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Aprobar documentos

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Antes de que un documento o un objeto compuesto se agregue a una colección y esté disponible para los usuarios finales, debe ser aprobado e indexado. Puede aprobar documentos si tiene derechos para aprobar documentos y construir índices.

Usando la función de aprobación, los administradores de CONTENTdm pueden revisar términos de vocabulario controlado, documentos y objetos compuestos que se hayan subido a la cola de pendientes desde una o más estaciones de trabajo del Cliente de Proyecto de CONTENTdm o que se hayan agregado mediante la función de adición basada en la web en la Administración de CONTENTdm.

Puede aprobar los documentos pendientes:

  • Inmediatamente, uno a la vez o en lotes
  • Inmediatamente, en lote, seguido de la indexación inmediata
  • A una hora programada, ya sea única o recurrente, que aprueba todos los documentos en la cola de espera

 Nota: Solo se puede ejecutar un proceso de aprobación o de indexación a la vez para la misma colección (es decir, los procesos de aprobación e indexación no se ejecutan simultáneamente). Por ejemplo, cuando un índice programado se está ejecutando en el servidor, la aprobación programada subsiguiente se pone en cola y se ejecutará cuando el índice programado se complete.

Acceda a la página de aprobación

Después de iniciar sesión en Administración de CONTENTdm, haga clic en la pestaña documentos y luego en aprobar. (Los usuarios del Cliente del proyecto con los derechos adecuados pueden acceder a la página de Aprobación desde el menú de Administration). Todos los archivos en la cola de espera de la colección especificada se muestran. Puede revisar, aprobar o eliminar esos documentos, así como revisar y editar términos de vocabulario controlado, y configurar o gestionar aprobaciones programadas y pendientes.

Los documentos aprobados se añaden a la colección, pero no se pueden buscar ni explorar hasta que se construya el índice de texto (para más información, consulte Construir un índice de colección (en anglais)).

Aunque puede aprobar una gran cantidad de documentos a la vez, para mantener un rendimiento aceptable, le recomendamos que limite su aprobación de documentos en lotes de menos de 50 000 documentos.

Revisar y aprobar inmediatamente los documentos pendientes

Puede optar por aprobar todos los documentos pendientes y los términos de vocabulario controlado a la vez, o puede revisar las acciones detalladas de la cola de aprobación y editar, aprobar o eliminar documentos y términos individuales.

 Nota: Se puede ver un máximo de 100 documentos a la vez en la cola de pendientes. A medida que se aprueben los documentos, se mostrarán los documentos restantes en la cola de espera.

Acciones de la cola de aprobación completa

Si usted utiliza las opciones completas de acciones de la cola de aprobación, todos los documentos se agregan a la colección, incluidos aquellos que contienen términos de vocabulario controlado no autorizados. Los términos no autorizados del vocabulario controlado se agregan a la colección, pero no se añaden a la lista del vocabulario controlado.

 Nota: los documentos que no tienen metadatos en los campos obligatorios se aprueban al aprobar todos los documentos.

Aprobar todos los documentos pendientes

  1. Abra CONTENTdm Administration y navegue hasta la página Aprobar documentos.
  2. En el cuadro de Acciones de la cola de aprobación completa, seleccione Aprobar todo y haga clic en Ir.
  3. La página de aprobación de documentos se recarga, mostrando un mensaje de estado mientras la aprobación está en curso. No puede aprobar ni revisar otros documentos o términos de vocabulario controlado hasta que se complete.
  4. Cuando se completa el proceso de aprobación, la página Aprobar documentos muestra un estado actualizado y una vista de los documentos en la cola de pendientes.

Aprobar todos los documentos pendientes e indexar la colección

  1. Abra CONTENTdm Administration y navegue hasta la página Aprobar documentos.
  2. En el cuadro de Acciones de la Cola de Aprobación Completa, seleccione Aprobar e Indexar Todo y haga clic en Ir.
  3. La página de aprobación de documentos se recarga, mostrando un mensaje de estado mientras la aprobación está en curso. No puede aprobar ni revisar otros documentos de términos de vocabulario controlado hasta que se complete.

Cuando se completa el proceso de aprobación, la página Aprobar documentos muestra un estado actualizado y una vista de los documentos en la cola de pendientes.

El proceso de indexación comienza a ejecutarse tan pronto como se completa la aprobación. Para más información sobre la indexación, consulte Crear un índice de colección.

Borrar todos los documentos pendientes

  1. Abra CONTENTdm Administration y navegue hasta la página Aprobar documentos.
  2. En el cuadro de Acciones de la Cola de Aprobación Completa, seleccione Borrar Todo y haga clic en Ir. Se muestra la página de eliminación total.
  3. Confirme que desea eliminar todos los documentos pendientes escribiendo "OK" en el cuadro de texto (distingue entre mayúsculas y minúsculas) y luego haga clic en Eliminar todo.

