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Servicio de soporte de OCLC

Préstamos fuera del sistema

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Aprenda a crear y gestionar solicitudes de préstamo fuera del sistema en WorldShare Interlibrary Loan.

Las bibliotecas prestatarias normalmente sólo recurrirán a prestamistas por correo electrónico fuera del sistema cuando hayan agotado sus cadenas de prestamistas dentro del sistema y aún no hayan satisfecho la solicitud, o porque la naturaleza del material exija que tengan que iniciar la solicitud fuera del sistema. 

Crear solicitudes de préstamo fuera del sistema

Cree solicitudes fuera del sistema tomando una solicitud de préstamo interbibliotecario existente, nueva o agotada, y cambiando el tipo de cumplimiento a Solicitud fuera del sistema.

Screenshot of the change fulfillment type calling out the off system request

Para cambiar el tipo de cumplimiento de una solicitud:

  1. Localice la solicitud que desea cambiar a solicitud fuera del sistema.
  2. En la solicitud, haga clic en Cambiar tipo de cumplimiento > Solicitud fuera del sistema.
  3. Rellene los datos de la solicitud fuera del sistema.
    • Introduzca la información de su socio fuera del sistema en los campos Nombre del prestamista o Símbolo del prestamista. La Lista de socios se actualizará a medida que escriba con las entradas correspondientes introducidas en la Libreta de direcciones de la Configuración del servicio de OCLC.
      • Una vez que haya seleccionado el prestamista de la lista de socios, la dirección de correo electrónico y la fecha "Necesario antes de" se rellenarán automáticamente con la información del registro de la libreta de direcciones de esa institución asociada. También se rellenará la dirección de devolución. 
      • Consulte Libreta de direcciones para obtener información sobre cómo añadir a la Lista de interlocutores. 
  4. La solicitud pasa a la cola de solicitudes fuera del sistema > Préstamo.

Actualizar los datos de la solicitud fuera del sistema

Las solicitudes fuera del sistema deberán editarse por dos motivos principales:

  1. Necesita procesar y responder a un mensaje de correo electrónico entrante del interlocutor externo a la solicitud.
  2. Debe instigar la siguiente fase de la transacción de ILL y enviar un correo electrónico indicando el cambio al interlocutor externo de la solicitud.

Todos los campos de las solicitudes fuera del sistema son siempre editables. Ciertos campos se consideran esenciales, y el sistema le advertirá si estos campos se eliminan accidentalmente o nunca se introdujeron:

  • Nombre del socio
  • Fecha límite de la solicitud
  • Título del artículo solicitado

Procesar actualizaciones en una solicitud existente fuera del sistema

Cuando reciba actualizaciones de un socio externo al sistema para una solicitud existente, utilice la opción Nota de la solicitud e introduzca cualquier actualización o información importante como Nota de personal. Copie y pegue o introduzca manualmente la información en la Nota, incluidos correos electrónicos, fechas, direcciones y otra información pertinente. 

La pestaña Notas del personal le permite mantener notas que sólo el personal de su biblioteca puede ver y buscar y que pueden utilizarse como depósito de información sobre su solicitud fuera del sistema. Se pueden añadir notas del personal a las solicitudes activas y cerradas. El número que aparece en la pestaña indica cuántas notas de servicio existen actualmente para una solicitud concreta. Consulte las notas de los servicios de la Comisión para más información.

Editar y añadir notas del personal

Todos los usuarios de una institución pueden añadir, editar y eliminar notas. Cualquier miembro del personal puede editar las notas existentes. El autor original aparece en la columna de la izquierda, mientras que el nombre del usuario que ha editado la nota más recientemente aparece justo debajo.

 Nota: Sólo el personal con la función WorldShare ILL Admin podrá ver el nombre del autor de las notas del personal.  El personal con la función de usuario de WorldShare ILL verá un sello con la fecha y hora de creación/actualización de la nota junto con el nombre de la biblioteca.  

La nota añadida más recientemente aparecerá en la parte superior de la pestaña Notas de pentagrama. Las notas editadas se muestran en función de la fecha y hora actualizadas.

Añadir una nota de personal

 Nota: Puede haber hasta 500 notas por solicitud.

  1. En la solicitud, seleccione Nota en el panel Acciones.
  2. Añada el texto de su nota en el cuadro de texto Añadir nota de pentagrama.
    • Hay un límite de 500 caracteres para cada nota.
  3. Haz clic en Añadir.
    • Para eliminar cualquier texto añadido al cuadro Añadir nota de pentagrama, haga clic en Cancelar.

