Plantillas de informes compartidos
Descripción
Las plantillas de informes compartidas le permiten compartir plantillas de informes en toda su institución, grupo o en la comunidad más amplia del diseñador de informes de WorldShare. También puede utilizarlos para ejecutar informes compartidos por otras instituciones.
La estructura de carpetas de informes compartidos contiene las siguientes carpetas:
Carpeta 1.0
La carpeta de plantillas estándar 1.0 contiene plantillas de informes estándar proporcionadas por OCLC. Su institución tiene acceso a esta carpeta y a las plantillas que contiene. Se puede encontrar más información sobre estos informes aquí.
Carpeta 2.0
Nota: solo el creador original de la carpeta podrá editar o eliminar una carpeta existente.
La carpeta de la institución 2.0 contiene informes creados por su institución y compartidos entre usuarios con permisos de creación de informes. Si modifica un informe existente o crea un nuevo informe personalizado, guardar esa plantilla de informe en esta carpeta permitirá que otras personas de su institución accedan al informe y lo ejecuten. Solo su institución tiene acceso a esta carpeta y a las plantillas de informes que contiene.
Carpeta 2.1
Nota: solo el creador original de la carpeta podrá editar o eliminar una carpeta existente.
La carpeta de grupo 2.1 contiene plantillas de informes creadas por su grupo WMS y compartidas entre sus usuarios. Esta carpeta solo está disponible para los grupos WMS que se hayan configurado para la generación de informes grupales. Si modifica un informe existente o crea un nuevo informe personalizado, puede compartirlo con otros miembros de su grupo en esta carpeta. Los usuarios de las instituciones de su grupo tendrán acceso a esta carpeta y sus plantillas. Se puede encontrar más información sobre los informes grupales aquí.
Carpeta 3.0
Notas:
- El personal de OCLC no mejora, elimina ni modifica las plantillas y carpetas compartidas en la carpeta 3.0. Solo los miembros de la comunidad pueden hacerlo.
- Solo el creador original de la plantilla o carpeta podrá editar o eliminar una plantilla o carpeta existente.
La carpeta Plantillas de la comunidad 3.0 contiene plantillas de informes creadas por la comunidad de usuarios y compartidas entre todos los usuarios de la región de su centro de datos. Si guarda una plantilla en esta carpeta, otras instituciones de su región podrán utilizar la plantilla con sus propios datos. Otros usuarios pueden abrir la plantilla de informe, realizar ajustes y ejecutar el informe. Luego pueden seguir los pasos a continuación para compartir una nueva copia de la plantilla, si es necesario. OCLC ha proporcionado carpetas predeterminadas (Adquisiciones, Circulación, etc.), pero los usuarios del Diseñador de informes pueden crear carpetas y subcarpetas adicionales, según sea necesario.
Carpeta 3.1
Nota: el personal de OCLC no mejora, elimina, prueba ni modifica las plantillas y carpetas de la carpeta 3.1.
La carpeta Plantillas globales de la versión 3.1 contiene plantillas de informes de todas las carpetas de Plantillas de la comunidad de la versión 3.0 en todas las regiones de los centros de datos de OCLC . Como esta carpeta es de solo lectura, las plantillas se deben guardar en una carpeta local (por ejemplo, la carpeta de la institución 2.0) antes de que se puedan editar, ejecutar o programar. OCLC actualizará esta carpeta con el contenido de todas las carpetas 3.0 en las regiones de los centros de datos de OCLC mensualmente, aproximadamente el segundo martes de cada mes.
Para compartir informes en su región y globalmente, continúe guardando los informes en la carpeta Plantillas de la comunidad 3.0. Las plantillas agregadas a la carpeta 3.0 serán inmediatamente visibles para otros usuarios del Diseñador de informes en la región de su centro de datos y, después de la sincronización, serán visibles para los usuarios globales del Diseñador de informes.
Mejores prácticas para Carpeta 3.0
- Purgue los valores predeterminados de datos y solicitudes de las plantillas de informes antes de guardarlas.
