Off-System Requesting workflow
Resumen
Realice el seguimiento de las solicitudes entre su biblioteca y una biblioteca u organización que no utilice una solución de intercambio de recursos de OCLC dentro de la interfaz del personal de Préstamo interbibliotecario de WorldShare. Estos socios externos al sistema suelen utilizar el correo electrónico como forma principal de comunicación de las solicitudes y no tienen acceso a un sistema de préstamo interbibliotecario que cumpla el protocolo.
Utilice las colas de solicitudes fuera del sistema para realizar un seguimiento de toda la actividad de solicitud dentro de WorldShare Interlibrary Loan.
- Como prestatario, gestionar la solicitud, recepción y devolución de materiales de un prestamista externo al sistema.
- Como prestamista, gestione la revisión, respuesta, envío y procesamiento de las devoluciones de su cobro a un prestatario fuera del sistema.
- Revise las solicitudes fuera del sistema en el informe Borrower/Lender Resources Sharing Stats Report de su biblioteca en OCLC Usage Statistics.
Flujo de solicitudes fuera del sistema
- Crear la solicitud de préstamo o empréstito fuera del sistema.
- Actualice los detalles de la solicitud fuera del sistema según sea necesario.
- Cambie el estado de la solicitud según sea necesario.
- Añada actualizaciones del interlocutor externo al sistema mediante Staff Notes.
- Utilice el botón Correo electrónico para enviar correos electrónicos al socio externo al sistema y al usuario de la biblioteca si es necesario.
- Revise el desplegable Historial de solicitudes y la pestaña Notas del personal para obtener información sobre la solicitud.
- Utilice las Estadísticas de uso de OCLC para realizar un seguimiento de sus solicitudes fuera del sistema.
Colas de peticiones fuera del sistema
Las solicitudes fuera del sistema aparecen en colas específicas para préstamo y préstamo dentro de la interfaz de Préstamo Interbibliotecario WorldShare.
Dentro de cada cola, todas las solicitudes activas fuera del sistema se muestran juntas y se pueden clasificar por los siguientes encabezados de columna:
- Solicitar ID
- Estado
- Tipo de medio
- Título
- Mecenas (sólo préstamo)
- Prestatario o prestamista fuera del sistema
- Necesidad Antes
- Fecha de vencimiento
Préstamos fuera del sistema
Crear manualmente nuevas solicitudes fuera del sistema para representar solicitudes de correo electrónico entrantes o solicitudes de préstamo fuera del sistema.
Crear solicitudes de préstamo fuera del sistema
Utilice el botón Crear solicitud de préstamo en la cola de Solicitudes fuera del sistema en las subcolas de Préstamo y Préstamo para crear solicitudes de préstamo fuera del sistema.
Desde el formulario de solicitud de préstamo en blanco:
- Introduzca el Nombre del socio o el Símbolo del socio. La Lista de socios se actualizará a medida que escriba con las entradas correspondientes introducidas en la Libreta de direcciones de la Configuración del servicio de OCLC.
- Una vez que haya seleccionado el Prestatario de la lista de socios, la información del registro de la institución asociada en la Libreta de direcciones se completará automáticamente con la solicitud, incluidas las direcciones Enviar a y Facturar a.
- Consulte Libreta de direcciones para obtener información sobre cómo añadir instituciones a la Lista de socios.
- Guarde el ID de solicitud del sistema solicitante en el campo ID de referencia del solicitante.
- Añada información adicional como el coste máximo del prestatario, la necesidad por fecha y la dirección.
- Guarda la solicitud.
La solicitud aparecerá en la subcola de préstamos de la cola de solicitudes fuera del sistema.
Actualizar los datos de la solicitud fuera del sistema
Las solicitudes fuera del sistema deberán editarse por dos motivos principales:
- Necesita procesar y responder a un mensaje de correo electrónico entrante del interlocutor externo a la solicitud.
- Debe instigar la siguiente fase de la transacción de ILL y enviar un correo electrónico indicando el cambio al interlocutor externo de la solicitud.
