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La edición de documentos y objetos compuestos le permite editar y eliminar documentos y objetos compuestos existentes dentro de su colección. Debe tener derechos de administrador de CONTENTdm para editar metadatos y usar esta función. Si no cuenta con estos derechos, la opción de edición no estará hipervinculada en la pestaña de documentos.

Cuando selecciona editar en la pestaña de documentos dentro de la Administration de CONTENTdm, se abre una página que le permite buscar el documento u objeto compuesto que desea editar. También puede hacer clic en explorar colección para ver la colección completa dentro de una página de resultados. Una vez que tenga los resultados, puede editar los metadatos dentro de los documentos y objetos compuestos, cambiar los permisos de los documentos, eliminar documentos, reemplazar documentos y exportar un subconjunto de datos.

Buscar un documento o un objeto compuesto

Antes de que pueda editar un documento en la Administración de CONTENTdm, debe buscarlo. La página de edición le permite encontrar un documento mediante la búsqueda en todos los campos, la búsqueda en campos seleccionados, la búsqueda de términos en proximidad cercana entre sí o, si está disponible, la búsqueda por fecha. Desde la página de edición, haga clic en Explorar colección para navegar por la colección.

Antes de buscar el/los documento(s) que desea editar o exportar, puede seleccionar la cantidad de documentos que se mostrarán por página seleccionando un número en la lista desplegable Mostrar resultados. El valor predeterminado es 50. Aumente el número mostrado por página hasta 200 en incrementos de 25.

También puede seleccionar cómo le gustaría que se ordenen los resultados. El valor predeterminado es Título. Otras opciones incluyen relevancia, que ordena los resultados según su pertinencia para la búsqueda especificada, o campos de metadatos que se pueden buscar y que están definidos para la colección. Si selecciona ordenar por relevancia, los resultados de la búsqueda se mostrarán en orden de relevancia, con los campos título, tema y descripción visibles en el conjunto de resultados. (La relevancia se determina por la frecuencia y distribución de las palabras clave coincidentes en cada registro, en comparación con otros registros). Las coincidencias en el campo Título o Asunto que están asignadas a Dublin Core reciben mayor peso de relevancia.

Acceda a la función de edición

  1. Abra la Administración de CONTENTdm haciendo clic en CONTENTdm Administration desde el menú de Administración dentro del Cliente del Proyecto. O acceda a la administración de CONTENTdm navegando con su navegador web a: http://su.dirección.del.servidor/cgi-bin/admin/start.exe
  2. Haga clic en la pestaña Items y luego haga clic en Editar.

Opciones de búsqueda

Opción de búsqueda Descripción
En todos los campos Si está buscando en todos los campos, puede buscar todas las palabras, la frase exacta, cualquiera de las palabras o ninguna de las palabras. Puede utilizar más de un campo al realizar una búsqueda.
Campos seleccionados Si está buscando en campos seleccionados, utilice las listas desplegables para seleccionar el tipo de búsqueda que desea realizar en qué campos. Seleccione si desea buscar todas las palabras, la frase exacta, cualquiera de las palabras o ninguna de las palabras. Seleccione el campo que desea buscar.
Por proximidad Si está buscando dos términos que estén próximos entre sí, use la lista desplegable para seleccionar la proximidad permitida entre las dos palabras. Elija entre 2 y 100 palabras. Seleccione los campos que desea buscar, incluida la opción Todos.
Por fecha

La búsqueda por fecha solo está disponible para colecciones con un campo de tipo de datos de fecha que permita búsquedas. Si está buscando por fecha, utilice las listas desplegables para seleccionar el tipo de búsqueda que desea realizar en qué campo. Seleccione si desea buscar desde, después, antes o en una fecha específica. Es necesario ingresar un año para realizar una búsqueda. Seleccione un mes y un día para acotar su búsqueda.

Una vez que haya buscado un término, se mostrarán los resultados.

La edición de documentos y objetos compuestos comienza con la búsqueda del documento u objeto compuesto que usted desea editar. Si desea explorar la colección completa, haga clic en Explorar colección. Si desea crear un objeto compuesto con el editor web, consulte creación de objetos compuestos basada en la web (en anglais).

Es probable que sus resultados de búsqueda contengan el objeto compuesto y los archivos que lo componen. Si desea editar páginas dentro de un objeto compuesto, debe buscar las páginas, ya que las subpáginas están suprimidas mientras navega. Las subpáginas se incluyen al buscar un documento, de modo que si está buscando un término, podrá encontrar ese término en la página específica.

