Flujo de trabajo de integración de terceros

1. El usuario solicita un artículo de préstamo interbibliotecario

El flujo de trabajo comienza cuando el usuario envía una solicitud de préstamo interbibliotecario utilizando el formulario de solicitud del usuario.

 Atención: El formulario de solicitud de los usuarios debe contener el campo ID del usuario, por lo que los usuarios deben introducir su identificador de usuario cuando envíen una solicitud.

Por defecto, el Identificador de Préstamo Interbibliotecario (illId) del registro Tipasa del usuario se rellenará automáticamente en el formulario de solicitud cuando el usuario inicie sesión para realizar una solicitud en Tipasa.  Si sus usuarios no tienen un identificador de préstamo interbibliotecario en sus registros de usuario de Tipasa, póngase en contacto con el servicio de asistencia de OCLC para obtener ayuda.

El ID del usuario del formulario de solicitud es la conexión entre la solicitud de préstamo interbibliotecario y el ILS, por lo que debe ser un valor que pueda utilizarse para buscar al usuario en el ILS de terceros. El personal de la biblioteca también puede iniciar solicitudes para el usuario dentro de Tipasa proporcionando el identificador ILS del usuario en el campo ID del usuario de la solicitud de préstamo interbibliotecario.

2. El personal de ILL revisa la solicitud y la envía a los prestamistas (Tipasa)

Una vez recibida la solicitud en Tipasa, el personal de la biblioteca debe revisarla y enviarla a los prestamistas.

Para revisar y enviar la solicitud:

1. Haga clic en la pestaña Préstamo interbibliotecario.
2. En el menú de navegación de la izquierda, haga clic en Solicitudes de préstamo > New for Review.
3. Haga clic en el ID de la solicitud o en el título para ver la solicitud.
4. Compruebe que el identificador ILS de los usuarios se guarda en el campo ID de usuario.
5. Revise la solicitud y seleccione a los prestamistas.
6. Haga clic en Enviar solicitud para enviar la solicitud.
7. Si la solicitud se ha enviado, aparecerá un mensaje de confirmación.
8. Haga clic en el ID de la solicitud en el mensaje de confirmación para volver a la solicitud.

Consideraciones

• La solicitud de préstamo interbibliotecario se dirigirá a la cola Nuevo para revisión o coincidirá con una automatización (si está configurada). Con la automatización, la información de la solicitud se coteja con la automatización. Si la solicitud coincide con la automatización, se procesa en función de la configuración del Administrador de solicitudes de automatización. Véase Gestor automatizado de solicitudes.  Algunas bibliotecas pueden enviar automáticamente las solicitudes de préstamo interbibliotecario iniciadas por los usuarios a determinados prestamistas.
• Dependiendo del flujo de trabajo de su personal de préstamo interbibliotecario, la solicitud de préstamo interbibliotecario en Nuevo para revisión puede ser revisada (marcada como revisada) antes de ser enviada. En otras palabras, puede tener personal encargado de revisar y seleccionar a los prestamistas, mientras que otro miembro del personal se encarga de la revisión final y la presentación. Si su biblioteca revisa las solicitudes antes de enviarlas, puede considerar añadir a este paso la verificación del nombre del usuario y del código de barras.

3. El personal de ILL recibe el artículo del prestamista (Tipasa)

Una vez que reciba el artículo del prestamista, deberá confirmar o introducir el código de barras del artículo en la Solicitud de ILL en Tipasa y marcar la solicitud como recibida. El sistema utilizará el código de barras para crear el artículo temporal, que puede verse en el paso 4.

Para confirmar el código de barras y marcar el artículo como recibido:

1. Haga clic en la pestaña Préstamo interbibliotecario .
2. En el menú de navegación de la izquierda, haga clic en Solicitudes de préstamo > En tránsito.
3. En la solicitud del artículo, introduzca el código de barras temporal en la sección designada.
   • Si ha decidido utilizar el código de barras del artículo enviado del proveedor, tal y como se ha configurado en el módulo de Integración de Circulación de la Configuración del Servicio, este valor se rellenará automáticamente aquí. El código de barras del artículo enviado del proveedor también aparecerá en el campo Código de barras del artículo del proveedor de la solicitud.
   • Si ha decidido utilizar el ID de solicitud configurado en el módulo Integración de Circulación de la Configuración del Servicio, este valor se rellenará automáticamente aquí.