Todos los campos de las solicitudes fuera del sistema son siempre editables. Ciertos campos se consideran esenciales, y el sistema le advertirá si estos campos se eliminan accidentalmente o nunca se introdujeron:
- Nombre del socio
- Fecha límite de la solicitud
- Título del artículo solicitado
Procesar actualizaciones en una solicitud existente fuera del sistema
Cuando reciba actualizaciones de un socio externo al sistema para una solicitud existente, utilice la opción Nota de la solicitud e introduzca cualquier actualización o información importante como Nota de personal. Copie y pegue o introduzca manualmente la información en la Nota, como correos electrónicos, fechas, direcciones y otra información pertinente.
La pestaña Notas del personal le permite mantener notas que sólo el personal de su biblioteca puede ver y buscar y que pueden utilizarse como depósito de información sobre su solicitud fuera del sistema. Se pueden añadir notas del personal a las solicitudes activas y cerradas. El número que aparece en la pestaña indica cuántas notas de servicio existen actualmente para una solicitud concreta. Consulte las notas de los servicios de la Comisión para más información.
Editar y añadir notas del personal
Todos los usuarios de una institución pueden añadir, editar y eliminar notas. Cualquier miembro del personal puede editar las notas existentes. El autor original aparece en la columna de la izquierda, mientras que el nombre del usuario que ha editado la nota más recientemente aparece justo debajo.
Nota: Sólo el personal con la función WorldShare ILL Admin podrá ver el nombre del autor de las notas del personal. El personal con la función de usuario de WorldShare ILL verá un sello con la fecha y hora de creación/actualización de la nota junto con el nombre de la biblioteca.
La nota añadida más recientemente aparecerá en la parte superior de la pestaña Notas de pentagrama. Las notas editadas se muestran en función de la fecha y hora actualizadas.
Añadir una nota de personal
Nota: Puede haber hasta 500 notas por solicitud.
- En la solicitud, seleccione Nota en el panel Acciones.
- Añada el texto de su nota en el cuadro de texto Añadir nota de pentagrama.
- Hay un límite de 500 caracteres para cada nota.
- Haz clic en Añadir.
- Para eliminar cualquier texto añadido al cuadro Añadir nota de pentagrama, haga clic en Cancelar.
Editar una nota de personal
- En la solicitud, haga clic en la pestaña Notas de pentagrama.
- Haga clic en el botón situado junto a la nota de pentagrama deseada.
- Seleccione Editar.
- Realice las modificaciones deseadas en el cuadro de texto.
- Haga clic en Actualizar para guardar los cambios.
Aparecerá un mensaje confirmando que la nota se ha guardado correctamente.
Cambiar el estado de una solicitud fuera del sistema
Cuando llegue el momento de Cancelar, Enviar, Recibir, Devolver o registrar una solicitud fuera del sistema, se recomienda que el personal realice las actualizaciones necesarias en los detalles de la solicitud antes de cambiar el estado de la misma.
- Las solicitudes de préstamo fuera del sistema que lleven 14 días de retraso tendrán automáticamente el estatus de vencidas.
Utilice el menú desplegable Cambiar estado para cambiar el estado de la solicitud. Seleccione el estado adecuado una vez actualizados los detalles de la solicitud.
Nota: Al cambiar el estado de una solicitud se guardan automáticamente los cambios realizados.
Si el cambio de estado es importante para el usuario, utilice el botón Correo electrónico para enviarle un mensaje con información sobre el estado de su solicitud.
- Al cambiar el estado a Devuelto, el sistema marcará la solicitud como Cerrada y rellenará la Fecha de Devolución/Cerrada. No es necesario que espere a que el socio externo le confirme por correo electrónico que ha recibido el artículo.
Enviar un correo electrónico a un interlocutor externo
Utilice el botón Correo electrónico para enviar un correo electrónico apropiado al interlocutor externo al sistema. Enviar un correo electrónico al interlocutor externo tras actualizar los datos y el estado de la solicitud garantiza que el correo electrónico contiene todos los datos correctos.
En la plantilla de correo electrónico, introduzca manualmente la dirección de correo electrónico del destinatario o selecciónela de la libreta de direcciones.