Puede distinguir entre un documento y un objeto compuesto por si contiene una opción de estructura dentro de su fila. Solo los objetos compuestos tienen una estructura que usted puede editar.

 Nota: los objetos compuestos de PDF no muestran una opción de estructura. No puede editar ni eliminar páginas individuales de objetos compuestos de PDF utilizando la Administración de CONTENTdm. Para editar o eliminar páginas individuales de objetos compuestos PDF, debe eliminar el objeto compuesto de la colección, actualizar la estructura, editar o eliminar las páginas en el archivo PDF original y luego importar el archivo nuevamente. Para más información, consulte Importación de archivos PDF.

Al editar documentos y objetos compuestos, tendrá la oportunidad de trabajar con vocabulario controlado y permisos de documentos si tiene los derechos administrativos adecuados.

Puede cambiar el derecho de imagen aplicado a un documento de su colección editándolo mediante el Cliente de Proyecto. No puede editar el derecho de imagen aplicado al documento utilizando el editor web.

Editar documentos y objetos compuestos

Si desea editar un documento que ha sido devuelto en sus resultados de búsqueda, haga clic en Metadatos para agregar o cambiar la información de los metadatos. Haga clic en Borrar para eliminar el documento.

Editar objetos compuestos

Si desea editar un objeto compuesto que ha sido devuelto en sus resultados de búsqueda, puede:

  • Haga clic en Metadatos para editar, agregar y eliminar metadatos.
  • Haga clic en Estructura para añadir y eliminar archivos dentro de la estructura del objeto compuesto. Si está editando la estructura de una monografía, puede agregar y eliminar nodos (las secciones dentro del objeto compuesto). (Los objetos compuestos PDF no muestran un enlace de estructura).

Editar metadatos

Los metadatos son información sobre un documento u objeto compuesto que se utiliza para indexar y definir un documento.

  1. Haga clic en Metadatos junto al objeto compuesto para editar los metadatos a nivel del objeto compuesto.
  2. Haga clic en Metadatos junto a una página o un documento para editar los metadatos a nivel de página.
  3. En la página Editar documento, visualice el documento, si lo desea.
  4. Agregue, edite o borre metadatos. (Los campos marcados con un asterisco son obligatorios). Nota: En la administración de CONTENTdm, las fechas se pueden ingresar en campos designados como tipo de datos Fecha en los siguientes formatos: aaaa, aaaa-mm o aaaa-mm-dd. (Se pueden introducir formatos de fecha adicionales utilizando el Cliente de Proyecto para introducir metadatos). Para obtener más información, consulte Introducción de fechas.
  5. Aplique permisos, si lo desea. 

     Nota: La configuración de permisos para los objetos compuestos de PDF se aplica a todas las páginas del objeto compuesto. No puede establecer permisos para páginas individuales de objetos compuestos PDF.

  6. Haga clic en Guardar cambios.

Utilice vocabulario controlado

Un administrador de CONTENTdm establece un vocabulario controlado para cualquier campo de colección. Si está añadiendo metadatos a un campo que tiene un vocabulario controlado, puede ver el vocabulario controlado actual haciendo clic en Vocabulario controlado (o Vocabulario controlado compartido, si se comparte con otros campos o colecciones).

Si los metadatos que desea agregar no están en el vocabulario controlado, verá el siguiente mensaje.

Si hace clic en Aceptar, volverá a la página Editar documento, donde podrá borrar el término que no se encuentre en el vocabulario controlado.  Luego, si tiene permisos, puede administrar el vocabulario controlado navegando a propiedades del campo.  

Editar estructura

Si está editando la estructura, puede:

  • Cambiar los títulos de las páginas
  • Borrar páginas de un objeto compuesto
  • Mover páginas de un objeto compuesto
  • Agregue páginas adicionales, utilizando documentos existentes en la colección

Si usted está trabajando con una monografía, puede cambiar los nombres de los nodos, agregar o eliminar un nodo, e insertar, mover y eliminar archivos dentro de un nodo. Los nodos son títulos de sección dentro de un objeto compuesto. Es posible que tenga nodos denominados Capítulo 1.º, Capítulo 2.º y Capítulo 3.º, por ejemplo.

Una vez que haya realizado cambios en un objeto compuesto, guarde el objeto compuesto. La colección debe ser indexada para que esos cambios sean visibles dentro de la colección.

