Use accrual mode
Resumen
El modo de acumulación le permite dividir el coste de las partidas de pedidos y facturas en varios periodos presupuestarios. Cuando se activa el modo de devengo en un artículo, el coste de ese artículo se distribuye automáticamente entre los periodos presupuestarios, de forma proporcional al número de días que caen dentro de cada periodo presupuestario. Sin embargo, los períodos presupuestarios posteriores no se cargarán ni gastarán hasta que se cierre el primer período presupuestario. El dinero figura como un futuro gravamen o gasto prepagado en el primer periodo presupuestario hasta que se cierra ese presupuesto.
Notas importantes sobre el modo de acumulación
- Para activar el modo de acumulación en una posición de pedido:
- El Tipo de Adquisición debe ser Suscripción
- El tipo de tratamiento no puede ser Serie monográfica.
- Las fechas de inicio y fin son obligatorias.
- El periodo presupuestario de la posición de pedido debe estar activado y debe coincidir con la fecha de inicio de dicha posición.
- Cuando facture partidas de pedido en modo de devengo, recuerde:
- Una vez que se ha facturado un artículo, no se puede desactivar el modo de devengo para ese artículo.
- Los artículos con el modo de devengo activado no pueden facturarse parcialmente, sino que deben facturarse en su totalidad, si se facturan.
- Si cambia las fechas de inicio o fin del elemento de suscripción después de pagar, el elemento de factura seguirá utilizando las fechas originales.
- Si una suscripción tiene partidas de factura parciales, no puede activar el modo de acumulación para esa partida.
- Si desea pagar un artículo del pedido con un porcentaje, debe desactivar el modo de acumulación en ese artículo.
- Al cerrar un presupuesto con posiciones de pedido en modo de devengo, recuerde:
- Si cierra un presupuesto sin pagar una partida del modo de devengo, la totalidad del gravamen se trasladará al siguiente período presupuestario.
- Recibirá un mensaje de advertencia si intenta cerrar un presupuesto que tiene partidas en modo de devengo que aún no han sido pagadas, o partidas de facturas impagadas que están utilizando el modo de devengo.
- Si una partida del modo de devengo utiliza un fondo en el período presupuestario actual, se utilizará el mismo fondo cuando se realice un cargo o un gasto en el siguiente período presupuestario.
- Si un elemento del modo de devengo utiliza un fondo en el período presupuestario actual, el fondo utilizado en el siguiente período presupuestario se elegirá en función del fondo asignado en el cuadro de diálogo Cerrar presupuesto. Por defecto, en el siguiente período presupuestario se utilizará el fondo con el mismo código de fondo, pero puede elegirse un fondo diferente. Debe tenerse cuidado al seleccionar el fondo en el diálogo de asignación de fondos al cerrar el presupuesto.
Activar el modo de acumulación en una orden de suscripción
(Opcional) Establecer un umbral de devengo
La función de umbral del modo de acumulación permite establecer una cantidad máxima de fondos que se asignarán a una sola posición de orden de suscripción. Si intenta realizar un pedido que incluya un artículo de pedido de suscripción que cueste más que el umbral de acumulación, recibirá un mensaje advirtiéndole de que está a punto de superar su umbral y que tal vez desee activar el modo de acumulación para el artículo de suscripción.
- En Configuración, en el menú de navegación de la izquierda, haga clic en Administración > Funciones opcionales.
- Introduzca un importe máximo en la casilla Umbral del modo de acumulación, o déjela en blanco para desactivarlo.
Añadir partidas en modo de acumulación a un pedido
- Utilice Descubrir artículos para buscar en WorldCat monografías y publicaciones seriadas impresas o en otros formatos físicos.
- En los resultados de la búsqueda, busque el artículo de suscripción que desea pedir y haga clic en Añadir a > Pedido.
- En la ventana de diálogo Añadir artículo al pedido, seleccione las siguientes opciones:
- Tipo de adquisición - Suscripción
- Tipo de tratamiento - Producto electrónico, serie o monografía
- Añade una fecha de inicio y fin de la suscripción.
Nota: Las fechas de inicio y fin deben coincidir o ser anteriores a los periodos presupuestarios habilitados.
- (Opcional) Añada cualquier información adicional sobre el artículo (ISBN, Periodo, Fecha de inicio y/o Fecha de finalización) o aplique una plantilla (disponible sólo para pedidos). En la lista Aplicar plantilla de pedido, haga clic en la plantilla que desee aplicar.
- Busque el pedido existente al que desea añadir el elemento de suscripción o cree un pedido nuevo.
- Haga clic en Añadir para añadir la suscripción al pedido.
- Haga clic en Cerrar.
Activar el modo de acumulación en las posiciones de pedido
Puede activar o desactivar el modo de acumulación en una posición de pedido desde una de las siguientes pantallas:
- Pantalla de detalles de la posición de pedido:
- En el menú de navegación de la izquierda, vaya a Pedidos > Pedir artículos > Buscar > Título.
- Haga clic en el Título para ver o editar el elemento del pedido.
- En la pestaña Presupuesto/Fondo, haga clic en Activado para el modo de acumulación.
Nota: En la parte inferior de la pestaña Presupuesto/Fondo aparecerá la tabla Accrual Mode Encumbrances. La información contenida en esta tabla incluye:
- Importe del pedido
- Importe comprometido en el período presupuestario seleccionado
- Compromiso futuro, o la parte del importe del pedido no comprometida en el ejercicio presupuestario en curso pero reservada para el ejercicio presupuestario siguiente.
- Seleccione un fondo para el artículo de su pedido.
- Haga clic en Guardar.
O
-
Pantalla de detalles del pedido:
- En la navegación de la izquierda, navegue hasta uno de los siguientes Pedidos > Pedidos > Búsqueda > Nombre del pedido.
- Haga clic en el nombre del pedido para verlo o editarlo.
- En la columna Presupuesto/Fondo de un artículo, haga clic en Asignar varios presupuestos/fondos.
- Haga clic en Activado para el Modo de acumulación.
- Seleccione un fondo para el artículo de su pedido.
- Haga clic en Guardar.
Partidas del modo de devengo de facturas
- Utilizando Recibir y Facturar en la navegación de la izquierda, busque su(s) artículo(s) ordenado(s) en modo de devengo para facturar.
- Cree una nueva factura o seleccione una factura existente y añada su(s) elemento(s) en modo de devengo.
- En la columna Facturado, haga clic en Añadir a factura. Aparecerá la ventana de diálogo Añadir artículo a la factura, señalando que sólo se permite la facturación completa para los artículos de pedido en modo de devengo. La opción de pago Pago completo está seleccionada por defecto.
- Haga clic en Añadir en la ventana Añadir artículo a la factura.
- Vaya a la página de facturas y haga clic en Asignar varios presupuestos/fondos para elegir un fondo en una factura.
Nota: La tabla de Gastos en Modo de Devengo se mostrará en el diálogo Asignar múltiples presupuestos/fondos. Esta tabla muestra cuánto se ha gastado en el presupuesto actual, así como el gasto prepagado. Estos valores también pueden visualizarse activando las columnas A gastar y A prepagar al buscar y filtrar partidas de factura.