- Para revisar los correos electrónicos enviados en relación con una solicitud fuera del sistema, vaya a la sección Notificaciones del acordeón Historial de solicitudes de la solicitud.
- Para revisar los correos electrónicos recibidos en relación con una solicitud fuera del sistema, vaya a la pestaña Notas del personal para revisar el historial de mensajes recibidos e introducidos manualmente como Nota.
Off-System Borrowing
Las bibliotecas prestatarias normalmente sólo recurrirán a prestamistas por correo electrónico fuera del sistema cuando hayan agotado sus cadenas de prestamistas dentro del sistema y aún no hayan satisfecho la solicitud, o porque la naturaleza del material exija que tengan que iniciar la solicitud fuera del sistema.
Crear solicitudes de préstamo fuera del sistema
Cree solicitudes fuera del sistema tomando una solicitud de préstamo interbibliotecario existente, nueva o agotada, y cambiando el tipo de cumplimiento a Solicitud fuera del sistema.
Para cambiar el tipo de cumplimiento de una solicitud:
- Localice la solicitud que desea cambiar a solicitud fuera del sistema.
- En la solicitud, haga clic en Cambiar tipo de cumplimiento > Solicitud fuera del sistema.
- Rellene los datos de la solicitud fuera del sistema.
- Introduzca la información de su socio fuera del sistema en los campos Nombre del prestamista o Símbolo del prestamista. La Lista de socios se actualizará a medida que escriba con las entradas correspondientes introducidas en la Libreta de direcciones de la Configuración del servicio de OCLC.
- Una vez que haya seleccionado el prestamista de la lista de socios, la dirección de correo electrónico y la fecha "Necesario antes de" se rellenarán automáticamente con la información del registro de la libreta de direcciones de esa institución asociada. También se rellenará la dirección de devolución.
- Consulte Libreta de direcciones para obtener información sobre cómo añadir a la Lista de interlocutores.
- Introduzca la información de su socio fuera del sistema en los campos Nombre del prestamista o Símbolo del prestamista. La Lista de socios se actualizará a medida que escriba con las entradas correspondientes introducidas en la Libreta de direcciones de la Configuración del servicio de OCLC.
- La solicitud pasa a la cola de solicitudes fuera del sistema > Préstamo.
Actualizar los datos de la solicitud fuera del sistema
Las solicitudes fuera del sistema deberán editarse por dos motivos principales:
- Necesita procesar y responder a un mensaje de correo electrónico entrante del interlocutor externo a la solicitud.
- Debe instigar la siguiente fase de la transacción de ILL y enviar un correo electrónico indicando el cambio al interlocutor externo de la solicitud.
Todos los campos de las solicitudes fuera del sistema son siempre editables. Ciertos campos se consideran esenciales, y el sistema le advertirá si estos campos se eliminan accidentalmente o nunca se introdujeron:
- Nombre del socio
- Fecha límite de la solicitud
- Título del artículo solicitado
Procesar actualizaciones en una solicitud existente fuera del sistema
Cuando reciba actualizaciones de un socio externo al sistema para una solicitud existente, utilice la opción Nota de la solicitud e introduzca cualquier actualización o información importante como Nota de personal. Copie y pegue o introduzca manualmente la información en la Nota, incluidos correos electrónicos, fechas, direcciones y otra información pertinente.
La pestaña Notas del personal le permite mantener notas que sólo el personal de su biblioteca puede ver y buscar y que pueden utilizarse como depósito de información sobre su solicitud fuera del sistema. Se pueden añadir notas del personal a las solicitudes activas y cerradas. El número que aparece en la pestaña indica cuántas notas de servicio existen actualmente para una solicitud concreta. Consulte las notas de los servicios de la Comisión para más información.
Editar y añadir notas del personal
Todos los usuarios de una institución pueden añadir, editar y eliminar notas. Cualquier miembro del personal puede editar las notas existentes. El autor original aparece en la columna de la izquierda, mientras que el nombre del usuario que ha editado la nota más recientemente aparece justo debajo.