Si usted está trabajando con objetos compuestos PDF, no puede editar ni eliminar páginas individuales de los objetos compuestos PDF utilizando la Administración de CONTENTdm. Para editar, eliminar o mover páginas individuales de objetos compuestos en PDF, debe eliminar el objeto compuesto de la colección. Luego, actualice la estructura, edite o elimine las páginas en el archivo PDF original y vuelva a importar el archivo. Para más información, consulte Trabajar con archivos PDF.

Cambiar los títulos de las páginas

  1. En la página Editar estructura de objeto compuesto, haga clic en Editar en la página cuyo título desea cambiar.
  2. Escriba el nuevo nombre en el cuadro de texto.
  3. Haga clic en Cambiar.
  4. Una vez que haya realizado todos los cambios que desee en la estructura del objeto compuesto, haga clic enGuardar cambios.

Borrar páginas y nodos

  1. En la página Editar estructura de objeto compuesto, haga clic en Eliminar en la fila que contiene el archivo o nodo que desea eliminar. Los nodos se indican mediante un título en negrita. Tampoco existe la capacidad de visualización para los nodos.
  2. Si está eliminando una página, se le pedirá que confirme que desea eliminar el documento del objeto compuesto. Haga clic en Aceptar.

     Nota: Al eliminar una página mientras se edita la estructura de un objeto compuesto, la página no se elimina de la colección. Si necesita eliminar la página del objeto compuesto y de la colección, deberá eliminar la página después de haberla quitado del objeto compuesto.

  3. Después de que haya realizado todos los cambios que desee en la estructura del objeto compuesto, haga clic en Guardar cambios.

Mover páginas

 Nota: No puede mover la ubicación de un nodo mediante la función de movimiento. Si desea cambiar la ubicación de un nodo, cree un nuevo nodo con el mismo nombre (ver a continuación) y luego mueva las subpáginas y los subnodos al nuevo nodo. Luego, borre el nodo.

  1. En la lista que contiene las páginas y los nodos del objeto compuesto, determine el número de fila de la ubicación a la que usted desea que se mueva la página.
  2. En la página Editar estructura de objeto compuesto, haga clic en Editar para la página que desea mover.
  3. Escriba el número de fila donde desea que se mueva la página.
  4. Haga clic en Cambiar.
  5. Después de que haya realizado todos los cambios que desee en la estructura del objeto compuesto, haga clic en Guardar cambios.

Inserte un nodo

 Nota: esta funcionalidad solo está disponible al editar una monografía.

  1. En la lista que contiene las páginas y los nodos del objeto compuesto, determine el número de fila de la ubicación en la que desee que se inserte el nodo.
  2. Introduzca el texto que desee utilizar como título del nodo.
  3. Seleccione si desea que el nodo aparezca después, antes o en la posición en la que está a punto de escribir. La opción en se utiliza si usted desea colocar un nodo dentro de otro nodo.
  4. Escriba el número de la fila donde usted desea que aparezca el nodo.
  5. Haga clic en Insertar.
  6. Después de que haya realizado todos los cambios que desee en la estructura del objeto compuesto, haga clic en Guardar cambios.

Inserte una página dentro de un objeto compuesto

  1. Desplácese hacia abajo hasta la sección de inserción de documentos y/o navegue a otras páginas de la colección para encontrar el archivo que desee insertar. Solo se pueden insertar archivos individuales en un objeto compuesto. Los objetos compuestos dentro de una colección no pueden añadirse a otros objetos compuestos.
  2. Haga clic en Insertar junto al documento que desea insertar.
  3. Seleccione si desea que la página aparezca después, antes o en la posición en la que está a punto de escribir. Las opciones utilizadas si desea que una página se coloque dentro de un nodo.
  4. Escriba el número de la fila donde desea que aparezca la página.
  5. Haga clic en Insertar.
  6. Después de que haya realizado todos los cambios que desee en la estructura del objeto compuesto, haga clic en Guardar cambios.

Editar permisos del documento

Los permisos especifican quién puede ver los documentos de una colección. Debe tener derechos de administrador de CONTENTdm para seleccionar derechos de acceso y utilizar esta función. Si no tiene estos derechos, la opción de permisos no estará enlazada.

