Plantillas de informes compartidas

Resumen

Las plantillas de informes compartidas le permiten compartir plantillas de informes en toda su institución, grupo o en la gran comunidad de WorldShare Report Designer. También puede utilizarlos para ejecutar informes compartidos por otras instituciones.

La estructura de carpetas de informes compartidos contiene las siguientes carpetas:

Carpeta 1.0

La carpeta de plantillas estándar 1.0 contiene plantillas de informes estándar proporcionadas por OCLC. Su institución tiene acceso a esta carpeta y a las plantillas que contiene. Puede encontrar más información sobre estos informes aquí.

Carpeta 2.0

 Nota: Sólo el creador original de la carpeta podrá editar o eliminar una carpeta existente.

La carpeta institucional 2.0 contiene informes creados por su institución y compartidos entre usuarios con permisos de autoría de informes. Si modifica un informe existente o crea un nuevo informe personalizado, al guardar esa plantilla de informe en esta carpeta permitirá que otras personas de su institución accedan al informe y lo ejecuten. Sólo su institución tiene acceso a esta carpeta y a las plantillas de informes que contiene.

Carpeta 2.1

 Nota: Sólo el creador original de la carpeta podrá editar o eliminar una carpeta existente.

La carpeta de grupo 2.1 contiene plantillas de informes creadas por su grupo WMS y compartidas entre sus usuarios. Esta carpeta sólo está disponible para los grupos WMS que hayan sido configurados para informes de grupo. Si modifica un informe existente o crea un nuevo informe personalizado, puede compartirlo con otros miembros de su grupo en esta carpeta. Los usuarios de las instituciones de su grupo tendrán acceso a esta carpeta y a sus plantillas. Aquí encontrará más información sobre los informes de los grupos.

Carpeta 3.0

 Notas:

• El personal de OCLC no mejora, elimina ni altera las plantillas y carpetas compartidas en la carpeta 3.0. Sólo los miembros de la comunidad pueden hacerlo.
• Sólo el creador original de la plantilla o carpeta podrá editar o eliminar una plantilla o carpeta existente.

La carpeta Plantillas de la comunidad 3.0 contiene plantillas de informes creadas por la comunidad de usuarios y compartidas entre todos los usuarios de la región de su centro de datos. Si guarda una plantilla en esta carpeta, otras instituciones de su región podrán utilizarla con sus propios datos. Otros usuarios pueden abrir la plantilla de informe, realizar ajustes y ejecutar el informe. A continuación, pueden seguir los pasos que se indican a continuación para compartir una nueva copia de la plantilla si es necesario. OCLC ha proporcionado carpetas predeterminadas (Adquisiciones, Circulación, etc.), pero los usuarios del Diseñador de informes pueden crear carpetas y subcarpetas adicionales según sea necesario.

Carpeta 3.1

 Nota: El personal de OCLC no mejora, elimina, prueba ni altera las plantillas y carpetas de la carpeta 3.1.

La carpeta 3.1 Global Templates contiene plantillas de informes de todas las carpetas 3.0 Community Templates de todas las regiones de centros de datos de OCLC. Como esta carpeta es de sólo lectura, las plantillas deben guardarse en una carpeta local (por ejemplo, la carpeta de la institución 2.0) antes de poder editarlas, ejecutarlas o programarlas. OCLC actualizará esta carpeta con el contenido de todas las carpetas 3.0 de las regiones de los centros de datos de OCLC mensualmente, aproximadamente el segundo martes de cada mes.

Para compartir informes en su región y en todo el mundo, siga guardando los informes en la carpeta Plantillas de la Comunidad 3.0. Las plantillas añadidas a la carpeta 3.0 serán visibles inmediatamente para otros usuarios del Diseñador de Informes en la región de su centro de datos y, tras la sincronización, serán visibles para los usuarios globales del Diseñador de Informes.

Mejores prácticas de la carpeta 3.0

• Elimine los datos y las solicitudes por defecto de las plantillas de informes antes de guardarlas.
• Anteponga al nombre de la plantilla de informe el símbolo de su institución (por ejemplo, OCWMS Duplicate Item Barcode).
• Dé a la plantilla de informe un nombre que sea significativo para los demás (por ejemplo, OCWMS Duplicate Item Barcode en lugar de report123).
• Comprueba si otro usuario ya ha compartido una plantilla idéntica o muy similar. Si ya existe una, no aporte otra copia.
• Dé al informe una descripción breve y significativa (por ejemplo, Este informe fue diseñado para detectar códigos de barras de artículos duplicados). La descripción debe ayudar a otros usuarios a determinar qué hace el informe y/o cómo puede ser útil.
• Proporcione palabras clave que puedan ser útiles en el futuro cuando se active la búsqueda (por ejemplo, LHR, duplicados, código de barras, etc.).
• Deje un mensaje en el tablero de discusión del Centro comunitario de análisis(Centro comunitario de OCLC > WorldShare Analytics > Shared Reports).
  • El título de la entrada debe incluir el nombre del informe en el Diseñador de informes (por ejemplo, Nueva plantilla de informe: OCWMS [nombre del informe]).
  • El cuerpo de su mensaje debe incluir los antecedentes y el objetivo del informe, así como cualquier otra información pertinente (por ejemplo, clasificación, indicaciones, etc.).