 Precaución: Si elige eliminar todos los documentos de la cola de espera, se eliminarán todos los documentos cargados por cualquier usuario. Haga clic en Cancelar para volver a la página Aprobar documentos sin eliminar documentos.

La página Aprobar documentos se recarga, mostrando una vista actualizada de los documentos en la cola de pendientes.

Acciones detalladas de la cola de aprobación

Las acciones detalladas de la cola de aprobación le permiten editar y agregar documentos en la cola de espera. Si utiliza las opciones detalladas de acciones en la cola de aprobación, solo se agregarán a la colección los documentos seleccionados. No puede aprobar documentos que tengan términos de vocabulario controlado no autorizados a menos que primero agregue esos términos al vocabulario controlado o los edite para que se ajusten. Para más información, consulte Vocabulario controlado (en anglais).

Nota: se muestra un máximo de 100 documentos a la vez. A medida que se aprueban o eliminan documentos, la pantalla se actualiza para mostrar los siguientes 100 documentos en la cola de pendientes.

Para editar y aprobar un solo documento pendiente (aprobación única):

  1. Abra CONTENTdm Administration y navegue hasta la página Aprobar documentos.
  2. En el cuadro de Acciones de la cola de aprobación detallada, haga clic en Editar para el documento que desea editar y aprobar. Se muestra la página Editar documento pendiente.
  3. Edite los metadatos según lo desee. Si un campo tiene un vocabulario controlado, usted puede ver su lista de vocabulario controlado haciendo clic en Vocabulario controlado (o en Vocabulario controlado compartido, si es compartido). Los conflictos de vocabulario controlado se muestran por campo en la parte superior de la página. (No puede aprobar documentos que contengan términos de vocabulario controlado no autorizados a menos que primero agregue esos términos al vocabulario controlado o los edite para que se ajusten).
  4. Haga clic en Aprobar . Aparecerá la página Aprobar documentos, y el documento ya no aparecerá como documento pendiente.

Aprobar uno o más documentos pendientes (aprobación seleccionada)

  1.  En el cuadro de Acciones de la cola de aprobación detallada, seleccione el documento o los documentos y haga clic en Aprobar. Los documentos marcados con un asterisco contienen términos de vocabulario controlado no autorizados.
  2. La página Aprobar todo muestra los documentos a medida que se aprueban (esto puede ser breve).
  3. Cuando se aprueban todos los documentos seleccionados, se muestra la página Aprobar documentos, y los documentos ya no se muestran como documentos pendientes.

Eliminar los documentos pendientes seleccionados

En el cuadro de Acciones de la Cola de Aprobación Detallada, seleccione el documento o los documentos y haga clic en Eliminar. La página Aprobar documentos se muestra, y los documentos ya no se muestran como documentos pendientes.

 Nota: los documentos eliminados se eliminan permanentemente y nunca se agregan a la colección a menos que se vuelvan a agregar y sean aprobados.

Aprobaciones programadas

Las aprobaciones programadas aprueban todos los documentos actualmente pendientes y los términos de vocabulario controlado.

 Nota: para agregar términos al vocabulario controlado, debe usar las acciones detalladas de la cola de aprobación en la página Aprobar documentos.

Usted puede elegir configurar un proceso de aprobación para que comience una vez en una fecha y hora futuras específicas, o utilizar aprobaciones recurrentes. Esta es una forma útil de automatizar algunas de sus tareas de gestión de colecciones y permitir que los procesos de aprobación se ejecuten en segundo plano en momentos convenientes. (Es posible que desee programar también los procesos de indexación relacionados). Para obtener más información, consulte Crear un índice de colección (en anglais). Después de haber configurado las aprobaciones programadas, puede ver y cancelar las aprobaciones pendientes.

 Nota: Todas las horas se muestran en la zona horaria de su servidor.

Programar un proceso de aprobación único

  1. Abra CONTENTdm Administration y navegue hasta la página Aprobar documentos.
  2. En el cuadro de Aprobaciones programadas, haga clic en Agregar. Se muestra la página Administrar aprobaciones programadas.
  3.  En el cuadro Aprobaciones programadas, seleccione la opción Una vez y especifique la fecha y la hora en que debe comenzar el proceso de aprobación. Al hacer clic en el campo de fecha, se muestra un calendario que usted puede usar para seleccionar una fecha.
  4. Haga clic en Programar aprobación para guardar. La página Aprobar documentos se muestra, con la nueva aprobación programada como pendiente. (Es posible que deba hacer clic en Ver todo en el cuadro Aprobaciones programadas — Pendiente para ver todas las aprobaciones pendientes, ya que el cuadro muestra solo los tres procesos de aprobación siguientes.)

Puede confirmar que el proceso se ejecutó con éxito consultando (en anglais) el historial de aprobaciones.

