Reemplazar varios documentos en una colección
Reemplace varios archivos dentro de una colección utilizando la pestaña Buscar en la colección del Cliente del Proyecto para localizar y descargar documentos en su proyecto del Cliente del Proyecto. Luego, use la función Reemplazar múltiples documentos para reemplazar los documentos en la hoja de cálculo del proyecto. Cuando haya terminado de trabajar con los documentos, estos deben cargarse en la cola de espera para su aprobación y ser agregados a la base de datos de la colección.
Utilice Reemplazar múltiples documentos cuando tenga más de unos pocos archivos para reemplazar dentro de una colección. Utilice las Plantillas de Metadatos para agregar o reemplazar metadatos cuando se reemplacen los documentos en la hoja de cálculo del proyecto. Los metadatos del documento original se conservan, pero pueden ser editados, a menos que estén en campos que se modifiquen usando las Plantillas de Metadatos, en cuyo caso los datos también serán reemplazados.
Nota: La operación de reemplazo no admite objetos compuestos ni archivos de archivo guardados en volúmenes. Cualquier archivo de archivo almacenado en volúmenes debe ser reemplazado manualmente.
Nota: no podrá reemplazar objetos compuestos de PDF utilizando el Cliente del Proyecto. Para reemplazar un objeto compuesto PDF, debe eliminar el objeto compuesto de la colección y luego importar un archivo PDF de varias páginas nuevo o revisado. Los archivos PDF de varias páginas se convierten automáticamente en objetos compuestos cuando la conversión de PDF está habilitada.
A continuación se presentan tres ejemplos que muestran cómo se puede utilizar la función Reemplazar múltiples documentos:
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Es posible que se haya escaneado con baja resolución una selección de imágenes dentro de una colección. Después de crear nuevos escaneos de alta resolución, use Reemplazar múltiples documentos para intercambiar los escaneos de baja calidad con imágenes de mayor calidad, mientras los metadatos permanecen sin cambios.
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Es posible que los documentos que contienen solo metadatos se hayan agregado a una colección para servir como marcadores de posición. Utilice Reemplazar múltiples documentos para agregar archivos digitales a estos registros de metadatos.
Después de reemplazar las imágenes o los documentos en su proyecto, cargue los documentos a la cola de pendientes. El administrador debe aprobar los documentos y construir el índice de texto para completar el proceso de agregar los archivos de reemplazo a una colección.
Antes de empezar
- Para reemplazar varios documentos, los archivos que usted esté utilizando para reemplazar el original deben guardarse en un solo directorio en una máquina local o en una unidad de red asignada.
- Los documentos con archivos que desee reemplazar deben estar en la hoja de cálculo del proyecto del Cliente, ubicada en la pestaña Proyecto.
- Debe haber una asignación (o correspondencia) entre los metadatos del documento en el Cliente del Proyecto y los nombres de archivo de los archivos de reemplazo. Un campo de metadatos especificado debe contener el nombre de archivo raíz para el documento de reemplazo. Esta asignación debe planificarse con antelación antes de reemplazar varios archivos. En el ejemplo a continuación, el campo de metadatos Identificador en la hoja de cálculo corresponde a los documentos de reemplazo en el directorio local.
Ejemplo:
| Cliente del proyecto | Directorio local |
|---|---|
| Contenido del campo de metadatos del identificador: 101 102 103 104 105 522 |
Nombres de archivos de reemplazo: 101.jpg 102.jpg 103.mpg 104.gif 105.jpg |
El documento final en el Cliente del Proyecto con 522 en el campo Identificador no se reemplazaría durante la operación de sustitución porque no hay un nombre de archivo raíz correspondiente en los archivos de sustitución. De esta manera, el reemplazo de archivos puede restringirse solo a documentos con metadatos asignados a los archivos de reemplazo.
Reemplazar varios archivos en la ficha Proyecto
Cuando comience este procedimiento, los archivos que desee reemplazar deben estar en la hoja de cálculo del proyecto en la pestaña Proyecto. Para más información, consulte Editar documentos en una colección.
Nota: no abra ninguno de los documentos en pestañas separadas de edición de documentos.
- Desde la hoja de cálculo del proyecto, seleccione los documentos marcando las casillas de verificación en las filas de los documentos.
- En el menú Edición , haga clic en Reemplazar múltiples documentos. Se muestra el cuadro de diálogo Reemplazar documentos.
- Seleccione un campo de metadatos que asignará los nuevos nombres de archivo de reemplazo a los documentos en la hoja de cálculo del proyecto.
- Haga clic en Examinar para especificar el directorio que contiene los archivos nuevos que reemplazarán sus archivos existentes. Haga clic en Aceptar.
- Para reemplazar la información en los campos de metadatos actuales con una plantilla de metadatos, seleccione Aplicar la configuración de la plantilla de metadatos a los documentos reemplazados.
- Haga clic en Siguiente. Se muestra la pantalla de confirmación de configuración.
- Confirme su configuración y haga clic en Finalizar. Aparece una pantalla de progreso a medida que se procesan los reemplazos y luego una pantalla de resumen enumera la cantidad y los nombres de los documentos reemplazados y cualquier advertencia o error.
- Haga clic en Cerrar. Los nuevos documentos de reemplazo aparecen en la hoja de cálculo del proyecto.
- Edite los metadatos para hacer cambios adicionales.
- Cuando haya terminado, seleccione los documentos en la hoja de cálculo del proyecto y haga clic en Cargar para Aprobación para agregar los documentos en la hoja de cálculo del proyecto a la cola de espera. Los documentos deben ser aprobados por un administrador, quien los añadirá a la colección y construirá el índice de texto.
Para obtener información sobre la aprobación e indexación de documentos, consulte Aprobar documentos y Crear el índice de texto.