Construir un índice de colección
La indexación agrega metadatos de documentos a la base de datos para que los documentos se puedan buscar y explorar. Puede crear un índice de colección si tiene derechos para aprobar documentos y crear índices.
Usando esta función, los administradores de CONTENTdm pueden construir un índice que incluya todos los documentos agregados recientemente dentro de una colección y refleje cualquier cambio realizado dentro de una colección. Esto permite que todos los documentos y cambios sean visibles al ver la colección a través del sitio web.
Puede construir el índice:
- Inmediatamente
- A la hora programada, ya sea una sola vez o de forma recurrente
CONTENTdm indexa sus colecciones de forma incremental la mayor parte del tiempo. La indexación incremental significa que solo se realizan los cambios en el índice, eliminando la necesidad de reconstruir completamente el índice de toda la colección para ediciones menores. Por ejemplo, CONTENTdm construye el índice de forma incremental para la adición de nuevos documentos o para documentos editados. Se construye un índice completo cuando usted ha realizado cambios globales en la colección. Por ejemplo, si ha agregado o eliminado un campo de búsqueda, entonces se construye un índice completo. También se construye un índice completo si usted ha realizado cambios utilizando las funciones globales de buscar y reemplazar.
Se recomienda que planifique la indexación regular en su flujo de trabajo para asegurar que sus colecciones se mantengan actualizadas. Se recomienda usar la opción de indexación programada.
Solo se puede ejecutar un proceso de aprobación o de indexación a la vez para la misma colección (es decir, los procesos de aprobación e indexación no se ejecutan simultáneamente). Por ejemplo, cuando un índice programado se está ejecutando en el servidor, la aprobación programada subsiguiente se pone en cola y se ejecutará cuando el índice programado se complete.
Para acceder a la página de índice
Después de iniciar sesión en Administración de CONTENTdm, haga clic en la pestaña documentos y luego en índice. (Los usuarios de Project Client con los derechos adecuados pueden acceder a la página Índice desde el menú de Administration). Puede revisar información sobre compilaciones pasadas de índices, así como configurar o gestionar índices programados y pendientes.
Los cambios en los documentos y metadatos no se incluirán en el proceso de indexación a menos que hayan sido aprobados. Puede optar por iniciar un proceso de indexación utilizando la opción Aprobar e Indexar Todo. Para obtener más información, consulte Aprobar documentos (en anglais).
Construcción inmediata del índice
La construcción del índice comienza de inmediato tan pronto como usted lo inicia. La indexación puede tardar un tiempo en completarse, pero se realiza en segundo plano (usted puede continuar trabajando en la Administración de CONTENTdm después de que se haya iniciado).
Construya el índice inmediatamente
- Abra CONTENTdm Administration y navegue hasta la página de Índice.
- En el cuadro Programador de índices, haga clic en Index Now.
- La página de índice se recarga, mostrando un mensaje de estado mientras se construye el índice. No puede comenzar otro índice hasta que se complete.
Cuando se completa el proceso de indexación, la página de índice muestra un estado y un historial del índice actualizados.
Indexación programada
Puede elegir configurar un proceso de indexación para que comience una vez en una fecha y hora futuras especificadas, o utilizar procesos de indexación recurrentes, programados para comenzar a una hora y día(s) específicos. Esta es una forma útil de automatizar algunas de las tareas de gestión de su colección y permitir que la indexación se ejecute en segundo plano en momentos convenientes. (Es posible que también desee programar los procesos de aprobación relacionados. Para obtener más información, consulte Aprobar documentos (en anglais). Después de haber configurado la indexación programada, usted puede ver y cancelar los índices pendientes.
Cuando se está ejecutando un proceso de indexación programado, no puede iniciar otro índice (es decir, el botón Indexar ahora no está disponible).
Nota: Todas las horas se muestran en la zona horaria de su servidor.
Programar un proceso de indexación único
- Abra CONTENTdm Administration y navegue hasta la página de Índice.
- En el cuadro Programador de índices, seleccione la opción Una vez en y especifique la fecha y la hora en que debe comenzar el proceso de indexación. Al hacer clic en el campo de fecha, se muestra un calendario que usted puede usar para seleccionar una fecha.
- Haga clic en Programar Índice para guardar. La página de índice se recarga, con el nuevo proceso de índice programado mostrado como pendiente. (Es posible que deba hacer clic en Ver todos en el cuadro Índices programados — Pendientes para ver todos los índices pendientes, ya que el cuadro muestra solo los tres procesos de índice siguientes).
Puede confirmar que el proceso se ejecutó con éxito consultando el historial del índice (en anglais).
Programar un proceso de indexación recurrente
- Abra CONTENTdm Administration y navegue hasta la página de Índice.
- En el cuadro Programador de índices, seleccione la opción Se repite a las y especifique la hora y el/los día(s) en que siempre se debe iniciar el proceso de indexación
- Haga clic en Programar Índice para guardar. La página de índice se recarga, con el nuevo proceso de índice programado mostrado como pendiente. (Es posible que deba hacer clic en Ver todos en el cuadro Índices programados — Pendientes para ver todos los índices pendientes, ya que el cuadro muestra solo los tres procesos de índice siguientes).
Puede confirmar que el proceso se ejecutó con éxito consultando el historial del índice (en anglais).
Cancelar índices programados.
- Abra CONTENTdm Administration y navegue hasta la página de Índice.
- En el cuadro Índices programados — Pendiente, busque el proceso de índice programado que desee cancelar y luego haga clic en Cancelar. Si tiene más de tres índices pendientes, haga clic en Ver todos. La página de índices programados se muestra, enumerando todos los índices pendientes. Usted puede optar por cancelar uno o todos los índices programados.
Después de hacer clic en Cancelar o (Cancelar todo), aparece un cuadro de diálogo que confirma que usted desea cancelar el/los proceso(s) de indexación.
Nota: La cancelación de índices pendientes recurrentes cancela todas las ocurrencias.
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Haga clic en Aceptar para confirmar la cancelación. La página de Índice se muestra, con los índices programados cancelados eliminados de la lista de pendientes.
Historial del índice
El historial del índice le permite revisar la fecha, la hora, la duración y el número de documentos incluidos en el índice. Si un índice falla, puede acceder a un registro para obtener más información.
Para revisar el historial del índice:
En la página de índice, en el cuadro de historial del índice, revise el historial reciente del índice. Para obtener más información sobre cualquier índice fallido, haga clic en Ver registro. Para revisar más historial del índice, haga clic en Ver todo.
Utilidad de línea de comandos de índice
Esta utilidad se encuentra en el directorio bin del servidor. Para ejecutarlo, debe abrir un intérprete de comandos y cambiar de directorio al directorio bin de su servidor.
Utilice la utilidad de línea de comandos de compilación
- Abra un símbolo del sistema en su servidor CONTENTdm.
- Navegue hasta el directorio bin de su servidor CONTENTdm. La ubicación por defecto es /bin.
- Ingrese lo siguiente:
buildcmd /alias donde alias es el alias de la colección. (Para buscar el nombre de alias de su colección, revise la configuración en la pestaña de colección de la Administración de CONTENTdm).
Ejemplo:
buildcmd /uw
Cuando se completa con éxito, la pantalla de línea de comandos indica que la construcción del índice fue exitosa.