Puede establecer permisos para documentos y metadatos o establecer permisos de modo que los metadatos estén disponibles para todos los usuarios, pero se requieran permisos para ver el documento. Usted puede establecer permisos basados en los nombres de usuario del sistema operativo o en las direcciones IP.

Establecer permisos para un documento es diferente de establecer derechos de usuario. Los derechos de usuario especifican qué usuarios pueden realizar qué tareas en la Administration de CONTENTdm.

Tipo de permisos

CONTENTdm tiene dos tipos de permisos:

  • A nivel de colección. El administrador de CONTENTdm establece permisos para todos los documentos en una colección dentro de la Configuración de la colección de la Administración de CONTENTdm. Todos los documentos importados tienen inicialmente permisos de nivel de colección. Para establecer permisos a nivel de colección, debe tener derechos para configurar los ajustes y las propiedades de los campos y derechos para seleccionar derechos de acceso. Para más información, consulte Configuración de la colección (en anglais).
  • A nivel de documento. Los permisos se establecen para un documento individual o un objeto compuesto. Los permisos a nivel de documento restringen aún más los permisos a nivel de colección. Para establecer permisos a nivel de documento, debe tener derechos para seleccionar derechos de acceso.

Puede establecer permisos basándose en los nombres de usuario del sistema operativo, en las direcciones IP o en ambos. Debe conocer el/los nombre(s) de usuario a los que desea conceder permisos y/o las direcciones IP antes de poder cambiar los permisos.

Editar permisos de documento con la página Editar

  1. Abra la administración de CONTENTdm. Luego, haga clic en la pestaña documento y haga clic en Editar.
  2. Escriba sus criterios de búsqueda en uno o más de los cuadros de texto. Puede buscar en todos los campos, buscar en los campos seleccionados, buscar por proximidad o, si está disponible, buscar por fecha. Si desea explorar la colección completa, haga clic en Explorar colección.
  3. Haga clic en Buscar. Se abre la página de resultados.
  4. Busque el documento u objeto compuesto al que desee asignar permisos. Si está asignando permisos a un objeto compuesto, utilice la fila que contiene el objeto compuesto o una de sus subpáginas.
  5. Nota: La configuración de permisos para objetos compuestos en PDF se aplica a todas las páginas del objeto compuesto. No puede asignar permisos para páginas individuales de objetos compuestos PDF. Para más información, consulte Trabajar con archivos PDF.
  6. Haga clic en Metadatos en la fila que contiene el documento u objeto compuesto que desea editar. Se abre la página Editar el documento.

    1. Restringir documentos en función del nombre de usuario:

      Ingrese los nombres de usuario de las personas a las que usted desea otorgar acceso. Los nombres de usuario deben tener permisos a nivel de colección. Separe los nombres de usuario con punto y coma. Por ejemplo, Chris Jones; Jordan Lee(plataformas Windows) o CJones; JLee (plataformas Unix).

    2. Restrinja los documentos en función de las direcciones IP:

      Introduzca la dirección IP desde donde desea conceder acceso. La dirección IP debe tener permisos a nivel de colección. Utilice comodines (*) para permitir el acceso a un dominio. Separe las entradas múltiples con punto y coma. Por ejemplo, 192.168.0.*; 192.168.1.*.

      Especifique un rango de direcciones IP utilizando un guion en cualquiera de los segmentos del rango de direcciones IP, ya sea solo o junto con un comodín. Usted puede usar más de un rango de direcciones por dirección IP. A continuación se presentan algunos ejemplos de rangos:

      192.168.210-219.1

      192.168.219.1-49

      192.168.210-213.*

  7. Haga clic en Editar junto al campo de permisos. Se abre la página de edición de permisos del documento.
  8. Seleccione si desea que los permisos se apliquen solo al documento (permitiendo que los metadatos sean visibles) haciendo clic en la casilla de verificación junto a Se requieren permisos solo para los documentos. Los metadatos son visibles para todos los usuarios.
  9. Haga clic en Guardar cambios.

Eliminar documentos y objetos compuestos

Debe buscar el documento u objeto compuesto que desea borrar. Si está eliminando un objeto compuesto, primero debe decidir si desea eliminar el objeto compuesto (y dejar las subpáginas) o eliminar el objeto compuesto y sus subpáginas. Esto se configura en la parte superior de la página de resultados, en modo de eliminación. Precaución: Una vez que seleccione un modo de eliminación, afectará todas las operaciones de eliminación dentro de la función de edición.

