Lista de verificación de colecciones de sincronización de datos de WorldCat para grupos

Introducción

Se necesita una colección de sincronización de datos grupales cuando los datos se envían para su procesamiento en nombre de varias bibliotecas en un solo archivo. Este conjunto consolidado de registros a menudo se produce desde un sistema local compartido o desde un centro de procesamiento compartido.

Cada biblioteca del grupo debe tener un símbolo de institución de OCLC (los símbolos son necesarios para configurar y cancelar con precisión las existencias). Cada grupo que crea una colección grupal debe tener un símbolo de OCLC para el grupo. Se utiliza al crear la colección y para realizar el seguimiento de los datos a medida que se procesan. Si su grupo no tiene un símbolo de grupo de OCLC , comuníquese con el servicio de atención al cliente de OCLC para obtener ayuda.

Las opciones de proceso de sincronización de datos para grupos difieren levemente de las opciones de proceso para una sola institución. A continuación se describen las diferencias que se deben tener en cuenta al crear una colección de sincronización de datos de WorldCat para un grupo.

• No puede eliminar una colección una vez que se ha guardado y/o enviado.
• Si tiene alguna pregunta al crear su colección, puede:
  • Comuníquese con el especialista de base de datos asignado a su colección mediante el acordeón de Comentarios
  • Contacto Soporte de OCLC

Iniciar sesión en el Administrador de colecciones de WorldShare

Para comenzar, obtenga una dirección web personalizada de WorldShare con el símbolo del grupo de OCLC en lugar del símbolo de la institución de OCLC para una sola biblioteca del grupo. Esto garantiza que la colección de sincronización de datos del grupo se distinga de las colecciones de sincronización de datos que una sola institución del grupo pueda crear.

URL de WorldShare :  ____________________________________________________________________
(bajo el símbolo de grupo)

Nombre de usuario de WorldShare:  ________________________

Contraseña de WorldShare:  ________________________

Complete estos valores pertinentes a una colección sincronizada de datos grupales

• Haga clic en Propiedades para abrir el panel.
• Seleccione si esta es una colección para un grupo:     Sí o No
   Nota: seleccione Sí si se enviarán datos de varias instituciones bajo esta colección. Esto crea otra ficha en el panel de información de registros bibliográficos específica para grupos.
• Ingrese la información en los contactos si es necesario transmitir más información sobre estos datos o esta colección.
  • OCLC necesita un contacto principal (generalmente la persona que crea la colección) para las comunicaciones acerca de los datos y el procesamiento.
• Ingrese comentarios si necesita transmitir más información acerca de estos datos o colección.
  • El acordeón de comentarios le permite comunicarse con el especialista de la base de datos asignado a su colección de sincronización de datos. Aparece después de que guarda su colección por primera vez. Los especialistas de bases de datos también pueden comunicarse con usted en relación con su colección
  • OCLC puede utilizar comentarios durante todo el proceso de creación de la tabla de traducciones.
• Haga clic en Información de registros bibliográficos para abrir el panel.
  • Complete las fichas del  Sistema y Procesando.
    • Agregue ubicaciones para el número de control de OCLC y el número del sistema local.
    • Establecer valores para el almacenamiento provisional de WorldCat ; idioma de catalogación e información excluida.
  • Complete la ficha Grupos - Seleccione el símbolo de OCLC que se utilizará en el campo 040 $a y $c para los nuevos registros; e indicar la ubicación de los identificadores de la institución en los registros. Los valores en esta ubicación se utilizan para crear la tabla de traducciones para el procesamiento a fin de garantizar que se establezca o cancele el símbolo de OCLC correcto.
    • Símbolo utilizado para agregar registros a WorldCat
      1. El símbolo del grupo de OCLC es el valor predeterminado; OCLC recomienda utilizar este símbolo de grupo.
         O
      2. Identificador único de la institución : con esta selección, el primer símbolo de OCLC que se encuentre en un registro se utilizará para crear el 040 $a y $c para los nuevos registros.
    • Ubicación
      del identificador único de la institución Ingrese la etiqueta y el subcampo donde se encuentran en sus registros los identificadores de biblioteca que representan a las bibliotecas del grupo. Esta información es obligatoria (consulte las notas a continuación para obtener más detalles)
      
      Etiqueta: ________________________ Subcampo: ________________________

       Nota: 

      • Los registros deben contener identificadores de biblioteca para las bibliotecas del grupo en una ubicación consistente. Los identificadores pueden ser códigos locales únicos (significativos solo para las bibliotecas del grupo), códigos de existencias de las bibliotecas o los símbolos de OCLC para las bibliotecas del grupo.

      • OCLC recopila los identificadores únicos de esta etiqueta/subcampo especificado y crea una tabla que "traduce" estos identificadores únicos en los símbolos de la institución de OCLC correspondientes para establecer o cancelar existencias precisas para cada miembro del grupo.

    • Estado de la tabla de traducciones bibliográficas del grupo
    • Esta tabla es creada por el especialista de la base de datos de OCLC asignado a su colección y enviada al administrador del grupo para su revisión y aprobación; el estado de esta creación y revisión está indicado por los valores: El
      personal de OCLC actualiza los valores de estado durante todo el proceso de revisión. Los cambios en la Tabla de traducciones (adiciones/eliminaciones de miembros del grupo) se realizan mediante comentarios o correspondencia por correo electrónico entre el administrador del grupo y el personal de OCLC .
      •  En curso (predeterminado): se ha creado la colección, pero aún no se ha enviado
      • Enviada - La colección ha sido enviada para procesar archivos
      • En revisión: se recibió la colección y se está revisando.
      •  Aceptada: la colección pasó la revisión y comienza el procesamiento del archivo
         Nota: una vez que se acepta la colección inicial, este estado se mantiene para todos los envíos de archivos subsiguientes.

Enviar colección

Cuando se hayan completado todos los paneles, seleccione Enviar colección a OCLC en el menú desplegable Acciones de colección.

Anote la ID de la colección: ________________________

Reseña

1. Configure una cuenta de WorldShare con el símbolo del grupo de OCLC .
2. Cree una colección de sincronización de datos e identifique el tipo de datos que se enviarán.
3. Complete el panel de propiedades e indique que esta colección es para un grupo.
4. Complete el panel de información de registros bibliográficos.
   1. En la ficha Grupo, indique la ubicación de los identificadores de la biblioteca en sus registros.
5. Complete el panel de contactos y agregue información a los comentarios, si es necesario.
6. Envíe la colección y anote la ID de la colección para referencia futura.