Nota: Sólo el personal con la función WorldShare ILL Admin podrá ver el nombre del autor de las notas del personal. El personal con la función de usuario de WorldShare ILL verá un sello con la fecha y hora de creación/actualización de la nota junto con el nombre de la biblioteca.
La nota añadida más recientemente aparecerá en la parte superior de la pestaña Notas de pentagrama. Las notas editadas se muestran en función de la fecha y hora actualizadas.
Añadir una nota de personal
Nota: Puede haber hasta 500 notas por solicitud.
- En la solicitud, seleccione Nota en el panel Acciones.
- Añada el texto de su nota en el cuadro de texto Añadir nota de pentagrama.
- Hay un límite de 500 caracteres para cada nota.
- Haz clic en Añadir.
- Para eliminar cualquier texto añadido al cuadro Añadir nota de pentagrama, haga clic en Cancelar.
Editar una nota de personal
- En la solicitud, haga clic en la pestaña Notas de pentagrama.
- Haga clic en el botón situado junto a la nota de pentagrama deseada.
- Seleccione Editar.
- Realice las modificaciones deseadas en el cuadro de texto.
- Haga clic en Actualizar para guardar los cambios.
Aparecerá un mensaje confirmando que la nota se ha guardado correctamente.
Cambiar el estado de una solicitud fuera del sistema
Cuando llegue el momento de Cancelar, Enviar, Recibir, Devolver o registrar una solicitud fuera del sistema, se recomienda que el personal realice las actualizaciones necesarias en los detalles de la solicitud antes de cambiar el estado de la misma.
- Las solicitudes de préstamo fuera del sistema que lleven 14 días de retraso tendrán automáticamente el estatus de vencidas.
Utilice el menú desplegable Cambiar estado para cambiar el estado de la solicitud. Seleccione el estado adecuado una vez actualizados los detalles de la solicitud.
Nota: Al cambiar el estado de una solicitud se guardan automáticamente los cambios realizados.
Si el cambio de estado es importante para el usuario, utilice el botón Correo electrónico para enviarle un mensaje con información sobre el estado de su solicitud.
- Al cambiar el estado a Devuelto, el sistema marcará la solicitud como Cerrada y rellenará la Fecha de Devolución/Cerrada. No es necesario que espere a que el socio externo le confirme por correo electrónico que ha recibido el artículo.
Enviar un correo electrónico a un interlocutor externo
Utilice el botón Correo electrónico para enviar un correo electrónico apropiado al interlocutor externo al sistema. Enviar un correo electrónico al interlocutor externo tras actualizar los datos y el estado de la solicitud garantiza que el correo electrónico contiene todos los datos correctos.
En la plantilla de correo electrónico, introduzca manualmente la dirección de correo electrónico del destinatario o selecciónela de la libreta de direcciones.
- Para revisar los correos electrónicos enviados en relación con una solicitud fuera del sistema, vaya a la sección Notificaciones del acordeón Historial de solicitudes de la solicitud.
- Para revisar los correos electrónicos recibidos en relación con una solicitud fuera del sistema, vaya a la pestaña Notas del personal para revisar el historial de mensajes recibidos e introducidos manualmente como Nota.
Cerrar solicitudes fuera del sistema
El sistema cerrará automáticamente las solicitudes de préstamo fuera del sistema si la solicitud alcanza:
- La necesidad antes de la fecha
- El estado de la solicitud pasa a ser Cerrado (Caducado)
- Motivo de la no caducidad
- Días para responder
- 8 días para copias y 16 días para préstamos
- El estado de la solicitud pasa a ser Cerrado (Sin cubrir)
- El motivo del no ha pasado a ser no cubierto
Notifique al socio que la solicitud se ha cerrado mediante el correo electrónico Detalles completos de la solicitud.
Una vez que la solicitud está Cerrada (Sin rellenar), puede añadir nuevos prestamistas a la cadena de prestamistas y Reenviar la solicitud. También puede utilizar el botón Cambiar tipo de cumplimiento para cambiar el tipo de solicitud, o seleccionar Solicitud fuera del sistema y enviar la solicitud a un nuevo socio fuera del sistema.
Estadísticas e informes sobre solicitudes fuera del sistema