Administrar el uso interno de los materiales
Si lo desea, puede proveer una alternativa a los préstamos tradicionales o devoluciones de préstamos internos cuando su biblioteca desee monitorear el uso de las colecciones especiales, los microfilmes o cualquier otro material que no deba salir de la biblioteca por su valor, antigüedad, estado físico o singularidad.
Cuando un usuario llega al punto de retirada, utilice el informe Ubicación de Retirada para localizar todos los materiales que están listos para utilizar. Cuando el usuario empiece a consultar el material, utilice la opción Marcar en uso del menú Acciones para actualizar la reservación al estado En uso .
Configuración
Establecer el Método de despacho de la sucursal
Utilice la opción Método de despacho para que sus sucursales indiquen si los materiales retenidos pueden recogerse para préstamo o si deben utilizarse para uso interno. Para actualizar el Método de despacho de sus localizaciones de retirada activas:
- Navegue a Configuración de servicios de OCLC > Circulación de WMS > Admin/General > Ubicaciones de la Sucursal y seleccione la sucursal deseada.
- En Cumplimiento de la solicitud, cambie el método de cumplimiento a Uso interno solamente.
Para más información, consulte Ubicaciones de las Sucursales .
Establecer el Período de uso interno
Especifique un plazo para que un usuario consulte un material reservado para uso interno. Por ejemplo, puede dar a los usuarios tres días para recuperar un material retenido y dos semanas de tiempo de consulta reservado.
El Período de uso interno es una configuración opcional para ajustar la fecha de vencimiento de la reserva automáticamente cuando un material reservado se consulta en uso interno por primera vez. Este periodo de reserva se calculará a partir del momento en que la solicitud pase al estado En uso .
Nota: La configuración existente del Período de Reservación en Política de Cumplimiento de Reserva continuará estableciendo la fecha y hora de reservación hasta cuando un material solicitado se preste en la sucursal de retirada para cumplir con la solicitud. El material debe ser utilizado en la empresa al menos una vez o retirado antes de esta fecha de vencimiento. De lo contrario, la reservación vencerá y el material aparecerá en el informe Reservas vencidas .
Para establecer el periodo de uso interno:
- Navegue a Configuración de servicios de OCLC > Circulación de WMS > Reservas & Programas > Política de cumplimiento de reserva y seleccione la Políticas de cumplimiento de reserva a editar.
- Fije el Periodo de uso interno en el periodo de tiempo deseado.
- Opcional. Seleccione la opción Excluir horas cerradas para calcular la duración utilizando sólo las horas en las que la ubicación de retirada está abierta. Las horas de apertura de la sucursal se utilizan si las horas de apertura de esa sucursal están configuradas para anular las horas de su institución.
- Si no desea que se ajuste el período de vencimiento de la estantería de reserva en el primer uso interno, puede dejar en blanco el Período de uso interno .
Ver Política de cumplimiento de reserva para obtener más información.
Notas:
- Puede actualizar manualmente la fecha y hora de vencimiento de la estantería de reserva desde la interfaz de Circulación, pero tendrá que acusar recibo de cualquier fecha que exceda la política de la biblioteca. Consulte la página Editar o borrar reservación para obtener más información.
- Grupos de circulación: La Política de Cumplimiento de Reservaciones está controlada por la institución propietaria del material. Las horas del lugar de retirada se respetarán al calcular el periodo de permanencia en almacén y el periodo de uso interno cuando se seleccionen las opciones Excluir horas de cierre .
Establecer un material como En uso
Cuando un usuario de la biblioteca llega al lugar de retirada, use el informe Ubicación de Retirada para localizar todos los materiales que están listos para su uso.
Nota: Para actualizar el estado de una reserva desde el informe de ubicación de retirada, debe tener el rol de Administrador de circulación, Escritorio de circulación, Privacidad de escritorio de circulación, Estudiante trabajador o Estudiante trabajador de circulación. Véase Funciones de la cuenta de circulación WorldShare.
Registre el material del informe de la ubicación de retirada, ya que los materiales pendientes no se pueden marcar como en uso. Cuando el usuario empiece a consultar el material, utilice la opción Marcar en uso del menú Acciones para actualizar la reservación al estado En uso .
Cualquier reserva en estado Listo para utilizar puede actualizarse a En uso para registrar el uso del material, incluso si el lugar de retirada normalmente admite la salida de materiales reservados. Por ejemplo, el estado de un material puede impedir que usted permita que el material salga de la biblioteca, o el usuario puede optar por consultar el material sin sacarlo de la biblioteca.
Nota: Si la Política de Cumplimiento de Reservaciones incluye una factura por recoger una reservación, el sistema le pedirá que confirme el importe facturado antes de que el estado de la reservación pueda actualizarse a En uso. El sistema sólo cobrará al usuario la primera vez que la reserva pase al estado En uso .
La cola de reserva del usuario y el estado del material se reflejarán cuando el material reservado esté En uso.
- Mientras una reserva está En uso, no puede ser borrada por el personal de la biblioteca ni por el usuario. Tampoco se puede actualizar la ubicación de retirada de la reserva. Antes de realizar estos cambios, la reservación debe volver al estado Listo para utilizar para evitar confusiones y garantizar el registro de la cadena de custodia del material.
- Una reserva en uso seguirá siendo visible para el personal de la biblioteca y el usuario aunque haya superado su fecha y hora de vencimiento.
- El uso interno se registrará en las estadísticas del material para ayudar a realizar un seguimiento del uso de sus colecciones especiales. Consulte Ver estadísticas y recordatorios enviados para obtener más información.
Tomar medidas sobre los materiales establecidos como En uso
Para devolver el estado de la reserva a Listo para utilizar, seleccione Marcar como Listo para utilizar en la columna Acciones cuando el usuario de la biblioteca haya terminado con el material por el momento o necesite alejarse temporalmente del mismo.
- El hecho de devolver una reserva al estado Listo para utilizar implica que el usuario tiene la intención de volver a consultar el material más adelante. No hay límite en el número de veces que una reservación puede pasar al estado En uso .
Para mostrar que el usuario de la biblioteca ha terminado con el material reservado, utilice la acción Marcar como completo . Las reservaciones en estado Listo para utilizar o En uso pueden actualizarse mediante la acción Marcar como completado .
- Una vez completada la solicitud, el personal de la biblioteca y el usuario dejarán de ver la reserva en Mi Cuenta. El material aparecerá en el informe Reservas vencidas . A diferencia de la eliminación de una reserva, la finalización de una reserva no enviará una notificación de expiración de reserva al usuario.
Experiencia de los usuarios de la biblioteca con los materiales de Uso interno
El uso interno requiere que el usuario reserve tiempo suficiente para consultar los materiales mientras la biblioteca esté abierta. Cuando un usuario realiza una solicitud en WorldCat Discovery o revisa su solicitud abierta en Mi cuenta, el sistema le recordará que será necesario el uso interno a través del formulario de reservación, el mensaje de confirmación de reservación y la columna Estado de sus solicitudes en Mi cuenta.
No se enviarán notificaciones adicionales de retirada de reserva al usuario después del primer uso interno del material solicitado. Sólo se enviará una Notificación de vencimiento de estante de reservas si la reserva vence mientras se encuentra en estado Listo para utilizar y se presta desde el informe Reservas vencidas o si el personal de la biblioteca borra la reserva.
- Marcar una reserva como Completo no activará una notificación de vencimiento de la reserva.