Las carpetas 2.0, 2.1 y 3.0 contienen plantillas pero no datos. Debido a esto:

• All report templates will refresh their data when you open the report.
• Si decide aportar plantillas a estas carpetas, los datos de su institución no se conservarán ni serán visibles para otras instituciones.
• Si elige utilizar una plantilla de cualquiera de estas carpetas, se ejecutará con los datos de su propia institución.

Acceso de los usuarios a las estructuras de carpetas basado en las credenciales del Diseñador de Informes

Purgar los datos y las respuestas de una plantilla personalizada antes de guardarla

Aunque los datos de su institución no serán visibles para otras instituciones, se recomienda que borre cualquier dato de su plantilla de informe antes de guardarlo.

Para purgar datos de una plantilla de informe personalizada:

1. Haga doble clic en el nombre del informe que desea ejecutar. El informe se abrirá en una nueva pestaña de la Plataforma de lanzamiento de informes.
2. Haga clic en Cancelar en la ventana Avisos.
3. Haga clic en el botón Diseño () para abrir el informe en modo diseño.
4. Con el informe en modo Diseño, haga clic en la pestaña Acceso a datos.
5. En la pestaña Proveedores de datos, seleccione Purgar todo en el menú desplegable Purgar.
6. En la ventana de diálogo Purgar datos, haga clic en Sí para confirmar. Todos los datos de su institución se eliminan del modelo de informe.

Las respuestas predeterminadas a las preguntas se guardarán con la plantilla de informe, por lo que es una buena práctica eliminar cualquier pregunta predeterminada de su plantilla de informe antes de guardarla, especialmente si los datos son específicos de su institución.

Para eliminar las respuestas de una plantilla de informe personalizada:

1. Haga doble clic en el nombre del informe que desea ejecutar. El informe se abrirá en una nueva pestaña de la Plataforma de lanzamiento de informes.
2. Haga clic en el botón Diseño () para abrir el informe en modo diseño.
3. Con el informe en modo Diseño, haga clic en el botón Editar Proveedor de Datos () para abrir el Panel de Consulta.
4. En el panel Filtros de consulta de la ventana de diálogo Panel de consulta, seleccione el botón Mostrar propiedades de consulta () para su consulta.
5. En el cuadro de diálogo Propiedades del indicador, anule la selección de las casillas de verificación   Establecer valor(es) predeterminado(s) y Mantener último(s) valor(es) seleccionado(s)y, a continuación, haga clic en Aceptar. Repita los pasos del 1 al 6 para cualquier otra consulta que contenga valores por defecto.

Guardar una plantilla personalizada en la carpeta 2.0, 2.1 o 3.0

1. Haga doble clic en el nombre del informe que desea ejecutar. El informe se abrirá en una nueva pestaña de la Plataforma de lanzamiento de informes.
2. Haga clic en el botón Diseño () para abrir el informe en modo diseño.
3. Con el informe en modo Diseño, haga clic en la pestaña Propiedades y, a continuación, en Documento.
4. En la ventana de diálogo Resumen del documento:
   1. Introduzca una Descripción para su informe (por ejemplo, Este informe fue diseñado para detectar códigos de barras de artículos de circulación duplicados).
   2. Introduzca palabras clave para su informe (por ejemplo, comunidad, duplicado, códigos de barras).
5. Haga clic en Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo Resumen del documento.
6. Haga clic en la pestaña Archivo y seleccione Guardar como en el menú desplegable Guardar ().
7. Haga clic en la carpeta en la que desea guardar la plantilla.
8. Introduzca un Nombre de archivo para su informe (por ejemplo, Códigos de barras de circulación duplicados).
9. Haga clic en Guardar.

Buscar un modelo de informe

Puede buscar plantillas de informes en sus carpetas locales y compartidas en el Diseñador de informes.

 Nota: Los informes recién creados aparecerán en la búsqueda transcurridas 24 horas.

1. Introduzca el término o términos de búsqueda en el campo de texto de búsqueda. Se puede acceder al campo de texto de búsqueda en la esquina superior derecha del Diseñador de informes o haciendo clic en el acordeón Buscar.
2. Haga clic en el botón Buscar () o pulse <Enter>. El Diseñador de Informes busca el término o términos de búsqueda en los siguientes campos:
   • Nombre del informe
   • Descripción del informe
   • Palabras clave del informe
   • Nombres de carpetas
    Nota: Los nombres, descripciones y palabras clave de los informes se aplican al guardar una plantilla personalizada.
3. Haga clic en el nombre de una plantilla de informe para abrirla.

Ejecutar un informe basado en una plantilla compartida por otro usuario

1. Localice la plantilla que desea ejecutar y haga doble clic en el Título para abrirla.
2. Introduzca los valores de las preguntas disponibles y haga clic en Aceptar para ejecutar el informe.
3. (Opcional) Haga clic en el botón Diseño () para abrir el informe en modo diseño y realizar las modificaciones que desee.
4. (Opcional) Guarde una versión de la plantilla en la carpeta 2.0 o en la carpeta Mis Favoritos, ya que el autor original del informe puede editarlo, sobrescribirlo o eliminarlo en cualquier momento.