Reemplazar documentos individuales en una colección
Reemplace un solo archivo dentro de una colección usando la pestaña Buscar en la colección de Project Client para localizar y añadir un documento a su proyecto de Project Client. Luego, reemplace el documento con un documento seleccionado, conservando los metadatos originales. Cuando haya terminado de trabajar con un documento, debe cargarlo en la cola de pendientes para su aprobación y luego agregarlo a la base de datos de la colección.
Utilice la función Reemplazar documento para sustituir uno o varios archivos dentro de una colección. Utilice las plantillas de metadatos para agregar o reemplazar metadatos. Se conservan los metadatos del documento original, pero se pueden editar, a menos que estén dentro de campos que se hayan modificado mediante las Plantillas de Metadatos.
Nota: La operación de reemplazo no admite objetos compuestos ni reemplaza ningún archivo que usted haya añadido a los volúmenes de archivo. Cualquier archivo en los volúmenes de archivo deberá ser reemplazado manualmente.
Cuando usted reemplaza un solo archivo, el archivo que desea reemplazar debe estar en la hoja de cálculo del proyecto. Si tiene más de un documento para reemplazar, consulte Reemplazar varios documentos en una colección.
Nota: No se pueden reemplazar páginas individuales de objetos compuestos PDF ni los objetos compuestos PDF. Para reemplazar páginas individuales de objetos compuestos PDF, debe eliminar el objeto compuesto de la colección, reemplazar las páginas en el archivo PDF original y volver a importar el archivo.
Reemplazar un documento en la pestaña Proyecto
Cuando comience este procedimiento, el archivo que desee reemplazar debe estar en la hoja de cálculo del proyecto. Para más información, consulte Editar documentos en una colección.
- En la hoja de cálculo del proyecto, seleccione el documento marcando la casilla de verificación en la fila del documento.
- En el menú Editar, haga clic en Reemplazar documento. O haga clic con el botón derecho en la miniatura de la imagen y haga clic en Reemplazar documento. Se muestra el cuadro de diálogo Reemplazar documento.
- Busque y seleccione el archivo que reemplazará al documento actual.
- Para reemplazar la información en los campos de metadatos actuales con una plantilla de metadatos, seleccione Aplicar plantilla de metadatos al documento de reemplazo.
- Opcional:. Seleccione Crear imagen de visualización para generar una imagen con calidad de visualización.
- Haga clic en Aceptar para reemplazar el documento original con el documento seleccionado. Si ha seleccionado la opción para aplicar la configuración de las plantillas de metadatos, los metadatos existentes asociados con el documento se sobrescribirán.
- El nuevo documento se muestra en la hoja de cálculo. Si ha seleccionado la casilla de verificación para reemplazar los metadatos con la configuración de las plantillas de metadatos, todos los campos que contienen esos metadatos también habrán cambiado. Los campos que no tenían entradas en las Plantillas de Metadatos permanecen sin cambios.
- Edite los metadatos para hacer cualquier cambio adicional.
- Seleccione el documento y haga clic en Cargar para Aprobación en Tareas del Documento para agregar el documento de la hoja de cálculo a la cola de espera. El documento debe ser aprobado por un administrador, quien lo agregará a la colección y construirá el índice de texto.
Para obtener información sobre la aprobación e indexación de elementos, consulte Aprobación de elementos y Construcción del índice de texto.
Reemplazar un documento en la pestaña Edición de documentos
Cuando comience este procedimiento, el archivo que desea reemplazar debe estar en la hoja de cálculo del proyecto y abrirse en una nueva pestaña. Puede abrir el documento en la pestaña Edición de documentos haciendo doble clic en la miniatura del documento en la hoja de cálculo del proyecto (o haciendo clic derecho en la miniatura y seleccionando Abrir en una nueva pestaña).
- Desde la pestaña Edición de documentos, haga clic en el botón Reemplazar documento en la barra de herramientas
- Busque y seleccione el archivo que reemplazará al documento actual.
- Para reemplazar la información en los campos de metadatos actuales con una plantilla de metadatos, seleccione Aplicar plantilla de metadatos al documento de reemplazo.
- Opcional:. Seleccione Crear imagen de visualización para generar una imagen con calidad de visualización.
- Haga clic en Aceptar para reemplazar el documento original con el documento seleccionado. Si ha seleccionado la opción para aplicar la configuración de las plantillas de metadatos, los metadatos existentes asociados con el documento se sobrescribirán.
- El nuevo documento se muestra en el editor de documentos. Si ha seleccionado la casilla de verificación para reemplazar los metadatos con la configuración de las plantillas de metadatos, todos los campos que contienen esos metadatos también habrán cambiado. Los campos que no tenían entradas en las Plantillas de Metadatos permanecen sin cambios.
- Edite los metadatos para hacer cualquier cambio adicional.
- Cuando haya terminado, haga clic en Guardar.
- Cierre la pestaña haciendo clic en el botón Cerrar en el extremo derecho. La pestaña Proyecto muestra el documento reemplazado.
- Seleccione el documento y haga clic en Cargar para aprobación en Tareas del documento para agregar el documento de la hoja de cálculo a la cola de espera. El documento debe ser aprobado por un administrador, quien lo agregará a la colección y construirá el índice de texto.