Compartir colecciones de la base de conocimiento

Compartir una colección

Para compartir una colección de la base de conocimiento como propietaria/biblioteca principal, use la configuración de uso compartido a nivel de colección:

1. Busque la colección que desee compartir en el campo Del (de los) término(s) de búsqueda y haga clic en la colección para abrirla.
2. Expanda el acordeón para compartir . Elija una de las siguientes opciones:
   1. Compartir la colección con una sola biblioteca:
      1. Ingrese el nombre de la biblioteca o la ID de WorldCat Registry en el campo de búsqueda y seleccione la biblioteca de la lista.
      2. Haga clic en Agregar.
   2. Comparta la colección con varias bibliotecas:
      1. Haga clic en el botón Compartir con varias bibliotecas .
      2. Escriba o pegue las ID de WorldCat Registry con las que desea compartir esta colección en el cuadro Compartir esta colección con varias bibliotecas .
         • Separe las ID de Registry con espacios o presione la tecla INTRO.
      3. Haga clic en Compartir.

Cuando una biblioteca selecciona un subconjunto de títulos en una colección global y comparte esa colección con otra biblioteca, la biblioteca receptora verá solo el subconjunto de títulos que seleccionó la biblioteca principal.

Dejar de compartir una colección

El sistema le permitirá hacer lo siguiente, incluso cuando otra biblioteca esté utilizando una colección que haya compartido:

• Dejar de compartir una colección en el acordeón de nivel de colección para compartir.
• Anule la selección de una colección global que haya compartido con una o más instituciones.
• Elimine una colección local que haya compartido con una o más instituciones.

Use el menú desplegable Filtrar por para ver si una colección que ha compartido está en uso

1. En el campo Término(s) de búsqueda, seleccione Mis colecciones seleccionadas como el Alcance. Deje el cuadro de búsqueda vacío. Haga clic en Buscar.
2. Expanda el menú desplegable Filtrar por en la parte superior de la pantalla y seleccione Compartir. Seleccione una de las opciones: Colecciones compartidas por mi biblioteca o Colecciones compartidas a mi biblioteca.
3. Busque la colección en los resultados de búsqueda. Haga clic en él para abrirlo y expandir el acordeón Compartir .
4. La columna Usar indica si la colección está o no en uso.

 Nota: si otra biblioteca está utilizando una colección, considere notificarle antes de dejar de compartir, anular la selección de o eliminar la colección. Cualquiera de esas acciones eliminará la colección de la base de conocimiento de la biblioteca, existencias de WorldCat , e iniciará la eliminación de registros en las bibliotecas que tengan habilitada la entrega de registros MARC .

Dejar de compartir una colección de la base de conocimiento

Navegue hasta la colección y realice una de las siguientes acciones:

1. Abra la colección y expanda el acordeón de nivel de colección para compartir . En la columna Compartir, verá los nombres de las instituciones con las que ha compartido la colección. Haga clic en Dejar de compartir.
2.  También puede anular la selección de la colección o eliminarla.

Cualquiera de las acciones anteriores eliminará la colección de la base de conocimiento de la biblioteca receptora.

Aceptar una colección compartida

El sistema solo le permitirá seleccionar una versión de una colección global. Cada colección de su base de conocimiento debe tener una ID de colección única. Si su institución ya tiene una colección global seleccionada e intenta seleccionar una versión compartida de esa colección, el sistema se lo notificará. Deberá elegir mantener seleccionada la colección global o anular la selección y seleccionar la versión compartida de la colección global.

 Notas:

• Puede anular la selección de una versión de la colección y seleccionar la otra versión en cualquier momento. Ambas colecciones aparecerán en los resultados de búsqueda.
• Las colecciones globales son suministradas por el proveedor (ID de colección: [proveedor].xxx) o cooperativas (ID de colección: global.xxx) colecciones. Son colecciones que no son locales (ID de colección: cliente.xxx) colecciones.

Cuando una biblioteca selecciona un subconjunto de títulos en una colección global y comparte esa colección con otra biblioteca, la biblioteca receptora verá solo el subconjunto de títulos que seleccionó la biblioteca principal.

 Precaución: la biblioteca matriz o quien comparte una colección puede dejar de compartirla, anular la selección de una colección global o eliminar una colección local incluso cuando otra biblioteca la haya aceptado/seleccionado.

• Si la biblioteca principal deja de compartir, anula la selección de o elimina una colección, la colección se eliminará de la base de conocimiento y de las existencias de WorldCat de la biblioteca aceptante. Los registros borrados serán impresos para las bibliotecas que hayan habilitado la entrega de registros MARC . No tendrán la opción de renunciar a la eliminación de registros.

