file in the WorldShare interface, use the File encoding drop-down list to change the default selection to UTF-16LE (Unicode Text/Excel).

Cargue su archivo

  1. Busca la colección que has creado. Haga clic en el nombre de su colección en los resultados de la búsqueda para abrirla.
  2. Utilice la lista desplegable Acciones de la colección para seleccionar Cargar títulos en esta colección.
  3. In the Upload Collection File box, choose the Scope of your file:
    • Update changes only (default)
      Choosing "Update changes only" causes the system to look only for changes in the file and to use the specified ACTION value to determine how to process the changes. Choose this option if:
      • You are creating a collection for the first time
      • You have made changes to title data and are using the "overlay" or "covoverlay" ACTION value
    • Replace all titles in collection
      Choosing "Replace all titles in collection" will cause the system to delete or deselect any existing title selections in the collection and replace them with the information in the new file you are uploading. Choose this option if:
      • You are using a file to delete or deselect titles from a collection
        kb_upload_collection_file.png
  4. Choose an upload File encoding
    1. Leave the default File encoding UTF-8 unless you need to change it. If your collection data includes Non-Latin/Non-Roman characters, use the File encoding drop-down list to change the default selection to UTF-16LE (Unicode Text/Excel).
      The following options are available:
      • UTF-8
      • ISO-88591 (LATIN-1)
      • UTF-16LE (Unicode Text/Excel)
  5. Browse for and select your .txt file and click Upload. The upload will process.
  6. When the upload has finished processing, preview the report and decide whether to approve the KBART upload or discard it and start again.
    • The upload preview will be available for 72 hours from the generation date.
  7. The collection will then be locked for re-indexing until your changes have had time to process.

 Caution: Excel files (.xls) and (.xlsx) will NOT upload correctly. Your file should be saved as a (.txt) tab delimited text file, Unicode Text .txt.

Ver el estado de la carga de archivos

 Note: When reporting problems, include your Registry ID and attach the file you attempted to upload. If possible, include proxy credentials that will allow us to access full-text links. Your information is needed to diagnose and resolve certain issues.

After you upload a knowledge base collection in Collection Manager Fundamentals, you can check the status of your file upload by opening the Collection History accordion within the collection.  Alternatively, you can view your institution's history in your institution Activity History. See Activity History for instructions and details about Activity History detailed reports.

Opción 2: Añadir títulos uno a uno en la interfaz

Añadir un título

  1. Después de navegar a la colección que ha creado, haga clic en el nombre de su colección en los resultados de búsqueda para abrir su colección.
  2. Despliegue el acordeón Títulos .

This accordion displays a list of titles within the collection that users have selected. To find the list of title-level settings, please see Title-level settings in knowledge base collections and/or the documentation on how to Modify a collection to select your subset of titles for more information.

Add a Global Title

When viewing a global collection, use the Add a Global Title drop-down and select Create a Title to add a knowledge base title. See How to add a new title to an existing collection for more information.

kb_add_global_title.png

Add a Local Title

When viewing a local collection, use the Add a Local Title drop-down to select how you will add a knowledge base title to your local collection. Select either Create a Title or Create Using OCLC Number to Pre-fill.

kb_add_local_title.png

Create a Title

Select this option to add new titles by manually typing in the information. To add title data manually:

  1. From the Add a Local Title drop-down list, select Create a TItle.
  2. Enter a Title Name.
  3. Select the Coverage Depth. Options include:
    • Audio
    • Ebook
    • Image
    • Journal - Abstracts
    • Journal - Full Text
    • Journal - Indexed
    • Journal - Selected Full Text
    • Journal - Print
    • Video
    • Otros
  4. Enter required fields. The required fields differ depending on the Coverage Depth:
    • If creating an e-resource collection, enter a Title URL that resolves to a homepage for each title
    • If creating a print journal collection, select Journal – Print under Coverage Depth and then select Add Coverage under Coverage and enter coverage details for each title. See Coverage for details.
    • Use the correct date format (YYYY-MM-DD). See KBART values and formatting for details
  5. Enter the appropriate Linking information. See Title level settings in knowledge base collections, Linking. 
  6. Haga clic en Guardar.
  7. Repeat the steps to add each title until you have added all of the titles for the collection.

Create Using OCLC Number to Pre-fill

Select this option to have the system fill in title data automatically. To add a title automatically:

  1. From the Add a Local Title drop-down list, select Create Using OCLC Number to Pre-fill.
  2. Enter the OCLC number in the box that appears and click Continue. The system will find the WorldCat record and automatically fill in the available information such as:
    • Title, OCLC number, Coverage Depth, and so forth
  3. We recommend that you check the Coverage Depth for accuracy.
  4. If needed, populate:
    1. Your coverage information
    2. Title URLs

Auto Select Titles

The Auto Select Titles setting in global knowledge base collections enables functionality to automatically select titles as they are added from OCLC data updates. You can enable or disable the setting regardless of whether you have selected a collection in full or have selected a subset of titles.

The default setting depends on if you selected all or a subset of titles in a collection:

  • All titles in a collection are selected - Enabled by default
  • A subset of titles in a collection are selected - Disabled by default

You can enable or disable the setting at any time. For example, if you have all titles in a collection selected except for a few that are regionally restricted, the setting will be disabled by default. Enable Auto Select Titles if you want newly added titles to be automatically selected. Enabling the setting will not change your current title selections. Rather, titles added in future data updates will be automatically selected.

 Note: When a collection is being updated by an automated holdings feed, you should not select the option to Auto Select Titles in the Titles accordion of the collection's settings. Refer to Providers and contacts for automatic collection loading for more information.

Para obtener más información, consulte Ajustes a nivel de título en las colecciones de bases de conocimientos.

Solicitar a OCLC que cree un esquema de enlace para su colección (opcional)

Se necesitan esquemas de enlaces para que los artículos se resuelvan a texto completo. Independientemente de cómo se cree la colección (un título cada vez o mediante carga de archivos), se necesita un esquema de enlaces para que las colecciones de revistas electrónicas resuelvan el texto completo de los artículos. Sin un esquema de enlaces, las citas de artículos enlazarán con la página de inicio de la revista en lugar de con el artículo.

OCLC puede crear un esquema de enlace para usted, pero sólo si:

  • Todos los títulos están en la misma plataforma
  • El proveedor utiliza una estructura coherente para su sintaxis de enlace, y
  • La plataforma admite la vinculación a nivel de artículo

Consulte Valores y anulaciones del esquema de enlace para obtener más información.

Ponga su colección a disposición de otras bibliotecas

Learn how to add your custom collection to the global WorldCat knowledge base so all other Collection Manager Fundamentals libraries can select and use the collection's title data. See Cooperative management.