Editar una nota de personal

  1. En la solicitud, haga clic en la pestaña Notas de pentagrama.
  2. Haga clic en el botón situado junto a la nota de pentagrama deseada.
  3. Seleccione Editar.
  4. Realice las modificaciones deseadas en el cuadro de texto.
  5. Haga clic en Actualizar para guardar los cambios.

Aparecerá un mensaje confirmando que la nota se ha guardado correctamente.

Cambiar el estado de una solicitud fuera del sistema

Cuando llegue el momento de Cancelar, Enviar, Recibir, Devolver o registrar una solicitud fuera del sistema, se recomienda que el personal realice las actualizaciones necesarias en los detalles de la solicitud antes de cambiar el estado de la misma.

  • Las solicitudes de préstamo fuera del sistema que lleven 14 días de retraso tendrán automáticamente el estatus de vencidas. 

Utilice el menú desplegable Cambiar estado para cambiar el estado de la solicitud. Seleccione el estado adecuado una vez actualizados los detalles de la solicitud. 

wsill_change_status_off_system.png

 Nota: Al cambiar el estado de una solicitud se guardan automáticamente los cambios realizados.

Si el cambio de estado es importante para el usuario, utilice el botón Correo electrónico para enviarle un mensaje con información sobre el estado de su solicitud.

  • Al cambiar el estado a Devuelto, el sistema marcará la solicitud como Cerrada y rellenará la Fecha de Devolución/Cerrada. No es necesario que espere a que el socio externo le confirme por correo electrónico que ha recibido el artículo.

Enviar un correo electrónico a un interlocutor externo

Utilice el botón Correo electrónico para enviar un correo electrónico apropiado al interlocutor externo al sistema. Enviar un correo electrónico al interlocutor externo tras actualizar los datos y el estado de la solicitud garantiza que el correo electrónico contiene todos los datos correctos.

En la plantilla de correo electrónico, introduzca manualmente la dirección de correo electrónico del destinatario o selecciónela de la libreta de direcciones.

  • Para revisar los correos electrónicos enviados en relación con una solicitud fuera del sistema, vaya a la sección Notificaciones del acordeón Historial de solicitudes de la solicitud.
  • Para revisar los correos electrónicos recibidos en relación con una solicitud fuera del sistema, vaya a la pestaña Notas del personal para revisar el historial de mensajes recibidos e introducidos manualmente como Nota.

Cerrar solicitudes fuera del sistema

El sistema cerrará automáticamente las solicitudes de préstamo fuera del sistema si la solicitud alcanza:

  • La necesidad antes de la fecha
    • El estado de la solicitud pasa a ser Cerrado (Caducado)
    • Motivo de la no caducidad
  • Días para responder 
    • 8 días para copias y 16 días para préstamos
    • El estado de la solicitud pasa a ser Cerrado (Sin cubrir)
    • El motivo del no ha pasado a ser no cubierto

Notifique al socio que la solicitud se ha cerrado mediante el correo electrónico Detalles completos de la solicitud.

Una vez que la solicitud está Cerrada (Sin rellenar), puede añadir nuevos prestamistas a la cadena de prestamistas y Reenviar la solicitud. También puede utilizar el botón Cambiar tipo de cumplimiento para cambiar el tipo de solicitud, o seleccionar Solicitud fuera del sistema y enviar la solicitud a un nuevo socio fuera del sistema. 

Estadísticas e informes sobre solicitudes fuera del sistema

Revise las solicitudes fuera del sistema utilizando las Estadísticas de uso de OCLC para realizar un seguimiento de sus solicitudes fuera del sistema junto con todas sus otras formas de solicitudes de préstamo interbibliotecario.

Las solicitudes fuera del sistema aparecerán en el Informe de estadísticas de uso compartido de recursos del prestatario/prestamista en Estadísticas de uso. Consulte los informes de Préstamo Interbibliotecario WorldShare para obtener más información.

 Nota: Todas las solicitudes fuera del sistema mostradas en las estadísticas indicarán que el socio fuera del sistema tiene el símbolo OFSYS OCLC. 

Ver un vídeo

Run time:  7:42

This video covers how borrowing libraries can add ILL requests initiated outside of OCLC WorldShare ILL into the system to manage all ILL requests in one place and be part of the supported OCLC ILL usage reports.