Para aceptar una colección que se le compartió, selecciónela y verifique la configuración de la colección:

1. En el campo Término(s) de búsqueda, seleccione Mis colecciones seleccionadas como el Alcance. 
2. Ingrese el nombre de la colección en el cuadro de búsqueda y haga clic en Buscar o utilice el filtro de búsqueda:
   1. Deje el cuadro de búsqueda en blanco y haga clic en Buscar.
   2. Expanda el menú desplegable Filtrar por en la parte superior de la pantalla y seleccione Compartir. Seleccione una de las opciones: Colecciones compartidas por mi biblioteca o Colecciones compartidas a mi biblioteca.
3. Busque la colección entre los resultados de búsqueda y haga clic en Seleccionar colección.

    Nota: si su institución ya tiene una colección global seleccionada e intenta seleccionar una versión compartida de esa colección, el sistema se lo notificará. Deberá elegir mantener seleccionada la colección global o anular la selección y seleccionar la versión compartida de la colección global.

4. Verifique la configuración de la colección y los campos editables:
   1. Expanda los acordeones de Propiedades y Enlaces y asegúrese de que las entradas sean apropiadas para su biblioteca. Los campos pueden reflejar datos de la biblioteca principal o es posible que desee ingresar su propia información.
   2. Expanda el acordeón de existencias y registros MARC y verifique las siguientes configuraciones:
      • Mantener existencias de WorldCat
      • ILL permitido Sí/No e instrucciones
        • Solo bibliotecas sin el Administrador de Licencias de WorldShare.
      • Exportar a Google Académico
      • Habilitar la entrega de registros MARC

 Nota: la configuración de la colección es exclusiva de cada biblioteca, incluso cuando existe una relación de colaboración. Sin embargo, cuando una biblioteca acepta una colección compartida, debe verificar la configuración de la colección y configurarla según corresponda para su biblioteca. Algunas configuraciones pueden transferirse de la biblioteca principal y reflejar la configuración de la biblioteca principal en lugar de su configuración predeterminada.

No aceptar una colección compartida

Para cancelar la aceptación de una colección compartida que usted aceptó anteriormente, simplemente anule la selección de la misma:

1. En el campo Término(s) de búsqueda, seleccione Mis colecciones seleccionadas como el Alcance. Deje el cuadro de búsqueda vacío. Haga clic en Buscar.
2. Expanda el menú desplegable Filtrar por en la parte superior de la pantalla y seleccione Compartir. Seleccione una de las opciones: Colecciones compartidas por mi biblioteca o Colecciones compartidas a mi biblioteca.
3. Busque la colección entre los resultados de búsqueda y haga clic en Anular selección.

Mientras la biblioteca principal siga compartiendo con su institución, la colección seguirá apareciendo en los resultados de búsqueda cuando Mis colecciones seleccionadas no esté seleccionada y los resultados se filtren a Compartida con mi biblioteca.

Encuentre sus colecciones compartidas

1. En el campo Término(s) de búsqueda, seleccione Mis colecciones seleccionadas como el Alcance. Deje el cuadro de búsqueda vacío. Haga clic en Buscar.
2. Expanda el menú desplegable Filtrar por en la parte superior de la pantalla y seleccione Compartir. Seleccione una de las opciones: Colecciones compartidas por mi biblioteca o Colecciones compartidas a mi biblioteca.

Seguimiento de cambios en el historial de actividades

Utilice el Historial de actividades para ver las colecciones que ha compartido, las que fueron aceptadas y las colecciones que se compartieron con usted durante los 90 días anteriores.

1. En Administrador de colecciones, elija Historial de actividades como el alcance de búsqueda.
2. Deje el campo Término(s) de búsqueda vacío. Seleccione Historial de mi institución. Haga clic en Buscar.
3. En el menú desplegable Filtrar por , seleccione el filtro Actividad de uso compartido y utilice el menú desplegable que aparece para elegir una de las siguientes:
   • Uso compartido aceptado (por otra institución)
   • Compartido por mi biblioteca (a otra institución)
   • Compartido a mi biblioteca (de otra institución)
4. Haga clic en Filtrar.

Si está interesado en la actividad de intercambio de una colección específica de la base de conocimiento, puede visitar el Historial de colecciones de la colección.

1. Navegue hasta la colección y ábrala.
2. Expanda el acordeón del Historial de la colección .
3. Vea la actividad de uso compartido enumerada en la tabla. Si es necesario, use el filtro Actividad de uso compartido para mostrar las siguientes actividades:
   • Uso compartido aceptado por [nombre de la institución]
   • Compartido por mi biblioteca a [nombre de la institución]
   • Compartido a mi biblioteca por [nombre de la institución]