- Al nombre de la plantilla de informes le prefijo el símbolo de su institución (p. ej., código de barras de material duplicado de OCWMS).
- Asigne a la plantilla de informe un nombre que sea significativo para otros (por ejemplo, Código de barras de material duplicado de OCWMS en lugar de informe123).
- Verifique si otro usuario ya ha compartido una plantilla idéntica o muy similar. Si existe, no aporte otra copia.
- Proporcione al informe una descripción breve y significativa (p. ej., este informe fue diseñado para detectar códigos de barras de materiales duplicados). La descripción debe ayudar a otros usuarios a determinar para qué sirve el informe y/o cómo podría ser útil.
- Proporcione palabras clave que puedan ser útiles en el futuro cuando la búsqueda esté habilitada (por ejemplo, LHR, duplicados, código de barras, etc.).
- Dejar una publicación en el foro de discusión del Centro de la comunidad de Analíticos (Centro de la comunidad de OCLC > Analíticos de WorldShare > Informes compartidos).
- El título de su publicación debe incluir el nombre del informe en el Diseñador de informes (p. ej., Nueva plantilla de informe: OCWMS [nombre del informe]).
- El cuerpo de su publicación debe incluir los antecedentes y el propósito del informe, así como cualquier otra información relevante (por ejemplo, clasificación, solicitudes, etc.).
Las carpetas 2.0, 2.1 y 3.0 contienen plantillas pero no datos. Debido a esto:
- Todas las plantillas de informes actualizarán sus datos cuando usted abra el informe.
- Si elige aportar plantillas a estas carpetas, los datos de su institución no se conservarán ni estarán visibles para otras instituciones.
- Si elige utilizar una plantilla de cualquiera de estas carpetas, se ejecutará con los datos de su propia institución.
Acceso de los usuarios a las estructuras de carpetas en función de las credenciales del Diseñador de informes
Instituciones con el Diseñador de informes
- Si tiene la función ANALYTICS_REPORT_AUTHOR o ANALYTICS_REPORT_AUTHOR_ADMIN, puede:
- Ver carpetas 1.0, 2.0 y 3.0
- Ver plantillas de informes asociadas con su función de usuario (p. ej., un administrador de adquisiciones no puede ver informes basados en datos de circulación)
- Editar y escribir en la carpeta 2.0
- Guardar plantillas de informes
- Eliminar/cambiar nombre de cualquier plantilla de informe
- Borrar/renombrar solo las carpetas que usted creó
- Editar y escribir en la carpeta 3.0
- Guardar plantillas de informes
- Elimine/cambie el nombre solo de las plantillas de informes que usted haya creado
- Borrar/renombrar solo las carpetas que usted creó
- Si tiene la función ANALYTICS_REPORT_SCHEDULER pero no tiene ninguna de las funciones de AUTOR, puede ver las carpetas 1.0, 2.0 y 3.0.
- Si no tiene ninguna de las funciones anteriores, solo podrá acceder a los informes a través de WMS.
Instituciones sin el Diseñador de informes
- Si tiene la función ANALYTICS_REPORT_SCHEDULER, puede ver la carpeta 1.0.
- Si no tiene la función ANALYTICS_REPORT_SCHEDULER, solo podrá acceder a los informes a través de WMS.
Instituciones con Tipasa
- Si tiene la función WORLDSHARE_ILL_ADMIN , puede:
- Ver carpetas 1.0, 2.0 y 3.0
- Ver plantillas de informes de ILL
- Editar y escribir en la carpeta 2.0
- Guardar plantillas de informes
- Eliminar/cambiar nombre de cualquier plantilla de informe
- Borrar/renombrar solo las carpetas que usted creó
- Editar y escribir en la carpeta 3.0
- Guardar plantillas de informes
- Elimine/cambie el nombre solo de las plantillas de informes que usted haya creado
- Borrar/renombrar solo las carpetas que usted creó
Purgue datos y solicitudes de respuesta de una plantilla personalizada antes de guardar
Si bien los datos de su institución no serán visibles para otras instituciones, se recomienda que borre todos los datos de la plantilla de informes antes de guardarlos.