   

    Nota: El código de barras del artículo enviado del proveedor puede sustituirse en el campo Código de barras temporal. Si lo desea, puede utilizar el ID de solicitud de Tipasa como código de barras del artículo para investigar más fácilmente la solicitud de préstamo interbibliotecario una vez que la biblioteca prestataria la haya cerrado.

4. Haga clic en Marcar como recibido.
5. Si ha configurado la creación de un registro de artículo de circulación al recibirlo en el módulo Integración de circulación de la Configuración del servicio, se creará un artículo temporal con el código de barras introducido en el campo Código de barras temporal.
   
   En el Historial de Circulación, una actualización muestra que el artículo temporal está pendiente de creación. El tiempo necesario para completar el registro puede variar, pero suele ser de unos segundos.
6. Haga clic en Actualizar para recargar el Historial de solicitudes.
7. Al finalizar, el estado del Historial de solicitudes dirá "Registro de artículo temporal[código de barras] creado con éxito.".
8. Después de completar estos pasos, el personal de préstamo interbibliotecario debe imprimir una correa de libro, colocarla en el artículo físico y enviar el artículo físico al personal de Circulación.

Los usuarios pueden seguir el proceso de la solicitud de préstamo interbibliotecario consultando Mi Cuenta. El estado En ruta se muestra al usuario como "Este artículo se está enviando a[lugar de recogida del usuario]."

Consideraciones

Si ha configurado el cobro al usuario en el momento del envío (sólo Alma o WMS) en el módulo de Integración de Circulación de la Configuración del Servicio, las tarifas se cargarán en la cuenta del usuario cuando el artículo se envíe desde el prestamista.

Para configurar las tarifas de los artículos de préstamo interbibliotecario, consulte Tarifas de los usuarios.

Si ha activado la Integración de Circulación, no reciba por lotes las solicitudes de préstamo. Cada solicitud debe recibirse por separado para que pueda especificarse un código de barras de artículo para su uso en el sistema de terceros.

4. Se crea el artículo temporal y se coloca la retención (Sistema)

Si ha configurado este ajuste en el módulo Integración de circulación de la Configuración del servicio, después de marcar una solicitud como recibida, el sistema crea un artículo temporal y coloca una retención a nivel de artículo en el artículo para el usuario.

En Alma, puede confirmar que el sistema creó el artículo temporal haciendo una búsqueda de Artículos físicos - Código de barras.

5. 5. El personal de circulación registra el artículo (terceros)

 Nota: Si está utilizando las notificaciones de recogida de Alma Hold, el personal de Circulación recibe el artículo físico del departamento de préstamo interbibliotecario y escanea el artículo para activar una notificación de recogida o un recibo de retención cuando el artículo llega al lugar de recogida del usuario.

Si está utilizando las notificaciones de Préstamo disponible para recogida de Tipasa, esa notificación se enviará cuando el artículo se marque como recibido en Tipasa (o después de la cantidad de retraso que haya configurado para esta notificación en Configuración del servicio).

Revise la documentación de ILS para el flujo de trabajo de registro:

• Alma
• Horizonte
• Milenio
• Sierra
• Sinfonía

Para obtener más información sobre la configuración de Tipasa Préstamo disponible para notificaciones de recogida (incluidos los retrasos de tiempo), consulte Editar y enviar notificaciones.

6. 6. El personal de circulación entrega el artículo al cliente (terceros)

Cuando el usuario llega a recoger el artículo, el personal de Circulación se lo entrega. 

Revise la documentación de ILS para el flujo de trabajo de salida:

• Alma
• Horizonte
• Milenio
• Sierra
• Sinfonía

7. Solicitud de renovación aprobada (Sistema)

Si ha activado la opción Update due date upon lender approval of renewal request en la sección Circulation integration de la Configuración del servicio de OCLC, la fecha de vencimiento del material temporal se actualiza en el sistema de circulación cuando la biblioteca prestataria aprueba una solicitud de renovación.

8. 8. El usuario devuelve el artículo y el personal lo registra (terceros/Tipasa)

El tiempo pasa mientras el usuario tiene el objeto en préstamo. Cuando el usuario devuelve el artículo, el personal de Circulación o de Préstamo Interbibliotecario lo registra.