Programar un proceso de aprobación recurrente

  1. Abra CONTENTdm Administration y navegue hasta la página Aprobar documentos.
  2. En el cuadro Aprobaciones programadas, haga clic en Agregar. Se muestra la página Administrar aprobaciones programadas.
  3. En el cuadro Aprobaciones programadas, seleccione la opción Recurrente a las y especifique la hora y el/los día(s) en que siempre se debe iniciar el proceso de aprobación.
  4. Haga clic en Programar Aprobación para guardar. La página Aprobar documentos se muestra, con la nueva aprobación programada como pendiente. (Es posible que deba hacer clic en Ver todo en el cuadro Aprobaciones programadas — Pendiente para ver todas las aprobaciones pendientes, ya que el cuadro muestra solo los tres siguientes procesos de aprobación). Puede confirmar que el proceso se ejecutó con éxito consultando el historial de aprobaciones (en anglais).

Cancele las aprobaciones programadas

  1. Abra CONTENTdm Administration y navegue hasta la página Aprobar documentos.
  2. En el cuadro Aprobaciones programadas, busque el proceso de aprobación programado que desee cancelar y luego haga clic en Cancelar.

Si tiene más de tres aprobaciones pendientes, haga clic en Ver todo. La página de Aprobaciones Programadas se muestra, enumerando todas las aprobaciones pendientes. Puede optar por cancelar una o todas las aprobaciones programadas.

Después de hacer clic en Cancelar o Cancelar todo, aparecerá un cuadro de diálogo que confirma que desea cancelar el/los proceso(s) de aprobación.

 Nota:

  • Cancelar las aprobaciones pendientes recurrentes cancela todas las ocurrencias.
  • Alternativamente, usted puede hacer clic en Agregar para mostrar la página Administrar aprobaciones programadas, donde puede revisar las aprobaciones pendientes, el historial de aprobaciones y cancelar aprobaciones en una sola vista.
  1. Haga clic en Aceptar para confirmar la cancelación. La página Aprobar documentos se muestra, con las aprobaciones programadas canceladas eliminadas de la lista de pendientes.

Vocabulario controlado

Un vocabulario controlado define una lista de términos válidos que pueden aparecer en los campos de metadatos dentro de CONTENTdm. Un vocabulario controlado permite a un administrador restringir los metadatos en campos seleccionados a palabras o frases específicas. Los términos de vocabulario controlado pendientes que se muestran en la página Aprobar documentos no están autorizados para la colección hasta que usted los agregue o edite.

Agregar. Agrega el término al vocabulario controlado.

Editar. Le lleva a una lista de edición que le proporciona una lista de todos los documentos que contienen el término de vocabulario pendiente en sus metadatos. Hacer clic en editar para uno de esos documentos le permite editar el término.

 Nota: si usted está administrando un vocabulario controlado compartido, cualquier cambio también modificará el vocabulario en otros campos y colecciones que lo utilizan. Una buena práctica es revisar siempre la lista de campos y colecciones que comparten el vocabulario controlado antes de realizar cambios para ayudarle a determinar el impacto. Para más información, consulte Use el vocabulario controlado (en anglais).

Para añadir término(s) al vocabulario controlado:

  1. Abra CONTENTdm Administration y navegue hasta la página Aprobar documentos.
  2. En el cuadro de Acciones de la cola de aprobación detallada, revise los términos en la lista de vocabulario controlado.
  3. Haga clic en el enlace Agregar para el término que desea añadir al vocabulario controlado. O puede hacer clic en Agregar todo si desea que se añadan todos los términos mostrados.
  4. La página de aprobación de documentos se actualiza con los términos eliminados de la lista de vocabulario controlado.

Para cambiar o eliminar el término dentro del documento:

  1. En la página Aprobar documentos, en el cuadro de Acciones detalladas de la cola de aprobación, localice el término que usted desea agregar al vocabulario controlado.
  2. Haga clic en Editar para mostrar la lista de edición, que le permite elegir el documento que contiene los metadatos que desea cambiar.
  3. Haga clic en Editar junto al documento. Se muestra la página Editar documento pendiente.
  4. Revise la lista de conflictos y edite o elimine el término dentro del campo de vocabulario controlado.
  5. Haga clic en Aprobar para agregar el documento a la colección.

 Nota: Si el término que usted cambió no está en la lista de vocabulario controlado, aparecerá un mensaje que indica que el término no está en el campo de vocabulario controlado.
Al hacer clic en Aceptar, se muestra la página Editar documento pendiente.

Historial de Aprobaciones

El historial de aprobaciones le permite revisar la fecha, hora, duración y número de documentos en todos los procesos de aprobación anteriores (tanto programados como inmediatos).

Revise el historial de aprobaciones

Haga clic en el enlace "ver historial de aprobaciones" en la esquina superior derecha de "Acciones completas de la cola de aprobación".