Puede eliminar todos los documentos en la página de resultados o puede eliminar un documento u objeto compuesto a la vez. No se borrarán los registros de documentos que estén bloqueados. Los usuarios deben desbloquear los registros de documentos antes de eliminarlos.

Notas: 

  • Las eliminaciones deben realizarse en el nivel del sitio de administración CONTENTdm para modificar la vista pública. Las eliminaciones del cliente del proyecto alteran solo los archivos locales del cliente.
  • Para evitar tiempos de espera del servidor y mantener un rendimiento aceptable, le recomendamos que elimine en lotes de menos de 2500 documentos a la vez. (O su administrador podría configurar los tiempos de espera del servidor para manejar lotes más grandes).
  • Cuando elimina un objeto compuesto PDF, elimina todas las páginas del objeto compuesto PDF. Los modos de eliminación no se aplican porque las páginas individuales de los archivos PDF no existen por separado en el servidor; se extraen y se muestran solo cuando el usuario las solicita. Para eliminar páginas individuales de objetos compuestos PDF, debe eliminar el objeto compuesto de la colección, quitar las páginas del archivo PDF original y volver a importar el archivo.

Eliminar documentos dentro de una pantalla de resultados

  1. Abra la administración de CONTENTdm. Luego, haga clic en la pestaña documento y haga clic en Editar.
  2. Escriba sus criterios de búsqueda en uno o más de los cuadros de texto. Puede buscar en todos los campos, buscar en los campos seleccionados o buscar por proximidad. Si desea explorar la colección completa, haga clic en Explorar Colección.
  3. Haga clic en Buscar. Se abre la página de resultados.
  4. Si tiene previsto eliminar un objeto compuesto, seleccione si desea eliminar solo el objeto compuesto o eliminar el objeto compuesto y sus subpáginas. El modo que usted seleccione se aplicará a todas las operaciones de eliminación en la sección de edición.
  5. Si desea borrar todos los documentos, haga clic en Borrar todo.
  6. Si solo desea eliminar un documento, busque el documento u objeto compuesto que desee eliminar y haga clic en Eliminar en la fila del documento u objeto compuesto.
  7. Si desea eliminar los documentos seleccionados, haga clic en las casillas de verificación junto a los documentos que desea eliminar y haga clic en Eliminar en el menú directamente encima de los resultados de búsqueda. Esta función de eliminación solo elimina los documentos seleccionados en la página actual.
  8. Un cuadro de diálogo le pide que confirme que desea eliminar documento(s).
  9. Haga clic en Aceptar.

Se abre una página con el mensaje de que el(los) documento(s) se ha(n) marcado para eliminación.  La colección debe ser indexada para que los documentos sean eliminados de la colección.

Exportar un subconjunto de metadatos

Mediante la función Editar en la Administración de CONTENTdm, puede buscar documentos específicos y objetos compuestos y luego exportar los resultados a:

También puede hacer clic en Explorar colección para seleccionar todos los documentos de una colección y utilizar la función de exportación.

 Nota: Puede exportar objetos compuestos en PDF, pero no puede exportar las páginas individuales de un objeto compuesto en PDF. Las páginas individuales de los objetos compuestos del PDF no existen por separado en el servidor; se extraen y muestran solo cuando el usuario las solicita.

Exporte un subconjunto de metadatos

  1. Abra la administración de CONTENTdm. Luego, haga clic en la pestaña documento y haga clic en Editar.
  2. Escriba sus criterios de búsqueda en uno o más de los cuadros de texto. Puede buscar en todos los campos, buscar en los campos seleccionados o buscar por proximidad.
  3. Haga clic en Buscar. Se abre la página de resultados.
  4. Si desea exportar todos los resultados, en todas las páginas de resultados, haga clic en Exportar todo. Si desea exportar los documentos seleccionados, haga clic en las casillas de verificación junto a los documentos que desea exportar y haga clic en Exportar. La función de exportación solo exporta los documentos seleccionados en la página actual.

     Nota: Cambie el número de documentos que se muestran por página navegando a la página Editar y seleccionando un número de la lista desplegable Mostrar resultados.

  5. Se abre la página de exportación de metadatos.
  6. Seleccione el método de exportación. Haga clic en Siguiente. Se abre la ventana de exportación exitosa.
  7. Guarde el/los archivo(s) exportado(s) haciendo clic con el botón derecho en los enlaces y utilizando la función de guardar de su navegador.