Para purgar datos de una plantilla de informe personalizado:
- Haga clic en el nombre del informe que desea ejecutar.
- Haga clic en Cancelar en el cuadro de diálogo Solicitudes.
- Haga clic en Lectura en la esquina superior derecha del informe abierto para cambiar la visualización del informe al modo de diseño.
- Haga clic en el botón Más opciones (
) en la ficha Consulta y seleccione Purgar datos en el menú emergente. Se abrirá el cuadro de diálogo Purgar proveedores de datos. - En el cuadro de diálogo Purgar proveedores de datos, haga clic en Purgar . Se abrirá el cuadro de diálogo de confirmación Purgar datos.
- En el cuadro de diálogo de confirmación Purgar datos, haga clic en Aceptar para confirmar. Todos los datos de su institución se purgan de la plantilla de informes.
Las respuestas predeterminadas a las selecciones dinámicas se guardarán con la plantilla de informes, por lo que se recomienda borrar todas las solicitudes predeterminadas de la plantilla de informes antes de guardarlas, especialmente si los datos son específicos de su institución.
Para purgar respuestas a selecciones dinámicas de una plantilla de informe personalizada:
- Haga clic en el nombre del informe que desea ejecutar.
- Haga clic en Cancelar en el cuadro de diálogo Solicitudes.
- Haga clic en Lectura en la esquina superior derecha del informe abierto para cambiar la visualización del informe al modo de diseño.
- Haga clic en el botón Editar (
) en la ficha de consulta para abrir la pantalla del panel de consulta. - En la pantalla del Panel de consulta, haga clic en el botón Mostrar propiedades de la solicitud (
) en el panel Filtros de consulta. Se abre el diálogo Propiedades de la solicitud. - En el cuadro de diálogo Propiedades de la solicitud, anule la selección de las siguientes casillas de verificación.
- Propiedades del indicador > Mantener el (los) último(s) valor(es) seleccionado(s)
- Valores predeterminados > Establecer valor(es) predeterminado(s)
- Haga clic en Aceptar
Guardar una plantilla personalizada en la carpeta 2.0, 2.1 o 3.0
- Haga clic en el nombre del informe que desea ejecutar.
- Haga clic en Lectura en la esquina superior derecha del informe abierto para cambiar la visualización del informe al modo de diseño.
- Haga clic en Mostrar panel principal ( ) >
Mostrar propiedades de documento (
) para abrir el panel de Propiedades de documento. - En el panel de propiedades del documento:
- Ingrese una descripción para el informe (por ejemplo, este informe fue diseñado para detectar códigos de barras duplicados de materiales en circulación).
- Ingrese palabras clave para su informe (p. ej., comunidad, duplicado, códigos de barras).
- Haga clic en Aplicar para guardar sus actualizaciones.
- Haga clic en el botón Guardar
( ) > Guardar como en la ficha Archivo para abrir el cuadro de diálogo Guardar documento. - En el cuadro de diálogo Guardar documento:
- Seleccione la carpeta donde desea que se encuentre la plantilla.
- Ingrese un nombre de archivo para su informe (p. ej., códigos de barras de circulación duplicados).
- Haga clic en Guardar.
Actualizar las propiedades de la plantilla personalizada
Puede actualizar las propiedades de una plantilla de informe personalizado para aumentar la facilidad de búsqueda durante la búsqueda.
- Haga clic con el botón derecho en el informe cuyas propiedades desee actualizar.
- Haga clic en Propiedades en el menú emergente.
- En el cuadro de diálogo Propiedades, actualice cualquiera de los siguientes campos:
- Haga clic en Guardar para cerrar el cuadro de diálogo Propiedades.
Buscar una plantilla de informe
Puede buscar plantillas de informes en sus carpetas locales y compartidas en el Diseñador de informes.