Para registrar el artículo:

Si ha habilitado la funcionalidad Check in item on check in en el módulo Circulation Integration de la Configuración del servicio de OCLC, el artículo se registra automáticamente cuando la solicitud se marca como devuelta en Tipasa.

1. El personal de Tipasa marca la solicitud como Devuelta.
2. El Historial de Circulación en Tipasa mostrará el artículo Temporal registrado en el sistema de circulación.
3. Se borrará el artículo en Circulación.

Personal de circulación:

Revisar la documentación de ILS para el flujo de trabajo de facturación:

• Alma
• Horizonte
• Milenio
• Sierra
• Sinfonía

Personal de Tipasa:

Una vez que el artículo es devuelto al departamento de ILL, el personal de ILL marca el artículo como devuelto y lo envía de vuelta al prestamista.

Marcar el artículo como recibido y devolverlo al prestamista:

1. Haga clic en la pestaña Préstamo interbibliotecario .
2. En el menú de navegación de la izquierda, haga clic en Cola de impresión > Etiquetas de devolución.
3. Confirme que el artículo está en la lista.
4. En el navegador de la izquierda, haga clic en Solicitudes de préstamo > Received/In Use y abra la solicitud del artículo.
5. Haga clic en Devolver artículo.
6. Aparecerá un mensaje de confirmación y el estado del artículo se actualizará a Devuelto.
7. En el menú de navegación de la izquierda, haga clic en Cola de impresión > Etiquetas de devolución. Procesar la cola de impresión.
8. Imprime la etiqueta.

Pegue la etiqueta en el paquete con el artículo y envíelo al prestamista. Una vez que el prestamista reciba el artículo devuelto, lo marcará Checked In/Complete y se cerrará la solicitud de préstamo interbibliotecario.

1. El personal de ILL responde a la solicitud de préstamo

1. En el menú de navegación de la izquierda, haga clic en Solicitudes de préstamo > Can you Supply? y revise las solicitudes de préstamo.
2. Una vez recuperado el artículo solicitado, en la sección Detalles de la solicitud, introduzca el código de barras en el campo Código de barras del artículo.
3. Introduzca la fecha de vencimiento deseada.
4. Indique los campos obligatorios adicionales.
5. Respond Yes. El estado se actualizará a Enviado / En tránsito.
6. Opcional. Imprima etiquetas de envío y correas/adhesivos para libros.
7. Si se configura en el módulo Integración de Circulación, el artículo se extrae de su entorno de Circulación de terceros cuando se envía a la biblioteca prestataria.
8. El historial de circulación de Tipasa indicará que el artículo ha salido del sistema de circulación.
9. El artículo se traslada a la ubicación temporal de ILL en su sistema de circulación, tal como se configuró al establecer la integración.
   • La fecha de ven cimiento la establece la fecha de vencimiento de la solicitud en Tipasa y no las configuraciones de la política de Circulación.

2. Recibir el artículo de la institución prestataria

Cuando se devuelve el artículo:

1. En el menú de navegación de la izquierda, en Solicitudes de préstamo, haga clic en Devuelto > Devuelto/En tránsito.
2. En la pantalla Devuelto/En tránsito, haga clic en el ID o Título de la solicitud para visualizarla.
3. En la solicitud, revise y confirme la información en el acordeón Detalles de la solicitud.
4. Para completar la solicitud, haga clic en Registrado/Completado.
5. Aparecerá un mensaje de confirmación y la solicitud se habrá completado.
   Nota: Si el artículo está marcado como No devuelto, aparece en el menú de navegación de la izquierda bajo Devuelto > Devuelto pero desaparecido y sale del sistema después de 180 días.
6. Si se configura en el módulo de Integración de Circulación, cuando el artículo se registra/completa en Tipasa, se restaura a su ubicación permanente y aparece disponible en su entorno de Circulación de terceros.

Si el artículo se registra en su entorno de Circulación antes de Tipasa:

• Se pedirá al personal que actúe sobre el elemento en Compartir recursos.
• El personal de Tipasa deberá marcar la solicitud como Registrada/Completa.

•  Nota: Registrarse primero en Alma no causará problemas con la integración.