Nota: los informes recién creados aparecerán en la búsqueda después de 24 horas.
- Ingrese el (los) término(s) de búsqueda en el campo de texto de búsqueda. Se puede acceder al campo de texto de búsqueda desde la esquina superior derecha del Diseñador de informes o haciendo clic en el acordeón de Búsqueda.
- Haga clic en el botón Buscar (
) o <Enter> presione. El Diseñador de informes busca en los siguientes campos su(s) término(s) de búsqueda:
- Nombre del informe
- Descripción del informe
- Palabras clave del informe
- Nombres de carpeta
- Haga clic en el nombre de una plantilla de informe para abrirla.
Técnicas de búsqueda
Puede combinar y ampliar sus búsquedas utilizando las siguientes técnicas.
| Técnica | Ejemplo | Descripción |
|---|---|---|
| Separar los términos de búsqueda con espacios | informe de circulación | Los resultados de la búsqueda se producirán únicamente cuando se encuentren todas las palabras en el informe. Nota: Separar los términos de búsqueda con un espacio implica una separación AND. |
| Uso de un asterisco o un signo de interrogación como carácter comodín | reserva de la sucursal* L?st |
El primer ejemplo producirá resultados que contengan la palabra ventas y las palabras reserva, reservas, tenedor, existenciaso existencias. El segundo ejemplo producirá resultados que contengan las palabras Último, Lista o Lost. Nota: si utiliza esta técnica, la cadena de búsqueda que ingrese no puede ser una combinación de mayúsculas y minúsculas. |
| Describir los datos de búsqueda entre comillas | "nueva lista de títulos" | Solo se producirán resultados de búsqueda cuando se encuentre la frase exacta en un informe. |
| Precediendo los términos de búsqueda con un + | material +b | Los resultados de la búsqueda se producirán únicamente cuando se encuentren todas las palabras en el informe. Esta técnica es útil para las palabras que normalmente se filtran durante el proceso de búsqueda (por ejemplo, un, para, hecho por, es, el). |
| Precediendo los términos de búsqueda con - | existencias de títulos -conspectus | Solo se producirán resultados de búsqueda si no se encuentra la palabra inmediatamente después del signo menos (-) y se encuentran todas las demás palabras. |
| Separar los términos de búsqueda con OR en mayúscula | títulos nuevos O eliminados | La búsqueda producirá resultados si alguna de las palabras con O se encuentra en el informe. |
| Combinación de diferentes técnicas de búsqueda | título O sucursal - estantería | Este ejemplo generará resultados si un informe contiene la palabra título o la palabra marketing, pero no la palabra colocación en estanterías. |
Filtrar los resultados de búsqueda de la plantilla de informes
Las plantillas de informes se pueden filtrar utilizando los filtros que se encuentran debajo del acordeón de Búsqueda. El acordeón de búsqueda se abre después de que haya realizado una búsqueda.
- Haga clic en un filtro para aplicarlo a sus resultados de búsqueda. Puede aplicar varios filtros. Una vez que se aplica un filtro, este aparece debajo de Filtros actuales.
- Para eliminar un filtro, haga clic en la x junto al filtro debajo de Filtros actuales.
Filtros de plantillas de informes disponibles
Nota: El único filtro de tipo disponible es inteligencia web.
| Categoría | Filtros disponibles |
|---|---|
| Campos |
|
| Tipo |
|
| Ubicación |
|
| Hora de actualización |
|
Ejecutar un informe basado en una plantilla compartida por otro usuario
- Ubique la plantilla que desee ejecutar y haga clic en el título para abrirla.
- Ingrese valores para todas las solicitudes disponibles y haga clic en Ejecutar para ejecutar el informe.
- (Opcional) Haga clic en Lectura (
) para abrir el informe en modo de diseño y realizar las modificaciones que desee. - (Opcional) Guarde una versión de la plantilla en la carpeta 2.0 o en la carpeta Mis favoritos, ya que el autor original del informe puede editar, sobrescribir o eliminar el informe en cualquier momento.